ビジネスフォンとは?おすすめは?種類から導入の方法まで徹底解説!

ビジネスフォンとは?おすすめは?種類から導入の方法まで徹底解説!

これから従業員を採用したり、本格的に事業を開始するという方はビジネス用の電話機(ビジネスフォン)が必要になることでしょう。

しかし、家庭用電話機をそのままビジネスに持ち込もうとお考えの方は、注意してください。ビジネスフォンを使わずに家庭用電話機を用いると、思った以上に固定費が高くなる可能性があります。

今回は、ビジネスフォンの使い方や基本的な知識をお伝えしていきます。また、数あるビジネスフォンのなかでも、おすすめのサービスを紹介していきましょう。「PBX」という言葉、気になる方はぜひ最後までご覧ください。

ビジネスで家庭用電話機は使える?

ビジネスで初めてオフィスに電話を導入するという方は、「家庭用電話でも良い」とお考えではありませんか? もし、経営者が一人で会社を切り盛りしていたり、電話機が1台しかないという場合なら家庭用電話でも十分です。ただ、従業員を一人でも雇う場合には注意しましょう。

たとえば、従業員の業務効率を考えれば、一人ひとりに電話機を配ってあげたいですよね。そうすると、社内の電話機は2台、3台と増えていきます。これがすべて家庭用電話機だとしたら、各電話機ごとに電話回線を契約しなければなりません。

つまり、電話機1台ごとに回線料金が発生するということです。これでは従業員が一人増えるたびに回線料金が高くついてしまうでしょう。

そこで、「各電話機の回線をまとめる」という方法をお試しください。この考え方こそ、ビジネス用電話(ビジネスフォン)の根本です。

ビジネスフォンを導入するメリット4点

ビジネスフォンとは、複数の電話機を繋げて使うサービスのことです。ビジネスフォンを利用すると、外線(外からかかってくる電話)は各電話それぞれから受けることができます。そのため、電話機が10台あろうと20台あろうと、契約する電話回線は1つだけで済みます。

また、社内の電話同士でネットワークを作ることが可能です。ネットワーク内の電話同士なら、内線(社内だけの電話)を利用することができます。内線は通話料無料で利用できるため、大幅なコストカットに繋がるでしょう。

では、今まで社内で使っていた家庭用電話機をビジネスフォンに変えると、一体どのような変化が生まれるのでしょうか。ビジネスフォンを導入する前と後の状態を比較してみました。

①電話機1台ごとに回線契約が必要なので固定費が高い ②社員が不在のとき、そのデスクで鳴っている電話に気付かない ③ほかの社員へ電話を変わるとき、わざわざ電話が鳴ったデスクまで行く必要がある ④社内間で電話をするときでも通話料がかかる ①ビジネスフォン1つで約100の電話機を繋げることができる。回線契約も1つのみ ②外線にはすべての電話が反応する(鳴る) ③受信した電話機で保留すると、ほかの電話機へ転送できる ④社内間の電話機同士は「内線」扱いとなり通話料がかからない このように、家庭用電話機を使っていた状態の問題点が、ビジネスフォンを導入することですべて解決しています。

たとえば、導入前①の「電話機1台ごとに回線契約が必要なので固定費が高い」という問題は、導入後①の「ビジネスフォン1つで約100の電話機を繋げることができる。回線契約も1つのみ」として解決していますよね。

この「ビジネスフォンを導入した後」の4つの項目は、そのままビジネスフォンの4つのメリットとなるのです。これを知らずに家庭用電話機を使い続けるのは、費用や時間の面で非常にもったいないといえるでしょう。

ぜひ、この機会にビジネスフォンへ乗り換えてみてください。

ビジネスフォンで利用できるのは全部で4種類

ビジネスフォンは便利で経済的という面はあるものの、種類が多く選びにくいことは確かです。特に、最近ではPBXというサービスが生まれ、さらにビジネスフォンの種類が増えています。

ただ、PBXには大きなメリットがあるため、ぜひとも覚えておくべきでしょう。以下で4種類のビジネスフォンを詳しくお伝えしていきます。

ビジネスフォン(一般用オフィス電話)

ビジネスフォンは先ほどお伝えした通り、複数の電話回線を繋いで使うサービスです。繋がった状態の電話機同士はネットワークが形成されます。内線や保留、転送といった機能が使えるため、効率化や低コスト化には最適です。

PBX

PBXは、基本的にビジネスフォンと同じ役割を果たします。1つの回線を複数の電話回線で利用できる点は同じです。また、内線や保留、転送も同じように使えます。

ただ、PBXの場合は「構内交換機」という機器を設置し、それが各電話機を繋げるハブのような役割を担います。この構内交換機があるおかげで、1回線で接続できる電話機の数は数千台以上にも膨れ上がるのです。

つまり、膨大な電話機があるコールセンターや、拠点数の多い中規模以上の企業にとっては、月々の固定費を大幅に減らすことができます。また、別の場所にある拠点でも、拠点間同士の電話機を内線化できるため、通話料の削減にも役立つでしょう。

IP-PBX

IP-PBXは、基本的にPBXと同じ機能や特徴を持っています。ただ、電話回線ではなくインターネット回線を利用することが大きな特徴です(ネット回線の電話=IP電話)。

IP電話は、電話回線に比べて通話料が安く抑えられます。そのため、電話の発信が多い企業には大きなメリットがあるでしょう。

また、それぞれの電話機同士はLANケーブルで繋がっているため、パソコンとも接続することができます。すると、受発信のデータをパソコンで管理できたり、パソコンのデータベースを電話機へ移行して顧客管理に役立てるも可能です。

クラウドPBX

クラウドPBXも、基本的な機能・特徴はPBXと変わりません。ただし、PBXに必要だった構内交換機が要らず、電話機同士の接続はすべてクラウド(インターネット)上で行われます。

通常、構内交換機は100万円以上もする高額品ですが、この導入コストがかからずに済むということです。また、電話機の設定や共有情報の管理もネット上で行うことができます。

ビジネス用の電話にはクラウドPBXがおすすめ|その理由は?

実は、クラウドPBXの最終系は、「社内の電話機ゼロ」の状態です。クラウドPBXでは、専用アプリをスマホにダウンロードすれば、外線・内線・保留・転送といったすべての機能が使えるため、電話機を用意する必要がありません。

社内はもちろん、営業や外出中でも社内の人と内線で話すことが可能です。もちろん、内線は通話料がかかりません。

つまり、クラウドPBXのメリットは次のようになります。

  • PBXの機能が備わっているのでビジネスフォンより便利
  • PBXの機能が備わっているのに導入費用は圧倒的に安い
  • スマホでビジネスフォンのすべての機能が使える
  • ビジネス用スマホは電話機より安く(1台100円ほど)電話機は要らない
  • 設定やデータ管理をネット上で行える(業務効率改善)
  • 従業員の勤怠管理システムなどと連携できる
PBXが必要だと認識していても、導入コストの高さ(約100万~800万円)がネックになることも多いでしょう。ただ、クラウドPBXの場合、月額2,000~3,000円(電話機1台あたり)で済むので圧倒的にお得です。しかも、導入費用がかからないことも珍しくありません。

大企業ほど資金力の薄い中小企業でも、PBXの優れた機能を使うことができます。それだけ、クラウドPBXの登場は、ビジネスフォン業界にとって大変革だったといえるでしょう。これからビジネスフォンを買おうか検討している方は、ぜひクラウドPBXをお選びください。

さらに安さを追求するなら「CLOUDPHONE(クラウドフォン)」がおすすめ

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CLOUDPHONE

外出先で内線・外線通話や転送などが可能になるスマートフォンサービス

クラウドPBXにも様々なサービスが存在します。なかでも、中小企業や小規模事業者の方におすすめなのが、「CLOUDPHONE(クラウドフォン)」です。

クラウドフォンは、数あるPBXのなかでも特に低コストで運用できます。PBXの維持やメンテナンスも要らず、移転などのレイアウト変更時も工事費もかかりません。また、月3,000円をプラスすれば、IVR(自動音声応対システム)も追加できます。

コスト削減に役立つばかりではなく、業務効率の改善にも繋がる優れたサービスです。

ビジネスフォン、またはPBXを検討中の方は、ぜひクラウドフォンを利用してみてください。
 

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