RPAツールはどんな手順で導入したらいい?導入時のポイント含め徹底解説!

RPAツールはどんな手順で導入したらいい?導入時のポイント含め徹底解説!

パソコンでの定型業務や簡易業務への人的コストや業務工数を減らすため、近年ではロボットの力を使って、手間のかかる入力業務や集計業務を代行する「RPAツール」が登場しています。
日本語で「ロボットによる業務自動化」を意味するRPA(Robotic Process Automation)は、ロボットと言えど、生産作業でこれまで使われていたようなものではなく、人と同じようにパソコンなどの情報を識別して、事務作業を行うロボット機能です。
今回は、このRPAツールの導入を検討している企業に向けて、導入までの流れや注意点を解説していきます。
 

RPAの導入で何が実現できる?

実際に、企業がRPAツールを導入すると、どんな成果を得られるのでしょうか。
 

業務効率化によるコスト削減

頻繁に発生し、手間のかかることの多い定型業務などは、従業員一人当たりの作業効率も非常に悪いのがネックでした。しかしRPAツールを導入することで、作業効率を大幅に向上させることができます。それにより定型業務に割いていた人員コストを削減することができ、別の業務へ人員を集めることも可能になります。
RPAを導入することは、人員コストの削減のほか、担当者がかかっていた作業時間の短縮にも繋がるため、費用対効果としても大きな効果を得られるとされています。
 

定形業務の自動化

人の判断を必要としない定型業務において、RPAは非常に高い効果を発揮します。定型業務とは、日常ルーチンのような事務作業や、繰り返し行う同じ作業であるデータ集計や、表の作成、日々の配信業務などが該当します。
こうした単調な作業は、従来のようにマクロ計算やさまざまなシステムを使って効率化しようとしても、結果的に人の手が必要となります。RPAを使うことで、決まった定型業務を覚えさせ、人の手を使わずに業務を自動化することができます。
 

リソースの見直しができて生産性を向上

RPAツールを使うことで、これまで定型業務などにかけていた人的リソースや人件費を大幅に削減することが可能と伝えてきました。そこで削減できた人件費やリソースは、単にカットするものとしてではなく、他の業務での生産性向上に活用することができます。
毎日の定型業務に追われていた人員を、他の適した業務に配置することで、さらなる業務効率の向上や生産性の向上に繋げることが可能になるでしょう
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RPA導入前に確認すべきポイント

RPAツールの導入をするにも、現在さまざまなサービスが出ているうえ、そもそも自社が適しているのか事前にいくつか確認しておくべきポイントがあります。
 

そもそも自社の業務は自動化が可能なのか

RPAツールを使って自動化するといっても、全ての業務が対象となるわけではありません。とりあえず効率化できるからとして、RPAを導入したとしても、実際に自社で行っている業務が自動化に向いているとは限りません。万が一、自動化に適さない業務だった場合、最大限の効果が得られず、効率化ができないまま費用だけが発生することもあります。

そのためRPAを導入する前には、自社の定型業務を整理し、自動化できるかどうかを判断しておく必要があります。
 

導入後の運用体制は万全か?

RPAの導入を検討する場合、導入時のことばかり考えてしまいがちですが、導入した後の運用方法や体制についても考えておく必要があります。RPAは、定型業務を自動化できるツールではあるものの、RPAを管理する人員が必要であることを忘れないようにしましょう。
RPAの導入コストや運用コストに関して、RPAによって効率化されて生まれる利益が上回っている必要があります。自動化で削減されたコストが、運用費や導入費よりも低くなってしまうと意味がないので気を付けましょう。
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RPA導入の流れ

ではRPAツールを導入して、運用する際の基本的な流れを見ていきましょう。
 

現在の業務内容を精査し自動化する範囲を決める

導入するRPAツールを決める前に、現在の業務プロセスにおいて自動化できる部分を精査する必要があります。どの業務でRPAを導入するのが効率的なのか、しっかり検討していきましょう。RPAの導入に向けて行う作業ですが、こうして調べていくことで、今まで目に見えていなかった業務内容を可視化することもできます。
自動化が必要な課題や業務を策定していく場合は、毎日・毎月発生する定期的な仕事を考えるといいでしょう。コンスタントに発生する業務を自動化することで、都度その業務にかかっていたリソースを他の業務に当てることができます。
 

目的にあったRPAツールを選定

自社の業務の中で自動化したい範囲を策定したら、RPAを導入する目的を明確にしていきましょう。目的や課題にあったRPAでないと、結果的に導入コストがムダになってしまうこともあります。
例えば「データ入力を自動化して残業時間の削減」といった点を解消するために、RPAツールを導入したい場合、日々の単純作業をRPAに任せて自動化させることで、定期的な作業がなくなり他の業務に集中ができます。これにより残業時間なども減らすことができ、社員のワークライフバランス向上にも役立ちます。

目的や用途を決めたら、それにあったRPAを選定する必要があります。RPAといっても、国内外問わずさまざまなサービスが存在します。
RPAは、汎用型や特化型のほか、サーバー型やデスクトップ型など、どのタイプがいいか想定したうえで検討していく必要があります。会社の規模や拠点数、RPAの管理にあたる人員リソースなどの規模感も加味して、適したRPAを選びましょう。
 

RPAツールを仮導入てみる

検討して選んだRPAツールも、実際に使ってみると自社の業務と合わないものが出てくることがあります。思うようにロボットが動かないということもあります。全体的に見てよさそうと感じても、実際に自動化された作業の中で、どうしても自動化できないとなる部分も出てくるので、本格導入の前に仮導入することをオススメします。
RPAツールの中には、無料のお試し期間を設けているものもあるので、検討材料の一つにしてみてもいいでしょう。
 

導入するRPAツールを決める

お試し期間や仮導入期間を経て、使ってみたRPAツールの中から本格的に導入するツールを選びます。仮導入中の作業効率を踏まえ、どのぐらい効率化が実現できたかを算出しておき、導入コスト・運用コストに見合ったものになったか検討しましょう。
問題ないと判断されれば、対象のRPAツールを実際に導入していきます。小さな業務から少しずつロボットに任せていき、どのぐらいの工数がかかるのかなども収集しながら進めていきましょう。
 

効果検証と見直しをする

実際にRPAツールを導入したら、それで終わりというわけではありません。RPAを導入した前後で、かかる総コストやデータの処理量、エラーの発生件数など、さまざまな数値データを集計。それらの推移を検証していくことで、どのぐらい効果があったのか確認することができます。課題が出れば、その都度解決していき、効果検証を繰り返すことで業務の定着に繋がります。
 

まとめ

今回は、新しい業務効率化ツール「RPA」の導入にあたって、抑えておきたいポイントや注意点、導入の流れについて解説してきました。
導入手順や、事前に確認しておくべきポイントを知っておくことで、合わないものを導入してしまい、余計なコストがかかることを防ぐことができます。
 
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