「無料で使えるおすすめのビジネスチャットツールを知りたい」
ビジネスチャットツールは、リアルタイムで情報を共有し、メンバーと密接に連携できるツールです。
現代のオフィスコミュニケーションに革命をもたらすツールですが、セキュリティ対策のポイントや、企業規模や業種に合わせた選び方を知らない企業も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスチャットツールの基礎知識を踏まえた上で、選び方やおすすめツール5選を解説します。
企業の機密情報を守る上で不可欠なセキュリティ対策や、導入事例も紹介しているので、導入を検討している方は必見の内容です！
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ビジネスチャットツールとは「社内の情報共有を円滑化するツール」
ビジネスチャットツールの基本概要
ビジネスチャットツールは、社内コミュニケーションを円滑化するツールです。メールと違って、リアルタイムに情報を共有でき、即座に反応できる環境を提供します。
地理的な制約を超えてチームメンバーと密接に連携できるのが特徴で、プロジェクトの進捗管理、アイデアの共有、意思決定の迅速化など、多岐にわたる用途に活用できます。
ビジネスチャットツールは、単なるメッセージングアプリではありません。生産性向上とチームワーク強化の鍵となる、現代のビジネスに不可欠なコミュニケーション基盤なのです。
編集部
セキュリティ面でも、暗号化やアクセス制御など、ビジネス向けの強固な保護機能を備えています。
利用シーンと利便性
ビジネスチャットツールは、多様な場面で活躍します。例えば、急な会議の調整や緊急の情報共有など、 即時性が求められる状況で威力を発揮します。
まるで隣の席にいる同僚に声をかけるような感覚で、遠隔地のチームメンバーとも瞬時にコミュニケーションが取れるのです。
複数の部署を跨ぐ大規模プロジェクトでも、関係者全員が同じ情報を共有できるため、混乱を防ぎ、効率的な業務遂行が可能になります。
さらに、 カスタマーサポートの現場では、顧客からの問い合わせに対して、社内の専門家と連携しながら迅速な対応ができ、顧客満足度の向上にも貢献します。
編集部
このように、ビジネスチャットツールは、日々の業務からプロジェクト管理、顧客対応まで、幅広いシーンで利便性を発揮するのです。
ビジネスチャットツール導入のメリット
ビジネスチャットツールの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。まず、 情報共有のスピードが劇的に向上し、意思決定の迅速化につながります。
また、地理的な制約を解消し、 リモートワークやグローバルな協業を可能にします。
さらに、 複数人での連携が強化され、プロジェクトの効率が飛躍的に向上します。情報の整理とアーカイブ機能により、 過去の議論や決定事項を簡単に参照できるのも大きな利点です。
| メリット | 詳細 |
|---|---|
| 情報共有の迅速化 | リアルタイムでの情報交換が可能 |
| 地理的制約の解消 | リモートワークやグローバル協業を促進 |
| コラボレーション強化 | 複数人での効率的な協業を実現 |
| 情報の整理・アーカイブ | 過去の議論や決定事項を簡単に参照可能 |
| セキュリティ強化 | 暗号化やアクセス制御による情報保護 |
ビジネスチャットツール導入のデメリット
ビジネスチャットツールの導入には、注意すべきデメリットもあります。まず、 情報過多による業務の中断が挙げられます。頻繁な通知音に振り回され、集中力が低下する恐れがあるのです。
また、対面コミュニケーションの減少により、 チームの一体感が薄れる可能性もあります。文字だけでは伝わりにくいニュアンスもあり、誤解が生じやすくなることも懸念されます。
セキュリティ面では、 機密情報の漏洩リスクが高まる点に注意が必要です。 さらに、業務時間外のやりとりが増え、 ワークライフバランスが崩れる可能性もあります。
| デメリット | 詳細 |
|---|---|
| 情報過多 | 頻繁な通知による集中力低下 |
| 対面コミュニケーション減少 | チームの一体感低下、誤解の増加 |
| セキュリティリスク | 機密情報漏洩の可能性 |
| ワークライフバランスの崩れ | 業務時間外のやりとり増加 |
リアルタイム情報共有の重要性
リアルタイムな情報共有が業務効率に与える影響
ビジネスチャットツールによるリアルタイムな情報共有は、業務効率を飛躍的に向上させます。
例えば、営業部門と製造部門が同じチャットルームで情報を共有することで、 顧客の要望をすぐに製品開発に反映できるようになります。
また、在宅勤務者と出社している社員が瞬時にコミュニケーションを取れることで、 場所を問わず円滑な業務遂行が可能になります。緊急の案件にも素早く対応でき、チームの機動力が格段に上がるでしょう。
さらに、過去のやり取りを簡単に検索できるため、 情報の再利用性も高まります。これにより、新人教育の効率化や、プロジェクトの進捗管理も容易になります。
編集部
リアルタイム情報共有は、まさに企業の神経系統のように機能し、組織全体の反応速度と適応力を高めるのです。
地理的制約を解消する方法
ビジネスチャットツールは、地理的制約を解消する強力な武器となります。例えば、東京本社と大阪支社の社員が、まるで同じ部屋にいるかのように会話できるのです。
海外拠点とのコミュニケーションも、時差を考慮しながらスムーズに行えます。 在宅勤務者も、オフィスにいる社員と変わらぬ情報共有が可能になり、場所を選ばない働き方を実現できます。
さらに、 出張中の社員も移動中にスマホでチャットに参加し、リアルタイムで情報共有を受け、意思決定に関わることが可能です。
ビジネスチャットツールは、距離という壁を取り払い、組織の連携強化に寄与するため、働き方改革にも大きく貢献します。
複数人でのコミュニケーションを強化する手法
ビジネスチャットツールは、複数人でのコミュニケーションを強化する強力な味方です。
例えば、 プロジェクトごとにチャットルームを作成し、関係者全員が同じ情報を共有できます。これにより、まるでバーチャルな会議室で常に意見交換しているかのような環境が生まれます。
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ファイル共有機能：最新の資料をリアルタイムで共有し、その場でフィードバックを得ることができる
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タスク管理機能：誰がどの作業を担当しているかが一目瞭然となり、進捗状況も把握しやすくなる
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ビデオ会議機能：ビデオ会議機能を組み合わせることで、より深いコミュニケーションも実現できる
上記の機能を活用することで、まるで同じ空間にいるかのような臨場感で、アイデアを出し合い、問題解決を図ることができるのです。
このように、ビジネスチャットツールは、チームの結束力を高め、創造性を引き出す環境を提供します。
ビジネスチャットツールのセキュリティ
セキュリティ面の強化策
ビジネスチャットツールのセキュリティ対策は、 企業の機密情報を守る上で不可欠です。
下記の対策を組み合わせることで、安全なコミュニケーション環境を構築できるでしょう。
-
強力なパスワード設定と二段階認証の導入が基本
-
エンドツーエンド暗号化を採用し、第三者による盗聴を防ぐ
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アクセス権限の管理も重要
- ▶必要最小限の権限を与えることで、情報漏洩のリスクを軽減できます。
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定期的なセキュリティ研修も効果的
- ▶社員全員がセキュリティ意識を高めることで、人的ミスによる情報流出を防げます。
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最新のセキュリティ対策ソフトの導入も行う
社外とのやりとりにおけるセキュリティの留意点
社外とのやりとりでは、 セキュリティにより一層の注意が必要です。
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機密情報の共有には細心の注意を払う。
重要な契約書を共有する際は、パスワード保護や閲覧期限の設定を活用しましょう。 -
外部からのアクセスには、VPNの使用を義務付ける。
公共Wi-Fiなどの危険な環境からの接続を防げます。 -
外部とのやりとりを記録・監視する機能を活用する。
不審な動きを早期に発見・対処できるようになります。 -
社外の相手にもセキュリティポリシーを理解してもらい、協力を得る。
共に安全な環境を作り上げることで、円滑なコミュニケーションが実現できるでしょう。
【比較一覧表】おすすめのビジネスチャットツール
無料利用できるビジネスチャットツール
無料で利用できるビジネスチャットツールは、コスト面で魅力的な選択肢です。
例えば、Slackは基本機能を無料で提供し、チームコミュニケーションを円滑にします。また、Microsoft Teamsも無料版があり、Office 365との連携が強みです。
LINEWORKSは、馴染みのあるLINEの使い勝手を業務用に最適化しており、導入のハードルが低いのが特徴です。Chatworkも無料プランを用意しており、タスク管理機能が充実しています。
無料版でも十分な機能を備えているため、小規模チームや予算の限られた企業にとって、効率的なコミュニケーション環境を構築する強力な味方となるでしょう。
| ツール名 | 主な特徴 | 無料プランの制限 |
|---|---|---|
| Slack | 豊富な連携機能、使いやすいUI | メッセージ履歴の制限あり |
| Microsoft Teams | Office 365との連携、ビデオ会議機能 | ストレージ容量の制限あり |
| LINEWORKS | LINEライクな操作性、モバイル対応 | ユーザー数の制限あり |
| Chatwork | タスク管理機能、日本語サポート | グループチャット数の制限あり |
ビジネスチャットツールのおすすめランキング
ビジネスチャットツールでは、 直感的なUIと豊富な連携機能が魅力のSlackがおすすめです。
また、Microsoft Teamsもおすすめで、Office製品との親和性が高く、大企業での導入が進んでいます。
日本発のChatworkは、使いやすさとタスク管理機能が評価され、中小企業を中心に支持を集めています。
LINEWORKSは、馴染みのあるLINEの操作感を活かし、幅広い業種で採用されています。
編集部
選択の際は、自社の規模や業務形態に合わせて検討しましょう。
| 順位 | ツール名 | 特徴 | 月額料金（税込） |
|---|---|---|---|
| 1位 | Slack | 豊富な連携機能、使いやすいUI | 無料〜/ユーザー |
| 2位 | Microsoft Teams | Office製品との連携、ビデオ会議機能 | 無料〜2,061円/ユーザー |
| 3位 | Chatwork | タスク管理機能、日本語サポート | 無料〜1,584円/ユーザー |
| 4位 | LINEWORKS | LINEライクな操作性、モバイル対応 | 無料〜880円/ユーザー |
シェア率と利用率の高いツール
シェア率と利用率の高いビジネスチャットツールとして、Microsoft Teamsが圧倒的な人気を誇り、特に大企業での導入が進んでいます。
Slackも急速にシェアを拡大中で、その直感的なUIと豊富な連携機能が、多くの企業に支持されています。
日本市場では、Chatworkが使いやすさとタスク管理機能で評価が高く、中小企業を中心に広く利用されています。
▶出典：企業のビジネスチャット利用実態調査2022 | Biz Clip(ビズクリップ)
| ツール名 | シェア率 | 主な特徴 | 月額料金（税込） |
|---|---|---|---|
| Slack | 高 | 豊富な連携機能 | 無料〜/ユーザー |
| Microsoft Teams | 急上昇中 | Office製品との連携 | 無料〜2,061円/ユーザー |
| Chatwork | 中 | タスク管理機能 | 無料〜1,584円/ユーザー |
| LINEWORKS | 中 | LINEライクな操作性 | 無料〜880円/ユーザー |
売上アップもできる有人チャットなら「nene Chat」
売上アップと業務効率化を同時に実現したいなら、「nene Chat」がおすすめです。nene Chatは、 有人チャットによる温かみのある対応が特徴で、24時間365日お客様をお待たせしません。
専門スタッフが常駐し、高品質な対応を提供するだけでなく、潜在ニーズを発見して改善提案も行います。電話・メール・LINEなど多彩な対応が可能で、顧客とのコミュニケーションを柔軟に取れるのが魅力です。
安心の導入実績とセキュリティ対策も備えており、ニーズに合わせたプラン作成が可能です。定期ミーティングで継続的な改善を行うため、長期的な成果が期待できます。
編集部
売上アップの事例も多数あり、実績に自信を持っているのが「nene Chat」の強みです！
企業規模や業種に合わせたビジネスチャットツールの選び方
ツールの機能
ビジネスチャットツールを選ぶ際、コミュニケーションの効率を向上させるため、ツールの機能が重要です。
例えば、グループ分けが簡単にできる機能や、ファイル共有、タスク管理、連携アプリの利用が可能かどうかを調査しましょう。
また、ツールが社内でのコミュニケーションだけでなく、 社外との連携も可能か検討することも大切です。
セキュリティ対策の充実度
ビジネスチャットツールを導入する際、セキュリティ面も重視して選ぶ必要があります。
企業の機密情報が漏れるリスクを避けるため、データの暗号化や社内外のアクセス制限、二段階認証などのセキュリティ対策が万全であることを確認しましょう。
導入費用や運用コスト
ビジネスチャットツールを選ぶ際、導入費用や運用コストも考慮するポイントです。
無料プランが提供されているチャットツールもありますが、 無料プランは利用できる機能が制限されている場合が多いです。
有料プランの場合は、 企業規模や利用人数に応じた料金プランがあることを確認して、予算に合った選択を行いましょう。
サポート体制
ビジネスチャットツールを選ぶ際、サポート体制や使い勝手も重要です。
導入後のトラブル対応や機能追加のためのサポートが整っているか、また ツールの操作が直感的で簡単に行えるかどうかをチェックすることで、企業の業務効率を最大限に向上させることができます。
導入事例と成功ケース
導入事例の詳細な説明
ビジネスチャットツールの導入事例：大手製造業A社
A社では、複数の部署間での情報共有が課題でしたが、ビジネスチャットツールの導入により、 リアルタイムでのコミュニケーションが可能になりました。
その結果、プロジェクトの進捗管理が効率化され、納期短縮につながったのです。
ビジネスチャットツールの導入事例：IT企業B社
IT企業B社では、在宅勤務の増加に伴い、ビジネスチャットツールを全社的に導入しました。
これにより、 オフィスにいるような臨場感のあるコミュニケーションが実現し、チームの一体感が向上。
さらに、ファイル共有機能を活用することで、ドキュメントの版管理が容易になり、業務効率が大幅に改善されました。
▶出典：101～300名の導入事例 | ビジネスチャットelgana(エルガナ)ＮＴＴ西日本
社内コミュニケーション改善の成功事例
ビジネスチャットツールの導入により、社内コミュニケーションが劇的に改善された事例も多く報告されています。
以下の事例から、ビジネスチャットツールは単なる連絡ツールではなく、組織の生産性と創造性を高める強力な武器となることがわかります。
ビジネスチャットツールの導入事例：広告代理店E社
広告代理店E社では、 クリエイティブチームの連携が強化され、アイデアの創出から企画書の作成までのプロセスが加速。
結果として、クライアントへの提案スピードが20%向上したのです。
ビジネスチャットツールの導入事例IT企業F社
IT企業F社では、 海外拠点とのコミュニケーションギャップが解消。
時差を越えた円滑な情報交換が可能となり、グローバルプロジェクトの成功率が向上しました。
▶出典：職場コミュニケーションを改善する取り組み3選と具体事例7選を解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG(ツナグ)
カスタマーサポートの質と対応速度の向上
ビジネスチャットツールは、カスタマーサポートの質と対応速度の向上にも大きく貢献します。
例えば、顧客からの問い合わせに対し、 担当者がリアルタイムで社内の専門家に相談できるため、より正確で迅速な回答が可能になります。
また、 チャットの履歴を活用することで、よくある質問とその回答をデータベース化し、新人スタッフの教育にも役立てられます。
さらに、 AIチャットボットとの連携により、24時間365日の初期対応が実現可能です。人間のオペレーターは複雑な案件に集中できるようになり、サポート品質の向上につながります。
編集部
ビジネスチャットツールは、まさに現代のカスタマーサポートに欠かせない存在と言えるでしょう。
まとめ
ビジネスチャットツールは、現代のビジネス環境に欠かせない存在となっています。
リアルタイムでの情報共有や地理的制約の解消、複数人でのコラボレーション強化など、多くのメリットをもたらします。また無料から有料まで、多様なニーズに応える選択肢が豊富です。
ビジネスチャットツールの導入は、まさに現代のビジネスに不可欠な一手と言えるため、積極的に導入を検討してみてください。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
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