保育業務の改善、経営・運営課題の克服にはITシステム導入が早道

保育園や幼稚園は職員の業務量がとても多く、その忙しさや待遇への不満から保育士不足等さまざまな問題を引き起こしています。保育士が事務を兼任することも珍しくありません。残業の常態化や持ち帰り仕事など人件費高騰、コンプライアンスを遵守できないといった問題も考えられます。

このような問題を解決するには、非効率な紙ベースの管理、手計算といった手間を省くことが大切で、経営課題の解決にはITシステムが大活躍します。今回は事務処理や保育業務の効率化に寄与するITシステム導入による恩恵やITシステム導入のための補助金、そしておすすめしたいITシステム「CoDOMON(コドモン)」をご紹介します。

 

保育園業務の現状

保育園業務は日誌、指導案作成、連絡帳記入などを手書きで行っているのが現状です。手書きはパソコン入力に慣れている方に比べると著しく時間がかかり、忙しい業務の足かせになっています。

パソコンに慣れない方でも使い続けることで次第に慣れるため、長期的に見ればパソコンを使うことは業務の効率化に繋がるものと考えられます。

紙の台帳に頼っている

保育園の業務では台帳は書かせません。日誌作成、指導案作成のための月次計画や週次計画など紙の台帳で管理されているのが現状です。紙の台帳は取り出しや片付けが面倒ですし、何よりもいくつもの台帳を参照するには不便極まりないのではないでしょうか。

また職員シフトの作成では、必要な職員数の計算などを手書きで計算しなければいけませんし、一部の職員に業務が偏ってしまう状況も分かりづらいです。

さらに登降園管理などにおいては出席状況や延長保育などの記録を台帳に転記する作業もあるため、業務が煩雑になり、ミスも怒りがちです。

連絡帳や日誌が手書き

連絡帳の記入は業務の中でも重要な仕事のひとつです。手書きで乳幼児、園児達の状況を書くことは非常に面倒だと言わざるを得ません。パソコンであれば書き直しや文章のミスをサクッと直せますが、手書きではそういうわけにいきません。修正液を使ったり、文章を無理にやり直したりと連絡帳の質が上がらないことも考えられます。

保護者とのやりとりが紙ベース

連絡帳に限らず、保護者アンケートなども紙ベースのやり取りとなります。特にアンケートは保護者から収集した後、集計の手間がかかります。集計はパソコンなどに任せると効率良くできますが、転記ミスなどが発生すると、集計結果が不正確になるだけでなく、重要な連絡が行き届かないこともあります。

ITシステム導入後の保育園業務

手書きに頼る業務はとても非効率ですが、保育園・幼稚園の業務にITシステムを取り入れることで業務は効率化されます。

ITシステムにより事務処理が自動化される

事務処理はITシステムの導入によって自動化できるものがあります。例えば職員シフトの作成では、必要な職員数を自動計算しますし、統計処理によって職員の勤務状況も把握が可能です。よって一部の職員に負担が偏ることがなくなります。

また保育料の計算・請求業務もITシステムが自動で行うため、乳幼児・園児達の出席状況や延長保育の時間などを手計算する手間が省けます。

事務処理にITシステムを取り入れて自動化する恩恵は計り知れないといっても過言ではありません。

連絡帳、日誌や指導案の作成が楽になる

ITシステムの導入により、連絡帳は手書きではなくスマホやパソコンで保護者とやり取りできるようになります。保護者も手書きの連絡帳から解放されるため、連絡帳記入が楽になりますし、職員も園児達全員の連絡量を手書きする必要が無くなり、業務がとても楽になります。

日誌や指導案は週次計画や月次計画を参照しながら作りますが、ITシステムを導入することで、各計画を連携させながら日誌や指導案を作成できるようになります。

紙の台帳をいくつも拡げて、ひとつひとつ確認しながら日誌や指導案を作成する作業から解放されます。

登降園時の混雑がなくなる

ITシステムには登降園管理の機能があります。紙ベースの登降園管理では出席状況、登降園管理は紙の台帳に転記しなければいけません。また登降園時には記録に時間がかかり、園児や保護者の列ができてとても混雑します。ITシステムではタッチパネルやICカードで登降園時刻を自動的に記録するため、登降園時の混雑も解消されます。

アンケートは自動集計できる

保護者アンケートも保護者にスマホやパソコンでアンケートを記入してもらい、ITシステムがアンケートの結果を自動で集計するため、集計の手間が省けます。

転記ミスなども生じません。

ITシステム導入には補助金が支給される

事務処理や保育業務を効率化するITシステムですが、経費的な問題が気になる経営者の方は多いのではないでしょうか。ITシステムの導入にはさまざまな補助金があるため、経費的な問題によるITシステム導入のハードルは決して高くありません。

補助金が支給される理由

国策によりITシステムを導入して売上や利益の向上、業務の効率化による勤務時間の短縮などが推奨されています。しかしITシステムの導入に際して、資金的な問題でためらう事業者が多いことも事実です。そこで補助金を拠出することで、少しでもITシステムを導入しやすくする施策が取られています。

受けられる補助金の種類

保育園・幼稚園がITシステムの導入する時に受けられる補助金は4種類あります。

・保育所等におけるICT化推進補助金 ・教育支援体制整備事業費交付金実施要領「園務改善のためのICT化支援」 ・IT導入補助金(全国の私立認可/認可外保育事業者対象) ・職場意識改善助成金(全国の認可/認可外/認定こども園/幼稚園) 補助金には受けられる条件もありますが、4つの補助金があるため、補助金を受ける条件に合致するものがあるのではないでしょうか。ITシステムの導入に抵抗がある方も、ぜひ補助金について知っておいて下さい。

補助金を受けられる保育園向けITシステムCoDOMON(コドモン)

CoDOMON(コドモン)は導入に際して補助金を受けられるITシステムのひとつです。コドモンには保育園・幼稚園の業務を効率化するための機能が多く組み込まれており、業務の煩雑さや忙しさに悩む方や人件費に悩む経営者の方の課題を解決します。

キーボードやパソコンが苦手でも使いやすい音声入力システム付き

ITシステムの導入となれば、キーボードやパソコンの扱いに抵抗がある方もいるでしょう。ITシステムの導入にはこのような理由から反対する職員が出てくることは珍しくありません。

コドモンには音声入力機能も付いているため、キーボードやパソコン、タブレットなどの扱いに慣れない職員でも簡単に使えるようになります。使いながらキーボードの扱いなどに慣れていけば、全職員がITシステムを使いこなせるようになるでしょう。

必要な機能だけを導入できるため、費用を抑えられる

コドモンの機能はとても豊富です。保育園・幼稚園の中には不要と思われる機能があるかも知れません。コドモンは必要な機能だけ導入できるため、無駄な機能を抱えることはありません。無駄な機能を取り入れないことで、経費を最小限に抑えながらITシステムを導入できます。

個人情報はしっかり守られる

ITシステムの導入に際して、個人情報の取扱やセキュリティが気になる方もいらっしゃると思います。コドモンはSSLという暗号化通信を利用し、データは世界有数のデータセンターに保管されます。よって個人情報の取扱い、セキュリティは万全です。

サポートが充実している〜電話によるサポートで安心

コドモンを使いこなせるか心配な方や使用方法が分からない方に向けて充実したサポートが用意されています。分からないことはその場で電話で専任のオペレーターに尋ねることができるため、スムーズにITシステムを導入して業務に活かすことができます。

CoDOMON(コドモン)を導入して、経営・業務課題の解決する

コドモンは保育園・幼稚園の業務効率化に大きな威力を発揮します。保育料の計算・請求業務や職員シフトの作成など、手計算するのは煩雑かつ時間を取る作業です。コドモンは登降園管理も含めて全自動で保育料の計算・請求業務を行います。

また日誌や指導案の作成でも、月次計画、週次計画と連携するため、いくつもの台帳を拡げる必要がありません。

事務処理や保育業務の質向上に貢献するコドモンの導入にはITシステム導入のための補助金も受けられるため、経費的な問題もクリアします。

経営課題を解決したい方や業務の効率化の課題を抱えている方にとてコドモンは課題解決に大きく貢献します。

CoDMON(コドモン)

園の業務を効率化!保育士の負担を軽減するICTシステム

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