テレワークで円滑にコミュニケーションをとるための5つのポイント

緊急事態宣言のさなか、テレワークを導入する企業が更に増えてきました。東京の中小企業では、2021年1月現在60%近くの企業がテレワークを導入しており、政府が掲げる7割テレワーク化まであと少しといったところです。(出典:https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2021/01/22/17.html)

しかし、テレワーク化によりオンラインでのやり取りが基本となる一方、コミュニケーションを密に取る為の対策が課題となっています。そこで本記事では、テレワークでも円滑にコミュニケーションをとるための、たった5つのコツをご紹介していきます。

テレワークにおいて「コミュニケーション」に関するお悩みをお持ちの経営者さまは、ぜひ参考にしてください。

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テレワークにおけるコミュニケーションの課題

まずは、テレワークをすでに導入している企業では、コミュニケーションを取るという面において、どのような課題を抱えているのか見ていきましょう。

・ニュアンスが伝わりにくい

・情報の伝え漏れ

・従業員の心境が分からない

・従業員の業務状況が分からない

・孤独になりがち

考えられる課題は主に上記5つです。それぞれ詳しく解説していきます。

ニュアンスが伝わりにくい

従来まで顔を合わせて、顔の表情などを含めて感情を伝えていた分、細かいニュアンスが伝わりにくいという点があげられます。

基本的に文字だけの無機質なやり取りになるので、思わぬ部分で誤解を生む可能性があります。

情報の伝え漏れ

対面であれば、伝えたいことをすぐに伝えることができていたものも、テレワークでは重要なことでない限り後回しにしてしまいがちです。

結果、情報の伝え漏れが生じてしまうことが考えられるでしょう。

従業員の心境が分からない

また、顔が見えない分、従業員の心境が分からないのも難点です。例えば上司が部下に対して対面で注意をする際は、相手の顔色を見ながら言葉使いを工夫したり、表情を変えたりすることが可能でした。

しかし、テレワークでは相手の心境が読み取りづらく、注意やアドバイスがしにくくなってしまいます。

従業員の業務状況が分からない

離れている分、従業員の業務状況も把握しにくくなるでしょう。成果物の提出や業務報告を行っても、実際に業務時間中に従業員がきちんと働いていたかどうかを絶対的に確認することが難しいのです。

業務状況が把握できないことが、結果的に生産性の低下に繋がる可能性もあります。

孤独になりがち

従業員1人1人が離れて業務にあたるので、他の従業員が今何をしているのか、どのような進捗状況なのか、常に把握しておくことができません。

そのため、「業務の進め方は合っているのか」など、従業員が孤独になるケースもあります。

これが結果的に、離職に繋がることもあるでしょう。

テレワークでもコミュニケーションをとる5つのコツ

離れているからこその課題は多くありますが、それでも今はテレワークの実施が推奨されています。新型コロナウィルスの影響やテレワーク導入企業が増えていることもあり、求職者が企業に求める条件にも「テレワークを導入している」という項目がランクインしています。

(出典::https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144320.htm)

そのため、「課題解決が見えないからテレワークは導入できない」などと言っているようでは、今後淘汰されてしまう可能性もあるのです。上記のような課題をひとつずつ解決する方法を模索し、円滑にコミュニケーションを取る工夫をする必要があります。

それではここからは、下記5つのポイントを中心にテレワークでもコミュニケーションを取るコツをご紹介していきましょう。

・作業の進捗報告を行う

・チャットツールを活用する

・ZOOMなどのビデオ通話をする

・素早いレスポンスを心がける

・ネガティブな内容はなるべく通話で

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作業の進捗報告を行う

1つ目は従業員に対し、作業の進捗報告をこまめに行ってもらうことです。そうすることで、個々の作業状況を上司が把握することはもちろん、従業員同士がそれぞれの進捗を確認しておくことにも繋がります。

チャットツールを活用する

2つ目はチャットツールを活用することです。

テレワークになったことで、従業員同士の他愛もない会話がなくなった企業は少なくないのではないでしょうか。オフィスに出勤しているときには、10分休憩やお昼休憩などで、他愛もない会話をしてコミュニケーションを取っていたケースも多いはずです。

そのため、従業員同士が気軽に業務以外の話もできるチャットツールを活用すると良いでしょう。

ZOOMなどのビデオ通話をする

3つ目はZOOMなどのビデオ通話を活用することです。対面で直接顔を合わせることが難しい分、ビデオ通話で顔を合わせることが重要になるでしょう。

すでにテレワークを導入している企業では、ZOOMを使ったオンライン会議やオンライン商談なども行われているようです。

素早いレスポンスを心がける

また、素早い情報伝達と素早いレスポンスを心がける事も重要です。先程テレワークにおけるコミュニケーションの課題として「情報の伝え漏れ」を上げましたが、情報伝達のスピードが遅くなることによって、ほかの従業員の作業が止まったり、プロジェクトがスムーズに進まない可能性があります。

素早くレスポンスをすることで、作業状況も共有できる上に生産性向上にもつなげられるでしょう。

ネガティブな内容はなるべく通話で

テレワークでは朝礼や会議、商談以外ではチャットツールなどのテキストを中心としたやり取りが基本です。

しかし、部下が上司を注意するなどネガティブな内容の場合、テキストで伝えてしまうと細かいニュアンスが伝わらず誤解を招いてしまう可能性があります。それを受け取った従業員の顔を見ることができないので、その後のフォローもしにくいですよね。

そのため、ネガティブな内容は通話もしくはビデオ通話で行うようにしましょう。

これら5つのポイントを抑えるだけで、第1項目で解説した課題に効果的にアプローチしつつ、より良いテレワーク環境を整えることができるはずです。

より良いコミュニケーションは生産性の向上に繋がる


生産性低下についても懸念されがちなテレワークですが、コミュニケーションを綿密にとることで、下記のようなメリットを得られるでしょう。

・情報共有スピードが早くなる

・素早い業務分担ができる

・離職防止に繋がる

それぞれ解説していきます。

情報共有のスピードが早くなる

離れている分、対面時よりも情報伝達のスピードは遅くなりがちです。情報が伝わらないことで進まないプロジェクトなどもあり、テレワークでは特に生産性の低下が懸念されます。

しかし、テレワーク時でも綿密にコミュニケーションをとることを意識するだけで、情報共有のスピードが早くなり、生産性向上を図ることができるでしょう。

業務ミスの防止につながる

また、随時情報を確認し合ったり雑談をしていくなかで、リマインドの習慣が身に付けば、業務ミスの防止につながります。

業務上のミスは、生産性を低下させる1つの要因ともなりうることです。しかし、ミスが軽減されればその分、業務効率化や生産性向上につながります。

素早い業務分担ができる

業務をすすめるにあたって、仕事の分担を行うことは重要です。しかし、コミュニケーションが上手くいかなければ、本来行うはずの仕事が漏れていたり、複数人が着手していたりする可能性があります。

協力が必要な場面で、個々のみで作業を進めてしまうと生産性低下に繋がる場合もあるでしょう。その点、コミュニケーションを密に取り、素早い業務分担ができることはテレワークでも生産性を上げる上でで重要なことです。

離職防止につながる

また、雑談や1on1など、気軽に話すことができる場を設けることで、離職防止に繋がることも考えられます。離職率が低いということは、従業員満足度が高く、「より快適な働く環境」を提供できているということにも関連するものです。

従業員が快適に働ける環境に、生産性向上や業務効率化などの好循環が生まれるのは必然のことと言えるでしょう。

テレワークで使えるコミュニケーションツール

 

テレワークをするうえで、経営者や従業員の意識改革だけでなく、コミュニケーションを円滑に取るためのツールがあればそれを活用するに越したことはありません。

ここからは、テレワークで使えるおすすめのコミュニケーションツールを5つご紹介していきましょう。

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ZOOM

ZOOMは、Zoomビデオコミュニケーションズが提供する、Web会議サービスのことです。2020年の4月に一度目の緊急事態宣言が発令されてから、外出自粛が要請されたことで、ZOOMを活用した「ZOOM飲み会」や「ZOOMオンライン会議」などが浸透しました。

実際に相手の顔を見ながら話ができるうえに、画面共有機能もあるのでテレワークにおける円滑なコミュニケーションに役立てられるでしょう。

ZOOMには通常の会議機能の他に、ウェビナーといってオンライン上でセミナーを開催できる機能もあります。定期的に講座やセミナーを開催していた企業は、ウェビナーを活用すると良いでしょう。

チャットワーク

チャットワークとはChatwork株式会社が提供するクラウド型チャットツールです。ビジネスチャットに特化したツールで、通常のチャット機能のほか、タスク管理やファイル共有などを行うことができます。

グループチャットを作ることもできるので、プロジェクトやチーム、役職ごとにそれぞれグループを作り、コミュニケーションを取るとよいでしょう。

スラック

スラックはアメリカの企業が開発したチームコミュニケーションツールです。2019年2月時点で、スラックの有料プランを契約している企業は85,000社を超えており、日本でもサイバーエージェントやメルカリ、パナソニック、セブン銀行など大手企業にも導入されています。

企業内で大元のアカウントを1つ作り、それに従業員を子アカウントとして追加していくイメージです。企業の機密情報などが外部に漏れる心配もなく、チャットツールとして気軽に利用することができます。

LINE

LINEは、現状多くの方が利用しているSNSの1つです。スマホを持っている方の約80%はLINEを利用していると言われています。(出典:https://www.linebiz.com/jp/)

チャットツールを有料で導入するにはコスト面が気になるという方も、LINEであれば無料で導入が可能です。

ただし、通常従業員が私用携帯で登録しているLINEをビジネスで使ってしまうと情報漏洩の可能性もあります。そのためビジネス用のコミュニケーションツールとしてLINEを利用することを考えているのであれば、社用携帯を用意すると良いでしょう。

社用携帯は、社内の従業員との通話はもちろん、顧客や取引先との通話でも活用できるので、テレワークには必須のアイテムです。

まとめ

本記事では、テレワークでも円滑なコミュニケーションを取るための5つのポイントと、活用できるオンラインツールを4つピックアップして解説しました。

緊急事態宣言の延長やテレワーク要請などの影響で、今後テレワークを導入する企業は増えてくるでしょう。それと同時に採用できる人材の幅も広がるので、新人従業員が増える上に、教育もオンラインになる可能性があります。

そのような場合でも、オンラインで密にコミュニケーションが取れるプロセスが固まっていれば、スムーズに業務をすすめることができるでしょう。

WizCloudでは、テレワークを導入する企業様からのご相談や、各種コミュニケーションツールに関するご質問を承っています。是非下記のお問い合わせ窓口からお気軽にお問い合わせください。

 

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