【オフィスコストの削減方法】経費を抑えるポイントを解説



新型コロナウィルスの影響もあり、売上が伸び悩んでいる企業も多いでしょう。こうした場合、売上を気にしがちですが、コストを抑えることができれば、最終的な利益の確保にも繋がります。
本記事では、オフィスを構える上で必要なコストの種類を紹介。経費を抑えるポイントをチェックしていきましょう。
 

コスト削減の目的


企業におけるコストとは、利益を出すために必要な費用のこと。会社の利益は売上からコストを引いた額で求められます。つまり、コストを抑えることが出来れば、売上は変わらずとも、利益を増やすことが可能です。コスト削減は、会社の利益を増やすために行なうことが大切です。そのため全ての経費を抑えればいいという訳ではありません。コストカットによって従業員からの不満があっては、業務効率を落とし、利益を損なうリスクもあります。本当に無駄な経費はどこかを見極めることが重要です。

経費の分類方法


オフィスの経費は以下の3つに大きく分類できます。
 

コスト①オフィスコスト

オフィスコストとは、テナント料や備品、事務用品にかかる費用のこと。細かく見ると切手やインク代などがあてはまります。
とくに割合が大きいのは、テナントや倉庫にかかる家賃です。紙文書を保管する倉庫は、利用頻度が低いのにも関わらず、毎月一定額の支払いがあるため、固定費としても額が大きいでしょう。

また、インターネットが当たり前に使われる時代では、パソコンや社用スマートフォンなどの「端末導入費」が高額になる場合もあります。減価償却のために、新しい機種に切り替えしにくいため、古いスペックのまま端末を使うこともあるでしょう。

 

コスト②エネルギーコスト

エネルギーコストは、電気代やガス代などの光熱費が中心の費用です。オフィスを利用している以上料金が発生しますから、毎日の省エネ対策が重要でしょう。

電気とガスは、自由化が始まっています。自由化企業に切り替えることで、使い勝手は今まで通りのまま料金を抑えることが可能です。また使用量の見える化をするのも効果的。普段どれだけエネルギーを使っているかは分かりにくいため、昨年度との比較を従業員に伝えると、モチベーション維持にも繋がります。

 

コスト③オペレーションコスト

オペレーションコストは、人件費や物流にかかる費用のこと。例えばパソコンを社員に普及するまでにかかる、端末のセキュリティ設定や問い合わせの時間もここに含まれます。従業員が多ければ、オペレーションコストも高額になりがちです。無駄な業務の洗い出しや、IoT機器を導入した業務効率の向上を目指しましょう。

とり組みやすいのはオフィスコスト


コストを分類できたら、どこから手を付けるべきか検討します。コスト削減は「削減額が大きく、かつ簡単に実行できる」コストから着手すると、効果が実感しやすいでしょう。

上記のコストの中で削減しやすいのは「オフィスコスト」です。オフィスコストは、備品やテナント料が中心です。そのため1度導入すれば、その後料金が上がりにくく、継続したコスト削減に繋がるでしょう。コスト削減に取り組む際に注意するべきポイントは、コスト削減の効果が大きいものは、実行に時間がかかる可能性があることです。

オフィスコストの削減方法5選


こちらではオフィスコストの削減法を5つ紹介します。コスト削減を行なう際には、ムリ・ムダ・ムラの3つを洗い出し、必要なコストの見極めが必要。決して社員のモチベーションを下げることがないように注意しましょう。

 

オフィスコストの削減①家賃交渉で家賃を削減!

一度契約してしまった家賃は、その後も変わらないと考えている方も多いでしょう。しかし、テナントの老朽化や土地の変動によって、家賃が適正価格に下がる可能性があります。家賃交渉を行う場合には、本当に成功するか、その後のオーナーとの関係など不安な点もあるはずです。家賃交渉を円滑に進めるなら「家賃交渉サービス」を利用してはいかがでしょう。家賃交渉の実績があるプロが、土地や契約情報を基に、いくら減額になるかを診断。家賃交渉サービスを利用した家賃交渉の成功率は、なんと80%を誇ります。

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【関連記事】成功する家賃減額交渉術とは?給付金最新情報も公開!

 

オフィスコストの削減②刷り放題サービスで印刷費を削減!

プリンターメーカーの純正インクは1色2,000円前後、4色となると8,000円程になります。プリンターのトナーコストを考え、印刷する枚数を制限している企業もあるでしょう。ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、紙文書を0にすることは困難ですから、月額定額制のプリントし放題サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

料金体系は月額レンタル代のみで、印刷し放題。印刷量が増えても料金が増えることはありませんので、ご安心ください。

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【関連記事】カウンター料金0円!印刷代がグッと下がるスリホとは?

 

オフィスコストの削減③電子契約システムで印紙税・保管コストを削減!

紙文書を扱っている場合、契約書類によっては印紙税が発生します。1枚当たりの納税額は少なくても、トータルで考えれば大きなコストです。また紙文書は利便性が悪く、契約書の場合、契約締結までに時間がかかるというデメリットも。そこで紙文書を電子化する「ペーパーレス化」を進めてみてはいかがでしょうか。

電子契約書には、印紙税を支払う必要はありません。また書類をデータ上で保管できるため、書類を保管する倉庫のコストを削減可能。業務効率も向上するというメリット豊富な削減方法です。

 

オフィスコストの削減方法④内装工事のマッチングサービスで内装費を削減!

テナントの内装費は、立地や規模によって異なりますが、1坪10~30万円が相場。飲食店と比較しオフィスは厨房がないため、内装が安くなる傾向にあります。

オフィスの内装費を抑えたいなら、内装のマッチングサイトを利用してみましょう。マッチングサイトでは「地域・予算・業種」などの項目から、今動ける施工店をピックアップ。通過率7%の審査を突破した優良施工店が登録されているので、安心感が高いと言えます。合い見積もりもできますので、より予算とマッチした施工店と契約できるでしょう。

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オフィスコストの削減方法⑤通常よりもお得に購入可能な「ニトリ」の裏技

会社の備品を購入する際に、機能性とデザインを兼ね備えた事務用品を揃えるのは難しいところ。大量注文となるとそれだけコストもかかってきます。備品の購入時にオススメなのが、通常よりもお得に購入できる「ニトリ」の裏技。

定価の95%で商品を購入できます。また専門スタッフに相談いただければ、オフィスの空間デザインを提案することも可能。さらに組み立ても専門スタッフが行なってくれるので、手間なく備品の設置が出来るでしょう。

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まとめ


オフィスコストの削減には、業務工程の洗い出しが必要です。どの工程にどれだけのコストが発生しているかを見極め、優先順位をつけてコストの削減に取り組みましょう。
また、オフィスコストだけでなく、エネルギーコスト、オペレーションコストの削減も重要です。それぞれのコストを削減することで、業務効率化に繋がり、より大きな利益を生み出すことが出来るでしょう。

新型コロナウイルスの影響により苦しい時期が続きますが、景気悪化をチャンスととらえ、コスト削減につなげましょう。


 

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