【電話代行サービスとは?】コロナ禍における導入のメリットやおすすめサービスを解説!

新型コロナウイルスの感染拡大が激化している昨今、多くの企業ではテレワークやリモートワークへの体制移行が大きな課題となっています。

今回は、コロナ禍における電話代行サービスの必要性やメリットなどを中心に、おすすめの電話代行サービスなどについても、わかりやすく解説します。

電話問題によりテレワークが導入できていない企業や電話代行について興味を持ち始めた企業などはぜひ最後まで読んでみてください!

テレワークの人口が急増

昨年より爆発的な流行を見せている新型コロナウイルスですが、ウイルス感染の拡大にともなって、近ごろでは、大小多くの企業が在宅勤務やテレワークへの移行を推奨するようになりました。

大手コンピュータメーカーである「レノボ・ジャパン」の調査によると、新型コロナウイルスの流行前(2020年2月)と、緊急事態宣言の発令後(2020年10月)では、テレワーク人口の増加比率は、およそ8ヶ月もの短期間のうちに「2.6倍」にまで跳ね上がっているということで、状況の深刻さを物語っています。

参考資料:コロナ禍でテレワークする会社員は2.6倍に増加、レノボの調査から(マイナビニュース)

また、2021年1月8日からは、二度目の緊急事態宣言が発令されたことで、全国主要都市においては、今なお緊張状態が続いている状況にあります。

ヒトやモノの移動が大きく制限されてしまう、いわゆる「ウィズコロナ/アフターコロナ」の時代においては、企業活動の主軸についても、テレワーク体制への移行の準備を進めておくことが、今後の重要な課題の一つと言えるでしょう。

電話応対業務がテレワークの妨げに

とはいえ、顧客対応やカスタマーサポートなどの一般的な「電話応対」を必要とする業務については、情報漏洩や環境構築などの問題から、テレワークへの移行をスムーズに進められないというケースも非常に多くあります。

そのような場合には「電話代行サービス」などのアウトソーシングを検討してみることをおすすめします。

電話代行サービスとは?

「電話代行サービス」とは、その名前が示す通り、企業の着信電話を代理のオペレーターが担当し、その内容を報告してくれるサービスを指すものです。

また、着信の一次対応はもちろんのこと、取引先からの問い合わせに対応したり、24時間体制での緊急連絡を受け付けてくれたりなど、それぞれの業務内容や事業規模に応じて、柔軟なサービスを受けることができます。

こういった性質から、近ごろでは「電話秘書」や「秘書代行」とも呼ばれている電話代行サービスですが、新型コロナウイルスの流行が取り沙汰されてからは、導入事例が増えています。

電話代行サービスのメリット

では、電話代行サービスを利用することで、一体どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここからは、電話代行サービスを利用することによるメリットを、あわせて3つほどご紹介いたします。

テレワークの推進につながる

まずはなんといっても「テレワークの推進につながる」というメリットが挙げられるでしょう。

電話応対業務を実施している企業の場合、社内には対応者となる人員を少なくとも必ず1人以上は配置しておく必要があるため、リモートワークやテレワークへの完全移行が難しくなってしまいます。

電話対応サービスのオペレーターが電話業務の代理対応を行ってくれることによって、社内に残っている人員を大幅に減少させることができるため、テレワークへの移行をスムーズに行うことができるでしょう。

業務の効率化につながる

続いては「業務の効率化につながる」というメリットも、忘れてはならない重要な項目の一つです。

特に、ベンチャーやスタートアップなどの新興の企業においては、社内におけるサポート体制が整っていない場合も多く、営業職やエンジニア職などの職種に関わらず、電話対応を求められるケースなどが多々あることでしょう。

ひっきりなしに電話が鳴っているようでは、本来のやるべきタスクに集中することができません。電話代行サービスを導入することによって、そうしたストレスなどから解放され、業務効率を改善させることができます。

人件費などのコスト削減につながる

そして最後は「人件費などのコスト削減につながる」というメリットが挙げられるでしょう。

社内のリソースが十分ではない中小企業などにおいては、人材不足などの問題から、社員1人あたりの業務負荷が集中してしまい、結果的に残業代や人件費などのコスト悪化を招いてしまいがちです。

電話代行サービスを利用することによって、そうした業務負荷を軽減させることはもちろん、残業代や人件費などの諸々のコストをカットすることができるため、導入によるメリットは非常に大きいと言えるでしょう。

電話代行なら「Smartdesk(スマートデスク)」がおすすめ

さまざまな選択肢がある電話代行サービスですが、初めての導入であれば「Smartdesk(スマートデスク)」という電話代行サービスがおすすめです。

▶︎オフィスの電話対応をゼロに!|Smartdesk Call(スマートデスク)

この「Smartdesk(スマートデスク)」というサービスは、基本的な電話応対はもちろんのこと、「Slack(スラック)」や「Chatwork(チャットワーク)」などの各種ビジネスアプリとの連携機能、通話ログの提供などが可能となっています。

また、月額料金に関しても、月間100件までの対応であれば破格の10,000円から利用することができる(101件目からは1件あたり200円の追加料金)ため、初めての電話代行サービスにおすすめです。

実際に電話対応にあたるオペレータの質としても、Smartdesk独自の基準をクリアしたオペレーターが行うため安心して任せることができるでしょう。

まとめ

今回は、コロナ禍における電話代行サービスの必要性やメリットなどを中心に、おすすめの電話代行サービスなどについても、わかりやすく解説しました。

電話代行サービスの導入は、テレワークへの環境移行を加速させるだけではなく、業務効率の改善や人件費などの諸々のコストカットなどを見込むことができるため、これを機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 

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