予約管理システムのメリットとは?導入の流れや管理方法を解説    

「電話受付だけでは手が足りない」「キャンセルやダブルブッキングの対応が大変」などのお悩みを持ち、予約管理システムを導入しようと検討している方もおおいのではないでしょうか。

予約管理システムは店舗運営に最適なシステムで、必須なITシステムとなっています。

今回は、予約管理システムの基本やメリットデメリット、各社の比較を解説していきます。

予約管理システムとは?  

予約を確認する様子予約管理システムとは、インターネット上で予約を一括管理するシステムです。変更やキャンセルにも自動で対応できるので、予約受付の効率を最大化できます。

空席在庫もすぐに反映することができるので、店舗集客の向上を期待でき、さらに受付業務を行う時間も削減できるので、店舗スタッフの負担軽減にもつながります。

予約管理システム導入のメリット・デメリット     

メリットとデメリットを見つめる経営層

予約管理システム導入のメリット

回転率が向上する
予約管理システムを導入することで、予約日時の変更や予約のキャンセルを、人の手で行うよりもはやく反映できることがあります。

変更の連絡をもらってから手動でサイトを更新させるところを、予約管理システムなら自動で更新してくれます。

空席管理が可能になり、回転率の向上が見込めます。回転率を向上することは売上にも影響するため、スムーズな予約管理が重要とされています。

機会損失を防げる

予約管理システム導入することで、営業中は忙しくて取れなかった電話や、電話では予約をしづらい業界でも予約対応を行うことができます。

予約対応をスタッフが行う場合は、営業時間内でしか対応が行えなかったり、顧客がキャンセルの電話を忘れてしまったりすることもあります。

自動システムによっていつでも予約できて、スムーズにキャンセル対応も行えるため、結果的に店舗の機会損失を防ぐことができるでしょう。

店舗運営が効率化できる

予約管理システムは複数の予約サイトに登録している場合や電話予約受付を行っている場合などでも、一元化して管理することができます。

予約システムなら、一元化して管理できるようになるため、それぞれ異なる媒体で管理する必要がなく、紙で管理するよりも効率的です。

事前決済ができるシステムを導入すれば、店舗での会計業務をしなくて済む場合もあるので、店舗にとってメリットが多いと言えます。

予約管理システム導入のデメリット  

軽率なキャンセルが起こるリスクがある

ウェブ上で簡単に予約、キャンセルができる仕組みの場合、軽率にキャンセルされてしまう可能性があります。

とくに団体予約を受け付けている場合は、キャンセル期限を設けたり、制限を設けたりして何らかの抑止策を行うとよいでしょう。

入力ミスが発生する可能性がある

システム画面が複雑だったり、入力方法がわかりずらい場合、顧客による入力ミスや予約ミスが起こることがあります。

顧客が間違えても早い段階で修正することができるように、予約のリマインダー機能があるものや、使い勝手を導入前に確認しておきましょう。

システムが故障する恐れがある

万が一システムの不備や故障が発生した場合に、予約確認や新規の予約受付ができなくなってしまうことがあります。

トラブルが起きた場合に備えて、セキュリティ体制やサポート体制が万全な会社を選ぶことをおすすめします。

予約管理システムを選ぶポイントとは?        

操作の使いやすさ

顧客と店舗側どちらも使いやすいような仕様になっているか、操作方法やデザインなどはよく確認しておきましょう。

また、外国人でも使いやすいようなモデルや、英字対応のあるものを選べば、今後のインバウンド対策にも役立てることができます。

セキュリティ対策は万全か

故障やシステム障害が発生した場合に店舗の売上にかかわります。それだけでなく、データの流出や紛失が発生することも考えられます。

導入するシステムのサポート体制や過去のシステム障害などは詳細に確認しておきましょう。

システム連携ができるかどうか

飲食店やサロンのレジで導入されているPOSシステムなど、便利な外部システムと連携できるとより利便性も高まります。

飲食店の着席情報を確認できたり、予約客だけでなく当日来店客もまとめて管理できるなど、顧客管理ができるので喫食情報も蓄積が可能です。

集客につなげられるか

顧客管理だけでなく集客ももっと強化したい方は、他アプリとの連携機能があるか否かを確認するとよいでしょう。

InstagramやFacebookなどのSNS連携機能やGoogleとの機能と連携をしておくことで、集客力もアップし、流入経路によるマーケティングの活用もできます。

予約管理システム導入の流れ

流れを説明する女性

システムを選ぶ

自社で必要としている機能や解決したい課題などをよく吟味し、数ある導入システムのなかから最適なものを選びます。

ランニングコストや、サポート体制など、ポイントごとに絞って選定しましょう。

同業他社の導入実績やレビューの確認、無料お試しなども実際のイメージを湧かせるためにも活用してみると良いでしょう。

問い合わせをする

システムはひとつに絞らず、気になるメーカーにをいくつか問い合わせをして比較するとよいでしょう。

ホームページに掲載されている情報が自店舗に当てはまるか、ニーズに対応できるかなど、担当者と直接話して決めることをおすすめします。

予約管理システムは導入後にもサポートサービスを活用する可能性があります。担当者の対応力も確かめることができます。

設定、試験運用を開始する

システムの導入を決めたら、初期設定を済ませ、実際に使っていくことに問題がないか試験的に運用していきましょう。

初期設定は、事業者側からサポートしてもらえる場合もあるので、積極的に活用するとよいでしょう。

運用開始直後はトラブルや問題点が浮かび上がってくる場合もあります。本格運用までは期間を設け、経過をみるようにしていきましょう。 

予約管理システムの代表的な管理方法

タブレット画像

顧客分析を用いた顧客情報管理

顧客情報を分析する機能で、顧客管理を行うことができます。店舗利用日時や内容をを確認することができるので、サービスを見直すことができます。

ただ予約を集計するだけでなく、顧客の管理を行うことで今後のサービス展開や売上改善のための施策を検討することもできます。

グルメサイトをはじめ外部サービスとの連携

グルメサイト等と連携をして管理することで、グルメサイトで決定した予約が自動で反映される仕組みになっています。

様々なツールと連携できるようになることで、顧客との接点を多く持てるメリットがあり、集客や売上アップにも繋げていけるでしょう。

電話との連携

電話と連携できるCTI機能が搭載された予約管理システムを使えば、予約の入電があった際、着信画面に登録名が表示されます。

無断キャンセルをした顧客の判別や常連客への対応を変えることができるので便利かつ顧客満足度の向上にもつながります。

おすすめの予約管理システム5選 

予約管理システムを使う様子

予約台帳ebica

予約台帳ebicaは、株式会社エビソルが提供するクラウド型予約管理システムです。

飲食店に特化したWEB予約管理システムであり、集客を増やして商売繁盛をサポートするサービスを提供しています。

顧客管理で代表的なPOSシステムと連携することができ、サポート体制も充実しているため、予約管理の効率化や売上改善を期待できます。

 
初期費用 50,000円
料金プラン 10,000円
導入企業 Sizzler,とらふぐ亭など
※株式会社Wizで取り次いだ場合の料金

▶飲食店向け予約管理システム予約台帳ebicaはこちら

STORES 予約

STORES 予約はヘイ株式会社が提供するサービスです。

無料で1週間試験運用のできるフリープランがついているので、はじめてITシステムを取り入れる店舗にも安心です。

導入実績80,000社以上と、幅広い業種で利用されているため、同業他社のレビューを見ることもできるでしょう。
 
初期費用 0円
料金プラン ■フリー:0円
■ライト:月額12,078円
(年契約の場合:月額8,778円)
■スタンダード:月額29,678円(年契約の場合:26,378円)
■プラチナ:月額77,000円
(年契約の場合:66,000円)
導入企業 LINE株式会社、東急電鉄株式会社など
▶STORES 予約はこちら

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは、株式会社リザーブリンクが提供しています。

予約のプロフェッショナルが、システム面だけなく運用面までサポートするので、店舗の課題解決ができる提案を行ってくれます。

セキュリティ面も24時間365日徹底されているため、大手企業でも導入されています。安心して導入することができるでしょう。
 
初期費用 ■Liteプラン:20,000円
■Proプラン:30,000円
■Enterpriseプラン:要問合せ
料金プラン ■Liteプラン:10,000円
■Proプラン:20,000円
■Enterpriseプラン:要問合せ
導入企業 日本航空株式会社 、
株式会社ABC Cooking Studioなど
▶ChoiceRESERVEはこちら

Goope

GoopeはGMOペパボ株式会社が提供するサービスです。

予約管理システムだけでなく、ホームページを作成してくれます。ホームぺージに予約システムがある利便性が高まり、予約率も高まるでしょう。

SNS連携やアクセス解析など、ほしい機能が備わっているので、ホームページを作りたい、本格的に運用していきたい方にもおすすめです。
 
初期費用 要問合せ
料金プラン ■スタンダード:3,500円/月
■ライト:1,500円/月
■エコノミー:1,000円/月
導入企業 御菓子司 新泉堂、
Dog Cafe ABC など
▶Goopeはこちら

Airリザーブ

Airリザーブはリクルートが提供するサービスです。

電話もネットも、予約情報をクラウドで一元管理することができ、シンプルなデザイン性も高評価を得ています。

整体や塾、レンタルサイクルなどさまざまな業種で取り入れられているので、自社に合ったプランを見つけることができるでしょう。
 
初期費用 ■フリー0円
■ベーシック5000円
■プレミアム要路居合わせ
料金プラン ■フリー:月額0円
■ベーシック:月額5,000円
■プレミアム:要問合せ
導入企業 玉田レディースクリニック、ANAインターコンチネンタル万座ビーチリゾートなど
▶Airリザーブはこちら

飲食店向け予約管理システム 予約台帳ebica

予約台帳ebicaは、飲食店に特化した予約管理システムです。国内唯一の『グルメサイト一元管理機能』が搭載されています。
POSシステムとの連携や店内レイアウトを作成できる機能があるので、店舗運営にも集客のためのマーケティングにも活用いただけます!

また、安心の24時間365日のサポート体制で、、SSL標準対応はもちろん、端末のセキュリティ対策、など、万全のセキュリティ対策!
専用コールセンターにいつでも問い合わせをすることができます。飲食店の予約管理システムなら予約台帳ebica!ぜひお問い合わせください。

▶飲食店向け予約管理システム予約台帳ebicaはこちら

まとめ    

予約管理システムは予約管理を効率化するだけでなく、顧客情報を分析することで、売上改善や集客の対策にも期待ができます。利用することができます。

予約管理システムの種類が多すぎて選べない!というは業界特化型のサービスがおすすめです。

予約台帳ebicaは、主要グルメサイト11サイトをカバーしているほか、飲食店に人気のPOSシステムとの連携も可能です。

予約管理を効率化し、集客も向上したい方はぜひ一度お問い合わせください!

▶飲食店向け予約管理システム 予約台帳ebicaはこちら




 

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