【導入事例】RPA適用範囲とシナリオの作り方を学ぼう

テレワークの導入が広がりつつあるなか、業務や人材の振り分けを行っている企業も多いでしょう。そこでノンコア業務に振り分けされたものについては、RPAなどのITツールを活用して自動化するケースも多くあります。

しかし、RPAが実際どのような業務まで適用できるのか、RPAで自動化するまでのシナリオがわからないという方もいらっしゃるはずです。そこで本記事ではRPAの適用範囲やシナリオの作り方を、導入事例を交えながら解説していきます。

RPAの導入を検討されている方、RPAについて良く分かっていないという方は是非参考にしてください。

RPA導入で優先すべき業務とその順番

RPAとは、ソフトウェアロボットが業務を自動化できるシステムのことです。自動化ツールといえば、Aiをイメージされる方も多いかもしれませんが、簡単に言えば双方の違いは知能を持っているのかそうでないのかという点です。

そのため、RPA導入で優先すべき業務とは、

①簡単に自動化できる定型業務
②考えることを必要年内業務
③反復作業

などがあげられます。

RPA導入における優先度

RPAを導入する前に、コア業務とノンコア業務に分けてみると、多くの無駄が発生していたことに気付かされる企業も少なくないでしょう。その無駄が簡単に省ける場合はRPAを導入せずに済む可能性もあります。

そのため、RPAを導入する優先度は、「改善すべき業務から」ということになるでしょう。

具体的には、

①ロスが大きいもの
②RPAを導入しやすいもの
③改善余地があるもの
④結果がすぐに出るもの

という順番です。

場合によっては、コア業務、ノンコア業務の振り分けを行った時点で①のロスが大きいものに分類されていた業務も、すぐに取り除けるロスを省くことで③や④に分類される事もあります。

あくまでも

①業務の振り分け
②ロスの見極め
③優先度を並び変え

という形で検討していくと、導入に無駄なコストをかけるリスクがなくなるはずです。

RPAの導入事例から学ぶ適用範囲

RPAにも、向いている業務、不向きな業務がありますし、適用範囲が限られている可能性もあります。ここからは、実際にRPAを導入した企業の例を参考に、適用範囲や効果について見ていきましょう。

経理業務へのRPA導入事例

まずは、煩雑でありながら企業や店舗に必ず必要な「経理業務」へのRPA導入事例です。

《導入前の課題》

債権情報や入金情報、会計システムへの入力は、日々必ず行わなければならない業務ですが、業務量が多く、煩雑になりがちです。また、給与計算や交通費の清算なども人手を使ってチェックをするとヒューマンエラーを起こす可能性もゼロではありません。

これらの経理業務については、アウトソーシングやBPOを活用している企業もあるでしょう。

しかし、それらを活用するには費用が気になる方も多いです。

《導入後の効果》

その点、RPAツールを利用して会計システムへの入力や債権情報、入金情報のとりまとめや交通費、給与清算などを行う事ができれば、アウトソーシングやBPOを活用する場合と同様程の業務効率化が期待できます。

また、それらの業務にあたっていた人件費を丸ごと削減できるので、人材リソースの最適化にも繋がります。

《経理業務におけるRPA適用範囲》

経理業務の主なRPA適用範囲は以下の通りです。

①会計ソフトへの入力
②情報回収
③給与計算
④交通費計算
 

人事業務へのRPA導入事例

続いては人事業務です。人事業務は主に採用や教育などがあげられ、複数の作業を請け負っています。

《導入前の課題》

そもそも人事業務は、人材育成のみならず企業に入社させる人材を選出する大切な仕事です。しかし、重要な仕事である分、細かな作業からコア業務まで幅広く担当しなければなりません。

細かい部分でいえば、求職者にコンタクトを取ったり、内定者にメールをしたり、説明会等の案内を送付したりする作業などがあげられます。

その時間が削減されれば、人事スタッフはコアな業務に注力することができ、企業として従業員の質をあげることができるはずです。

《導入後の効果》

採用活動において、求職者へのアプローチがRPAで自動化されれば、1日に数百件以上の求職者とコンタクトを取ることができます。また、説明会やイベント申込者に対して、自動で案内メール等を送信することも可能です。

これまで採用活動にあたっていた人事スタッフは教育カリキュラムの策定やその他コア業務に時間を使うことができるので、業務効率化にもつなげられるでしょう。

《人事業務におけるRPA適用範囲》

人事業務における主なRPA適用範囲は以下の通りです。

①自動チャット
②案内メール送信
③メールの振り分け
④アンケート等未回収者への連絡
⑤勤怠管理

インバウンド営業へのRPA導入事例

企業にとって、お客様からお問い合わせをいただいて営業をする「インバウンド」は特に丁寧に対応したいものです。

《導入前の課題》

①電話対応が間に合わない
②チャットを使っても返信が大変
③1人1人の対応が煩雑に
というお悩みを抱える企業が多くあります。

《導入後の効果》

そこへチャットや電話対応が自動でできるRPAツールを導入することでお客様対応の自動化が実現します。本当に対応すべき顧客の対応を優先できることで、無駄な業務を増やしません。

更には夜間の自動音声対応もできますので働き方改革も実現することができるでしょう。

《インバウンド営業におけるRPA適用範囲》

インバウンド営業におけるRPA適用範囲は以下の通りです。

①自動チャット対応
②電話自動対応 
③夜間対応
④自動返信
⑤商品やサービスの自動案内
⑥属性に応じたサービス案内
 

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RPAのシナリオ作成方法


では、インターネットを利用して動いていて、かつ反復作業や定型作業であれば基本的にどのような業務でもRPAツールで自動化することができます。

しかし、実際にRPAを導入するときには、その「シナリオ作り」が重要になってくるのです。

シナリオとは

ここでいうシナリオとは、”RPAがすべき操作手順”のことです。RPAは作業を自動化できるツールですが、企業や店舗に合わせて業務を行うためにはフォーマットが必要である可能性があります。

例えば、チャットの自動化であれば、「Aというお問い合わせに対してはBという返信を」「Cというお問い合わせについてはDというサービスをおすすめ」といったように、自動対応の流れをツールに教えてあげなければならないのです。

シナリオの考え方

RPAのシナリオ作りこそが、企業としてRPA導入の効果が得られるのかそうでないのかという点を分けると言っても過言ではないでしょう。

そのため、よりRPA導入による効果を得るためには、シナリオ作りにおいて、”目的”と”プロセス”が重要になるわけです。

シナリオの作り方

具体的なシナリオの作り方としては、以下の通りです。

①業務手順の可視化
②アイディア創出
③実装
④問題提起
⑤再実装

まずは、現時点で人間の手で行っている業務がどのような業務なのか、どの部分にロスがあるのかなど、手順を明確化します。そのうえで、RPAを使ってどのように自動化、対応をすれば効率的に業務量を削減できるのか、アイディアを創出しましょう。

そうしてシナリオが固まれば、実装、問題提起、課題解決、再実装のPDCAを繰り返しながら、効果的な活用方法を模索していきます。

シナリオ作成のコツ

RPAはパソコンなどを利用して自身でプログラムを作ることもできますが、最も簡単な方法としては、自動化したい部分に特化したRPAツールを導入することです。

RPAツールとして、ある程度出来上がっているものでも、シナリオを作る際は、

①お客様目線に立つこと
②1つのツール導入で2つ以上の業務が効率化できること
③売り上げアップにもつなげられること

をイメージするとよいでしょう。

そうすることで、コストをかけてRPAツールを導入しても効果が得られればその分の費用を早期に相殺することができるはずです。

まとめ

本記事では、RPAの部門ごとの導入事例と効果を解説しながら、RPAの適用可能範囲やシナリオ作成方法についてご紹介しました。

今後テレワークを導入する企業が増えたりDX化に着手する企業が増えることで、更にRPAを活用した業務効率化や人材リソースの最適化は注目されていくことになるでしょう。

Aiよりも導入ハードルが低く、費用的にも安価に導入できるサービスもありますので、自動化できる業務がある企業は導入してみてはいかがでしょうか。

自社に合うRPAツールが分からない、課題に効果的にアプローチできるRPAを探しているという企業さまは、ぜひWizCloudまでお問い合わせください。数あるRPAツールのなかからお客様それぞれに合った、最適なツールをご案内します。

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