【シフト作成アプリ4選】企業やオフィスにおすすめの勤怠管理システムを解説!

毎月月末の時期になると、シフトの作成作業や従業員への共有作業に追われてしまい、本来の業務の生産効率を著しく落としてしまうという管理者の方々も多いのではないでしょうか。

特に、シフトの作成作業を紙媒体やLINEを用いて行っている場合には、一度共有を貰ったシフトを再度エクセルに打ち込んでからまた印刷して...というように、シフトの作成だけでも相当の時間と労力を費やしてしまいます。

そこで今回は、無料で使うことのできる「シフト作成アプリ」の概要を中心に、おすすめのシフト作成アプリ4選の紹介や手間の少ないシフト作成の方法などについても、なるべくわかりやすく解説を進めていきます。

シフト作成アプリとは?

そもそも「シフト作成アプリ」とは、その名の通り、シフトの作成や共有の作業などを補助してくれるアプリケーションサービスの総称を指すもので、クラウドサーバーを経由することによって、いつでもどこでもシフトの作成や登録、共有などができるようになります。

また、シフト作成アプリを利用することによって、これまでは紙やLINEなどで行っていたシフトのやりとりなども、全てのフローがオンラインで完結させることができるようになるため、テレワークが推奨されている昨今では多くの企業で導入が進められています。

加えて、修正依頼のあったシフトなどであっても、再度シートに入力する手間を省くことができ、いつでも最新のシフト状況をチェックすることができるため、生産性の向上や業務効率の改善などにも大きな効果を見込むことができます。

従来までのシフト作成の課題

これまでは主にマイクロソフトのエクセルなどを用いて行われてきたシフトの作成作業ですが、こうした従来までのシフト作成の手法にはいくつかのデメリットが存在していました。

作成そのものに手間がかかる

まず、1つ目のデメリットとしては「作成に手間がかかる」というものが挙げられます。

紙ベースでの作成と比較すると幾分かはマシに思えるエクセルを用いたシフト作成ですが、効率的なシフトの入力には表計算に必要なマクロや関数などの専門的な知識が必要とされるため、一枚のシートを作成するだけでも相応の時間と労力を費やしてしまいます。

また、多くの場合、一度作成したシフトはその後も頻繁に変更や修正をすることが考えられるでしょう。

その都度シートに修正を加えたり、場合によっては別のファイルを作成したりなど、ローカルファイルであるために管理がしにくいという問題が生じていました。

定期的なメンテナンスが必要

続いて、2つ目のデメリットとしては「定期的なメンテナンスが必要」というものが挙げられます。

関数やマクロなどを用いた表計算は一見すると効率的にも思えますが、そのような場合、誤ったコピーペーストなどによって、表計算システムが正常に動作しないといったトラブルの要因となってしまいます。

また、前任者が作成したエクセルをそのままの状態で使い続けていたら急に動かなくなってしまったというケースも頻繁に耳にするため、正常に動作しない場合には定期的なメンテナンスを行わなければいけません。

高度な分析には利用できない

そして、3つ目のデメリットとしては「高度な分析には利用できない」というものが挙げられます。

エクセルを用いたシフト作成の場合、月間の業務時間の計算などであればギリギリ対応することはできますが、月間残業時間の計算や従業員ごとの残業傾向の分析など、高度なエンゲージメントの分析には不向きであると言えます。

また、勤怠管理システムと統合されたシフト作成アプリの場合、始業や退勤の打刻などもデジタル端末から入力することができるようになり、確定シフトに沿った給与計算なども自動的に行ってくれるため、ひとつのアプリから複数の機能を扱うことができるでしょう。

シフト作成アプリを利用する3つのメリット

従来までのシフト作成手法の課題が理解できたところで、ここからは、シフト作成アプリを利用することによるメリットを、あわせて3つほど紹介していきましょう。

業務の効率化につながる

一口にシフトの作成とは言っても、シフト表の作成から各従業員ごとの希望日の調整、さらには作成したシフトのスタッフ共有など、さまざまなポイントを考慮しながら作成しなければなりません。

AIを搭載したシフト作成アプリであれば、シフト表の作成が不要になることはもちろん、各従業員の希望日などを事前に考慮しなくても、内臓のAIが自動的に希望日を調整してくれるようになるため、作成の手間を大幅に削減することができます。

また、エクセルなどの表計算ソフトを用いたシフト作成方法とは異なり、作成したファイルはクラウドストレージに自動的に保存されるようになっているため、従業員全員が常に最新のシフトを確認することができます。

ミスを防ぐことができる

従来までのシフト作成は人の手で作業する以上、人為的なヒューマンエラーのリスクが非常に高くなってしまいます。

些細なミスであれば後々に修正することができますが、例えば、法定時間を超過した時間外労働や有給休暇の承認ミスなどは、大きな問題にも発展しかねないため、あらかじめ入念にチェックしておく必要があります。

シフト作成アプリを活用することによって、システムが自動的に調整してくれるようになるため、人為的なヒューマンエラーが介在してしまうリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

公平なシフト作成ができる

シフトの作成にあたっては、稼働に必要な予定人員と従業員の希望とを照らし合わせながら上手にマッチングさせていかなければなりません。

必要な稼働人数に出勤希望者が満たない場合には、スタッフの希望を十分に叶えきれない場面が出てくることでしょう。

そうした場合、管理者は恣意的なシフトにならないために頭を捻らなければなりませんが、いつも特定の従業員に休日をずらしてもらうなどで、ついつい不公平なシフトになってしまいがちです。

シフト作成アプリのなかには、従業員の希望をなるべく公平に叶えることができるように、常にランダム性も保ったシフトを自動的に生成してくれるサービスも多く存在しているため、公平なシフト作成に大きな効果を発揮します。

無料で使える!シフト作成アプリのおすすめ4選

ここからは、企業や法人の管理者におすすめなシフト作成アプリ4選をピックアップして紹介していきます。

それぞれのサービスで異なった特徴があるため、興味のあるものに関してはぜひ詳細をチェックしてみてください。

ジョブカン

ジョブカン|公式サイト

簡単かつシンプルな操作画面で誰でも直感的に利用することができるアプリが、シフト作成アプリの代名詞的存在とも言える「ジョブカン」のサービスです。

シフト作成アプリに必要な最低限の機能に加えて、打刻システムによる勤怠管理やワークフローの一元管理、有給休暇などの各種申請業務の簡易化などにも非常に大きな効果を発揮します。

▶︎ ジョブカン|Wiz Cloud(ワイズクラウド)

jinjer(ジンジャー)

jinjer(ジンジャー)|公式サイト

ジョブカンと並んで多くの有名企業での導入実績があるシフト作成アプリが「jinjer(ジンジャー)」と呼ばれるサービスです。

ソフトウェア本体には独自のAIシステムが搭載されているため、従業員それぞれの勤怠情報などからモチベーションの低下などを察知することができるなど、多機能なシフト作成アプリと言えるでしょう。

AirSHIFT(エアシフト)

AirSHIFT(エアシフト)|公式サイト

エアレジなどで有名な大手リクルートグループが手がけているシフト作成アプリが「AirSHIFT(エアシフト)」と呼ばれるサービスです。

従業員が提出したシフトをもとにしながら、希望日なども自動的に集約、調整することができるため、シフト作成の時間短縮に大きな効果を見込むことができます。

oplus(オプラス)

oplus(オプラス)|公式サイト

新興のサービスで勢いのあるシフト作成アプリと言えば、業務連絡やシフトの提出をスムーズに行うことができる「oplus(オプラス)」と呼ばれるサービスが挙げられるでしょう。

モバイル端末からシフトの入力、編集ができることはもちろん、100名までであれば初期費用や月額料金が発生せず無料で利用することができるため、試しに導入してみたいというシーンにおすすめです。

まとめ

今回は、無料で使うことのできる「シフト作成アプリ」の概要を中心に、おすすめのシフト作成アプリ4選の紹介や手間の少ないシフト作成の方法などについても、なるべくわかりやすく解説を進めていきます。

スマートフォンなどのデジタルデバイスから簡単にシフトの作成を行うことができるシフト作成アプリを活用することで、忙しい月末の時期であっても作成に費やす時間を削減することができるため、本来の業務に専念することができます。

紙を用いたシフト作成を面倒に感じている方や、いちいちエクセルのシートに入力する手間を省きたいという方などは、これを機会にぜひ一度、今回の記事で紹介したシフト作成アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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