【情シス担当者向け】テレワーク導入手順書を徹底解説!

新型コロナウイルスの感染拡大予防策として、急速に導入が進む「テレワーク」。もともと働き方改革を推進していたことで、すでに試験的導入を始めていた企業もあるかと思いますが、多くの企業がこのタイミングで導入を考えているのではないでしょうか。
しかしテレワークを開始しようにも、実際のところ何から始めたらいいのかわからない方も多いです。必要なシステムや機器など、テレワークの導入に向けて必要なガイドラインを求める声も聞きます。
そこで今回は、テレワーク導入のガイドラインとなる「テレワーク導入手順書」について詳しく解説し、具体的な手順についても紹介していきます。
 

テレワーク導入手順書とは?

総務省では、テレワークの基本的知識や導入手順、必要なルール作りといった実務的な情報をわかりやすく解説した「テレワーク導入手順書」を作成しました。なおこの手順書は、企業のシステム担当者や総務担当の方に読まれることを想定して作られています。
平成26年度から、総務省では「世界最先端 IT 国家創造宣言」及び「まち・ひと・しごと創生総合戦略」に基づいて、テレワークを活用したワークスタイルの実現を推進してきました。そこで厚生労働省と連携して取り組んでいる「新たなワークスタイルの実現に資するテレワークモデルの実証」をもとに、各企業がテレワークを導入し、普及していくために必要となる知識やプロセス、導入にあたっての注意点などを盛り込み作られています。

テレワークの種類とメリット

「テレワーク」と一言で言っても、大きく分けて3種類ほどに分かれています。

新型コロナウイルスの影響を受けて増えている「在宅勤務」は、名前のとおりオフィスに出社せず自宅で業務を行う方法です。また外回りが多いビジネスマンなど、わざわざ会社に戻ることなく、自身のモバイルWi-FiやカフェなどのWi-Fiを活用して仕事をする「モバイルワーク」。近年増加しているフリーランスの方は、サテライトオフィスや、レンタルオフィスなど「コワーキングスペース」で仕事をすることが多いです。

このように企業がテレワークを行うメリットとして、従業員にかかる費用のコスト削減や、働く環境の自由化による生産性の向上などがあげられます。さらにライフスタイルにあった働き方ができること、遠方にいても就業できる点などから、離職率の抑止・求人応募や採用の幅が広がるというメリットも持ち合わせています。

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テレワーク導入の手順

では、テレワークを導入し施行していくには、どのような手順で進めていく必要があるでしょうか。ここでは基本的な、テレワーク導入の手順を紹介していきます。
 

目的の明確化

まず考えなくてはいけないのが、何のためにテレワークを行うかという「目的」です。企業・従業員の両方にメリットがあると言われるテレワークですが、実際に自身の会社でテレワークを導入する理由、その目的を明確にしておかなくてはいけません。
曖昧なまま導入してしまうと、実際に開始した際に予定と違ったということがあるので、まずは目的を明確にし、テレワーク対象者や対象業務、どのぐらいの頻度で実施するのか決めておくようにしましょう。
 

現状把握

テレワーク導入の目的を明確にしたら、まずは現状把握を行ってください。確認する項目は、就業規則や労働時間制度、人事評価制度や勤怠管理の方法、テレワーク実施に伴う申請方法などがあります。
また機密情報を社外で利用する場合もあるため、セキュリティルールやICTシステムの利用に向け、現在のICT環境の確認も行ってください。
 

導入計画策定・環境整備

現状の環境を把握したら、導入に向けてスケジュールを立てていきます。テレワークも、明日からすぐ始められるものではないので、導入プロジェクトの計画書作成や、制度の確認、環境構築、試行日設定などをスケジュールに盛り込みながら、導入計画を立てます。
その後、導入計画に従い、ルールや規則の整備やICT環境の整備を行っていきます。
 

テレワークの試行

環境整備が整い、試行日が近づいてきたら、まずはテレワーク対象者やその上司・同僚に対して、研修や説明会を実施します。テレワーク業務に関する新しいツールの説明や、新ルールなどを落とし込み、その目的や必要性を踏まえて理解してもらう必要があります。
対象者に向けての準備が完了すると、テレワークの試行期間に突入します。目安としては3ヶ月以上~6ヶ月ほどが試行期間になり、その間に環境の検証や問題点の洗い出しを行います。
 

評価改善

テレワークの試行が進むと、導入目的と実施結果を照らし合わせて、その効果と浮かび出た課題を明らかにしていきます。テレワークの効果は、企業や業務によっても違うため、個々で判断し、繁忙期など状況に応じた基準も考慮して判断していきます。
評価の調査方法は、ヒアリングやインタビューのほか、期間中の業務実績などさまざまあり、量的調査・質的調査の両面から行わなくてはいけません。適正な評価ができれば、今後のテレワーク導入の普及に向けた検討材料となります。
ですので試行導入時だけでなく、本格導入した後も継続して評価・改善を行い、見直しを行っていく必要があります。

テレワーク導入のポイント

セキュリティ、ルールの整備、ICT環境の整備、評価と改善があることを解説。専門家にサポートを受けながら導入するのが良い。→はじめてのテレワークへつなげる

テレワークを導入するにあたって、注意しておく必要があるのが以下の4つです。

・セキュリティ
・ルールの整備
・ICT環境の整備
・評価と改善

テレワークは、社外で業務を行うことになるため、情報漏洩や機密事項の漏洩といった危険性も多く伴います。こうした危険を防ぐため、システムや利用機器には、情報セキュリティに配慮したシステムの導入が必要となります。自身のパソコンなどを使う場合なども、セキュリティソフトの導入など、配慮が必要となります。
そのほか、導入手順でもお伝えしたように、テレワークは通常のオフィス勤務とは働き方や環境が違うため、勤怠管理や業務関連ツールなども用意する必要があります。実際にテレワークを行うことで、どのぐらい良くなったのか、悪くなったのか評価し改善に務めるためにも、定量的に判断できるようシステムやツールは必要となります。

このようにさまざまなシステムやルールの制定が必要なテレワークですが、初めて導入する人が考えるには難しい部分も多いと思います。まず何からはじめたらいいのか、何を用意したらいいのか、不安に思っている方は、専門家にアドバイスを受けながら始めるとよいでしょう。
 
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テレワークのセキュリティ対策として情シスが検討すべきことは?

テレワークを行ううえで、会社へ及ぼす影響が大きいセキュリティ面の対策は
必要不可欠なものです。情シスチームが、テレワークの導入対応をするなかで、セキュリティ対策として、どのような点を考えなくてはいけないのでしょうか。

まずはセキュリティ対策を行う目的を明確にします。会社の業務に関わる情報というのは、会社にとって「情報資産」となります。この情報資産を守るため、セキュリティ方針や行動指針を策定し、安全に利用させる必要があります。

また情シス担当者は、セキュリティポリシーで定めた内容が、組織全体で実施されるよう、システムの管理や運用、従業員に対しての教育や監督を適切に行わなくてはいけません。ICTをはじめシステムの進化は、ますます早くなってきています。常に新しい情報を収集し、社内や社外の専門家などと連携しながら、セキュリティ体制や対策方法の見直しを行っていかなくてはいけません。

これからテレワークを導入する場合は、こうした先々のことも考えながら、セキュリティ面、ICTツールなどの環境整備をまずは検討していかなくてはいけないでしょう。
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ルールの整備

テレワーク開始前に決めておかなくてはいけないのが、新たなルールの整備です。テレワークで働く従業員がいることで、これまで会社内で行う業務だったものが、外部で行うことになります。これにより、今までとは違う視点でのルールや規則の制定、改定が必要となってきます。
整備しなくてはいけないルールとしては、大きく分けて以下の2点があります。
 

セキュリティポリシー

外部で機密情報や、社内情報を扱う場合など、テレワークを始めるなら情報管理は一層注意が必要です。そのため、会社組織として統一された情報セキュリティに関する指針を策定しなくてはいけません。会社における情報セキュリティに関する方針である「セキュリティポリシー」を作成し、テレワーク導入時でも順守する必要があります。
 

労務管理

自宅などで働くテレワークでも、オフィス勤務同様の労働関係法令を守らなくてはいけません。初めて導入する場合には、現在の労務規定のほか、テレワーク時のルールも確認し、テレワーク勤務における労務規定を定めておくといいでしょう。
基本的な就業規則に該当するもののほか、テレワークに限って該当するものを規定として明確にし、所定の手続きを行って労働基準監督署へ提出しておくひ必要があります。

 ICT環境の整備

新たにテレワーク環境を構築していくためには、コスト面の検討を行うだけでなく、システムの導入に関連する部署との調整や、導入スケジュールの策定が必要となります。離れて業務を行うテレワーク従事者と会社が、円滑に業務を進めるためにさまざまなツールを導入して、オフィスで働くのと同じように仕事ができる環境づくりが求められます。
この場合、現在のシステム環境で可能なものもありますが、多くは会社全体の情報システム変更が発生することがあります。まずはテレワーク導入にあたって、従業員が現在利用している端末やネットワーク、サーバーなどのシステム環境を確認しておくようにしましょう。
 

テレワーク環境の構築

テレワークを行う環境を準備するには、対象者の利用環境や業務内容、テレワークの種類を鑑みてICT環境の選定を行和なくてはいけません。テレワーク環境の構築には、ネットワーク環境のほか「コミュニケーションツール」「労務管理ツール」「勤怠管理ツール」などがあります。
 
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コミュニケーションツール

テレワークを利用する従業員は、会社から離れたところで業務を行うため、会社で働く社員との連絡手段となるコミュニケーションツールが必要となります。これは出退勤の連絡や、社内、チーム内のメンバーとの業務連絡を図るためにも、重要なツールとなります。普段から利用しているコミュニケーションツールがあれば、そのまま利用するのが望ましいです。
主なツール:メール・チャットワーク・メッセンジャーなど
 

電話関連システム

またコミュニケーションツールの一つでもある「電話」も、テレワークに向けて非常に需要なアイテムとなっています。携帯電話や固定電話を用意してもいいですが、それよりもコストを抑えて利用できる、インターネット経由での電話サービスやアプリを使うところが増えています。クラウド型の電話サービスであれば、会社の代表番号への連絡もスマホで受けることができるようになり、在宅でも会社で働くのと変わらない電話対応が可能になります。
 

WEB会議システム

テレワークを行うことで困るのが、会議や打合せなどのやり取りです。これまでは会議室に集まるなどして行っていたものが、自宅や外で働くメンバーがいることで調整がつかなくなると心配する方も多いです。
しかしWEB会議システムを利用すれば、どこにいてもスムーズに顔を合わせて会議をすることが可能です。最も有名なものとして、ZOOMやSkypeなどがあり、費用もかからずに複数人数での対面会議ができることから、テレワークには欠かせないツールとなっています。
 

労務・勤怠管理ツール

遠隔で従業員が働くとなると、実際にその人が業務を行っているのか、出社しているのかが見えにくいというデメリットがあります。
そういった点を解消するために、労務管理や勤怠管理を行うツールが重要となります。労働時間を管理する勤怠管理システムや、業務遂行状況が把握できるような業務管理ツールなどを使い、適切な従業員管理を行います。

評価と改善

テレワークの試験導入を行ったら、本格導入に向けて導入の目的と実施内容を照らし合わせて評価を行います。評価が済んだら、どういった効果があったのか、さらなる課題を明らかにしていきます。
テレワーク実施の効果の評価内容は、企業や対象者によってさまざまなので、個別の状況に応じて発生した効果というのも明確にする必要があります。

評価には「量的評価」と「質的評価」の2種類に分かれており、それぞれでチェックすることで総合的な判断が可能になります。適正な評価ができれば、今後のテレワーク導入の普及拡大対策に役立つので、しっかりと評価していきましょう。

まとめ

今回は、これからテレワークを導入していくにあたって、企業の情シス担当者が知っておくべき、導入の手順や注意点について解説してきました。(参考:総務省「テレワーク導入手順書」
ゼロの状態から始める場合、どうしても適切なツールや手順がわからず、無駄足を踏んでしまいがちです。そうならないよう、もし自身でもわからない点があれば、テレワークの専門家に相談してみてください。現状把握から、システムの導入方法、便利なICTシステムの紹介まで、幅広くサポートしてくれます。
まだまだ新型コロナウイルスへの警戒が続くため、今のうちにテレワークへの準備を進めておいてもいいかもしれませんね
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