新型コロナウイルスの感染拡大による緊急事態宣言の再発出や、西村大臣がテレワーク導入を推奨していることなどにより、以前より更に『テレワーク』が注目されることとなりました。従業員や顧客の健康を守るため、企業では是非テレワークを導入していきたいところです。本記事では、企業がテレワークを導入するメリットやデメリットと併せて、テレワーク導入における社内ルールの決め方、その他国の支援について詳しく解説していきます。
新型コロナウイルスの感染拡大による緊急事態宣言の再発出や、西村大臣がテレワーク導入を推奨していることなどにより、以前より更に『テレワーク』が注目されることとなりました。
パーソナル総合研究所(東京・千代田)の調査によりますと従業員が100人以上いる企業の7割はテレワークを認める方針であると言います。出典：https://rc.persol-group.co.jp/research/activity/data/digital-utilization.html
従業員や顧客の健康を守るため、企業では是非テレワークを導入していきたいところです。そこで本記事では、企業がテレワークを導入するメリットやデメリットと併せて、テレワーク導入における社内ルールの決め方、その他国の支援について詳しく解説していきます。
＞＞【西村大臣がテレワークを推進を要請】緊急事態宣言再発出にあたり準備しておきたい在宅環境
テレワークとは
テレワークとは、簡単に言えば従業員が、自宅などオフィス以外の場所で業務を遂行することです。
自宅で仕事をすることで、満員電車で出勤をするストレスを軽減したり、感染症などに感染するリスクを防ぐことができるという利点があります。
テレワーク導入率
総務省の調査によりますと2019年9月時点で、国内におけるテレワーク導入率は20.2％でした。これは2018年度では19.1％ですので、1年間で約1％の増加です。(出典：https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd123210.html)
一方2020年度に関しては、総務省による最新版が確認できなかったため、人事白書のデータをチェックしてみましょう。2020年3月~4月上旬の調査時点で44.8％の企業が導入していることが明らかになりました。(出典：https://jinjibu.jp/article/detl/hakusho/2306/)
前年比20％超の増加がみられるのは、新型コロナウイルスの感染拡大をめぐる緊急事態宣言の発令や、外出自粛などの影響があると考えられるでしょう。
(出典：https://jinjibu.jp/article/detl/hakusho/2306/)
また、興味深いのは従業員が1,000人以上いる企業では7割を超える企業がテレワークを導入しているという点です。
従業員を多く抱えている企業程、人が多く集まるオフィス街などにオフィスを構えていたり、社員同士の接触回数も多くなること
が懸念されるためであると推測できます。
テレワークの種類
テレワークと一口に言っても、その中にいくつかの種類があります。
①自宅で働く『在宅ワーク』
②顧客先やカフェ等で働く『モバイルワーク』
③勤務先以外のレンタルオフィスなどで働く『サテライトオフィス勤務』
④在宅やカフェ、レンタルオフィスなど場所は選ばないが勤務先のオフィス以外の場所で働く『リモートワーク』
基本的にコロナ禍で広まった『テレワーク』とは、①の在宅ワークとお考えいただいて問題ないでしょう。
一応、モバイルワークとサテライトオフィス勤務について解説をしておくと、モバイルワークとは営業で外にでる機会が多い従業員が顧客先に近いカフェなどでノートパソコンを広げて仕事をしているイメージです。サテライトオフィスは、会社自体が『本社以外に仕事をする場所』を設けている形で、仕事をするための資材等がそろっており、オフィスで仕事をするのと遜色ありません。
テレワークは、社内の従業員とのコミュニケーションをオンラインで行います。ZOOMやGooglemeetを活用したオンライン会議や、クラウドでの業務ログ管理、勤怠管理など、これまでオフィスで対面で行っていたものがすべてオンライン手段へと変更になりました。
しかし、まだ完全に在宅ワークのみでの仕事は難しいという企業も少なくありません。そのような企業では、1ヶ月のうちの3~7割程度を在宅ワークとして、出勤による作業と併せてハイブリット形式での働き方を採用しているケースもあるようです.
企業がテレワークを導入するメリット
では、企業がテレワークを導入するのにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
働き方改革を促進できる
1つは働き方改革を促進できるという点です。最近では国をあげて働き方改革が促進されています。働き方改革とは、まさに在宅ワークを取り入れたり時短勤務を容認するなど、多様な働き方を企業内に取り入れることです。
年々進み続ける少子高齢化や労働人口の減少による人手不足に対し、効果的な改善プロセスを構築するためにも、企業における『働き方改革』は今後必須になってくると言えるでしょう。
採用活動に役立てられる
エン・ジャパン株式会社が2020年5月に行った『テレワーク』についてのアンケートによりますと、回答した13,000人のうち61％が『テレワークでの働き方』に『満足している』と回答しました。
出典：https://corp.en-japan.com/newsrelease/2020/22788.html
また、今後テレワークで働きたいかという問いに対し、これまでテレワークで働いたことがある方は68％、ない方は58％の回答者が『働きたい』と回答しています。
出典：https://corp.en-japan.com/newsrelease/2020/22788.html
理由は『通勤のストレスがなくなるから』が84％で最多、『非常時でも業務を行える』という理由が42％となりました。
出典：https://corp.en-japan.com/newsrelease/2020/22788.html
このことから、『テレワークを導入している』という点が企業のイメージアップ要因となり、採用活動に大いに役立てられることが期待できるでしょう。
オフィスのコスト削減
テレワークでは、従業員がそれぞれ自宅で作業を行うことになるため、オフィスにかかっていた電気代や資材費等が削減できます。完全にテレワークに移行した企業では、オフィスの家賃まで削減することができるかもしれません。
非常時でも事業の継続が可能
新型コロナウイルスの感染拡大や災害時等、オフィスに出勤することができずに、業務が滞ってしまう事は少なくありません。しかし、テレワークではその場にインターネット環境等業務ができる体制が整っていれば、事業の継続が可能です。
従業員からしてみれば、少々の体調不良でもテレワークであれば人に移してしまう心配もなく自宅で業務を行うことができるため、欠勤をしなくてよいというメリットも考えられます。
リスクの分散
災害の面でいえば、1か所のオフィスに業務機能と従業員が集中していると、地震やビルの火災など大規模な災害が発生したときにリスクが集中してしまう可能性があります。また、一定期間は業務が行えないことになり、赤字が積み重なっていくことにもなりかねないでしょう。
その点、テレワークは、リスクを分散させ、重要な業務を中断させないような対策としても有効的です。
企業がテレワークを導入するデメリット
一方企業がテレワークを導入するデメリットとしては以下のような項目が考えられます。
IT資材の導入コストがかかる
テレワークでは、すべてのコミュニケーションをオンラインで行うことが基本です。従業員が利用するPCはもちろん、勤怠管理システムやその他クラウド管理ツールを活用しなければならないケースも多く出てくるでしょう。
そのため、これまでITツールを活用したことがなかった企業では、それらのツールの導入コストが高額になることが懸念されます。
業務効率・生産性低下
また、テレワークでは、従業員が働いている実際の様子を上長が把握しづらいというデメリットがあります。そのため、従業員が自宅で業務をさぼってしまった場合には、企業全体の業務効率や生産性が低下してしまう可能性もあるでしょう。
テレワークでの社内ルールの決め方
テレワークを導入するには、オフィスで働いている場合と同等、もしくはそれ以上の生産性が期待されます。目に見えない場でもきちんと業務を遂行してもらえるよう社内ルールを設けておかなければなりません。
ここからは、テレワーク導入における社内ルールの決め方について解説していきましょう。
始業・終業について
テレワークにおける、始業や終業時刻については、基本的に出勤時と同様の時間帯で問題ないでしょう。確認方法としては、勤怠管理ツールを活用したり、メールやチャット・電話などで開始と終了を報告するという方法があります。
それぞれの報告・確認方法に応じて、ルールを決め徹底することが大切です。
勤務中について
勤務中では上長とZOOMをつないでおくことを原則としたり、細かく業務報告をすることを規定としたり、現状の様子を見える化することが大切です。
また、テレワークでも雇用契約書で決めた通りの休憩時間を設ける必要がありますので、これについても休憩開始と、勤務に戻る報告を徹底させる必要があるでしょう。
テレワークの環境整備費について
従業員が自宅で仕事をするには、個人がインターネット回線を準備したり、場合によっては椅子や机を準備するなど、環境を整える必要があります。それだけでなく、自宅にいる時間が長くなることで、光熱費の加算も考えられるでしょう。
そのような場合に、資材準備費や環境整備費については、会社が負担をするのかどうかも決めておかなければなりません。負担しない方向や、何％の負担など、ルールが定められたらテレワークの規定にその旨をきちんと記載しておきましょう。
成果物の提出の義務化
また、企画業務や資料の作成の業務に携わる社員など、一部の社員については成果物の提出を求める規定を定めても良いでしょう。ただし、社員の業務形態にもよりますので、社員ベースで判断をすることが重要です。
仮に、成果物の提出を求める場合は、目標水準を話し合い明確にしておくと業務に取り組みやすくなります。
テレワーク導入における国の動き
新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、国を挙げてテレワークの導入が推奨されている現状です。
新型コロナ対策における7割導入の推奨
西村経済再生担当大臣は、昨年より企業のテレワーク導入を7割に引き上げることを求めてきました。また、2021年1月6日にも、一都三県に対する緊急事態宣言再発出をめぐり、再度テレワーク化を求めているところです。
昨年春の緊急事態宣言解除後は、テレワークからオフィスへの出勤に戻した企業も少なくないかもしれませんが、今後は断続的な緊急事態宣言の発令も予想されるため、常に対応できるよう準備をしておくと良いでしょう。
＞＞【西村大臣がテレワークを推進を要請】緊急事態宣言再発出にあたり準備しておきたい在宅環境
テレワーク助成金による支援
企業がテレワークを導入するには、資材や環境の整備などで費用がかかる可能性があります。費用負担がネックで導入が滞っている企業もあるでしょう。そのような企業に対し、国や自治体が補助金や助成金で費用的支援をする動きもあります。
例えば
①働き方改革支援助成金
②テレワーク定着促進助成金(東京都)
③事業継続緊急対策(テレワーク)助成金(東京都)
等です。いずれも現状は受け付けを終了しておりますが、2021年度の予算案が発表され次第、今後も新しい補助金や助成金が発表されることになるでしょう。今後テレワークを導入する企業は、こうした補助金や助成金など、国だけでなく自治体ベースの支援策などにも目を向けて少しでもコスト削減をすることが需要です。
まとめ
本記事では、『テレワーク』のメリット・デメリットと併せて、社内ルールの決め方や国の支援策について解説いたしました。
新型コロナウイルスの感染拡大の収束が見通せない中、今後ますますテレワークを導入する企業が増えてくるでしょう。求職者や既存の従業員が企業に求めるものも、ニューノーマルに変化していっています。
従業員の意見を吸い上げ国や自治体の支援策を活用しながら、より良い形で働き方改革、テレワーク化を実践していきましょう。
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