【テレワークで使うべきツール15選】これさえあれば心配無用?

新型コロナウィルスの影響で企業ではテレワーク導入が進んでいます。とくに東京都においては緊急事態宣言が発令された2020年4月と2021年1月後半にかけて導入率が上昇していることがわかっています。
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そこで今回はテレワークにおいて必要なツールをカテゴリ別に分けてご紹介していきます。これから導入を検討している企業や、すでに導入済の企業も是非参考にしてみてください!

テレワークとは

テレワークとは、オフィスに出勤しない働き方を指します。在宅ワーク、リモートワークなどいくつかの呼び方がありますが、そのどれもが会社の決まったオフィスに出勤しないことがベースとなっています。

新型コロナウィルスでテレワーク率が上昇?

2020年に入り、新型コロナウィルスの流行や緊急事態宣言発令の影響で「テレワーク」を実施する企業が増えました。
東京都の調査結果によると、以下の導入率としています。

2020年12月:51.4%
2021年1月前半:57.1%
2021年1月後半:63.5%
2021年2月前半:64.8%
2021年2月後半:58.7%

(参考資料:”テレワーク導入率調査結果(1737報)”東京都HP)

上記の数字から、2度目の緊急事態宣言発令に伴ってテレワーク導入率が上昇していることがわかります。

コロナウィルス流行が大きく注目されはじめた2020年3月時点では24.0%の導入率、最初の緊急事態宣言が発令された4月は62.7%という数字だったため、いかに新型コロナウィルスの影響が大きいかがわかります。

テレワークの必須ツール

テレワークでオンライン会議をしている様子テレワークを実施するにあたり、必要とされるテレワークツールをまずは確認してみましょう。個人として必要なものではなく、企業や組織目線で必要なものとしてチェックしてみてください!
 
  • コミュニケーションツール
  • WEB(オンライン)会議システム
  • 社用携帯
  • 勤怠管理システム
  • 電話代行
  • 電話対応
  • 情報漏洩対策ツール
上記のようなツールが整うことで、業務効率が上がったりオフィスでの勤務時と変わらない環境で仕事を進めることができるでしょう。ではこれらのツールとして具体的にどのようなサービスがあるのでしょうか。

テレワークのおすすめツール15選

テレワークをスムーズに行う女性前述したテレワークに必要なツールに注目して、それぞれおすすめのサービスをご紹介していきます。

社用携帯

社員同士や顧客・取引先との連絡をスムーズに取るために社用携帯があると便利です。個人スマホで済ませているケースもあるかもしれませんが、情報漏洩のリスクもあるため社用携帯を配布するのが安心でしょう。

①ドコモ法人スマホ

ドコモにも法人専用プランがありますが。とくに「ビジネス通話割引」というオプションを追加することで社内社員への国内通話が定額になるなど安心して使える割引も展開されています。

②ソフトバンク法人スマホ

法人専用のプランでかけ放題に対応。社員同士や顧客との通話を頻繁にする場合でも通話料の心配不要で利用できるでしょう。Wizcloudでお申込みいただく場合、キャリアとの直接契約よりもお安くなり、内容によっては手数料負担や特典がつく場合もあるため是非一度資料DLや無料相談をご活用ください。

》社用携帯の詳細はこちら

勤怠管理システム

テレワークの場合は、出勤時間や退勤時間は正確に記録しなくてはなりません。オフィスのように実際に勤務しているかどうかの確認も難しくなります。

そこで活用したいのが勤怠管理システム。従業員の勤務時間や打刻状況をスグに確認することができるようになります。またサービスによっては有給などの各申請も簡単に管理できるようになるでしょう。
【シフト作成アプリ4選】企業やオフィスにおすすめの勤怠管理システムを解説!

③マネーフォワードクラウド勤怠

クラウド経理で有名なマネーフォワードでも勤怠管理システムを展開しています。場所を選ばずに打刻できる機能、臨機応変なシフト対応できるようになっています。
》マネーフォワード勤怠管理の詳細はこちら

④jinjer

魅力は対応デバイスの多さです。アプリから直接打刻することができるため便利で使い勝手が良いサービスと言えるでしょう。打刻の位置制限なども行えるため不正対策も行えます。

⑤ジョブカン勤怠管理

勤怠管理システムのなかでも人気のひとつ。カスタマイズが行えるため、管理業務としても柔軟に利用できるでしょう。シフト作成・パターン対応、超過労働への対策も行えるようになっています。勤怠だけでなく、経費・給与・ワークフローなど幅広いバックオフィスの業務効率化に役立つでしょう。
》ジョブカンの詳細はこちら

電話代行 

テレワーク導入時のネックになるのが電話対応の問題です。取引先や顧客にとってはテレワークに関係なく、企業への問い合わせや相談したい場合は会社の電話番号に電話をかけるでしょう。テレワークへ移行した場合、会社へかかってきた電話に出られないという問題が発生してしまいます。

もしくは数少ない出社メンバーが電話対応に追われるというケースもあるでしょう。そこで活用したいのが電話代行サービスです。企業の代わりに受電対応を行ってくれるサービスです。テレワーク時においても電話対応をしっかり行えるでしょう。

⑥CUBE

こちらも基準をクリアして研修を受けたオペレーターが対応に臨みます。電話代行だけでdなく受付代行サービスも展開しています。英語対応のプランもあるため、海外との取引がある場合には注目しておきましょう。

⑦Smartdesk

独自の基準をクリアしたオペレーターが受電代行を行います。SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールを使ったスムーズな連携が可能になるでしょう。
》SmartdeskCallの詳細はこちら

電話対応

日々の業務では内線や外線両方をスムーズに使うことができていました。しかしテレワークにおいてはビジネスチャットツールやメール、社用携帯などを駆使する必要があります。

そこで注目したいのがクラウドpbxです。従来の企業の電話をクラウド上で管理することができるためいつでもどこでも外線・内線を利用することができる便利なツールです。
固定電話を無料で転送する方法は?携帯やスマホに対応で利便性 大!

⑧トビラフォン

約1000万人ものユーザー数を抱えるクラウドPBXです。社内で共有できる電話帳、転送にも対応しています。トビラフォンを利用している企業であれば外線も無料になる点が嬉しい点です。

⑨クラウドフォン

企業の電話番号を使って受発信が可能になります。スマホでいつでもどこでも受発信できるため、取引先や従業員同士の連絡にも重宝するでしょう。また固定電話からスマホへの転送機能を利用したい場合も、クラウドフォン自体がその役割を果たすことになるため、転送電話オプション料金や転送通話料金のコスト削減にも大きな効果をもたらしてくれるでしょう。
》クラウドフォンの詳細はこちら

情報漏洩対策

テレワークにおいて注意したいのがセキュリティ問題です。会社でPCを利用している際にはセキュリティ対策が行われていたりWi-Fiのセキュリティ環境としても強固なものを用意していた場合も多いでしょう。しかし従業員それぞれの自宅におけるネットワークの場合、ウィルス感染してしまう可能性もあるのです。
》テレワークにおけるセキュリティ対策の記事はこちら

⑩V-CUBE

WEB会議などで参加できるメンバーのIPアドレスを指定して外部からのアクセスを制限することで不正な動きを予防することができるでしょう。
重要な内容や情報を取り扱う会議などを行う際には是非活用したいところです。

⑪VPN(公衆無線LANの利用は控える)

テレワークでは、自宅に限らずカフェや施設などで作業をするケースもあるでしょう。しかしここで注意したいのが無料の公衆無線LANを使うのは危険だということです。通信経路がVPN対策をされていない(暗号化されていない)場合は、情報を第三者に盗み見られてしまう可能性があるため注意しましょう。

コミュニケーションツール

テレワーク時において社員同士やプロジェクトのメンバーとの連携も密に取らなくてはなりません。その場合、電話やメールよりもスムーズなのがビジネスチャットツールです。気軽にコミュニケーションを取れるため、是非活用しましょう。

⑫Slack

コミュニケーションツールのなかでも世界的なシェアを誇るのがSlackです。個人から外部までチャンネルを開設し、やり取りを行うことが可能です。資料共有もドラッグ&ドロップで可能であり、豊富な絵文字を使うこともできるようになっています。

⑬Chatwork

日本の企業が提供する本サービスでもビジネスチャットツールとして浸透しています。IDがあれば社内外関係なくやり取りができる点も魅力のひとつでしょう。
タスクを管理して期限を設定することもできるため、使い勝手の良いチャットツールと言えます。しかし無料版の場合はグループチャットの制限が設けられているため、ビジネスとして使う場合は有料版がおすすめです。

WEB(オンライン)会議システム

何と言ってもテレワーク時に活躍するツールのひとつがオンライン会議システムです。これさえあれば、従来の会議室で行う会議も場所を選ばずに行うことができるようになります。面談などにも使えるため取り入れている企業も多いでしょう。
以下では人気サービスの無料版としてご紹介していきます。

⑭Zoom

最大50名程度までが利用可能で、アプリからもブラウザからも参加することのできるWEB会議システムの王道サービスと言えます。

無料版においても録画が可能になっているため重要な会議の議事録としても活用することができるでしょう。しかし3人以上の利用においては最大40分までしか使えないため注意が必要です。

⑮Google Meet

最大100名まで利用可能でGoogleのアカウントがあれば簡単に利用できる人気のサービスです。しかし録画機能は搭載されていないため、必要な場合にはレコーダー等で別途録音・録画する必要があります。時間無制限で利用できるため、長丁場になる会議も安心して利用できるでしょう。

2020年5月までは一般アカウントでは利用できませんでしたが、2020年5月から誰でも無料で利用できるようになっています。

テレワークツールは整えておくべき?

テレワークを検討する経営陣今回はテレワーク時に整えておきたいツールをご紹介しました。こうしたツールを整えておくことで、テレワーク時の業務効率が上がることはもちろん、コストの削減にも繋がるケースもックあるでしょう。

テレワークでは働いいている様子を見ることができないため、導入前や導入したばかりの場合には経営者や組織として不安な部分もありますが環境を整えることで通常時と変わらないパフォーマンスを感じ取ることができるはずです。

今後新型コロナウィルスの状況によっては再度テレワークの実施を求められる可能性も多いにあるため、まだ導入していない企業はぜひ検討してみましょう。

また、働き方のひとつとして今後テレワークを中心として行っていく企業や部署もあるでしょう。従業員がオフィスと変わらずに業務を進めていけるかは、テレワークの環境にも影響しているはずです。
今回ご紹介したツールについて不足がある場合には、テレワークにおける環境を見直すきっかけとして検討してみてください!
》テレワークとは?企業が導入するメリットデメリット
テレワークガイドラインを厚労省が改定!ポイントやチェックリストに注目!




 

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