【ワークフローシステム】サービス選びのポイントやおすすめのサービスは?

業務の全体的な流れを表す「ワークフロー」という言葉ですが、近ごろでは、企業における事務手続きの電子化、もしくは効率化をさせることのできる「ワークフローシステム」というサービスが注目を集めています。

今回は、昨今さまざまな企業で導入が進んでいる「ワークフローシステム」にスポットをあてながら、サービス選定のポイントやおすすめのワークフローシステムなどについても、なるべくわかりやすく解説を進めていきます。

ワークフローシステムとは?

まずは「ワークフローシステム」というものを解説する前に、そもそも「ワークフロー」という考え方そのものについて理解しておかなければいけません。

そもそも「ワークフロー」とは、その名の通り「work(仕事)」という言葉と「flow(流れ)」という言葉とがセットになった考え方のことであり、日本語では「全体的な仕事の流れ(ワークフロー)」と解釈されるのが一般的と言えるでしょう。

しかし、法人などの企業における「ワークフロー」は、出張の可否や備品の調達、人員の採用などといった「企業活動に必要な申請を依頼すること、または、それらの承認を得るまでの一連のプロセス」を指すことが多いようです。

(画像引用:株式会社エイトレット 公式サイト)

以上のことから、法人企業における「ワークフローシステム」とは、電子化された申請フォームから各種申請を行うことによって、承認の作業や関連する書類の保管などをオンラインのシステムから行うことができるシステムを指すものであると言えます。

ワークフローシステムを導入することによって、業務に必要な一連の事務作業をいちいち手書きで文書に起こす必要がなくなるため、ペーパーレスによる紙コストの削減や生産性の向上などに大きな効果を見込むことができるでしょう。

ワークフローシステムを選ぶポイント


さまざまなサービスから展開されているワークフローシステムですが、月額料金というコストを支払う以上、サービスの選定にはいくつかの選ぶポイントが存在します。

ここからは、ワークフローシステムの選定基準を簡単に紹介していきますので、まずは順番にチェックしていきましょう。

企業や従業員の「規模」で選ぶ

まず、1つ目の選定基準としては「企業や従業員の規模で選ぶ」という点が挙げられます。

オンラインを経由したシステムであるため、利用人数が膨大になればなるほど、それだけサーバーへの負荷も大きくなります。

ワークフローシステムには、主に大企業向けのものと中小企業向けのものとが存在しますが、利用する人数によって月額料金なども異なるため、まずは企業の規模にマッチしたサービス選定を心がけましょう。

システムの「機能性」で選ぶ

続いて、2つ目の選定基準としては「システムの機能性で選ぶ」という点が挙げられます。

さまざまなサービスが存在するワークフローシステムですが、会計システムや勤怠システムなどのほかのシステムと機能連携することがサービスも多くあります。

勤怠管理システムなどのほかのシステムと連携させておくことで、有給の申請やシフトの登録なども一元的に管理することができるようになるため、システムの機能に着目することも非常に重要なポイントの一つです。

システムの「操作性」で選ぶ

そして、3つ目の選定基準としては「システムの操作性で選ぶ」という点が挙げられます。

多くのサービスがリリースされているワークフローシステムですが、実際に操作する操作画面のUI(ユーザーインターフェース)などは、それぞれのサービスごとでバラバラです。

シンプルかつ直感的に操作できるようなサービスも存在すれば、操作が複雑でマニュアルなどを見る必要があるものなども存在しているため、可能であれば試用期間などで実際の操作性を確かめてみるのがおすすめです。

ワークフローシステムのおすすめ3選

ここからは具体的に、おすすめのワークフローシステムを紹介していきます。

ジョブカンワークフロー

(画像引用:ジョブカンワークフロー 公式サイト)

「ジョブカンワークフロー」は、勤怠管理システムでもある「ジョブカン」との連携機能が実装されているため、勤怠に関連する申請作業をスムーズに完結させることができます。

バックオフィス業務を簡単にこなせるだけではなく、採用管理や給与計算などもすべてシステムから一元的に管理することができるようになるため、人事コストの削減に大きな効果を見込むことができます。

▶︎ ジョブカン|Wiz cloud(ワイズクラウド)

Freee(フリー)

(画像引用:Freee 公式サイト)

「Freee(フリー)」は、クラウド会計ソフトでもあるため、申請業務の手間を省くだけではなく、確定申告などにも便利に活用させることができます。

また、個人向けのプラン、20名以下向けのプラン、20名以上向けのプランなどが用意されているため、用途や規模に合わせた最適なプラン選択が可能です。

▶︎ Freee|Wiz cloud(ワイズクラウド)

Money Forward(マネーフォワード)

(画像引用:Money Forward 公式サイト)

「Money Forward(マネーフォワード)」も会計ソフトとしての側面を有しているため、各種会計に関連する事務手続きを電子化させることができます。

また、あらかじめ銀行やクレジットカードなどの支払い先を登録しておくことで、日々のデータの入力作業や仕分作業なども効率的に済ませることができます。

▶︎ Money Forward|Wiz cloud(ワイズクラウド)

まとめ

今回は、昨今さまざまな企業で導入が進んでいる「ワークフローシステム」にスポットをあてながら、サービス選定のポイントやおすすめのワークフローシステムなどについても、なるべくわかりやすく解説を進めていきます。

ワークフローシステムを導入することによって、申請の依頼や承認などの煩雑な事務作業をインターネットからスムーズに完結させることができるため、これを機会にぜひ一度、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 

関連商品

0円レンタル!!レンタルの新境地、ついに到来

0円レンタル!レンタルの新境地、ついに到来

0円レンタル!レンタルの新境地、ついに到来
フォームを改善し、コンバージョンを増やすEFOツール

コンバージョンあがるくん(E-bot)|フォームを改善し、コンバージョンを増やすEFOツール

コンバージョンあがるくん(E-bot)|フォームを改善し、コンバージョンを増やすEFOツール
理美容業界初!予約集客サイトとアプリ、自社サイト、電話予約を一元管理できる

理美容業界初!各種サイトとアプリ、電話予約を一元管理できるBeauty Merit(ビューティーメリット)

理美容業界初!各種サイトとアプリ、電話予約を一元管理できるBeauty Merit(ビューティーメリット)

記事カテゴリ

DXランキング

ranking

オフィス
店舗
オフィス

どこよりもWiFi

CLOUD PHONE

Insta Town

もっとみる
店舗

どこよりもWiFi

Uber Eats(ウーバーイーツ)

CLOUD PHONE

もっとみる

人気記事

もっとみる

記事カテゴリ

人気キーワード

こだわり検索

オフィス向けサービスランキング

もっとみる

店舗向けサービスランキング

もっとみる

DXご相談窓口

03-6386-5023

平日9:00〜18:00

info@012cloud.co.jp

LINEでコンシェルジュを希望

LINEからもお気軽にご相談いただけます