【新政府でも導入か!?】電子印鑑とは?捺印・記名の信頼度の違いはある?

【新政府でも導入か!?】電子印鑑とは?捺印・記名の信頼度の違いはある?
取引先へ納品書や請求書などを送る場合、紙に印刷したあと捺印を行いスキャンするといった作業は面倒に感じている企業も多いのではないでしょうか。このような一連の作業工程を省いてくれるのが、今河野大臣の提案でも注目される「電子印鑑」です。電子印鑑を作成することで、パソコン上でも押印することが可能となり業務効率化を図ることができます。

本記事では、近年注目を浴びる「電子印鑑」に焦点を当て、基礎知識をはじめ、メリット・デメリット、おススメのフリーソフト、企業の活用事例など詳しく解説します。

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電子印鑑とは?

これまで、紙に押印するというハンコ文化が根付いてきた日本ですが、近年ではIT技術が発展し、さまざまなモノが電子化される時代になっています。さらに業務効率向上の一環としてペーパーレス化が推進されていますが、やはり「押印」するという従来の業務は欠かせないものとされています。

こうしたなか登場したのが、パソコン上で押印作業を行える「電子印鑑」です。PDFをはじめ、ExcelやWordなどの文書データをプリントアウトして押印するのではなく、文書データへそのまま直接押印できるため、業務効率の向上やコスト削減に大きく役立てることができます。

電子印鑑を作成するメリット・デメリット

パソコン上で押印できる「電子印鑑」ですが、導入するハードルが低い上、カンタンに作成できる点も特徴です。そんな電子印鑑を作成するメリット・デメリットをそれぞれみていきしょう。
 

電子印鑑を作成するメリット

「電子印鑑」を作成すると、業務効率化やコスト削減などが期待できます。これまでの紙文書の場合だと、書類を確認したあと、押印して郵送・手渡しなどの工程を踏まなけばいけませんでした。しかし電子印鑑の場合、そのような工程が不要となり、各段に教務効率化を図ることができます。また、実印や朱肉を用意したり、印刷するためにかかるコストも一緒に削減することが可能になります。
電子印鑑を用いることで、これまでと異なり、パソコン上で書類を確認し、作成した電子印鑑を貼ったあとにメールにて送付すれば完結します。そのため、出勤せずとも同じ作業をパソコン上で行えるようになります。「電子印鑑」は、新型コロナウイルスの影響により急増するリモートワークに最適なサービスといえるでしょう。
 

電子印鑑を作成するデメリット

モノやサービスのIT化が進むなか、電子印鑑を用いる企業も増えてきましたが、まだまだ公的な書類への押印には効力も持たないのが現状です。その理由には、「本当に本人の押印か?」「いつ押印されたか証明しにくい」などの理由が挙げられています。こられの問題を解消するサービスはもちろんありますし、電子化が進む現代において、電子印鑑の効力も今後さらに高まっていくと予想されます。そのため、近い未来にはこのようなデメリットは少なくなり、電子印鑑が有効に働く日もそう遠くないといえるでしょう。

電子印鑑と、捺印・記名の信頼度に違いはある?

ここでは、電子印鑑と捺印や記名の信頼度の違いについてみていきましょう。
 

捺印の意味・効力

捺印シーンを思い浮かべてみると「宅配便の受け取りに印鑑を押す」「銀行の窓口で預金を引き出したいときに本人の証として押す」「携帯電話の申込み時に印鑑を押す」などさまざまな場面で使われていますよね。このように捺印とは、本人がある意思を示すことの証拠として残すものです。とくに民法上では、「本人または代理人の署名または押印があるときは真正に成立したものと推定する」とされています。
 

記名の意味・効力

書類に本人の意志を示す証拠として、記名や署名という方法もあります。記名とは、「本人の名前を自署以外の方法(パソコンやゴム印)で記すこと」であり、署名とは「本人の名前を自署すること」です。
 

捺印・記名・署名の信頼度の違いについて

捺印・記名・署名には、信頼度に段階があり、以下の順番でその段階の度合いが高くなります。

①記名されている(ゴム印などで記す)
②署名されている(自署で記す)
③捺印されている(印影を記す)
④記名もしくは捺印されている(ゴム印と印影)
⑤署名もしくは捺印されている(自署と印影)

上記のうち、「署名」以外の記載がないものについては、法的に担保されにくいとされています。

電子署名とは?仕組みやメリット、活用事例などをわかりやすく解説

電子印鑑作成におすすめのフリーソフト

誰にでも手軽に作成できる電子印鑑。ここでは、電子印鑑の作成におススメのフリーソフトをご紹介します。
 

エクセル電子印鑑

誰もが使用したことのあるExcel。そのExcelのアドインにフリーソフト「エクセル電子印鑑」が用意されています。また無料で使用できるアドインであり、窓の杜などからダウンロードできます。エクセル電子印鑑を私用すれと、電子印鑑の押印メニューが現れます。 押したいところに手軽に押印できるため、エクセルユーザーならぜひ利用したいツールの一つといえるでしょう。
 

クリックスタンパー

「クリックスタンパー」は、サンプリをベースとしてさまざまな電子印鑑を作成することが可能です。丸印や角印、複数行のあるハンコも作成できるほか、社外秘や極秘などのビジネスで使用できるスタンプも作成できます。
 

手作りはんこ作成ツール

日本郵政グループが提供するオンラインツール「手作りはんこ作成ツール」。こちらのフリーソフトは、画像やテキストをハンコにできるため電子印鑑の作成にも活用できます。たとえば、画像から作成する場合、任意の印鑑を押印した印影をスキャンし、画像としてパソコンに取り込みます。そのあとは、印影部分をトリミングし、ツールにアップロードするだけで完成します。
一方、テキストから作成する場合、丸印か角印を選択することができます。形を選択したら文字を入力し、電子印鑑を作成することで完了します。

電子印鑑の作り方とは?手軽に電子印鑑が作れるツールも紹介!

業務効率化・コスト削減なら、電子契約が注目度向上中!

企業が電子印鑑を導入することで、業務効率化やコスト削減に大きな効果をもたらします。現在では電子化された書類の普及をはじめとする電子印鑑の広がりにより、今後さまざまな契約の締結も電子化が増えていくと予測されています。

ワイズクラウドでは、契約の締結から契約書の管理まで行える「CLOUD STAMP(クラウドスタンプ)」をおススメしています。クラウドスタンプは、WEBを介してカンタン・スピーディーな契約締結やクラウド上に契約書を保管して管理を行える電子契約システムです。電子契約書へ移行することで書類を印刷したり、郵送したりという行程を手間に感じていた人とって効率化できる上、印刷コストや収入印紙税もあわせて削減できたりする点もうれしいポイントです。クラウドスタンプを導入するだけで、企業の経費削減にも効果が期待できるでしょう。
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電子契約の活用事例

次に、企業へ「電子契約」を導入した場合の活用事例や導入効果をみていきましょう。
 

スーパー・コンビニ


≪対象業務≫
新規出店および店舗を改装する際の建築工事にまつわる契約書

≪電子契約を導入する目的≫
・印紙にかかるコストを削減したい
・業務効率化に向けて

≪導入効果(定量)≫
・印紙税⇒約1,000万円の削減に成功
・作業時間⇒80時間/月 削減に成功

≪導入効果(定性)≫
・コンプライアンス強化
・管理の仕組み強化
 

フィットネスクラブ運営


≪対象業務≫
・インストラクターとの業務委託契約書

≪電子契約を導入する目的≫
・契約締結業務の効率化

≪導入効果(定量)≫
・業務工数の削減
・印紙、送料、保管料の削減

≪導入効果(定性)≫
・コンプライアンスの強化
・紛失リスクの軽減に成功
 

家事代行サービス


≪対象業務≫
・お客様との業務契約について

≪電子契約を導入する目的≫
・再訪問などのロス低減
・口座振替の手続きにおける時間短縮

≪導入効果(定量)≫
・作業時間⇒1時間/件
・再訪問回数⇒100%再訪問減

≪導入効果(定性)≫
・契約締結業務の迅速化
・記載ミストラブルを未然に防ぐことに成功
・帰社後のデータ入力不要

まとめ

今回は、近年注目を浴びる「電子印鑑」の基礎知識やメリット・デメリット、おススメのフリーソフト、企業の活用事例などを詳しく解説しました。
現在各企業のリモートワーク化は加速しています。このタイミングで電子印鑑を導入することで、今後の働き方を変えられたり、業務自体の効率化につなげられることも大いに期待できます。ぜひ今回ご紹介したフリーソフトなども参考に安心してリモートワークができる環境を整えてみてはいかがでしょうか。

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