RPA導入の成功事例を公開!RPAでどう業務効率化を図っているのか?

多くの企業で導入が進み、さまざまなメディアでの取り上げられている「RPA」ツール。業務効率化を実現するツールとして、今注目のシステムですが、実際にどういった結果につながったのか分からない人も多いのではないでしょうか。
業務効率化が図れるから、導入も考えているけれど、実際どんな作業が効率化されるのか分からなかったり、自社の業界に適しているのか分からなかったりと、不安も多いと思います。
そこで今回は、RPAツールの導入事例を業界別に紹介していきます!これから導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

多くの業界で導入が進む「RPA」とは?

金融業界・不動産業界など、多くの業界で導入が進められている「RPA」とは、どんなシステムなのでしょうか。
「RPA(Robotic Process Automation)」とは、ロボットを使った業務自動化システムのことで、日々の定型業務や入力作業などを人間の代わりに作業してくれます。RPAの利用により、これまで人の手をかけていた定型業務へのリソースを、別の業務に当てることが可能になります。定型業務があることで出来なかった作業の効率化がすすむほか、新規事業や取引先の開拓など、新たな利益を生み出すことにも繋げることができます。

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RPAは金融業界で大注目

この「RPA」ツールは、金融業界でも大きな注目を集めています。たとえば大手金融機関である三菱UFJフィナンシャルグループや、三井住友フィナンシャルグループなどでも積極的に「RPA」の導入を進めており、すでに40万時間以上の業務量削減に繋げています。
また地方銀行でも、徐々にRPAの正式導入が進み、金融業界でのRPA導入ラッシュが続いています。
ここでは金融期間で活用された「RPA」の導入事例を紹介します。

地方金融機関の例

ある地方銀行では、特に定型業務が多く、こうした作業を自動化するために、2017年ごろから導入プロジェクトを開始し、2018年には本格導入で通常業務への利用を始めました。
さまざまな業務の中でも、税務調査のために、定期的に税務署から依頼される資料提供の対応に、事務スタッフの負担となっているという課題がありました。税務調査の際には、個人の口座情報や取引情報を、いくつかのデータベースから調査する必要があり、書類作成にも時間がかかってしまっていました。
そこでRPAツールを導入して、異なるいくつかのデータベースから、必要な情報を調査し、書類に自動的に転記するよう設定しました。その結果、税務署へ提出する書類作成にかかる時間が、約7割以上短くなり、年間15,000時間以上もの削減を実現しました。

そのほか融資を決める際の稟議資料の作成も、RPAツールを使って自動で情報を取得し、必要小目の大半を自動入力できることにしたことで、年間3,000時間以上の削減を可能にしています。

大手都市銀行の例

大手金融機関の例を上げると、三井住友銀行ではRPAを活用することで、およそ1500人分の余力を作り出すことに成功したとあります。2017年からRPAを導入し始めた三井住友銀行では、RPAの活用により紙の帳票をデータ化する作業を自動化しています。
また三井住友銀行では「UiPath」というRPAツールを導入し、サーバーをはじめとした運用インフラの整備、ロボット開発をすすめ、順次運用を開始し200の業務に適用させています。

また三菱UFJフィナンシャルグループでは、さまざまなデータベースにアクセスしてデータの移動を行う作業などをRPAで自動化することで、約20の業務で20,000時間の削減を可能としています。

他の業界でも続々とRPAを導入

「RPA」は、定型業務が発生する業務においては、数が増えるほど大きな効率化が見込めるシステムとされています。事務作業の多い金融業界以外にも、RPAはどう活用されているのでしょうか。他業界での活用事例を、いくつか紹介していきます。

不動産業界の例

基本的に人と人の対応がメインとなる不動産業界でも、一部の業務でRPAを活用しているところがあります。RPAツールが使えるか検証を重ね、適用可能な部分を洗い出して、そこに対してRPAを試したりしているようです。
特に効果的だったのが、経理関連業務やメールからの転記作業です。例えば、これまで経費精算や取引先への支払い依頼に関して、申請システムを使って経理へ渡り、基幹システムへ入力して対応していました。しかし申請内容の整合性確認や、申請システムと基幹システムの仕様違いにより、データの受け渡しが難しかったことから、結局経理担当者が手動で行っていたのだそうです。そこでRPAを導入し、あらかじめ設定したルールに基づく自動チェックを行うことで、確認作業を自動化し、手作業部分を自動処理に変えることができています。

地方自治体の例

県庁や市役所など、地方自治体でもRPAツールの導入が進んでいます。例えば神奈川県庁では、2018年にRPAを活用して業務効率化や負担軽減に繋げる、3ヶ月の実証実験を行っています。
行ったのは、約2000件ある従業員の通勤手当の認定業務と、約280の所属チームが毎年作成している、災害用職員配備計画を作成する業務の2つです。RPAツールを使ってこれらの業務の自動化を目指しています。

また那覇市でも、国民健康保険の納税相談業務や課税説明業務に、RPAツールを導入する実証実験を行いました。市民からの問い合わせに対し、複数のシステムを同時に照会が必要で煩雑化していた作業を、RPAによる自動化を試して検証を行っています。

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業務種別でもさまざまなRPAが活躍

業界別だけでなく、どの業界にも共通するような職種・業務別でもRPAの適用力は高まっており、会社全体ではなく特定の業務のみでRPAを導入している企業も増えています。

営業事務関連

営業活動は、単にお客様と商談するだけではなく、さまざまな書類作成が伴います。営業活動の傍ら、書類作成に時間がかかってしまうと、営業活動を行う時間が削られ、売上のチャンスを失っている可能性もあります。
実は、営業活動の中で必要となる事務作業も、RPAツールを使うことで効率化が可能です。たとえば、見積書や請求書の作成、契約書・納品書作成をはじめ、在庫管理や受発注なども、RPAツールで自動化させることができます。

ある販売会社では、取引先からの注文書を従業員が目視で確認しながら、受注システムに入力していき、さらに発注システムに別途入力が必要でした。1件あたりの作業時間は10分足らずですが、慣れてない新人や中途社員などが行うと、どうしても時間がかかってしまっていました。さらに長時間同じ作業をしていると、集中力の途切れや目の疲れから、ミスを引き起こす可能性も高まり、効率的とは言えない状況でした。

RPAを導入すると、全ての入力作業をRPAが自動で行います。これにより従業員が行う作業は確認だけで済むため、常にシステムに張り付いておく必要もなく、他の業務に使う時間をとることが出来るようになりました。

経理業務

経費精算や報告書の作成、さまざまな帳票の作成などが発生する経理業務も、RPAツールで自動化することができます。

紙の申請書で経費申請を行うことが多かった食品メーカーでは、受け取った紙を担当者が確認し、不備があれば差し戻しを行うなど、多くの手間がかかっていて、特に月末となると必ず残業しないと終わらない状況となっていました。
しかしRPAツールの導入後は、RPAが経費生産システムや会計システムを管理・チェックしているので、経理担当者が申請内容の不備を確認する必要がなくなりました。さらに複数のシステムを操作して入力を繰り返すこともなくなったため、作業時間の短縮だけでなく月末の残業時間の大幅な削減を実現させました。

人事業務

RPAは、人事業務においても、従業員の勤怠管理や給与計算・採用管理など、さまざまな面で活用されています。

人事担当者は、社員募集をかける際、自社サイトや採用サイトなどさまざまな媒体を使って募集を行います。その際、応募がくるたびに管理システムへ情報の入力を行っているほか、面接直前にはリマインドメールの送信、スケジュール管理など、実際の採用業務以外で多くの時間を使っていました。手入力で作業することで、入力漏れやリマインド忘れ、スケジュールの変更漏れなど、人的ミスも多く発生していました。
RPAを導入後は、情報入力やリマインドメールの送信も自動で行ってくれるので、入力漏れやリマインドを忘れることもありません。対応にかかっていた時間も、月10時間ぐらいだったところが、RPA導入後は月30分程度に削減されたうえ、不備を修正する手間もなくなりました。

まとめ

RPAツールの導入を考えている方へ、これまでさまざまな業界で導入されたRPAの導入事例についてご紹介してきました。単に定型業務を自動化するのではなく、業界や業種、業務内容に合わせてさまざまな組み合わせが可能なので、特定の作業をRPAで自動化するだけでも大幅なコスト削減が実現できるのではないでしょうか。

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