業務効率化のアイディアを見つけられる事例7選『生産性向上とコスト削減のツールはこう使え!』

労働人口の減少や高齢化が問題となっている日本では「業務効率化」が課題です。
しかし企業の課題や業務にマッチしていない業務効率化アイディアを行っても、効果が得られない場合があります。
本記事では業務効率化の正しい考え方や、アイディアについて成功事例を交えながら紹介します。

業務効率化とは


業務効率化とは、仕事上の「ムリ・ムダ・ムラ」を失くし、効率的に業務を行うことを指します。
例えば、ペーパーレス化や、チャットボットの導入も業務効率化の一例です。業務効率化をすすめることや労働力を補い、生産性を高めることができるでしょう。

業務効率化のメリット


業務効率化が成功すれば、企業は以下の5つのメリットを受けられます。
  • 時間コストの削減
  • 物理的コスト削減も
  • 新規ビジネスへの挑戦
  • 生産性のアップ
  • 社員のモチベーション向上
それぞれの項目についてみていきましょう。

時間コストの削減


業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことで他の業務に時間を回せます。
ほかにも残業時間のカットにつながるなど、企業だけでなく従業員にとってもメリットがあるでしょう。

物理的コスト削減も


業務効率化を進めることができれば、時間や手間としてかかる「物理的コスト」の削減にも期待できます。例えば従業員に紙資料を配布する場合、印刷する手間やひとひひとりの手に渡るまでの時間がかかるでしょう。しかしぺーパーレス化を実現できれば、PDFを一括送信するだけで資料の配布がすみます。

このように金銭的なコストだけでなく、工程のコストをカットできるのも業務効率化の魅力です。

新規ビジネスへの挑戦


業務効率化によって時間を確保することができれば、その時間を新規ビジネスに当てることもできるでしょう。今までリソースをさけなかった業務に人員を回せれば、企業の事業拡大も進むはずです。

生産性のアップ


今よりも少ない時間や人員で成果を上げることができれば「生産性の向上」につながります。生産性の向上は、企業の利益率アップにも期待できます。

つまり業務効率化は生産性を上げるための重要な施策と言えるでしょう。

社員のモチベーション向上


業務にかける工程や時間が削減されれば、従業員の残業時間が減り、プライベートに当てる時間を多く確保できます。
最近ではワークライフバランスが重視している従業員も多いため、社員のモチベーションアップにもつながるはずです。

業務効率化を進める5つのステップ


業務効率化は企業と従業員双方にとってメリットがありますが、闇雲に始めては失敗の元です。手順を以下にまとめました。
 
  • 現状の業務の洗い出し
  • 問題点の抽出
  • スケジュールの立案
  • 改善策の実施
  • 効果測定の実施
業務のムダを省くためには、全体像を把握しなければなりません。
まずは以下のような項目に分けて「現状の業務の洗い出し」から始めましょう。
  • 担当部署
  • 業務に配置されている人数
  • 作業工程
  • 作業時間
  • 効果測定の実施
など作業内容を細かく書き出します。
この作業は、現場社員に担当してもらうようにしましょう。現場でしか把握できていない細かな業務を拾い上げるためです。

問題点の抽出


業務の洗い出しが完了したら、業務工程に課題や問題がないかみていきましょう。
例えば「従業員が重複して業務を行なっている」工程があれば、それは業務の「ムダ」に該当します。

また誰か一人しか対応できないという属人的な業務も見直し対象です。

ちなみに「単純作業」「テンプレート化しやすい作業」「頻度が高い作業」は、取り組みやすく業務効率化の成果を出しやすい業務です。

スケジュールの立案


業務効率化すべき作業が確定したら、スケジュールを立てていきましょう。
もしツールを導入する場合、メーカーの選定や見積もりなど時間がかかります。
余裕のあるスケジュールを立てましょう。

改善策の実施


上記のスケジュールに合わせて業務効率化を進めていきます。ツールの導入は、まずはスモールスケールで始めましょう。現場の声や成果をもとに、さらにツールを導入するかどうか検討します。

効果測定の実施


実際に業務効率化の成果が出ているかどうかチェックするために、効果測定を行います。検証方法については下記にまとめてありますので、合わせて確認してみてください。

効果測定の検証方法


効果測定の際によく使われるのが「PDCAサイクル」です。効果測定の結果を元に改善策を出すことで、さら精度の高い業務効率化の立案が行えます。

業務効率化を成功させるアイデア

情報の整理が重要


業務効率化を進める上で大切なのが「情報の整理」です。自社が1つの業務にどれだけの工数や時間をかけているのか整理しましょう。

ムダ・ムリ・ムラがあればリストアップしておき、どこから手をつけていくべきか優先順位をつけるのが大切です。

業務をなくす


業務効率化を成功させるアイディアとして、次に重要となるのが「業務をなくす」作業です。
例えば、テレワークを推進することで通勤時間をなくしたり、重複している業務をカットするといった例が考えられます。

業務をなくすことに成功した企業事例


日本航空株式会社では2014年から全従業員を対象にテレワークを開始しました。
2018年度のテレワーク利用者は約1万2000名となっており、テレワーク普及率の高さが伺えます。

テレワークの導入によって一人当たりの総労働時間は、前年比で12時間減少しており、また3割の組織では残業時間を半分へ減らすことに成功しています。
(参考資料:日本航空株式会社HP

業務を自動化する


業務の中には毎日繰り返し行なっている作業もあるはずです。こうした作業は機械によって自動化することで業務効率化を図ることができます。

たとえば電話問い合わせの代わりに、チャットボットを導入するという方法があります。チャットボットではあらかじめ質問と答えを用意しておくことで、顧客からの質問に365日24時間対応可能です。

社内の電話問い合わせにかけるリソースを減らすことができるでしょう。

業務の自動化に成功した企業事例


ネット通販サービスLOHACO(ロハコ)では、カスタマーサポートとしてチャットボット「マナミさん」を導入しています。

ユーザーはチャットボットに質問を送るだけで、システムが瞬時に質問内容を判断し回答してくれるので、問い合わせのために電話をかける必要はありません。

現在では全問い合わせの三分の一をチャットボットが対応しており、6.5人分の人件費削減に貢献しています。
(参考:アスクル、AI型チャットロボ導入で省人効果6.5人分に

業務の優先順位をつける


業務にかける人員を整理すると、どの業務にどれだけのリソースをかけているかを確認できます。
優先順位の高いタスクから多くの人員を当てられるように、人員の最適化を目指しましょう。

また業務のリソースを判断するために、従業員のタスク管理ツールを導入するのもおすすめです。従業員の業務が可視化できるので、業務効率化に役立ちます。

業務の優先順位づけに成功した企業事例


電子機器の冷却・温調装置を販売するキーナスデザイン株式会社では、従業員の業務量把握のためにタスク管理ツール「Jooto」を導入しています。

Jootoではプロジェクト全体を俯瞰できる「ガントチャート」と、プロジェクト達成のための「タスク機能」が利用可能です。タスク管理ツールの導入によって、従業員の業務量が可視化され、プロジェクトの進捗管理が簡単になりました。
(参考資料:キーナスデザイン株式会社 - タスク・プロジェクト管理ツールJooto
 

業務の時間を短縮する


業務にかけている時間そのものを削減するのも、業務効率化の手段です。
例えばショートカットキーやテンプレートを活用し、報告にかける時間を短縮するのもいいでしょう。
業務効率の良い人がどのように業務を進めているか確認し、チーム内で共有することで、チーム全体の業務効率を短縮化できます。

業務の時間短縮に成功した企業事例


人材派遣のリクルートスタッフィング社では、単語登録・ショートカットキー・テンプレートの活用度をチェックし、従業員ひとりひとりの作業効率アップを目指しました。テンプレートにはリンクを貼ることで、1クリックで表示されるようになっています。

この結果、1通のメール作成に30分かけていた従業員が、5分でメールを作成できるようになりました。
(参考:日々の業務を効率化しよう!事例に学ぶ時間短縮術 | リクナビNEXTジャーナル

業務の外部委託をする


外部委託することで効率化を図る方法もあります。
例えば「バックオフィス業務」は、多くの企業が外部委託をしています。また最近では「営業代行」を利用する企業も増えているようです。
業務委託は専門知識のある第三者が業務を代行してくれるので、自社で作業するよりも、効率的に作業を進められるでしょう。

業務の外部委託に成功した企業事例


Chubb損害保険株式会社では、事務作業の効率化を目指し、年間200万件以上の書類を外部委託によって受発注・整理しています。
社内業務と外部委託業務を明確に分けることで、社員がコア業務へ注力できるようになりました。また業務量に応じ外部委託スタッフを調整することで、社員の残業時間短縮にもつながっています。
(参考:BPO導入事例インタビュー Chubb損害保険株式会社

業務の効率化を成功させるポイントと注意点


業務効率化を達成するために、業務工程を整理し業務効率化ツールを導入しても、場合によっては業務効率化が失敗するケースもあります。せっかくの時間やコストを無駄にしないために、事前に業務効率化の注意点を把握しておきましょう。

場合によっては手間やコストにつながる可能性がある


業務の優先順位を変更したり新しいツールを導入することで、業務効率化を進める前よりも、時間やコストがかかってしまいます。
社内に混乱が生じることによって、従業員の負担が増加することが懸念されるため、あらかじめマニュアルを作成したり、研修を開く必要があるでしょう。
 

手段が目的化しないようにする


なぜ業務効率化を進めるのか「業務効率化の目的」が社内へ共有されていないと、業務効率化ツールを導入することが目的となってしまいます。
労働時間の削減なのか、生産性のアップなのか目的を明らかにしましょう。
もし業務効率化が目的となってしまえば、ツールを導入したもの定着化せず、思うように効果が出ないという結果になってしまいます。
業務効率化はツールを導入しただけで終わりではなく、導入後の定着化が課題となります。
 

品質を下げないよう注意する


業務効率化を急ぐあまり、作業の品質が低下しないように注意が必要です。
手抜き作業やチェック漏れなどによって作業の品質低下が起これば、余計に時間を取られる可能性があります。
業務効率化は「作業スピードの向上」だけでは成功しないということを覚えておきましょう。

業務効率化はスモールスケールから


業務効率化を始めるときは、1つの部署やチームなどスモールスケールから着手しましょう。社内全体で一気に業務効率化を進めようとすると、失敗した時に多くのコストが発生してしまいます。
また必ずしも全部署で、同様の業務効率化ツールが成功するとは限りません。少しずつ業務効率化する部署を広めていくことが大切です。

検証を必ず行い現場の声を大切にする


業務効率化を始めたら、必ず効果検証を行いましょう。業務効率化が行われたとしても、必ず成果が出るわけではないからです。
自社に合わない業務効率化を進めた場合、作業進行に遅れが出たり、最悪作業がストップするかもしれません。
何が問題だったかを把握するためにも、現場とともに検証を行い、PDCAを回していきましょう。

失敗事例の参考にも?導入後の課題はコレ!


WalkMe株式会社と日経BPコンサルティングの共同調査をご紹介します。
調査によれば、業務効率化ツール「SaaS」の導入した企業のうち、導入後の課題が「ユーザーへの定着化」であると回答した企業は全体の72.9%と報じられています。
また業務効率化の成果が上がっていると回答した企業は、全体の30%程度です。この調査結果から、。ユーザーに使われるためにはどうしたらよいのか、成果に関する課題感にも注意しなくてはなりません。
(参考:SaaS導入後の課題が、「ユーザーへの定着化」であると72.9%が回答

業務効率化におすすめのツール


業務効率化を進めるためには、ツールの導入が効果的です。
自社の課題を解決できる業務効率化ツールを導入することができれば、従業員の作業負担が減り、業務効率化につながるでしょう。
以下では業務効率化におすすめのツールを紹介していますので、参考にしてみてください。

ビジネスチャット


社内のコミュニケーションツールとして「ビジネスチャット」を導入する企業が増加しています。
ビジネスチャットはグループを作成して、特定のメンバー間でコミュニケーションが取れるため、プロジェクトや部署ごとに情報共有ができます。
メールよりも文章が簡略化しやすいため、作業時間の短縮に期待されています。またビデオ会議も行えるため、業務効率化に役立つでしょう。

ビジネスチャットの導入成功事例


NTTdocomoでは、社内の円滑なコミュニケーションを目指し、ビジネスチャット「Slack(スラック)」を導入しました。
Slack はチャンネルと呼ばれるグループごとに整理されるため、メッセージを見逃すことがありません。
またメッセージに返信しなくとも、絵文字ひとつで反応できるのも時間短縮につながっています。他部署への依頼ハードルが低下し、社内全体のコミュニケーションが活性化しました。
(参考:NTT Docomo | ユーザー事例 | Slack

チャットbot


コンバージョンアップや、問い合わせ対応の自動化として注目されているのが「チャットボット」です。
サイトにチャットボットを搭載することで、サイト訪問者は電話やメールをしなくても、その場で匿名質問が行えます。
使い慣れたチャット形式で質問できるので、問い合わせフォームよりも、サイト訪問者の心理的ハードルが低いことが特徴です。

チャットbotの成功導入事例


とある自動車教習所では、問い合わせ件数の増加を目指し、チャットボット「C-BOT」を導入。もともとこちらの自動車教習所では、問い合わせフォームを用意していましたが、離脱率が高いことが課題でした。
しかしチャットボットを導入することで、WEBサイト訪問者の3.2%がチャットボットを利用し、そのうち5人に1人がコンバージョンに繋げることに成功しました。
またチャットボットの導入によって、電話問い合わせのために人員を割く必要がなくなり、業務効率化につながりました。
(参考:チャットボットとIVRの次世代型WEB接客ツール/コンバージョンあがるくん

RPA


毎日行う固定化された業務の効率化をするなら、RPAシステムが効果的です。
RPAとは、Robotic Process Automationの略で、ソフトウェア型のロボットに、固定化された業務を自動処理させるシステムを指します。
RPAシステムをつかうことで、他の業務に人員を割り当てることができたり、ミスが起こりにくくなるでしょう。

RPAシステムの導入成功事例


こちらではニチレイロジグループの事例を紹介します。ニチレイロジグループではマニュアル作成時間を短縮するRPAシステム「Teachme Biz」を導入しました。
もともとマニュアルは紙媒体で作られてきたため、改訂が大変という問題がありましたが、RPAシステムを導入することで、ネット上で簡単に作成・管理ができるようになりました。
しかも動画資料も作成できるので、視覚的にマニュアルをチェック可能です。結果的にニチレイロジグループでは、年間20,000時間の業務時間のRPA化に成功しました。
年間で20,000時間の業務をRPA化!労働力不足の問題もクリア

ペーパーレス化


業務で使われる紙媒体をなくし、電子化を目指す取り組みを「ペーパーレス」と言います。書類をデータ化することで、文書をいつでも閲覧・作成・編集が行えるようになるでしょう。
また書類を探すときも、検索機能を使えば瞬時に見つけられます。最近では契約書の電子化が可能となり、ますますペーパーレス化が進んでいく見込みです。

ペーパーレス化の導入成功事例


アサヒグループホールディングス株式会社では、役員会議のペーパーレス化を進めるために「ペーパーレス会議システム」を導入しました。
タブレットから事前に資料を確認したり、資料にコメントを書き込めるため、会議時間の短縮と会議の質の向上に役立っています。また年間約4万枚の紙削減にもつながっています。
(参考:アサヒグループホールディングス株式会社様: 事例紹介 | NEC

勤怠管理システム


迅速で正確な勤怠管理を行うなら「勤怠管理システム」を導入してはいかがでしょうか。従来、勤怠管理は雇用形態や勤務形態の違いから、正確な勤怠管理を行うために多くの時間を費やしていました。
勤怠管理システムを導入することで、従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。また記録された勤務時間をもとに、自動で給与計算ができるため、業務時間の短縮にも期待できるでしょう。

勤怠管理システムの導入成功事例


住友建機販売株式会社では、勤怠管理の業務効率化を目的に「jinjer勤怠」を導入しました。
jinjer勤怠は従業員の勤務実績を一元管理して、自動集計してくれます。jinjer勤怠の導入によって7日間かかっていた月末の勤怠作業が、2日間に短縮されました。
有給の管理や各種申請もjinjer勤怠1つでおこなえるので、業務効率化に役立っています。
(参考:住友建機販売株式会社|人事向けクラウドサービスjinjer

クラウドPBX


電話環境の効率化が目的であれば「クラウドPBX」がおすすめです。
クラウドPBXは従来のPBXと異なり、場所を選ばずに社内の電話環境を構築できます。
お手持ちのスマートフォンとクラウドPBXを連携させれば、外出先からも外線や内線が使えるので電話業務の幅が広がるでしょう。

クラウドPBXの導入成功事例


福岡県にある飲食店、濃厚担担麺 博多 昊では、クラウドPBX「クラウドフォン」を導入しました。
クラウドフォンはスマホから企業番号を受発信できるので、固定電話をおく必要はありません。また転送電話が不要になるので、転送電話料を削減できます。
CLOUD PHONE(クラウドフォン)|IP電話のCLOUD PHONEなら外出先への電話転送が無料!?スマホで固定電話の内線・外線通話が可能!

会計ソフト


日々の会計処理を効率化するために、多くの企業で「会計ソフト」の導入が進んでいます。
会計ソフトでは、レシートの写真を撮るだけで自動仕分してくれたり、金融機関との自動連携が可能です。確定申告の自動出力にも対応していますので、経営者の強い味方となってくれるでしょう。

会計ソフトの導入成功事例


株式会社N-Villageでは、会計業務をクラウド処理できる「会計ソフトfreee」を導入しました。
freeeは会計知識のない人でも、簡単に入力ができる操作性の良さが魅力です。決算書もボタンを押すだけで自動作成してくれます。そのため会計業務にかける時間を、従来の10分の1程度に改善することができました。
freee|業務を一元化することで、生産性向上を目指します
会計ソフトfreeeに関するお問合せはこちら
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まとめ


業務効率化を成功させるには、業務の可視化や整理によって、改善ポイントを見つけることが重要です。
自社にあったツール選びができなければ、業務効率化はツールを導入した時点で終了し、思うような業務効率化の効果を得ることはできません。
業務効率化ツールはあくまで手段であり、目的ではないということを肝に銘じましょう。
Wizcloudでは、企業のお悩みを元に最適な業務効率化ツールを提案しています。そのほか資料DLができるサービスも多数ございますので、ぜひお気軽にご相談ください。
 

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