RPAの導入で在宅ワークの管理もスムーズに！【新型コロナ対策】

緊急事態宣言の再発出をめぐり、西村経済再生担当大臣が再度、7割の出勤削減を目指すなど、テレワークや在宅ワーク化が注目を集めています。

しかし在宅ワーク実現にあたっては、出勤時と同様もしくはそれ以上の業務パフォーマンスができなければなりません。企業では業務遂行と管理にあたって、様々なITツールを検討することとなるでしょう。

そこで、本記事では、在宅ワークにおいて業務効率化や課題点の可視化に有効的な『RPAツール』をご紹介していきます。

新型コロナの影響で広がる在宅ワーク

パーソナル総合研究所(東京・千代田)の調査によりますと、緊急事態宣言が再発出された際、従業員が100人以上いる企業では71%の企業が在宅ワークを認める方針であることが明らかになりました。
出典：https://rc.persol-group.co.jp/research/activity/data/digital-utilization.html

1月4日の首相会見で検討が表明されているの緊急事態宣言再発出をめぐり、西村経済再生担当大臣が『出勤7割減を目指す』としています。春の緊急事態宣言時よりも多くの企業が在宅ワークを取り入れることが予想されるでしょう。

>>西村大臣が推奨するテレワークとは？内容をチェック！

また、新型コロナウイルスの感染拡大の収束が見通せない中、断続的に緊急事態宣言が発令される可能性もあります。春の緊急事態宣言解除後に原則出勤に戻した企業も、今後は在宅ワークを続けていく事になるかもしれません。

在宅ワークの問題点

ただし、在宅ワークを導入する上では下記のような問題点もあげられます。

コミュニケーションがとりにくい

1つは社員同士や顧客とのコミュニケーションが取りにくいという点です。固定電話が使えませんので社用携帯や私用携帯に連絡手段を移行したりする作業も必要になるでしょう。

>>在宅ワークでも固定電話番号で受発信可能のクラウドPBXとは

インターネット回線などの環境整備が必要

また、従業員それぞれがインターネット回線やWi-Fi、パソコンなどの在宅ワークができる環境を自宅に整える必要があります。

併せて、それらの準備コストを誰が負担するのか、在宅ワーク時の電気代等は会社が負担をするのか等も問題となる可能性があるでしょう。

業務効率が下がる可能性がある

自宅での作業は、家事育児に手を伸ばしてしまう社員がいたり、業務の様子が見えないことで、業務効率が下がることも懸念されます。

また、対面であれば数秒で済むやり取りでさえも、メールやチャットで行うことで時間がかかってしまうこともあるかもしれません。

従業員個人における在宅ワークの環境等は、すぐに整えられるものであるかもしれませんが、企業としては『業務効率』や『業務管理』の部分は離れている分、課題点が見つかりにくく不安を抱く点とも言えるでしょう。

在宅ワークの管理・効率化ならRPAを導入しよう

そのような、業務効率や業務管理の面で、在宅ワークを支えると期待されているのが『RPA』です。

RPAとは

RPAとは、簡単に言えば事務職などの反復作業を自動化できるツールです。Aiのようにシステム自体が自己判断して業務を遂行することはできませんが、煩雑になりがちな作業を自動化できるRPAは多くの幅広い分野の事務作業効率化に活用されています。

なかには、RPAツール自体にAiが搭載されており、反復作業の中でもAiが都度判断をしながら人間のように業務をすすめることができるシステムも存在します。

つまり、RPAが人間でいう手の部分、Aiが頭脳の部分であるとお考えいただければ分かりやすいでしょう。

在宅ワーク化に活用できるRPA一覧

在宅ワーク化で活用できるRPAツールでは以下のようなツールがあげられます。

①電話でのお客様対応を自動化するRPAツール
②チャットでのお客様対応を自動化するRPAツール
③紙ベースの書類の自動データ化が可能なRPAツール
④反復作業を自動化できるRPAツール

特に、在宅勤務になることで、自宅でできる作業やお客様対応が限られてくる可能性があります。その際は、対応を一部RPAツールで自動化することで、機会損失をなくしつつ、適切な対応ができるでしょう。そのほか、書類のデータ化や反復作業の自動化など、人手と手分けして業務を行うことができるので、在宅ワークでも効率的に業務をすすめることができます。

ただし、在宅ワーク化にあたってどこに業務負担がしわ寄せされていて、どこが効率が悪いのかを可視化しなければ、企業全体の生産性低下につながりかねません。在宅ワークに移行する前に、自動化できる部分と、人手が必要な部分を振り分け、適切な場所にRPAツールを導入することも大切です。

在宅ワークでRPAを活用するメリット

では、在宅ワークを導入する企業が、併せてRPAツールを活用することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

>>RPAはフリーソフトでもOK？導入検討にピッタリのRPAフリーソフトを紹介！

本当に人手が必要な部分を明確化できる

RPA導入にあたって、自動化が必要な部分を洗い出します。そのため、本当に人手が必要な部分を明確化することができるでしょう。人手が必要ではない部分に割いていた人件費を、他業務に割り当てることができるので、コストと業務の最適化も期待できます。

コンバージョンアップが期待できる

RPAツールの中には、電話やチャット等へのお客様からのお問い合わせに対し、自動で対応することができるものもあります。

在宅ワーク化に伴い、電話を受ける人材やチャット対応の人材をカットしたことで、対応漏れが懸念されることもあるでしょう。そのような場合でも、電話やチャットの自動対応が可能なRPAツールを活用することで、機会損失を防ぎ、コンバージョンアップが期待できます。

在宅ワーク化がスムーズに進む

また、RPAツールを導入することで作業プロセスが明確化したり、最適化されることにより、企業全体として在宅ワーク化が進みやすくなります。まずは一定の部署のみ在宅ワーク化に対応していた企業も、他部署の在宅ワーク化もスムーズにすすめられるようになるでしょう。

働き方改革を促進できる

近年国内では、国を挙げて『働き方改革』が促進されております。働き方改革とは、簡単に言えば、『働きすぎをなくしましょう』『自由な働き方を認めましょう』等のような意です。

在宅ワーク化やRPAツールの導入は、従業員の負担を減らし多様な働き方を認めるきっかけとなるでしょう。更にそこから従業員満足度の向上に繋がり、新しい人材の採用に役立てることもできるかもしれません。

在宅ワークでRPAを導入するときの注意点

ただし、在宅ワーク化に伴いRPAツールを導入するときには以下の項目に注意することも重要です。

在宅ワーカーが現場業務を理解する必要がある

PRAは基本的に定型業務を自動化するツールです。そのため、在宅ワーク化と同時にRPAを導入する企業は、これまで定型業務を担当していた従業員に今後在宅ワークをするうえで現場業務を理解させておかなければなりません。

在宅ワーカーとなる従業員自身がRPAに任せる定型業務はもちろん、その後のフローまでも理解し、それぞれの工程で発生している工数や自動化しても良いポイントを把握しておく必要があります。

費用対効果の比較

新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、多くの企業の経営が厳しい状態にあるはずです。そうした中、RPAツールをはじめデジタルテクノロジーなどを導入するのには当然ながらコストがかかります。

「初期費用がかからないから導入する」「どの企業も入れているから導入する」ではなく、本当に必要な部分を洗い出し、活用のプロセスを構築しておかなければ、想定したような費用対効果が得られません。

必ず導入前にシミュレーションを行っておくようにしましょう。

まとめ

菅首相の会見によりますと、2度目の緊急事態宣言は1月7日に正式決定され8日の午前零時から発令される予定とされています外出自粛要請等の影響で、西村大臣からも再度テレワーク化の要請についてアナウンスされることになるでしょう。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、ビジネスや働き方がものすごいスピードで変化していっています。長期化する闘いの中で、ニューノーマルに対応すべく、『一時的な対応』ではなく、長期的な対応として在宅ワークやテレワークの環境を整えていく必要がありそうです。

WizCloudでは、在宅ワークやテレワーク化におけるRPAツールの導入のご相談をはじめ、その他必要なツールのご案内をさせていただいております。お困りの方は是非お問い合わせ窓口からお気軽にご相談ください。