情シスをアウトソーシングするメリットは？費用相場や外注先の選び方を解説

情シス（情報システム）とは？

情シスとは「情報システム部門」の略称で、 社内で扱う情報システムの企画・開発・運用・保守に携わる部門 です。

主な役割は「会社の利益につながる情報システムの実現」や「社内における情報システムの課題解決」です。

具体的には、社内システムの開発・管理、IT機器の運用・管理、ヘルプデスク業務、セキュリティ対策など、ITに関する様々な業務を担当します。

情シスアウトソーシングで業務効率化

情シスのアウトソーシングとは？

情シスのアウトソーシングとは、 情シスが担う業務の一部を、社外の業者に外注することです。

アウトソーシングをすることで、コスト削減や業務効率化など、様々なメリットがあります。

特に、情シスの専門部門を設置していない中小企業においては、業務委託することで担当者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。

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情シスを業務委託すべき理由

IT人材を安定的に確保できる

社内の情報システム環境を適正に維持・管理するためには、IT人材を安定的に確保する必要があります。

しかし、ITエンジニアは慢性的に不足しており、多くの企業が人材を確保できずにいるのが現状です。

アウトソーシングを活用することで、社外の優秀なエンジニアに業務を委託できるため、 人材不足に悩む企業でもシステム運用の担当者を安定的に確保できます。

情シス担当者の負担を軽減できる

情シスは、売上に直接結びつかないという理由からコスト削減の対象になりやすく、1～2人程度の少人数で業務を担当しているケースも多く見られます。

しかし、業務範囲の広さゆえに、1人の担当者に業務を任せすぎると運用ミスや休職・退職などのリスクが生じる可能性もあります。

その点、アウトソーシングを利用すれば、 担当者の負担軽減や、健全な労働環境の維持につながる でしょう。

採用コスト・人件費を削減できる

自社で新たに人材を採用する場合、求人広告費や面接対応のための人件費、入社後の教育費用など、多額のコストが発生します。

アウトソーシングを活用すれば、採用活動をせずに専門知識豊富な人材を確保できるため、 外注費を差し引いても大幅なコスト削減に繋がる でしょう。

自社に不足している専門知識を補完できる

情報システム担当者には、必ずしもITに詳しい人材が配置されている訳ではありません。

ITを専門分野とする自社人員がいない企業は、情報システムの円滑な運用に必要なノウハウが社内に不足しがちです。

その点、外注先の人材は、ITの専門性に長けたプロフェッショナルなので、 自社の社員だけでは収集できない知識をキャッチアップできます 。

情シス業務の品質を向上できる

情シス部門は業務範囲が多岐に渡るため、1人の担当者に負担が偏ると対応品質が下がってしまいがちです。

情シス業務の一部を外注すると、 「コア業務の片手間で情シス業務をこなす」という状況が解消される ため、対応品質の向上につながります。
情シスの外注で業務効率化＆コスト削減

「ひとり情シス」は課題点が多い

ひとり情シスとは？

ひとり情シスとは、会社や組織の 情シス業務を1人で担当している状態を指す言葉です。

従業員数が数名～数十名程度の小規模企業では、情報システム部門を少人数で担当するのが一般的です。

しかし、100名以上の中規模企業においても、1人の担当者がシステム全体を支えているケースが増えており、業務負担の増大などにおいて問題視されています。

ひとり情シスの課題

業務の属人化

担当者一人ひとりに高い専門性が求められるため、業務内容がブラックボックス化しやすい傾向にあります。

特定の社員に業務負担が集中すると、作業効率の低下を招く可能性もあるでしょう。

また、万が一担当者が退職した際、後任者が業務を引き継げないため、 社内システム全体が運用できなくなるリスクも懸念されます 。

セキュリティが脆弱化しやすい

情シスの業務範囲は多岐にわたるため、担当者1人に過剰な負担がのしかかると業務の品質低下を招き、その結果セキュリティが脆弱化してしまうリスクがあります。

また、システムトラブルが起こった際の復旧にも時間がかかってしまうため、 情報漏洩等の二次被害が起きやすくなる 点も大きな課題です。

業務負担が大きい

情シスは、業務範囲が幅広く、専門知識も求められるため、担当者の業務過多や労働環境の悪化等も懸念されます。

特に、情シス専任ではない社員が他の業務と兼務している場合、負担増大によって心身の健康を損なったり、退職してしまったりしかねません。

担当者が業務を遂行できなくなると、社内システムの運用そのものが揺らいでしまうため、 情シスのオーバーワークは様々なリスクをはらんでいる と認識しましょう。

コア業務に集中できない

情シスは、ルーティン業務やヘルプデスク対応な ど、直接会社の利益に繋がらないノンコア業務が多いことも問題点です。

担当者の業務時間がノンコア業務に割かれると、 IT戦略の立案といった生産性の高い業務に集中しにくくなり、会社の利益向上を阻害してしまう 可能性もあります。

そのため、自社の情シス人材を有効活用して会社の利益を伸ばすには、いかにコア業務に集中できる環境を整えるかが重要となります。

    

情シスアのウトソーシングで業務改善

情シスのアウトソーシングに依頼できる業務

システムの運用保守

「システムの運用保守」は、 社内システムがシステムが安定して稼働できるように対策する業務 です。

具体的には、サーバー機器やネットワーク機器を監視し、トラブルが起きた場合は復旧作業、故障の修理対応などを行います。

PC管理・設定

「PC管理・設定」では、PCの調達や初期設定、システムのアップデートなどに対応してもらえます。

ヘルプデスク

「ヘルプデスク」では、システムの使い方や設定方法、トラブル対処など、 システム全般に関する社員からの問い合わせに対応 してもらえます。

アウトソーシング先に自社専用のサポート窓口を開設し、チャットツールやメールを通して質問できる仕組みです。

サーバー構築・保守

「サーバー構築・保守」では、オンプレミスやクラウド環境など、サーバーの新規構築や保守などに対応してもらえます。

ネットワーク保守

「ネットワーク保守」では、社内LANやリモート環境の構築など、 社内ネットワーク環境の新規構築～保守 に対応してもらえます。

機器のメンテナンスや設計・設置・機器セットアップ、ネットワークトラブへの対処なども任せられるため、安定したネットワーク稼働が実現します。

訪問・出張サポート

「訪問・出張サポート」では、対面による各種研修に対応してもらえます。

ITインフラの構築

「ITインフラの構築」とは、社内全体の業務効率を向上させるために、システムの導入や新規事業所のITインフラの構築を行うことです。

具体的には、 Webサーバーやメールなど、自社内で利用するITインフラの構築 を委託できます。
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情シスをアウトソーシングするメリット

業務効率化をはかれる

アウトソーシングを利用することで、業務の幅が広く、仕事量が膨大な情報システム部の業務を大幅に効率化できます。

ITの専門性が低い社員に情シスを任せると、対応しきれない業務があふれて担当者の負担が増大し、スムーズに業務を進められない状況に陥りがちです。

アウトソーシングによって業務を外注することで、 社内にスムーズな運用体制を構築できる ため、業務効率を向上できるでしょう。

業務の属人化を防止できる

情シスは、担当者一人ひとりに高い専門性が求められるため、業務内容がブラックボックス化しやすい点が課題です。

業務が属人化すると、退職等で担当者が不在になった際に後任者が同じ業務をこなせないため、社内のシステム運用全体に支障が出る可能性もあります。

アウトソーシングを利用すれば、 日常の情シス業務が「見える化」される ため、業務内容のブラックボックス化防止に繋がるでしょう。

コストを削減できる

アウトソーシングを利用することで、IT人材の採用にかかるコストを大幅に削減できます。

ITエンジニアやSEは常に人材不足なので、採用コストや入社後の給与が高額になりがち です。

業務委託をすることで、採用コストや、採用後の固定費（人件費や設備利用費など）を抑えて、優秀な人材を確保できます。

システムの安定稼働を実現できる

情シスアウトソーシングの活用は、社内システムの安定稼働にも繋がります。

担当者が1人でシステム運用を担っている場合、トラブル時に対処しきれなかったり、復旧に時間がかかったりする可能性があります。

アウトソーシングによって専門性の高い人材を確保すると、 緊急時にもスムーズに対処できるため、システムの安定稼働が実現 するでしょう。

人材不足を解消できる

専門性の高いIT人材は日本全体で不足しており、多くの企業が人材確保に課題を抱えています。

情シスのアウトソーシングを活用すれば、 優秀なIT人材を安定的に確保できる ため、リソース不足に悩む企業にもおすすめです。

情シス担当者がコア業務に専念できる

情シスの業務負荷を一部アウトソースすることで、担当者の負担軽減や生産性アップが実現します。

社内の情シス担当者は、ヘルプデスク対応やトラブル対処などの「ノンコア業務」に多くの時間を割かれ、自身のコア業務に集中しずらくなりがちです。

情シスに関わるノンコア業務を外部委託することで、 自社社員が付加価値の高いコア業務に集中しやすくなる ため、売上アップや生産性向上に繋がるでしょう。

情シスのアウトソーシングで業務効率化アップ

情シスをアウトソーシングするデメリット

 

​​​​​社内にノウハウが蓄積されにくい

アウトソーシング先に依存しすぎると、自社にノウハウを蓄積できないというデメリットがあります。

専門性の高い人材を社内育成することが難しいため、いつまで経っても自社で情シスを運用できない状況に陥ってしまいます。

「将来的には自社で情報システム部を運用したい」という場合は、委託先からノウハウ共有を受けながら、 自社のマニュアル整備・FAQ構築などを進めましょう 。

費用対効果の見極めが難しい

情シスのアウトソーシングは、業者によってサービス内容や費用が異なるため、費用対効果を見極めにくい点もデメリットです。

費用を抑えるだけではなく、 委託先の専門性や実績を踏まえて、サービスがコストに見合っているか判断 する必要があります。

最適な業者選定が難しい

情シスのアウトソーシング業者は年々増加しており、会社によってサービス内容や費用もさまざまなので、最適な委託先を見極めるのは至難の業です。

あらかじめ委託したい業務範囲や自社の課題、予算などを明確化 し、自社の要望に合った業者を絞り込んでいくとよいでしょう。

意思疎通をうまく取れない可能性がある

情シスをアウトソーシングをした場合、委託先とのやり取りは基本的にリモートで行われます。

そのため意思の疎通が難しく、認識のすれ違いや作業指示の誤りなどによってトラブルが生じる可能性もあります。

委託先とスムーズに意思疎通できるよう、 定期ミーティングを設けるなど、情報共有の体制を整えることが重要 です。
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情シスをアウトソーシングする際の費用相場

情シスのアウトソーシングにかかる費用は、依頼する業務内容によっても大きく異なります。

以下は、外注費用の目安です。

情シスの外注先を選ぶポイント

サービス内容

アウトソーシングサービス先の会社によって、委託できる業務範囲やサービス内容は大きく異なります。

あらかじめ自社の課題や導入目的、依頼したい業務範囲などを明確化し、要望とマッチする業者を絞り込みましょう。

なお、 会社によっては委託範囲の選定から支援してくれる ところもあるので、「自社に合うサービス内容がわからない」という場合におすすめです。

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コスト感

委託先を選ぶ際は、サービス内容と費用のバランスも重視したいポイントです。

安さだけを重視すると、サービス内容が伴わず失敗する可能性もあるため、「予算内に収まるか」「費用に見合う効果が期待できるか」など、様々な観点からコスト感を検討しましょう。

業者や委託する業務内容によっても費用は大きく変動するため、 事前に相見積もりを取って比較検討するのがおすすめ です。

情報セキュリティ

情シスの業務委託では、自社の機密情報を委託先に公開することになるため、 事前に情報の取り扱いについて規定を設け、守秘義務契約や秘密保持契約等を締結する 必要があります。

情報漏洩は、会社としての信頼喪失や金銭的な損害、場合によっては経営困難につながるトラブルを引き起こす可能性もあるため、特に注意が必要です。

アウトソーシング先を選ぶ際は、情報セキュリティに対する取り組みを確認し、各種認証基準をクリアしている業者を選びましょう。

導入実績

委託先を選ぶ際は、過去の導入数だけでなく、 自社と同じ事業領域の会社で実績がある確認しましょう 。

自社に近い業種・業態で実績があると、過去のノウハウを応用できるため、より高い導入効果が期待できます。

事前に候補となる委託先のWebサイトで導入実績を参照しておくのがおすすめです。

こんな業者に注意！

毎月の固定費用は劇的に安い業者

保守費用やサポート費用など、毎月の固定費用が他社と比べて極端に安い業者には注意が必要です。

安い分対応範囲が狭く設定されており、 範囲外の業務で高額な追加料金を取られてしまう可能性があります 。

安さにつられて契約せず、保守範囲や、保守範囲外の追加作業にかかる費用などをよく確認しましょう。

特定のメーカーをすすめてくる

提案される機器が特定のメーカーに偏っている場合、紹介料等のメリットが大きい製品を勧められている可能性があるため、注意が必要です。

また、ネットワーク機器やサーバ機器など自社の規模にあっているかわからないまま、スペックの高いの機器ばかりすすめてくるケースもあります。

業者側の提案を鵜吞みにせず、 自社環境にあったスペックなのか確認したうえで導入を決定しましょう 。

対応はしてくれるがアウトプットがない

キッティングやヘルプデスクサービスに関して、レポートや報告書などのアウトプットが無い場合にも注意が必要です。

情報共有が無いと業務内容がブラックボックス化してしまい、 社内にノウハウやナレッジが蓄積されません 。

レポートや定期ミーティングなどを通して、業務内容を適切にアウトプットしてくれる業者を選びましょう。
アウトソーシングの導入をプロに相談

おすすめの情シスアウトソーシングサービスを比較

 

トータルITヘルパー

「トータルITヘルパー」は、 ネットワーク構築・サーバ運用・キッティングなど幅広い業務範囲に対応可能 なアウトソーシングサービスです。

解決率97％の知識と技術を誇り、4万件以上の取引実績で培ったノウハウと高い技術力で情報シス部門の業務をトータルサポートしてくれます。

全国37営業所のネットワークを活用し、オンラインや電話サポートに加え、対面訪問にも対応してくれる点が魅力です。

情シスSAMURAI

「情シスSAMURAI」は、情シスの人材不足・業務の属人化の解消に向けて、コンサルティングとアウトソースの2本柱で業務を支援するサービスです。

運営元のクロス・ヘッド社はコンサルティングを得意とし、 独自のアセスメントツールを用いたヒアリング を通して、課題把握から解決に向けたシナリオ作りまでを手厚くサポートしてくれます。

社内ヘルプデスクBPOサービス

「社内ヘルプデスクBPOサービス」は、社内のシステム情シス担当者がコア業務に集中できるよう、 ノウハウが溜まりづらい業務やノンコア業務をトータルで引き受け てくれます。

ヘルプデスクの対応窓口を一元化することで、業務の見える化・効率化・標準化を図り、業務の属人化防止や大幅なコスト削減に貢献します。

情シスフォース

「​​​​​情シスフォース」は、中小・中堅企業向けの情シスアウトソーシングサービスです。

担当する人材や業務内容を固定せず、 依頼元企業の状況に合わせて柔軟に業務をサポート してくれます。

プロジェクトマネジメントや社内向けの資料作成、ベンダーマネジメントなど、非定型で他社に依頼しづらい業務にも対応してくれる点が魅力です。

コムチュア

「コムチュア」は、企業の 予算や希望に合わせて柔軟な業務形態に対応してくれる サービスです。

常駐からリモート対応、ヘルプデスクやアカウント・セキュリティ管理、監視・障害対応など、クライアントの要望に合わせて幅広い業務内容に対応しています。

運用プロセスを、業界標準である「ITIL」に準拠した形に見直すことで、運用業務を標準化し、業務フローの属人化を防ぎます。
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情シスをアウトソーシングする際の注意点

業務整理ができていないと成功しない

情シス業務をアウトソーシングする場合は、「どの業務を依頼するのか」明確にしたうえ で業務フローや手順書を用意しておかなければなりません 。

業務フローが正確に伝わっていないと、運用ミス等の重大な問題につながる危険性もあります。

あらかじめ自社の課題を踏まえて外注する業務範囲を決定し、その業務の進め方などを整理しましょう。

​​​​​​​導入後にギャップが生じる場合もある

情シスのアウトソーシングは、提供している企業によって対応範囲や料金が異なります。

そのため、料金やHPの記載情報だけで委託先を決めると、「思っていたサービスと違った」「自社が外注したい業務に対応していなかった」といったトラブルに発展しかねません。

委託先を決定する際は、あ らかじめサービス内容を細かく確認 し、自社の要望に合った業者かどうか見極めたうえで依頼しましょう。
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情シスのアウトソーシングに関するよくある質問

まとめ

情シスをアウトソーシングすることで、専門性の高いIT人材に業務を委託できるため、自社の業務効率化やシステムの安定運用が実現します。

情シス業務を1人の担当者に任せると、オーバーワークによる業務効率低下やセキュリティの脆弱化、属人化による運用体制のブラックボックス化など、様々なリスクが発生します。

アウトソーシングを活用することで、採用・育成コストを抑えながら、優秀な人材を安定的に確保できるため、自社のシステム運用を見直したい場合は積極的に活用しましょう。

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