BPOとは?人材不足の企業が知っておきたい活用のメリット

人材不足の企業にとって、BPOを活用することは人材コスト削減や経営資源の確保に繋がります。新型コロナウイルスの影響もあり、事業存続のためBPOを活用した対策を検討されている方も多いでしょう。

しかし、そもそもBPOとは何なのか、活用方法やメリットを把握していないという方もいらっしゃるはずです。

本記事では、抑えておくべきBPOの基礎知識と活用のポイントについて解説していきます。

BPOとは?

BPOとは、「Business Process Outsourcing」の頭文字をとった言葉です。その名の通りアウトソーシング(業務委託)の1つで、自社のノンコア業務を外部に委託することをさします。

通常のアウトソーシングが、業務プロセスの一部を委託するのに対し、BPOでは業務プロセスのうち、必要な業務をすべて委託できるというのが特徴です。

つまり、経理業務を外部に委託する場合、会計に使用するシステムや経理に関わる人材採用などの選択をすべて請け負ってもらうことができるということです。

BPOが活用できる業務

BPOが活用できる業務は、基本的に企業の中のコア業務以外の業務です。ノンコア業務とは、主に下記の業務があげられます。

①コールセンター業務
②バックオフィス
③IT領域の業務
④コンサル業務

それぞれ解説していきます。

コールセンター業務

コールセンター業務とは電話やチャットを活用して顧客対応をする業務のことです。顧客から電話を受けるインバウンドと、顧客に対して電話を発信するアウトバウンドで体制は異なりますが、コールセンターはBPOが活用される機会が多い領域です。

コールセンター業務のBPOサービスでは、インバウンドの場合は顧客対応のプロフェッショナルが対応や業務報告を行います。また、BPOサービスやオプションによっては、顧客対応の履歴を確認することも可能です。

煩雑になりがちなコールセンター業務をBPOとして委託することで、企業ではコア業務に集中することができ、より生産性を向上させられるでしょう。

②バックオフィス

コールセンター業務に続いてBPOが活用される事が多いのは、経理や総務、人事、事務などのバックオフィス業務です。

具体的には、

①総務・庶務
②経理
③人事・労務
④営業事務

などです。

これらのなかでも、委託できる業務としては、

①電話対応や受付業務
②備品管理、清掃
③経費精算、会計業務
④労務手続き
⑤インサイドセールス

が挙げられます。

定型業務として自動化できる領域で活用可能と認識しておきましょう。

③IT領域の業務

新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、テレワークや在宅ワークの導入が進んでいます。それに伴い、企業ではIT技術を導入して在宅ワークの環境を整えたり、オフィスにITシステムを導入して管理体制を整えた企業も増えたのではないでしょうか。
また、国内企業全体としてもデジタル導入による「DX化」もトレンドとなっています。
今後は、IT活用が企業の中でも重要事項として求められるようになってくるでしょう。

しかし、ITリテラシーが低く、自社で対応できないという場合に、IT領域の業務でBPOを活用する事が可能です。特にこのことは「Information Technology Outsourcing」として「ITO」と呼ばれています。

④コンサルティング業務

コンサルティングとは、自社の課題を洗い出し改善に向けて対策を行うことです。しかし、経営やIT等専門性が必要な分野のコンサルティングは自社内で簡潔できないというケースもあるでしょう。

そこで、コンサルティング業務においてもBPOを活用することで、経営やITのプロフェッショナルからアドバイスを得ることができます。

BPO活用のメリット

BPOの活用には、企業にとってどのようなメリットがあるでしょうか。

コア業務に集中できる

1つはノンコア業務を委託することでコア業務に集中することができ、業務効率化につなげられるという点です。

企業が存続していくためには売上をあげなければなりませんが、売上をあげるためにはそれに関わる業務も抜け目なく行っていなければなりません。しかし、どの企業も売上をあげることだけに専念したいのが本音でしょう。

そこで、BPOを活用することで「売上をあげることだけに専念できる」というわけです。

経営資源の確保

ノンコア業務に充てていた経営資源を分散して、それらを外部に委託することで経営資源を確保することができます。

また、BPOは業務に関わるすべての管理や設計、トラブルの対応を請け負ってくれるため、人材不足に悩んでいる企業にも効果的です。

人件費の削減ができる

また、BPOはその道のプロフェッショナルに業務を委託することができます。人材を採用、育成してプロフェッショナルな人を作ろうとすると多くの時間が必要です。

しかしこの部分を、BPO業者に業務委託をすることで、採用や育成のコストと併せて社内の人件費削減を行うことができるでしょう。

DX化への対応ができる

「DX化」はデジタルを活用したビジネスの変革を指す言葉です。デジタルの活用法が分からない、どのようなシステムが必要なのか、どこに導入するべきか分からないという企業もBPOを活用することで容易にDX化をすすめることができるでしょう。

BPO活用の注意点

BPOを活用するときに注意しておきたい点を以下で確認していきましょう。。

BPO活用のコストと効果を計算

BPO導入に発生するコストと効果を計算することが大切です。

特にBPOで業務委託をする場合は、社内のコンセンサスを得て準備をして、BPO業者を選定したのち、業務を移行させていくことになります。

その過程においては従業員の本来の業務を止めたり、業務委託に関する作業が増える可能性もあります。

こうした準備にかかったコスト(時間)をどのくらいの期間でペイできるのか費用対効果もあらかじめ想定しておきましょう。

BPOの契約を解消しにくい可能性も

BPOは、継続的に一部の業務をまとめて委託するため、契約を解消しにくいという難点があります。そのため、BPOの業者選びは特に慎重に行わなければなりません。

サービスごとに無料お試し期間を設けているものもありますので、複数利用してみて、社内制度や既存システムと相性のよいサービスを選択すると良いでしょう。

人材不足にお悩みの企業はBPOで解決しよう

ここまでに、BPOで委託できる業務や、委託するメリット・注意点について解説いたしました。様々あるメリットの中でも、特にすべてのメリットに共通して言えることは、BPOを導入することで人材不足の解消につなげることができるということです。

中小企業庁によりますと、国内の企業のうち約7割が人材不足に悩んでいるとされています。(出典:https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap1_web.pdf)

なかには、人材不足が原因で廃業を余儀なくされた企業もあるほどに深刻であり、現状「社会問題」としてピックアップされているほどです。

人材不足に悩んでいる企業は、仮に1人2人従業員を採用できたとしても、教育リソースを用意できない可能性もあります。十分な教育を受けられないことで結果的に辞めてしまうなど、負のループを生み出してしまっていることも少なくありません。

その点、BPOを活用することで、実質一度に沢山の人材を派遣することに繋がります。採用コストや人材育成の時間的コストも削減できるでしょう。人材不足にお悩みの企業様は是非BPOの活用を検討してみてください。

まとめ

本記事では、BPOの基礎知識と活用のメリットについて解説しました。新型コロナウイルスの感染拡大によって、テレワークや在宅ワークの導入、売り上げ確保のためコスト削減を迫られるなど、2020年は企業のあり方を大きく変化させた一年でもあったでしょう。

今後は、BPOのように企業同士が協力し合ったり、ノウハウを分け合うことがより重要になってくるかもしれません。自社での対応が難しい業務、リソースを割けない業務、人材不足に悩んでいる企業、是非BPOの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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