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【幼稚園や保育園】おたよりの簡単な作り方は?パソコン利用で時間短縮!

【幼稚園や保育園】おたよりの簡単な作り方は?パソコン利用で時間短縮!
毎月、多くの保育園では、保護者に向けて「園だより」を発行しているところがほとんどです。長年保育士をしているベテランなどであれば、これまでの経験から「園だより」作成のコツを把握しているかと思います。しかし、まだ経験の浅い新人保育士となると、どうしても「園だより」の作り方が分からず、作成に時間をかけてしまうことも多いです。 そこで今回は、新人保育士の方に役立つ「園だより」作成のコツを解説していきます。時間をかけずに「園だより」を作成するために、基本的なフォーマットやテンプレート、より効率的に「園だより」を作成するICTシステムまで、役立つ情報をたっぷりご紹介します。

一般的な「園だより」の構成は?

出典:保育園おたよりナビ

「園だより」は保育施設によってそれぞれ工夫されていますが、ここでは基本となるフォーマットやレイアウトについて解説します。

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基本的なフォーマット

時候の挨拶

季節感を保護者に伝える「時候の挨拶」は、月ごとに季節の話題や保育園の様子、注意事項などを記載します。そのため多くの園では、この挨拶文の項目を導入しています。

行事予定

園だよりには、毎月の行事予定をまとめて記載しています。基本的に、園だよりは前月に翌月分のお知らせとして発行しているため、行事予定は翌月のものが記載されます。保護者はこの予定表を確認のうえ、スケジュール調整を行うため、日付などの間違いがないように作成しましょう。

当月の誕生日児

保育園では毎月のように、園児の誰かが誕生日を迎えます。子どもの誕生日などは、保護者がみな関心を持つニュースなため、年齢やクラスを超えて保護者間で良好な関係を築くために効果的です。

保育士からのコメント

保育士と保護者のコミュニケーションを深める取り組みの一つとして、最近では月替わりで保育士からのメッセージを掲載するところが増えています。自由に書けるこのスぺースでは、保護者に保育士の人柄が伝わり、園の保育方針に理解を深めてもらう目的があります。

お知らせ

伝えておきたいお知らせ事項は、基本的に挨拶の部分で記載していますが、その中でも重要な周知事項などは、別途「お知らせ」項目を作って伝えると良いでしょう。

基本的なテンプレート

「園だより」のレイアウトは、季節感のあるイラストやアイコンなどを活用し、ページ内の各項目ごとにタイトルを付けて、誰にでも分かりやすい表示にすることが重要です。モノクロ・カラーのどちらで発行するかにもよりますが、保育園の保育方針や“園らしさ”をアピールする部分でもあります。 人の視線は左上から右下方向へ動くと言われています。そのためレイアウトを構成する際は、重要なお知らせなどは左上、すでに伝えているものなどは右下に記入すると良いでしょう。 とはいえ新人保育士が、いきなりゼロから作るのは難しいかと思います。そんな時は、公開されている「園だより」の作成例を見たり、見本のテンプレートをダウンロードして使ってみるといいでしょう。 〈テンプレートダウンロードが可能なサイト〉 マイクロソフト 「保護者だより(学級だより・学年だより)」 テンプレート「園だより」 お便りナビ「園だより」

「園だより」の作り方

では実際に「園だより」を作っていきましょう。

伝えたいことを整理する

まず考えないといけないのが「何を伝えるか」ということです。多くの園だよりはA4サイズかB4サイズのプリントがほとんどなので、読みやすいよう文章を入れていくと、意外と文字数が制限されてしまい、多くの情報を詰め込むことはできません。 また、とりあえず思いつくまま書き始めてしまうと、だらだらとした内容になってしまい、伝えたいポイントが分からなくなってしまいます。 ですので、まずは伝えたい情報を整理しておくようにしましょう。箇条書きなどで必要項目を書き出していけば、取捨選択もしやすくなります。

優先順位を決める

伝えたい内容を整理したら、記事となる項目の優先順位を考えていきましょう。大きな行事やイベントなどはトップに置いたり、夏場や冬場など感染症に注意したい季節には、そういった情報を最初にもってくる必要があります。 整理した内容をもとに、優先順位を付けていくことによって、伝わりやすくなるよう気を付けていきましょう。こうして精査していくと、最終的には、曖昧なものはどんどん削っていき、よりシンプルで見やすい園だよりになります。

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全体のバランスを考える

優先順位を決めた記事の数に併せて、用紙上のスペースを考えていきます。最も伝えたい項目は、大きくトップに持っていったり、次に重要な項目は右ページの上にしたりなど、読みやすさと伝えたい項目を考えた配置を考えていきましょう。

書くの内容を考える

掲載する項目が決まったら、各項目の中身となる文章を考えます。まずは配置する部分のスペースバランスをもとに、文字サイズや構成を考えながら下書きを作っていきましょう。手書きで作成している場合は、前もってパソコンなどで作成しておくとチェックがしやすく、修正も簡単です。 下書きでほぼ完成していれば、清書は難しくありません。園だよりを彩るイラストなどは、保育関連のフリーイラストなどが沢山出ているので、参考にして作成してみてください。

全体を整える

すべて書き終えたら、全体を見直して、余っているスペースはないか、逆に詰まりすぎてはいないかなどを確認しましょう。「園だより」は、あくまでも保護者が読むということ、そして全体的に統一感があるかを気を付けて、見直しをおこなってください。 全体を見てイラストを追加してみたり、文字の大きさやイラストの大きさなどを変更する際は、基本的な構成は手直しせずに細かい部分の手直しにとどめましょう。大きく変えてしまうと、全体的なバランスから見直さないといけなくなります。 なお、保育ICTシステムが導入されている園であれば、テンプレートや例文を活用して簡単に作成することができますが、システムが導入されている園では、市販の例文集やイラスト集を活用するのがおすすめです。保育や子育てアイデアの紹介サイト「ほいくる」でも紹介されているので、参考にしてみてください。

より効率化に最適な保育ICTシステム活用方法

保育士が行う事務作業の一つである「園だより」。毎月作成にかかる時間を少しでも効率化したい場合は、保育ICTシステムを活用することもおススメです。 保育ICTシステムであれば、豊富なテンプレートの中から選んで利用することもできるほか、季節にあわせた文例集なども備わっているので、手作業で作成するよりも簡単に「園だより」が作れます。 また過去に作成した「園だより」データを元に作成することができるため、方向性やイメージをブレさせることなく「園だより」を発行することができます。 園だよりが手軽に作成できる保育ICTシステムなら、ICTキッズの比較ページから検索が便利!気になるシステムは、まとめて資料請求もできるので、ぜひ活用してみてください!

テンプレートや例文を活用できるシステムの比較はこちらから

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そもそも「園だより」とは?

多くの保育園や幼稚園で発行されている「園だより」は、毎月の行事予定や園の保育方針などを保護者に向けて伝える重要なツールのひとつです。保育施設によっては「〇〇通信」や「めばえ」などのように、タイトルを変えて展開しているところもあります。 「園だより」を発行する目的は、保育園の考え方や目標などを、わかりやすい文章にまとめて保護者に伝えることです。そのほか、日常保育の説明をしたり、各行事の目的や取り組み方法について伝え、保育園と保護者が共有できるようにすることも目的の一つです。 そのため保育園からの一方的なお知らせやお願いにならないよう、保護者の意見を取り入れたり、ひと工夫した「園だより」を作って行く必要があります。

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伝わりやすい文章にすることも重要

「園だより」を作る際、レイアウトやイラストなども見やすさとして重要ですが、記載する文章も「伝わりやすさ」に気を付ける必要があります。ここでは伝わりやすい文章を作る、主なポイントを紹介します。

1文は短くまとめる

園だよりに書ける量には限りがあります。伝えたいことをすべて記載しようとすると、長々とした文章になってしまい、読み手には伝わらなくなってしまいます。特に「~ですが」「~ので」をいう言い回しを使うと、どんどん文章が長くなってしまい、本人もそこに気付かなくなってしまうので、文章はなるべく短くし、主語と述語は1文に1つずつになるように心がけるようにしましょう。 【×悪い例】 チューリップの球根を植えたのですが、水やりが楽しみなのだけど、毎日忘れないように水やりをしています。 【〇良い例】 チューリップの球根を植えました。水やりが楽しみです。毎日忘れないように水やりをしています。

主語と述語の関係を意識する

一文の中で、主語に対する述語が適切でないと、読む人に違和感を与えてしまいます。一見、特におかしくない文章に見えるものも、使い方を間違うと意味合いが変わってきます。主語と述語の組み合わせをしっかり意識して、適切に繋がっているか考えて書くようにしましょう。 【×悪い例】 子どもたちは振り付けを覚えることと、お部屋を頑張って片づけました。 【〇良い例】 子どもたちは振り付けを覚えることと、お部屋の片づけを頑張りました。

ものを並べて書く時はリストにする

たとえば持ちものなどを伝えたいときには、項目をリストにして記載すると、非常にスッキリとして読みやすくなります。またリスト化することで、書く側も読む側も、見落としが漏れがないか確認しやすくなります。 【×リストにしない例】 来週の遠足では、お弁当、水筒、レジャーシート、帽子、タオルを持たせてください。 【〇リストにした例】 来週の遠足に必要な持ち物は、下記のとおりです。 ・お弁当 ・水筒 ・レジャーシート ・帽子 ・タオル

作成した「園だより」を印刷して配布していませんか?保育士の業務効率化はもちろん、保護者の方もペーパーレスで便利になる保育ICTシステムが多数ございます。初期費用0円月額5,000円~利用できるシステムもありますので、まずは本サイトの無料相談でお問い合わせしてみてくださいね。

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まとめ

今回は、新人の保育士が頭を抱えてしまいがちな「園だより」の作り方を解説しました。今では、基本形となるテンプレートや文例集なども、インターネット上に多数公開されていますので、まずはそういったところから参考にしてみてください。 しかし調べるのにも時間がかかってしまうので、最近では「園だより」作成の機能が備わった保育ICTシステムも登場しています。豊富なテンプレートや文例、日誌なども生かしてパソコン上で簡単に作成できて、かかる時間を大幅に短縮が可能です。 このように保育士さんの業務量を減らすためにも、保育ICTシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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