【2024年版】Web会議システムおすすめ20選を比較！無料ツールや選び方も紹介

Web会議システムとは「遠隔地の相手と会議ができるツール」

Web会議システムとは、 インターネット環境を通じて、遠隔地にいる相手と会議ができるコミュニケーションツールです。

アプリやブラウザを通して利用できるため、従来のテレビ会議システムのような専用機器は必要なく、安定した品質で複数のアカウントから同時接続できます。

近年、働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、Web会議システムは大きく需要が伸びており、オンライン研修や採用など様々なシーンで活用されています。

Web会議システムの種類

Web会議システムは、 「クラウド型(SaaS)」と「オンプレミス型(自社内サーバー)」の2タイプに分かれます。

クラウド型(SaaS)

クラウド型のWeb会議システムは、 システムを自社のサーバーにインストールする必要がなく、インターネット経由で利用できるタイプです。

クラウド型の利点の一つは、即座に運用開始できることです。導入に際してハードウェアやソフトウェアの購入、設定、保守が不要なため、手持ちのデバイスからすぐに利用できます。

ただし、クラウド型のシステムはインターネット接続が必須であるため、ネットワークの安定性や帯域幅の問題が発生する可能性があります。

オンプレミス型(自社内サーバー)

オンプレミス型のWeb会議システムは、 自社内サーバー上にシステムをインストールして利用するタイプです。

オンプレミス型は、組織や自社のニーズ・要件に合わせてシステムをカスタマイズし、必要に応じて拡張できるのがメリットです。

ただし、オンプレミス型のシステム導入は時間とリソースを要します。サーバーの購入や設定、メンテナンスは自社主導で導入に向けた準備を行う必要があり、追加のコストと管理負担がかかります。

有料製品と無料製品の違い

Web会議システムの有料製品と無料製品の違いは、主に「機能」「品質」「サポート」にあります。

有料製品

有料製品は多くの場合、 高度な機能やセキュリティ機能が搭載されており、信頼性が高いと言えます。

例えば、大規模な会議やセキュリティ機能の強化、高品質の音声および映像のストリーミングを含むことがあります。

無料製品

一方、無料製品は一般的に 基本的な機能のみが搭載されています。

また、無料製品はしばしば広告が表示されたり、制限付きの利用時間や参加者数があったりします。

Web会議システムに必要な機器

Web会議システムは、基本的にはパソコンやスマホで手軽に利用できます。

ただ、大規模な会議やイベントの規模によっては、 マイクやスピーカー、マイク付きイヤホンなど、集音性の高い機器を用意するのがおすすめです。

Web会議システムとテレビ会議(ビデオ会議)システムの違い

Web会議とテレビ会議(ビデオ会議)は、主にアクセス方法や利用シーンで異なります。

アクセス方法の違い

Web会議は ウェブブラウザや専用アプリを通じて、インターネット経由で会議にアクセスできます。

これに対してテレビ会議は、 専用のシステムを使用し、ビデオカメラやマイク、スクリーンなどを併用して参加できます。

利用シーンの違い

Web会議は一般的に リモートワークや オンラインイベントなどのシーンで使用されます。

一方で、テレビ会議はより フォーマルなビジネスミーティングや 大規模な企業会議に適しています。

利便性の違い

Web会議は、参加者が地理的に離れていても、さまざまなデバイス(パソコン、スマートフォン、タブレット)から 容易に参加できる利便性があります。

一方で、テレビ会議は通常、大規模な会議室や専用の設備が必要であり、 会議が映し出される特定の1箇所に集まらないと会議に参加できません。

Web会議システムが注目される理由

Web会議システムが注目される理由に、 グローバル化とリモートワークの増加に伴い、地理的に離れた場所との打ち合わせや会議が必要とされるようになったことが挙げられます。

Web会議は、参加者がオフィスや自宅から手軽に会議に参加できるため、従来の対面会議に比べて、移動費や宿泊費などの経費削減を実現できます。

加えて、時間の節約にも貢献し、出張時間や待ち時間を省けるので、参加者は生産性の向上と仕事への集中が可能になります。

Web会議システムのメリット・導入効果

インターネット環境があればどこでも会議ができる

Web会議システムを利用するメリットに、インターネット環境があればどこでも会議ができることが挙げられます。

参加者はオフィス、自宅、または移動中であっても、ウェブブラウザや専用アプリを使用して会議に参加することが可能です。

地理的な制約を克服することで、 地方の支店やリモートワーカーとの連携が円滑化し、業務効率が向上 します。

交通費と移動時間を削減できる

Web会議の導入により、従来の対面会議によって生じる交通費や移動時間を大幅に削減できます。

会議や打ち合わせのための出張や通勤にかかる費用や時間が不要になるため、企業や従業員の経済的負担が軽減されます。

さらに、この削減された時間をコア業務に充てることで、生産性の向上も期待できるでしょう。

低コストで運用ができる

Web会議システムを導入することで、会議運営のコストを大幅に削減することができます。

特別な設備や会場の予約費用が不要になり、従来の会議に比べて低コストで運用できます。

また、従業員の出張費用や宿泊費も削減でき、企業の経費節約にも貢献できるため、特に中小企業やスタートアップ企業におすすめです。

意思決定のスピードアップ

Web会議は、意思決定プロセスのスピードを大幅に向上させます。

参加者がリアルタイムで意見交換や議論を行うことができるため、迅速な意思決定が可能になります。

また、従来の対面会議では、開催場所の手配や時間調整に手間がかかっていましたが、Web会議では準備の手間も省けます。

個人の端末でも利用できる

Web会議システムは、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、様々な個人の端末で利用できます。

さらに、会議に参加するための専用機器や設備も不要なため、手軽に会議に参加可能です。

つまり、 参加者は自身の使いやすいデバイスで、自宅やカフェなど自由な場所から会議に参加できるので、働き方改革の推進にも寄与します。

対面なしで話し合いができる

Web会議システムを利用することで、対面での会議や打ち合わせが不要となります。

そのため、社員はオフィスや自宅から出ることなく会議に参加でき、就業時間を効率的に使えます。

また、時間や場所に制約されずに打ち合わせを行うことができるため、 柔軟なスケジュール管理が可能となります。

資料準備の手間を省ける

Web会議システムでは、資料やスライドを手軽に共有できるプレゼンテーション機能も搭載されています。

デジタルファイルを共有することで、 参加者は資料を閲覧しながら、リアルタイムに議論や意見交換を行えます。

従来の会議では、プリントアウトや配布資料の準備に時間がかかる場合がありましたが、Web会議では資料準備の手間を省けます。

リモートワークを推進できる

Web会議システムを導入することで、自宅やリモートの場所からオンライン会議に参加できる環境を整えられるので、リモートワークを推進できます。

リモートワークは、 従業員のワークライフバランスを向上させるとともに、通勤時間やオフィススペースのコスト削減にもつながります。

Web会議システムのデメリット

通信環境に左右される

Web会議システムの品質は、通信環境の安定性に依存しており、インターネット接続が不安定な場合や 帯域幅が不十分な場合、会議の品質に影響が出る可能性があります。

特に、在宅勤務や移動中にWeb会議システムの調子が悪いと、近くに会議の進行状況を確認できる人がいないため、内容を理解できないまま会議が進行することもあるでしょう。

情報漏洩などセキュリティ面での懸念

Web会議システムは、情報漏洩などセキュリティ面での懸念点がデメリットです。

例えば、不正アクセスやハッキングによって会議中の機密情報が外部に漏れるリスクがあります。

Web会議システムの運用においては、十分なセキュリティ対策が不可欠なので、 データの暗号化やアクセス制御などの機能があるシステムを選ぶようにしましょう。

非言語コミュニケーションの制限

Web会議システムでは、相づちやアイコンタクトといった非言語コミュニケーションが制限されます。

ビデオや音声の品質が低かったり、参加者の表情やジェスチャーが読み取れなかったりすると、円滑にコミュニケーションが取れません。

スムーズにコミュニケーションがとれないと、意思決定や協力作業に影響を及ぼす可能性があり、業務に支障が出ることも考えられます。

集中力の維持が難しい

長時間のWeb会議では、参加者の集中力を維持することが難しい場合があります。

特に複数の参加者がいる場合、 会話の流れや内容の理解が難しくなり、注意散漫になる可能性も高いでしょう。

参加者の集中力を維持するために、定期的に司会者が参加者に発言を求めたり、休憩を取り入れたりすることが大切です。

機器トラブルによる中断

Web会議システムでは、参加者の使用している端末やネットワーク機器にトラブルが発生する可能性がある点も課題です。

例えば、 ビデオや音声の品質が低下したり、接続が途切れたりすることで、議が中断されるリスク があります。

機器トラブルによる会議の中断を防ぐため、機器の事前チェックや代替手段の準備をしておくようにしましょう。

技術的スキルが必要

Web会議をスムーズに実施するには、参加者や主催者がWeb会議システムを使いこなすスキルを持っていることが求められます。

特に、 セットアップやトラブルシューティングの際には、Web会議システムを使いこなす知識や経験が必要です。

Web会議システムを使いこなす知識や経験が不足している場合、会議の円滑な進行が妨げられる可能性があります。

長時間の会議での疲労リスク

長時間にわたるWeb会議は、参加者の疲労を引き起こすリスクがあります。

例えば、画面を長時間見続けることや、Web会議に集中させることは、 身体的および精神的な疲労を引き起こすでしょう。

そのため、適切な休憩やストレッチを取り入れるなどの配慮が必要です。

大人数の会議には不向き

Web会議は、大人数の会議には不向きな場合があります。

多くの参加者がいる場合、 議論の進行が複雑になり、意見の集約や決定の遅延が発生する可能性があるからです。

特に、活発なコミュニケーションが求められる場合は、対面会議を実施するのがおすすめです。

Web会議システムを選ぶポイント

安定した接続ができるかどうか

Web会議システムを選ぶポイントに、安定した接続性が挙げられます。

システムが頻繁に接続障害や中断を起こすと、会議の効率性が低下し、参加者から不満が生じます。

信頼性の高いソフトウェアを備え、高速かつ安定したインターネット接続ができるシステムを選択することが重要です。

映像・音声の品質を保つ技術があるか

品質の高い映像と音声は、Web会議をスムーズに進めるために不可欠な要素です。

遅延やブレのないスムーズな映像、クリアでリアルな音声は、 参加者のコミュニケーションや意思疎通を向上させます。

高度な圧縮技術やネットワーク最適化技術を採用し、品質を維持するシステムを選ぶことが重要です。

同時接続できるアカウント数

Web会議システムを選定する際は、企業や組織の規模に対して、同時接続できるアカウント数が十分かどうかも確認しましょう。

一度に参加できるアカウント数が少ないと、規模の大きい会議において、関係者全員が参加できない可能性があります。

特に、従業員数や事業部が多い企業、複数の取引先を連携してプロジェクトを行う企業などは、 十分な容量を持つサービスか確認しましょう。

データ共有やコミュニケーションを円滑にする機能が充実しているか

Web会議システムのコミュニケーション機能としては、画面共有やファイル共有、チャット機能などが挙げられます。

システムごとに搭載機能は異なるため、参加者間の情報共有や意見交換を促進する機能など、自社に必要なツールが充実しているかどうかを確認しましょう 。

Web会議システムの基本機能

サポートや補助がなくても誰でも簡単に使える操作性か

誰にとってもわかりやすく直感的でシンプルな操作性は、Web会議システムの選定において重要な要素です。

参加者が操作に戸惑ってしまっては、Web会議が円滑に進まず、十分な導入効果を得られません。

また、使い方に関する トレーニングやサポートなしで容易に利用できるかどうか も重要なポイントです。

会議の情報漏えいを防ぐセキュリティ対策が万全かどうか

Web会議システムを選ぶ際には、セキュリティ対策が万全であるかどうかを確認することが重要です。

機密情報の漏洩や不正アクセスを防ぐために、 通信の暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能が提供されているかを確認しましょう。

夜間・早朝のサポートにも対応しているか

夜間や早朝にトラブルが発生した際にサポートを受けられないと、貴重な商機を失ってしまう可能性があります。

そのため、 時間帯に関係なく迅速なサポートが提供されるか確認しましょう。

社内で使用している既存ライセンスへの対応は可能か

Microsoft 365やGoogle Workspaceを社内で利用している場合、すでにビデオ通話機能がプランに含まれています。

無駄なコストや手間を発生させないためにも、 あらかじめ既存ライセンスに同等の機能がないか確認しておきましょう。

拡張性と連携性が高いか

拡張性や他社システムとの連携性も、Web会議システムを選ぶ際に重要な要素です。

ビジネスの成長や変化に対応できる柔軟性を持ち、 既に導入しているツールやビジネスアプリケーションとスムーズに連携できるかどうか確認しましょう。

費用対効果があるかどうか

Web会議システムを導入することで、交通費や会場予約費などの経費を削減できますが、カットできる見込みのコストよりもシステム利用料が上回ってしまっては本末転倒です。

​​​​​​​そのため、機能や品質、セキュリティ対策などの要素を考慮し、 コストとのバランスを見極めることが重要です。

​​​​​​​安価なシステムを選んでも、セキュリティ機能が不十分だったり必要な機能がなかったりすることもあるため、総合的なコスト効果を判断しましょう。

【比較表】おすすめWeb会議システムまとめ

おすすめWeb会議システム20選

どこでもSHOWBY

どこでもSHOWBYは、株式会社かんざしが提供する、誰でも簡単に使える無料のWeb会議システムです。

利用時、相手側の専用アプリインストールやアカウント作成が不要なので、誰でもカンタンに接続できるのが最大の特徴です。

リモート営業や接客だけでなく、学習塾のWeb授業や病院のオンライン診断、企業HPの問い合わせ対応など、デジタル化社会において、更に活躍の場を広げています。

▶関連記事：どこでもSHOWBYとは？クラウド型Web接客ツールの使い方を解説！おすすめはこんな人！

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Zoom

​​​​Zoomとは、全世界で75万人以上のユーザーに利用されているWeb会議システムです。

パソコンやスマホ、タブレットなどにアプリをインストールすることで、カメラなしでも音声だけで会話でき、別途マイクやカメラを取り付ければビデオ会議も可能です。

また、十分な機能が備わった無料プランや、有料プランでも比較的安価で利用できるなど、 コストパフォーマンスの高さも人気の一つです。

▶関連記事：話題を呼んだWeb会議ツールZOOM(ズーム)の使い方やメリット・デメリットを紹介

Microsoft Teams

Microsoft Teamsとは、マイクロソフト社が提供するWeb会議システムです。

Microsoft Teamsの最大の強みは、 Microsoft Officeの他のソフトとの相性が抜群なことです。

ExcelやPowerPointへアクセスし共同編集できたり、BoxやOneDriveでファイル共有できたりなど、Teams上から簡単に操作できます。

Google Meet

Google Meetは、Google社が提供する、 アプリだけでなくブラウザからもアクセスが可能なWeb会議システムです。

基本機能には、Web会議ツールのほか、画面共有や自動での字幕起こし機能も備わっています。

なおGoogle Meetの無料プランは「同時接続が100名まで」「1回の会議ができる時間が1時間まで」「会議の録画ができない」などの制限があるので注意が必要です。

Skype

Skypeは、Microsoft社が提供する、抜群の知名度を誇るWeb会議システムです。

パソコンだけでなく、携帯電話や固定電話にも発信が可能で、1対1での対話だけでなく、最大50名まで接続が可能です。

Skypeは、字幕表示や画面共有などの基本機能が揃っているのはもちろん、最大300MBのファイルを共有することも可能です。アプリのダウンロードも無料なので、コストも気にせず安心して利用できます。

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する、 国産で使いやすく見やすいチャットツールです。

個別でもグループでもできるチャット機能がメインツールで、機能の一つに「ビデオ/音声通話機能」があります。

社内コミュニケーションを活性化したく、チャットツールとWeb会議システムの両方を導入したい場合におすすめです。

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetingsは、シスコシステムズ合同会社が提供する、世界中で広く使用されているWeb会議システムです。

高度なノイズ除去と音声強調機能により、背景ノイズを除去できるので、 周囲の雑音で気が散ったり、会議が中断したりするのを防げます。

またジェスチャー認識機能も付いているので、簡単な手のジェスチャーを認識して、言葉を発しなくても感情を画面に表現できるのが魅力です。

LiveOn

LiveOnは、ジャパンメディアシステム株式会社が提供する、“オンプレミス型Web会議システム シェアNO.1” のサービスです。

LiveOnの最大の強みは、独自のデータ圧縮技術により、 低帯域な環境でもスムーズな通信が行えることです。

インターネットの回線速度が未熟な状況でも、高品質で安定したWeb会議を開くことができます。

Whereby

Wherebyは、Videonor ASが提供する、ブラウザがあれば簡単に会議を始められるWeb会議システムです。

会議室を作成して、会議室のURLを参加者へ共有するだけで、簡単にWeb会議が開催できます。

基本的に会議室はロックされているので、URLを知っている参加者のみがアクセスでき、主催者が制御できるというセキュリティ面でも安心のサービスです。

V-CUBE ミーティング【新規販売終了】

V-CUBE ミーティングは、株式会社ブイキューブが提供する、 安心・安全・高品質のWeb会議システムです。

世界最新・最高レベルの映像・音声技術を新規に採用して実現した、テレビ会議(ビデオ会議)システムにも劣らない高画質・高音質と安定した接続性が魅力です。

またOffice 365と連携可能で、「Outlook 予定表への予約登録」や「アカウントによるシングルサインオン」ができるので、Office 365導入済みの方におすすめです。

BizMee

BizMeeは、株式会社grabssが提供する、アプリ・会員登録不要で手軽に利用開始できる無料の少人数Web会議システムです。

主催者が会議室を作って、相手にURLを教えて、 相手を招待するだけですぐに会議を始められます。

また、推奨人数は2〜4人と少人数のため音質が良く、会議室にロックをかけて入室制限することもできるので安心して利用できます。

Lite FreshVoice(LFV)

Lite FreshVoice(LFV)は、エイネット株式会社が提供する、インストールレス・メアド非入力のWeb会議システムです。

Lite FreshVoice(LFV)は、録音録画したデータの文字起こしを行い、テキスト検索ができる「動画テキスト検索機能」が魅力です。

そのため 「Web会議の議事録を簡単に作りたい」「会議での部長の説明を文章で共有したい」場合におすすめです。

RemoteMeeting

RemoteMeetingは、アイ・イー・シー株式会社が提供する、 AIを搭載した機能が魅力のWeb会議システムです。

ChatGPTが会議の内容をテキスト化してくれる「AI議事録サマリー」機能によって、議事録作成の時間や労力を減らせるので、コア業務に集中することができます。

またカメラに映る自分の代わりに3Dアバターを会議に参加させることもできるので、新しいスタイルのおもしろいWeb会議を開くことができます。

LoopGate

LoopGateは、ギンガシステム株式会社が提供する、2,800社以上の企業や官公庁に導入されているWeb会議システムです。

LoopGateは、本体やカメラ、マイクといった専用機と、パソコン・タブレットを組み合わせてWeb会議を開きます。

一般的なWeb会議はパソコン等のバックグラウンドで別アプリが動いてしまう場合もあり、音途切れの要因となりますが、 LoopGateは専用機があるため高品質で安定性が高いです。

お隣オフィス・お隣デスク

お隣オフィス・お隣デスクは、ギンガシステム株式会社が提供する、 簡単テレビ会議LoopGateに常時接続に必要な機器をセットにしたパッケージ製品です。

拠点間常時接続は、本社、支店、工場など離れた複数拠点を一画面に分割表示し、同時につなぐことができます。

例えば、4つの拠点を常時接続すると、それぞれの拠点の動きをリアルタイムで把握でき、全拠点で自由に声を掛け合い、円滑なコミュニケーションを享受できます。

bellFace 

bellFaceは、ベルフェイス株式会社が提供する、 金融業シェアNo.1の電話面談システムです。

音声が電話接続のため途切れにくく、だれでも簡単に商談をスタートできます。

ご契約や個人情報などを扱う商談、お客様サポートの場面でも安心して使えるセキュリティレベルのため、金融業界の企業におすすめです。

SOBA mieruka Cloud

SOBA mieruka Cloudは、株式会社 SOBAプロジェクトが提供する、アプリのインストール不要のWeb会議システムです。

オンライン営業に必要不可欠な「インサイドセールス機能」が搭載されており、営業、出張コストを大幅にカットすることが可能です。

また、SOBAフレームワーク・クラウドというミドルウェアをベースに構築されているため、 使用用途によってカスタマイズできる点も魅力です。

FACEHUB

FACEHUBは、FacePeer株式会社が提供する、 「シンプルさ」「使いやすさ」「わかりやすさ」にこだわったWeb会議システムです。

FACEHUBは、必要な機能に絞り込み、ボタンも少なくマニュアル不要で誰でも簡単に使えます。

また、スケジュール共有機能やファイル送信機能、メモ機能が備わっているため、採用面接や商談におすすめのシステムです。

ISLOnline

ISLOnlineは、株式会社オーシャンブリッジが提供する、1ライセンスでワンタイム接続・常駐接続・Web会議・チャットのすべてを利用できるWeb会議システムです。

またISLOnlineは、ITreview Grid Award 2024 Winterにおいて、リモートアクセスツール部門、Web会議システム部門の2部門で「LEADER」を受賞しています。

「LEADER」はITreviewにて認知度、満足度の双方が優れた製品に与えられる称号のため、 ユーザーから高く評価されている点も魅力です。

Teams導入・活用支援サービス

Teams導入・活用支援サービスとは、多くの企業で導入されているMicrosoft Teamsについて、徹底的にサポートしてくれるサービスです。

使用用途に合わせた内容のカスタマイズから、その後のトレーニングや利用分析まで、 全段階でサポートしてくれます。

また「テキスト納品」や「FAQデータ販売」「ハンズオンセミナー」「オフサイトヘルプデスク」といったオプションサポートも豊富で、Teamsをフル活用できます。

【目的別】おすすめWeb会議システム

無料で人気のおすすめWeb会議システム

小規模会議や打ち合わせ(個人向け)におすすめのWeb会議システム

大規模会議や打ち合わせ(企業向け)におすすめのWeb会議システム

多拠点間での会議におすすめのWeb会議システム

ウェビナーなど1対多人数・オンラインイベント向けおすすめWeb会議システム

面接・採用向けおすすめWeb会議システム

▶関連記事：WEB面接ツールTOP3を比較!特徴やポイント、無料ツールもチェック!

オンライン接客・商談・カスタマーサポート向けおすすめWeb会議システム

画質・音質が良いおすすめWeb会議システム

同時接続数が多いおすすめWeb会議システム

操作性が高いおすすめWeb会議システム

セキュリティが高いおすすめWeb会議システム

充分なサポートがあるおすすめWeb会議システム

Web会議システムの料金相場

Web会議システムは、規模や機能に応じて様々な料金プランが用意されています。

会議や打ち合わせ向きのシステム(小規模会議向き)

小規模会議向きのWeb会議システムは、数人から数十人程度の参加者を想定しています。

一般的に、 比較的手頃な価格で提供されており、料金相場は月額4,000円です。

会議や打ち合わせ向きのシステム(大規模会議向き)

​​​​​​​大規模会議向きのWeb会議システムは、数十人以上から数百人、場合によっては数千人規模の参加者を想定しています。

大規模な参加者数や高度な機能を必要とするため、 料金は小規模会議向きのシステムよりも高くなる傾向があります。

オンラインイベント向きのシステム

​​​​​​​オンラインイベント向きのWeb会議システムは、数百人から数千人以上の参加者を想定しています。

料金は主に参加者数や提供される機能の範囲によって決まりますが、大規模な参加者管理が必要なため、 小規模会議向きのシステムよりも高価である傾向があります。

Web会議システムの導入方法

​​​​​​​ Web会議システム導入時の注意点

​​​​​​​事前にネットワーク環境を確かめる

Web会議システムを導入する際には、安定したインターネット接続や適切な帯域幅が確保されているかを確認しましょう。

​​​​​​​ネットワークの問題が発生すると、 システムの品質や効率が低下し、会議の進行に支障をきたす可能性があります。

​​​​​​​特に大規模な会議やビデオストリーミングを行う場合は、高速で安定した接続が必要なため、時間帯や周囲のアクセス状況なども考慮してネットワーク環境を確かめておきましょう。

情報漏えい・セキュリティ対策に気をつける

Web会議システムを導入する際には、情報漏えいやセキュリティのリスクに十分な注意を払う必要があります。

​​​​​​​ 機密情報が流出したり、不正アクセスが行われたりすると、企業や組織に深刻な影響を与える可能性があるため、適切なセキュリティ対策を講じることが不可欠です。

​​​​​​​通信の暗号化、アクセス制御、パスワード保護などのセキュリティ機能を導入し、機密性を確保しましょう。

Web会議を充実させるためのコツ

事前に資料を配布する

Web会議を充実させるためには、事前に関連する資料を参加者に配布することが重要です。

​​​​​​​会議の議題や議論の内容に関する資料を事前に共有することで、 参加者が会議に備えて適切な準備を行うことができます。

​​​​​​​また、事前に資料を確認しておくことで、会議中の議論や意思決定の効率性が向上し、時間の節約にもつながります。

事前に機材の動作確認と接続テストを行う

Web会議をスムーズに進行させるためには、事前に使用する機材の動作確認や接続テストを行うことが重要です。

​​​​​​​カメラやマイク、スピーカーなどの機材が正常に動作しているかを確認し、インターネット接続も安定しているかを確認します。

​​​​​​​接続テストを行うことで、 会議中に技術的なトラブルが発生するリスクを最小限に抑えることができます。

対面よりも大きなリアクションを心がける

Web会議では、対面で行う会議よりも参加者間のコミュニケーションが制約されることがあるため、参加者がより大きなリアクションを示すことが重要です。

​​​​​​​例えば、音声やビデオチャットで話している際には、 ジェスチャーや表情管理を積極的に取り入れましょう。

​​​​​​​これにより、参加者間のコミュニケーションや意思疎通が促進され、より活発な会議が実現します。

会議終了後のフォロー

会議終了後は、個別で質問を受け付けて、疑問を残さないようにすることが大切です。

​​​​​​​参加者の疑問が残ったまま会議を終えてしまうと、会議を開催した意味がありません。

​​​​​​また、議事録や議題、次のアクションアイテムなどをまとめて参加者に送付し、会議内容を業務に生かしてもらうことも重要です。​​​​​​​

​​​​​​​▶関連記事：Web会議室が不足する原因とは？原因と解決策を徹底解説！

Web会議システムに関するよくある質問

まとめ

Web会議システムを導入することで、コストや時間の節約、意思決定のスピードアップなど、様々な効果が期待できます。

​​​​​​​リモートワークの普及に伴い需要が増加しており、Zoom、Google Meet、Microsoft teamsなどの無料版から企業向けの有料版まで様々なサービスがあります。

​​​​​​​システムによって搭載されている機能も異なるため、自社のニーズに最も適したシステムやプランを選ぶことが重要です。