「自社に合うシステムを選ぶには?」
「エクセルでの管理とどう違う?」
契約書管理システムとは「契約書の一元管理を実現するツール」で、業務効率の向上や法的リスクの軽減を図ることができます。
しかし、機能やコストなどを踏まえて、数あるシステムの中から自社に合うものを見極めるのは容易ではありません。
本記事では、厳選したおすすめシステムの紹介だけでなく、比較ポイントや導入時の注意点も解説していきます。
契約書管理システムとは「契約書の一元管理を実現するサービス」
契約書管理システムとは
契約書管理システムは、 契約書の作成、編集、保存、検索、承認、署名などのプロセスを効率化するためのソフトウェア です。
企業や組織は契約書の締結フロー全体を一元管理し、業務効率の向上や法的リスクの軽減を図ることができます。
電子署名機能やリマインダー機能、セキュアな保存機能も備えており、コンプライアンスの遵守も容易にします。
契約書管理システムの必要性
改正後の電子帳簿保存法への対応
契約書管理システムは、 法改正により電子取引データ保存が義務化される など、企業のデジタル化が進む現代において不可欠です。
電子帳簿保存法(※)に準拠したシステムであれば、電子契約書や取引データを安全かつ効率的に管理し、法的要件を満たすことができます。
また、電子署名やセキュリティ機能を備えているため、法令遵守や監査対応にも貢献します。
-
※電子帳簿保存法を詳しくみる
- 電子帳簿保存法とは、企業が取引に関する帳簿や書類を電子データとして保存する際の基準や手続きを定めた法律です。
法改正は2022年1月1日から施行され、2024年1月1日から電子取引のデータ保存が完全に義務化されました。
紙ベースの契約書管理の課題
DXサービスを提供するSansan株式会社の調査によると、 調査対象の64%が紙ベースの契約管理に課題を抱えており、「期限管理ができていない」という課題が最多 でした。
さらに、50%の人が契約の期限管理に必要な台帳作成を徹底しておらず、特定の契約書を見つけるだけで1人あたり月10時間を要しています。
契約書管理システムであれば、契約書を紙からデジタルに変換できるため、紙ベースの課題解消に効果的である他、災害対策にもなります。
エクセルでの契約書管理の課題
エクセルでの契約書管理は低コストで導入できる反面、 データの整合性やセキュリティの確保が難しく、複数人での同時編集やバージョン管理も煩雑 です。
また、契約の期限管理や更新案件の把握も困難であり、業務効率が低下する可能性があります。
契約書管理システムであれば、データの一元管理やセキュリティ対策、期限管理やリマインダー機能などが提供されているため、効率的な契約書管理を実現できます。
契約書管理台帳のテンプレート
「コストを抑えるために、まずはExcelで契約書管理を作成したい」という場合は、 契約書管理台帳のテンプレートを活用するのがおすすめです。
多くのウェブサイトでは、無料でダウンロードできる契約書管理台帳のテンプレートが提供されているため、自社に合ったものを試してみましょう。
契約書管理システムの種類
【機能別】契約書管理システム
- 契約書管理に特化したタイプ
- 契約業務全体を管理するタイプ
- 文書管理システムに搭載されたタイプ
契約書管理に特化したタイプ
契約書管理に特化したタイプのシステムは、 契約書の作成、編集、保存、検索、承認、電子署名などの機能を備えています。
契約書の一元管理や期限管理、リマインダー機能、セキュリティ対策を重視し、契約書管理の円滑化に貢献します。
契約書の効率的な管理と同時に、法的コンプライアンスの強化を求める企業に特におすすめです。
契約業務全体を管理するタイプ
契約業務全体を管理するタイプのシステムは、 契約書の作成から締結まですべてのプロセスをカバー します。
契約書の作成や締結、履行状況のモニタリング、契約更新など、契約締結のフロー全体的を一元管理できます。
特に、契約書管理の効率性と透明性を向上させ、ビジネスのリスク管理や運用コストを削減したい企業におすすめです。
文書管理システムに搭載されたタイプ
文書管理システムに搭載されたタイプの契約書管理は、 文書の管理や共有機能に加えて、契約書の特定の管理機能を提供 します。
文書管理システムの一部として利用できるため、既存の文書管理環境に統合しやすく、運用コストを低減できます。
特に、文書管理と契約書管理を一元化し、業務効率化や情報管理の向上を図りたい企業におすすめです。
【提供形態別】契約書管理システム
- オンプレミス型
- パッケージ型
- クラウド型
- ハイブリッド型
オンプレミス型
オンプレミス型の契約書管理システムは、 企業が自社のサーバーにシステムを導入し、管理・運用する形態 です。
セキュリティの自己管理やカスタマイズが可能で、機密性が高いデータを取り扱う企業や、法的要件に厳格な業界での利用が適しています。
パッケージ型
パッケージ型の契約書管理システムは、 あらかじめ決まった仕様で構築されたシステムを購入する形態 です。
導入が比較的容易で、運用や保守の負担が軽減されるため、中小規模の企業や、短期間での導入を希望する企業に適しています。クラウド型
クラウド型の契約書管理システムは、インターネット経由で クラウド上のサーバーにシステムを導入・運用する形態 です。
導入コストが低く、柔軟な利用が可能なため、リモートワーク環境下での利用や、スケーラビリティが重視される企業に特に適しています。
ハイブリッド型
ハイブリッド型の契約書管理システムは、 オンプレミス型とクラウド型を組み合わせた形態 です。
セキュリティやカスタマイズ性を重視しつつ、柔軟なクラウド利用も可能です。機密性と利便性の両方をバランスよく兼ね備えたい企業に適しています。
【管理対象別】契約書管理システム
- 商取引関連の管理が対象
- 知的財産関連の管理が対象
- 労務関連の管理が対象
商取引関連の管理が対象
商取引関連の契約書管理システムは、売買契約書や委託契約書など、主に企業間や顧客間の商取引に関連する契約書を管理対象とします。
取引先や取引内容、支払条件などの情報を一元管理できる ため、取引プロセスの効率化やリスク管理の支援を希望する場合におすすめです。
知的財産関連の管理が対象
知的財産関連の契約書管理システムは、特許契約書、ライセンス契約書、機密保持契約書など、知的財産権に関連する契約書を管理対象とします。
企業の知的財産の保護や活用に関わる契約を効率的に管理できる ため、権利の確保や適切な利用をサポートしてほしい場合におすすめです。
労務関連の管理が対象
労務関連の契約書管理システムは、雇用契約書、派遣契約書、労働組合との協定書など、労働関係に関連する契約書を管理対象とします。
従業員の雇用条件や労働法規制に関する契約を適切に管理できる ため、労務管理の円滑化や法的コンプライアンスの遵守を図りたい場合におすすめです。
契約書管理システムの基本機能一覧
以下は、一般的な契約書管理システムの基本機能です。
契約書の作成・編集 |
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契約書の保存・管理 |
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契約書の検索・閲覧 |
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契約の履行・管理 |
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電子署名・承認 |
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レポート・分析 |
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セキュリティ コンプライアンス |
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インテグレーション |
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ユーザーサポート |
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契約書管理システムの活用シーン
契約書管理システム(CMS)は、さまざまな業種やシチュエーションで活用されています。
以下は、具体的な活用シーンのいくつかです。
企業間取引(B2B) |
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法務部門 |
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人事部門 |
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不動産管理 |
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財務部門 |
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IT部門 |
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プロジェクト管理 |
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契約書管理システムの導入メリット
- コスト削減
- コミュニケーションの円滑化
- セキュリティの向上
- リスク管理とコンプライアンス
- 効率化と時間の節約
コスト削減
契約書管理システムの導入により、 紙の契約書や書類の印刷・保管・配布にかかるコストを大幅に削減 できます。
例えば、印刷や郵送にかかる費用や、文書の紛失や破損による再発行コストを削減することが可能です。
さらに、オンライン上で契約プロセスを管理することで、業務の効率化が促進され、人件費の節約にもつながります。
編集部
【具体例】不動産会社の場合、賃貸契約書や売買契約書の電子化によって、印刷・郵送費用を大幅に削減できます。
コミュニケーションの円滑化
契約書管理システムをの導入により、 関係者間のコミュニケーションが円滑化 されます。
例えば、電子署名やワークフロー機能を活用することで、契約の承認プロセスが迅速化し、誤解や漏れを防げます。
また、オンライン上で契約書の共有や更新が行えるため、関係者間の情報共有を円滑にすることも可能です。
編集部
【具体例】IT企業の場合、クライアントとの契約書やNDAの署名をオンラインで行うことで、迅速な契約締結を実現できます。
セキュリティの向上
契約書管理システムは、 データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能を提供 し、情報漏洩や不正アクセスを防ぎます。
また、電子署名やログ記録機能を活用し、契約書の改ざんや紛失リスクを軽減することも可能です。
特に、情報のデジタル化でセキュリティリスクが高まる今、企業の機密情報や重要データを保護できるシステムは不可欠と言えるでしょう。
編集部
【具体例】IT企業の場合、クライアントとのサービス契約にタイムスタンプを付与することで、改ざんリスクを軽減できます。
リスク管理とコンプライアンス
契約書管理システム上によって契約書の履歴や状況を一元管理することで、契約内容や期限の把握が容易に なり、リスクを事前に把握しやすくなります。
例えば、建設業界では、工事プロジェクトごとに契約書の履歴や更新状況を確認できるため、工程の遅延や資材の不足といったリスクを事前に把握できます。
手動での契約書管理は複数の場所に分散して保存され、情報の散逸や見落としが生じやすくなるので、システム導入の検討が不可欠です。
効率化と時間の節約
紙ベースの契約書管理から脱却し、 電子データで一元管理することで、契約書の検索や承認プロセスが大幅に簡素化 されます。
例えば、従来は探すのに時間がかかった過去の契約書も、システムで簡単に見つけられるようになります。
承認フローの自動化によって、メール往来や承認待ちの時間も短縮できるため、業務の効率化だけでなく、意思決定の迅速化にも効果的です。
編集部
【具体例】不動産会社の場合、新規の賃貸契約をシステムにアップロードし、関連部署に承認依頼を自動送信できます。
契約書管理システム導入で注意すべきデメリット
- 十分なセキュリティ対策が必要
- 従業員へのトレーニングと適応期間が必要
- 短期間での習熟が難しい可能性
- 導入と維持管理にコストがかかる
十分なセキュリティ対策が必要
デジタル化された契約書は、 機密情報や個人情報を含むため、不正アクセスや情報漏洩のリスクがあります 。
例えば、ウイルスやマルウェアによるシステム侵入や不正アクセス、内部者による情報漏洩や改ざんなどが挙げられます。
セキュリティが脆弱では、信頼性の低下や法的なトラブルにつながる恐れがあるので、定期的な監査や脆弱性診断など、積極的な対策が重要です。
従業員へのトレーニングと適応期間が必要
契約書管理システムを導入する際は、データの管理フローに慣れるまでの時間や、システム操作やセキュリティポリシーの理解を確保するためのトレーニングが必要です。
例えば、「画面の使い方やデータの入力方法を実践的に学習させる」「情報セキュリティやセキュリティポリシーの理解を促進させる」といった取り組みが求められます。
トレーニングが不十分では、作業の遅延やエラーが増加する可能性もあるため、 継続的な教育やフィードバックを通じて、スキルや理解度を向上させることが重要です。
短期間での習熟が難しい可能性
従業員が 新しい契約書管理システムを使いこなせるようになるまでには時間が必要 です。
例えば、従業員がシステムの操作方法や機能を理解するまでの学習期間が長くなったり、旧来の手法との違いになかなか適応できなかったりするケースがあります。
適応期間中は、作業の効率が低下する可能性も十分にあるため、従業員のストレスや不満も考慮しながら、適切なトレーニングやサポートを提供することが重要です。
導入と維持管理にコストがかかる
契約書管理システムの導入や維持管理にかかるコストが予算を圧迫し、 資金繰りの悪化やプロジェクトの遅延など、企業の経営に影響を与える可能性 があります。
具体的には、システムのライセンス料やハードウェアの更新、専門スタッフの雇用や外部委託、トラブルシューティングに伴う費用などが挙げられます。
影響を最小限に抑えるためには、システム導入前に詳細な費用対効果の分析を行い、適切な予算計画を立てることが重要です。
編集部
必要に応じて段階的な導入やコストの削減策を検討することも有効です。
契約書管理システムの費用相場
契約書管理システムの相場は「月額5,000円〜30,000円程度」
クラウドで利用できる契約書管理システムの費用相場は、 月額5,000円〜30,000円程度で、初期費用無料のサービスが多い です。
ただ、利用人数や容量、契約書の数、電子契約の有無によって料金は変動するため、詳細はベンダーに確認しましょう。
契約書管理システムの主な料金体系
契約書管理システムの主な料金体系は以下の通りです。
料金体系 | 特徴 | メリット | デメリット |
---|---|---|---|
ユーザー数に基づく料金 | 利用するユーザー数に応じて料金が設定される |
|
ユーザー数が多い場合、 コストが高くなる |
契約書量に基づく料金 | 契約書の量(例えば、月間や年間で処理する契約書の数)に応じて料金が設定される | 少数の契約書の場合、コストを抑えられる | 契約書の量が増えると コストが高くなる |
機能に基づく料金設定 |
|
必要な機能のみを選択することでコストを抑えられる | 機能を追加するごとに コストが増加する |
初期費用と月額年額の料金 | 初期導入時に一度コストが発生し、その後、月額や年額の料金がかかる | 初期費用を支払えば、その後は一定の月額年額料金で利用できる | 初期費用が高額になる 場合がある |
無料のプラン | 基本的な機能が無料で提供されるが、高度な機能や大規模利用の場合は有料プランにアップグレードが必要 | 初期費用やランニングコストが不要導入のハードルが低い | 機能制限がある大規模な利用や、高度な機能が必要な場合はコストが発生する |
編集部
トライアルの活用や長期的視点での検討を重ねることで、自社に合う料金体系を見つけられます。
契約書管理システムの比較ポイント・選び方
- 使いやすさ
- 機能の充実度
- 費用対効果と将来性
- モバイル対応の有無
- セキュリティの高さ
- データ化の精度の高さ
- 他のシステムとの互換性
- 電子契約サービスの有無
使いやすさ
契約書管理システムの比較ポイントである使いやすさは、システムの導入効果を最大化するために重要 です。
例えば、直感的なインターフェースや簡単な操作手順のシステムほど、従業員が短期間で使いこなせるようになるため、迅速な業務遂行を可能にします。
複雑なシステムではトレーニングコストが増加し、日常業務に支障が出ることもあるため、トライアルで実際に操作し使い勝手を評価するのがおすすめです。
機能の充実度
契約書管理システムに搭載されている機能の充実度は、 業務効率化や作業の正確性向上に直結 します。
例えば、契約書の自動生成や電子署名機能、期限管理、アラート機能、レポート作成などの豊富な機能があれば、業務プロセス全体の効率化が可能です。
機能が不十分な場合、結局手作業に頼ることになり、作業の遅延やミスが発生する可能性もあるので、必要な機能があるかを事前確認しましょう。
編集部
AIや機械学習を活用した契約書解析やリスク評価機能など、高度な機能が備わっていれば、リスク管理やコンプライアンスの向上にも貢献します。
文書管理機能があると便利
社内規定やマニュアルなどの文書も適切に管理したい場合は、契約書以外の文書管理に対応したシステムを検討しましょう。
契約書だけでなく、 社内文書全体を電子化することで、コスト削減や業務効率の向上が期待 できます。
業務プロセスの改善だけでなく、ペーパーレス化やテレワーク推進など全社的なメリットも享受できるため、社内稟議も円滑に進むでしょう。
費用対効果と将来性
契約書管理システムを導入する際は、 コストだけでなく、長期的な視点でシステムを選択することが重要 です。
コストを抑えるためには、安価なシステムを導入したいところですが、十分な機能とサポートを提供してくれるかどうかを見極める必要があります。
また、将来性も重要であり、例えば「将来的に契約の量や業務内容が増えた場合でも、システムが対応できるかどうか」といった考慮が欠かせません。
システムが将来的な拡張や変化に対応できないと、業務の成長や変化に追随できなくなるリスクもあるため、長期的な視点を忘れないようにしましょう。
モバイル対応の有無
モバイル対応の契約書管理システムであれば、 外出先や移動中でも契約書や関連文書にアクセスでき、迅速な対応や承認が可能 となります。
具体的には、スマートフォンやタブレットから契約書の閲覧や編集、承認プロセスの管理ができることが挙げられます。
営業担当者が顧客先で契約を確認したり、管理者が出張先から承認作業を行ったりする際にも便利です。
セキュリティの高さ
セキュリティが高い契約書管理システムであれば、 機密性の高い契約書や関連文書を安全に管理できます 。
具体的には、データの暗号化やアクセス制御、ログの監視などのセキュリティ機能が重要です。
個人情報漏洩やデータ改ざんなどのリスクを最小限に抑えるためにも、プロバイダーが信頼できるセキュリティ対策を講じているかを十分に調査しましょう。
データ化の精度の高さ
データ化の精度が高い契約書管理システムでは、 手書きの契約書やスキャンされた文書を高精度でデジタル化できます 。
過去の契約書も含め、契約書内の重要な情報(契約期間、金額、条件など)を正確に抽出し、データベース化することで、契約内容の管理や検索が効率的に行えます。
精度が不十分なシステムでは、情報の漏れや誤りが発生する可能性があるため、高品質なデータ処理機能を備えているかも考慮して選定しましょう。
他のシステムとの互換性
他のシステムとの互換性が高いシステムでは、既存のシステムやアプリケーションとシームレスに連携し、 データの共有や流れをスムーズにすることが可能 です。
例えば、契約書管理システムがERPシステム(※)と連携して、契約情報を自動的に経理や購買部門に反映することで、業務の効率化やミスの軽減が図れます。
互換性が低い場合、契約書関連の情報が分散して管理され、データの断片化や業務効率の低下が発生しやすくなるため、必ずチェックしたいポイントです。
※ERP(企業資源計画)システム:企業全体のさまざまな業務を統合的に管理するためのソフトウェア
電子契約機能の有無
電子契約機能が含まれている契約書管理システムであれば、 契約締結プロセスを効率化し、紙の使用量を削減できます 。
例えば、顧客や取引先との契約をスムーズに行いたい場合、電子契約サービスを利用することで、契約書の作成、送付、署名、管理をオンラインで行えます。
手間や時間の節約だけでなく、誤りや遅延の防止も可能なので、特に社内で電子契約サービスを利用していない企業は、プロセスの迅速化を感じるでしょう。
契約書管理システムの導入時の注意点
- 導入目的を明確にする
- 利害関係者を参画させる
- データの整合性を確保する
- 適切な変更管理プロセスを確立する
導入目的を明確にする
導入目的が明確でないと、 システムを選定する際の基準が定まらず、必要な機能や仕組みを見極めることが難しくなります 。
例えば、契約書の効率的な管理や業務プロセスの効率化、セキュリティの強化など、企業ごとに導入目的は異なります。
「情報の漏洩や誤りが多い」「効率的な契約更新ができていない」など、現在の契約書管理における課題や不満点を洗い出し、導入目的を明確にしましょう。
利害関係者を参画させる
契約書管理に関わる各部門や役職の担当者など、利害関係者を参画させることで、 導入計画やシステム設計において、現場のニーズや要望を十分に取り入れられます 。
具体的には、契約書管理システムの利用方法や機能要件に関するミーティングを開催し、彼らの意見やフィードバックを取り入れることが重要です。
利害関係者の意見を取り入れないと、実際の業務に適さない機能やインターフェースが導入される可能性があるため、積極的に参画させましょう。
データの整合性を確保する
契約書管理システムを導入する際は、データの入力や更新に関するルールを明確にし、 データの重複や矛盾を避ける仕組みを導入することが重要 です。
例えば、同じ契約に関する情報が異なるデータで記録されていたり、重要な情報が抜け落ちていたりすると、業務の信頼性が損なわれる可能性があります。
システムへのデータ移行時には、データの損失や破損が起きる恐れもあるため、バックアップの取得や慎重な移行作業を行いましょう。
適切な変更管理プロセスを確立する
システムに変更を加えることは、機能の向上や問題の修正などの良い影響をもたらす一方で、 不適切な変更がシステムに悪影響を与える可能性も あります。
例えば、誤ったコードの変更や設定の変更が行われ、本来の機能が正常に動作しなくなったり、処理速度が遅くなったりするケースも少なくありません。
システムの安定性を維持し、予期せぬトラブルやデータ損失を防ぐためには、導入時に変更管理プロセスを確立しておくことが重要です。
【比較表】契約書管理ツールのおすすめランキング
サービス名 | 提供会社 | タイプ | 提供形態 | 初期費用(税込) | 月額(税込) | トライアル | 実績 | 特徴 | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Hubble | 株式会社Hubble |
契約書管理 に特化 |
クラウド | 0円 | 要問い合わせ | 〇 |
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2 | ContractS CLM | ContractS株式会社 | 契約業務 全体を管理 |
クラウド | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ✕ | 多数企業で 導入実績あり |
|
3 | クラウドサインSCAN | 弁護士ドットコム株式会社 |
紙媒体 にも対応 |
クラウド | 要問い合わせ | 11,000円~ | 〇 | 導入実績250万社以上 |
|
4 | LegalForce キャビネ |
株式会社LegalOn Technologies |
契約書管理 に特化 |
クラウド | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ✕ | 多数企業で 導入実績あり |
|
5 | WAN-Sign | 株式会社NXワンビシアーカイブズ |
紙媒体 にも対応 |
クラウド | 0円 | 契約締結1件ごとに300円 | 〇 | 多数企業で 導入実績あり |
|
6 | 楽々Document Plus | 住友電工情報システム株式会社 |
他書類 にも対応 |
|
330,000円~ | 99,000円~ | ✕ | 導入実績900社以上 |
|
7 | OPTiM Contract | 株式会社オプティム |
契約書管理 に特化 |
クラウド | 0円 | 10,978円~ | 〇 | 多数企業で 導入実績あり |
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8 | 電子印鑑GMOサイン | GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 |
契約業務 全体を管理 |
クラウド | 要問い合わせ | 9,680円 | 〇 | 導入実績350万社以上 |
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9 | ConPass | 株式会社日本パープル |
契約業務 全体を管理 |
クラウド | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ✕ | - |
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10 | MyQuick | インフォコム株式会社 |
他書類 にも対応 |
クラウド |
|
|
✕ | 導入実績900社以上 |
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契約書管理システムのおすすめ10選一覧
Hubble|契約書管理の負担削減に効果的
株式会社Hubbleが提供する「Hubble」は、 契約書管理の負担を軽減するクラウド型システム です。
PDFをアップロードするとAIが契約内容を読み取り、台帳に自動反映するため、要約・入力の手間が省けます。
取引先とのコミュニケーションを効率化する他、SlackやTeams、クラウドサインなどとも連携できるので、契約業務の最適化に効果的です。
費用・特徴
サービス名 | Hubble |
---|---|
提供会社 | 株式会社Hubble |
タイプ | 契約書管理に特化 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 0円 |
月額(税込) | 要問い合わせ |
無料トライアル | 〇 |
実績 |
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特徴 |
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導入事例
業種 | 医薬品 |
---|---|
課題 |
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成果 |
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※参考:株式会社Hubble公式サイト
ContractS CLM|契約業務の一元管理に強い
ContractS株式会社が提供する「ContractS CLM」は、契約書の管理だけでなく、 契約プロセス全体を統合管理するプラットフォーム です。
DXの推進に寄与し、テンプレートを利用した契約書作成の効率化や承認フローの設定によるガバナンス強化など、契約前のプロセスをサポートします。
取引先の要望に応じて柔軟な締結方法を選択できる他、全文検索やリマインダー機能の活用によって契約書の適切な管理も可能です。
費用・特徴
サービス名 | ContractS CLM |
---|---|
提供会社 | ContractS株式会社 |
タイプ | 契約業務全体を管理 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 要問い合わせ |
月額(税込) | 要問い合わせ |
無料トライアル | ✕ |
実績 | 三菱地所株式会社、YKK株式会社、アイリスオーヤマ株式会社など多数企業で導入実績あり |
特徴 |
|
導入事例
業種 | IT事業・語学事業等 |
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課題 |
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成果 |
|
※参考:ContractS株式会社公式サイト
クラウドサインSCAN|弁護士監修の契約書管理アプリ
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサインSCAN」は、 250万社以上の企業に利用されている電子契約サービス です。
スキャンに特化したオプションサービスが豊富なほか、契約日などの情報の入力やデータのインポートも代行します。
検索機能や自動アラート機能も備えているため、適切な契約書管理が可能になり、情報収集の遅延や期限の見落としといったリスクを最小限に抑えられます。
費用・特徴
サービス名 | クラウドサインSCAN |
---|---|
提供会社 | 弁護士ドットコム株式会社 |
タイプ | 紙媒体にも対応 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 要問い合わせ |
月額(税込) |
|
無料トライアル | 〇 |
実績 | 導入実績250万社以上 |
特徴 |
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導入事例
業種 | 建設・建築業 |
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課題 |
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成果 |
|
※参考:弁護士ドットコム株式会社公式サイト
LegalForceキャビネ|アップロードだけのAI契約書管理システム
株式会社LegalOn Technologiesが提供する「LegalForceキャビネ」は、 AI契約書管理システムで、契約書のPDFをアップロードするだけで契約書管理が可能 です。
PDFデータを取り込むと契約締結日や当事者名などの情報を自動で抽出し、検索可能なデータベースを作成します。
クラウドサインや電子印鑑GMOサインとの連携も行い、電子契約にも対応しているため、契約プロセス全体がスムーズに進むようになります。
費用・特徴
サービス名 | LegalForceキャビネ |
---|---|
提供会社 | 株式会社LegalOn Technologies |
タイプ | 契約書管理に特化 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 要問い合わせ |
月額(税込) | 要問い合わせ |
無料トライアル | ✕ |
実績 | 株式会社日本シティ銀行、株式会社ジャパネットホールディングスなど多数企業で導入実績あり |
特徴 |
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導入事例
業種 | 採用・販売促進・インバウンド |
---|---|
課題 |
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成果 |
|
※参考:株式会社LegalOn Technologies公式サイト
WAN-Sign|4,000社以上のノウハウを凝縮
株式会社NXワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign」は、 NXグループの総合物流企業としての強みを活かした電子契約サービス です。
官公庁や金融機関、医療機関、製薬業など4,000社以上の機密書類管理経験から得たノウハウを活かし、契約の締結から管理まで一元化します。
既存の紙の契約書もスキャン・電子化してシステム上で検索や管理が可能であり、契約書の電子化に困っている企業や、セキュリティ重視の業界に適しています。
費用・特徴
サービス名 | WAN-Sign |
---|---|
提供会社 | 株式会社NXワンビシアーカイブズ |
タイプ | 契約書管理に特化 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 0円 |
月額(税込) | 要問い合わせ |
無料トライアル | 〇 |
実績 |
|
特徴 |
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導入事例
業種 | アウトソーシングなどを展開する企業の債権管理チーム |
---|---|
課題 |
|
成果 |
|
※参考:株式会社NXワンビシアーカイブズ公式サイト
楽々Document Plus|社内文書の統一管理に役立つ
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、 住友電工グループが提供する文書管理システムで、導入実績は900社以上 です。
契約書やISO文書、紙文書などのドキュメント管理に活用され、ペーパーレス化やテレワーク、電子帳簿保存法への対応に役立っています。
属性情報の付与や関連ファイルの束ね方、承認フローの設定など、柔軟なカスタマイズが可能であり、セキュリティも充実しています。
費用・特徴
サービス名 | 楽々Document Plus |
---|---|
提供会社 | 住友電工情報システム株式会社 |
タイプ | 他書類にも対応 |
提供形態 |
|
初期費用(税込) |
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月額(税込) |
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無料トライアル | ✕ |
実績 | 導入実績900社以上 |
特徴 |
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導入事例
業種 | 精密機器・機械/食品 |
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課題 | ISO文書管理における検索機能の不便さや、 時間を要する点に課題を感じていた |
成果 |
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※参考:住友電工情報システム株式会社公式サイト
OPTiM Contract|AIで管理コスト・リスクを削減
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、 月額9,980円~で提供される契約書管理システム です。
契約書をアップロードするだけでAIが契約書の詳細を抽出し、自動で管理台帳に登録する他、フォント埋め込みのないPDFや傾いた契約書などにも対応します。
電子帳簿保存法に準拠しており、契約期間や更新期限の自動通知機能もあるため、法的なリスクや契約違反を軽減することも可能です。
費用・特徴
サービス名 | HOPTiM Contract |
---|---|
提供会社 | 株式会社オプティム |
タイプ | 契約書管理に特化 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 0円 |
月額(税込) |
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無料トライアル | 〇 |
実績 | KDDI株式会社、富士急行株式会社、株式会社堀通信など多数企業で導入実績あり |
特徴 |
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導入事例
業種 | 商社(医療機器) |
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課題 |
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成果 |
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※参考:株式会社オプティム公式サイト
電子印鑑GMOサイン|350万社以上の導入実績を誇る
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、 350万社以上が利用するGMOグループのサービス です。
契約印タイプと実印タイプの2つの署名方式を備え、法的効力を強化できる他、文書検索や閲覧・操作制限が可能など、契約書管理機能も充実しています。
紙の契約書もPDF化し、電子契約と同じ管理方法を実現するため、契約書の共有や他のシステムとの連携が効率的に行えるのも魅力です。
費用・特徴
サービス名 | 電子印鑑GMOサイン |
---|---|
提供会社 | GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 |
タイプ | 契約業務全体を管理 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 要問い合わせ |
月額(税込) | 9,680円 |
無料トライアル | 〇 |
実績 | 導入実績350万社以上 |
特徴 |
|
導入事例
業種 | 情報・通信業 |
---|---|
課題 | 社印を押印する作業を効率化したい |
成果 |
|
※参考:GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社公式サイト
ConPass|契約締結から期限管理まで一貫支援
株式会社日本パープルが提供する「ConPass」は、 50年以上にわたる経験から生まれた契約書管理システム です。
テンプレートを使った契約書作成から電子契約の締結、更新期限管理まで、一貫した対応を提供しています。
AIによる自動データ抽出や紙のスキャン代行、倉庫保管も提供し、契約書の管理と効率化をサポートしてくれます。
費用・特徴
サービス名 | ConPass |
---|---|
提供会社 | 株式会社日本パープル |
タイプ | 契約業務全体を管理 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) | 要問い合わせ |
月額(税込) | 要問い合わせ |
無料トライアル | ✕ |
実績 | - |
特徴 |
|
導入事例
※公式サイトに導入事例の掲載なし
MyQuick|完全ペーパーレスな契約管理を実現
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、 契約書を含む社内文書の管理をサポートする文書管理システム です。
電子契約サービスと連携し、ペーパーレスな契約管理を実現する他、契約情報やタイムスタンプ付き契約書を自動で取り込むため、情報再入力の手間が省けます。
操作権限の細かな設定により、誤った操作によるデータ損失や情報漏洩を防止することもできるため、外部とのデータ共有が多い企業にも有効です。
費用・特徴
サービス名 | MyQuick |
---|---|
提供会社 | インフォコム株式会社 |
タイプ | 他書類にも対応 |
提供形態 | クラウド |
初期費用(税込) |
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月額(税込) |
|
無料トライアル | ✕ |
実績 | 導入実績900社以上 |
特徴 |
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導入事例
業種 | セールスプロモーション |
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課題 |
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成果 |
|
※参考:インフォコム株式会社公式サイト
無料提供されている契約書管理システムはない
現時点で、無料提供されている契約書管理システムは存在せず、いずれのサービスでもライセンス料や利用料を支払う必要があります。
契約書管理システムは企業の重要な業務プロセスを支える高度なソフトウェアであり、その機能やセキュリティの要件から、無料で提供されることは難しい のです。
一部のクラウド型システムでは、基本的な機能のみを無料で利用できるケースもありますが、完全な契約書管理機能を無料で提供しているケースはほとんどありません。
契約書管理システムの導入手順
-
STEP.1
要件定義と計画策定
・関係者からのヒアリングを行い、現状の課題や新システムに求める機能を明確にする
・導入スケジュール、予算、担当者を決定し、プロジェクトの計画を立てる -
STEP.2
システム選定
・候補システムのデモを実施し、機能や使い勝手を確認する
・各システムの機能、コスト、サポート体制などを比較評価 -
STEP.3
導入準備
・必要なハードウェアやネットワーク環境を整備する
・既存の契約書データの移行計画を立てる
※システムのカスタマイズが必要な場合は、要件に基づいて設定や開発を行う -
STEP.4
導入・設定
・既存の契約書データを新システムに移行する
・ユーザーアカウントの作成、アクセス権限の設定を行う -
STEP.5
トレーニングとテスト
・システムの操作方法や新しいワークフローについて、関係者へのトレーニングを実施
・システムの動作確認、ユーザーアクセステスト、データの整合性確認なども実施 -
STEP.6
本格稼働
・問い合わせ対応やトラブルシューティングのためのサポート体制を整備する
・システムの利用ガイドラインや運用手順書を作成し、関係者に配布 -
STEP.7
継続的な改善
・システムの利用状況やパフォーマンスを定期的にモニタリングする
・必要に応じてシステムのアップデートや機能追加を行い、常に最新の状態を保つ
契約書管理システムを導入すべき企業
リソースの少ない中小企業
リソースが限られている中小企業では、契約書の管理や運用にかかる手間やコストを最小限に抑える必要があります。
契約書管理システムを導入すれば、 手作業による管理作業や紙文書の保管・整理にかかる時間やコストを削減 できます。
契約書の履行状況などをシステム上で管理し、契約違反や延滞のリスクを事前に把握することも可能なので、リスクを軽減したい場合にも有効です。
多くの契約を取り扱う企業
多くの契約を取り扱う企業では、「複数の取引先とのコミュニケーションが複雑化する」「期限管理の誤りや見落としが発生しやすい」などの課題があります。
契約書管理システムを導入すれば、 契約書の作成・締結プロセスを効率化し、取引先とのスムーズなコミュニケーションを実現 できます。
また、契約の期限管理や契約違反の監視だけでなく、データの一元管理によって情報の整合性を保ち、誤りや漏れを防ぐことも可能です。
法務部門の多い企業
法務部門の多い企業では、「契約書の保管と検索が煩雑で時間がかかる」「契約の期限管理が不十分でリスクが高まる」などの課題があります。
契約書管理システムであれば、 契約書のデータベース化により、契約内容の一元管理が可能となるため、契約書の履歴や修正履歴の確認も容易に なります。
期限管理機能や通知機能を活用することで、契約の自動更新や期限切れの把握もスムーズに行えるので、法的リスクの最小化にも効果的です。
AI技術の活用で契約書管理システムは今後も発展する見込み
AI技術の活用により、契約書管理システムは今後さらに発展する見込みです。
AIは契約書の自動アップロードや文字起こし、管理台帳の作成など、多くの管理業務を自動化できるため、効率性が向上します。
リスク検出機能も提供できるため、企業はリスクを事前に識別し、より迅速に対策を講じられるようになるでしょう。
契約書管理システムに関するよくある質問
A
はい、電子署名が適切に施されているPDF契約書は法律的に有効です。
電子署名法や関連法規を遵守している限り、手書きの署名と同様の効力を持ちます。
A
はい、クラウドサインは電子署名を提供するだけでなく、契約書の安全な保管機能も備えています。クラウド上で契約書を管理、共有することができます。
A
導入期間はシステムの規模や複雑さ、カスタマイズムの規模や複雑さ、カスタマイズの必要性などによりますが、一般的には数週間から数ヶ月かかることが多いです。
小規模な導入なら数週間、大規模なシステム導入なら数ヶ月を見込むべきです。
A
導入には基本的なIT知識が必要です。
具体的には、システムの設定、データ移行、ユーザー管理、セキュリティ設定などに関する知識が求められます。
また、システムによってはカスタマイズやAPI連携のためにプログラミングスキルが必要な場合もあります。
A
業務効率の向上度合いは具体的な環境や導入前の業務プロセスによりますが、作業効率が20%~50%程度向上するケースもあります。
まとめ
編集部
今回は契約書管理システムのおすすめサービスやメリットなどについて解説しました!
多くの法務担当者が手入力の負担や書類の検索時間、更新期限の見落としなど、紙媒体での管理やExcelでの管理に限界を感じています。
契約書管理システムであれば、契約書の履歴や状況を一元管理することで、業務の効率化やコスト削減、リスク管理などを実現できます。
しかし、システムによっては、長い適応時間が必要になったり、コストが予算を圧迫したりするケースも少なくありません。
自社に合うシステムを選び、効果的に活用するためには、以下の比較ポイントと注意点を考慮し、導入を進めてみてください。
▼比較ポイント
- 使いやすさ
- 機能の充実度
- 費用対効果と将来性
- モバイル対応の有無
- セキュリティの高さ
- データ化の精度の高さ
- 他のシステムとの互換性
- 電子契約サービスの有無
- 導入目的を明確にする
- 利害関係者を参画させる
- データの整合性を確保する
- 適切な変更管理プロセスを確立する
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