Web会議とは？
Web会議とは、社外での商談や社内でのミーティングなどの会議を、従来からの対面ではなくオンライン上で行う取り組みを指すものです。
Web会議では、物理的な会議スペースを準備する必要がないため、オフィススペースの節約や移動時間の短縮など、生産性の向上にも効果的です。
特に近ごろでは、新型コロナウイルスへの感染予防対策の観点から、従来型の対面会議を避け、オンライン会議へと移行する動きが加速しています。
株式会社ブイキューブの実施した調査によると、2019年のコロナ以前と比較して約8割の会社員がWeb会議の増加を実感しているということです。
参考：『第1回緊急事態宣言から1年、テレワーク本格化の“その後”に関する調査』- 株式会社ブイキューブ
Web会議の増加における企業の悩み
会議室が不足している
Web会議の増加にともなって真っ先に問題となるのが、今まで使用していた会議室が不足してしまうという問題です。
これまでは取引先などへ実際に赴いていた商談なども、今後はオンラインで対応する必要があるため、物理的なスペースの不足が懸念されます。
周囲の雑音が気になる
会議室が使えない場合には自席でWeb会議に参加する必要がありますが、周りの音が入ってしまうと声が聞き取れないなどの問題も発生します。
周囲の通話環境が悪いと、取引先に悪い印象を与えてしまう可能性もあるため、あらかじめ注意しておく必要があるでしょう。
会議に集中できない
社外ではなく社内でのミーティングであっても、周囲の環境音が入ってしまうと、積極的な発言をしにくくなってしまいます。
特に、会議での発言数が多い役職者の場合には、共有内容の伝達ミスや認識相違を引き起こす可能性もあるため、こちらも注意が必要です。
Web会議室の不足が起こる原因
緊急事態宣言解除の影響
Web会議室の不足が起こる1つ目の原因としては、緊急事態宣言の解除にともなう出社メンバーの増加です。
今まで在宅で勤務を行っていた従業員が、一斉に出社に切り替わることによって、オフィスの会議室不足を引き起こしてしまいます。
出社メンバーと在宅メンバーを週や月ごとに入れ替えたり、会議室の利用時間を制限したりなど、社内ルールを設けることがおすすめです。
オンライン商談の増加
Web会議室の不足が起こる2つ目の原因としては、オンライン商談やミーティングの増加にともなう会議室の圧迫です。
いくら対面での商談が減ったとはいえ、オンラインでの商談やミーティングにおいても、劣悪な環境での参加は避けておきたいところです。
周囲の雑音が大きかったり、顔が暗く映ってしまったりすると、取引先にも悪い印象を与えてしまうため、あらかじめ注意しておきましょう。
生産性のないミーティング
Web会議室の不足が起こる3つ目の原因としては、時間ばかりを浪費する生産性のない社内ミーティングの存在です。
特に、会議の時間に1時間以上の時間を費やしている場合には、会議時間の短縮ができないかどうか、社内で検討する必要があるでしょう。
あらかじめ議題の内容や優先度を決めておき、会議におけるタイムキーパーや時間の上限を設けるなどで対策を行うことがおすすめです。
Web会議室の不足なら完全個室型のフォンブースがおすすめ
フォンブースとは？
フォンブースとは、Web会議やオンライン商談のために専用設計された「完全個室型のWeb会議スペース（ブース）」です。
ブースの内部は吸音性や遮音性に優れているため、周囲の雑音を気にすることなく、Web会議を実施することができるでしょう。
また、空調設備やUSBコンセントなどを搭載したハイエンドなモデルもあるため、オフィスの集中ブースとしても利用することができます。
フォンブースのメリット
業界最安値級の月額コスト
フォンブースは、通常であれば3～10万円の費用相場であるところ、月額最低水準の2万円から提供することができます。
最短2週間でのスピード納品
フォンブースは、注文日から最短2週間でのスピード納品が可能になっているため、流動的なオフィス環境にも素早く対応することができます。
複数のサービスを試して比較
フォンブースは、さまざまなモデルから2種類までを実際に導入して比較することができるため、設置後のミスマッチなどを防ぐことができます。
フォンブースのデメリット
小型のモデルがある一方、ブースの導入にはそれなりのスペースが必要となるため、設置場所については事前に検討しておく必要があるでしょう。
特に、従業員の出入りが激しいエントランスや、動線に支障をきたすような部屋の中央部分などへの導入は、なるべく避けておくべきです。
また、いくら遮音性に優れているとはいえ、完全防音の個室ではないため、楽器演奏などのWeb会議以外の用途には不向きと言えます。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
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