オートコールシステムとは？ 仕組みや活用メリット、おすすめ比較5選を解説

オートコールシステムとは？

オートコールシステムは、 事前に登録した電話番号へ自動で発信し、音声メッセージの再生やプッシュ操作の取得を行う仕組み です。

主に、督促連絡や予約確認、キャンペーン案内、緊急連絡など、大量発信が必要な業務で活用されています。

人手を介さずに、短時間で大量の架電ができるため、コールセンターの人員不足解消や業務効率化に直結します。

発信結果や応答履歴もデータとして蓄積でき、業務改善や対応漏れ防止にも役立つ点が特徴です。

オートコールシステムの仕組み

オートコールシステムは、 発信先リスト・音声データ・発信ルールを事前に設定することで動作 します。

指定した日時になると、システムが事前に登録された電話番号宛に自動で架電し、録音音声や合成音声を再生します。

通話結果は「応答あり・不在・拒否」などに分類され、管理画面で一元管理できるため、再架電や対応判断も容易です。

なお、自動発信に加え、プッシュ入力による選択やオペレーター転送などの分岐処理を行いたい場合は、IVR機能を組み合わせることで対応できます。

オートコールとIVR、ボイスボットの違い

オートコールシステムは 「発信の自動化」に特化 している点が特徴です。

一方、IVRは着信時に音声ガイダンスで用件を振り分ける仕組みで、一次対応の効率化が主目的です。

また、ボイスボットは音声認識とAIを活用し、会話形式で対応します。

大量の案内・通知を一斉に届けたい場合はオートコール、問い合わせ窓口の自動化にはIVR、柔軟な会話対応にはボイスボットと、用途に応じた使い分けが重要です。

オートコールとオペレーターの違い

オートコールシステムは、 定型的な連絡を「高速・大量・均一品質」で実行できる 点が強みです。

オペレーター対応は個別相談や感情配慮が必要な場面に適していますが、件数が増えるほど人件費や教育コストが膨らみます。

オートコールを活用すれば、通知やリマインドなど一方向の案内を自動化し、対応が必要な顧客のみをオペレーターにつなぐ運用が可能です。

結果として、業務負担の軽減と効率化、コスト削減を実現できます。

オートコールシステムの活用シーン

オートコールシステムは「定型・大量・タイミングが重要な連絡」と特に相性が良く、  活用シーンごとに機能を組み合わせることで、業務効率と成果を最大化できます。

督促業務（未収金・書類返送）

オートコールシステムは、未収金の支払案内や書類未返送のリマインドなど、心理的負担が大きい督促業務で効果を発揮します。

定型文を自動音声で案内することで、担当者が直接電話をかける必要がなくなり 、精神的ストレスの軽減につながります。

応答がなかった場合も自動で再架電でき、「SMS送信」や「オペレーター転送」を分岐させることで、回収率向上と業務効率化を同時に実現できます。

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テレアポ・販売促進などの営業活動

オートコールシステムは、営業活動の初動や掘り起こしに適しています。

リードへの追客・フォローコールを自動化する ことで、架電漏れを防ぎながら効率的に接点を増やせます。

また、キャンペーンやセミナー案内を一斉発信し、興味を示した顧客のみをオペレーターにつなぐ運用も可能です。

さらに、過去に取引履歴のある休眠顧客に対する販売促進コールにも活用でき、新規開拓と既存顧客活性の両面で成果を出せます。

イベント集客や宣伝

オートコールシステムは、イベントやキャンペーンの集客・告知にも活用できます。

メールやDMでは見逃されがちな情報も、 電話による音声案内であれば高いリーチ率が期待できます 。

参加可否をプッシュ操作で取得すれば、出席者リストを即時に把握することが可能です。

説明会や展示会、地域イベントなど、短期間で多くの対象者へ周知したい場面で活用することで、集客率の向上と運営負担の削減につながります。

アンケート調査

オートコールシステムは、顧客満足度調査やキャンペーン効果測定、市場調査などのアンケート業務にも活用できます。

電話音声で質問を提示し、番号入力で回答を取得するため、Webアンケートよりも回答率が高くなる ケースもあります。

定量データを効率よく収集でき、マーケティング施策やサービス改善に活かしやすい点が特徴です。

なお、回答結果は自動で集計されるため、データ整理の手間を削減できます。

高齢者の見守り・状況確認サービス

オートコールシステムは、高齢者向けの見守りや安否確認サービスにも活用されています。

決まった時間に自動発信し、電話に出て番号を押すだけで無事を確認できる仕組み のため、操作が簡単です。

応答がない場合は、家族や管理者へ自動通知する設定も可能です。

人手による確認が難しいケースでも、継続的な見守り体制を構築でき、福祉・自治体分野での導入が進んでいます。

予約のリマインド確認

オートコールシステムは、医療機関やサロン、スクールなどの予約リマインドに適しています。

予約前日に自動で連絡し、来店可否を確認することで無断キャンセルを防止 できます。

キャンセル希望者のみをオペレーターにつなぐ運用により、空き枠の再調整もスムーズです。

​​​​​​​電話対応の工数削減と稼働率向上を両立できるため、予約制ビジネスの効率化に大きく貢献します。

オートコールシステムの導入メリット

架電業務の効率化と従業員の負担軽減

オートコールシステムは、手作業で行っていた大量の架電業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させます。

​​​​​​​リスト作成から発信、再架電、結果管理までを一元化できる ため、担当者は電話をかけ続ける必要がありません。

​​​​​​​精神的負担の大きい督促や確認連絡も自動音声に任せられ、従業員は本来注力すべき対応業務や分析業務に集中できます。人手不足対策としても有効です。

業務品質の平準化とサービス品質の維持

オートコールシステムを活用することで、案内品質のばらつきを防ぎ、精度を一定の水準で維持できます。

​​​​​​​オペレーターごとの説明漏れや言い回しの違いがなくなり 、業務品質を均一に保てます。

​​​​​​​特に重要なお知らせや法的文言を含む案内では、内容を固定できる点が大きな強みです。

コスト削減（人件費・教育費・通話料）

オートコールシステムは、人が対応していた架電業務を自動化することで人件費削減に貢献します。

新規スタッフの教育や研修にかかるコストも不要に なり、即戦力として運用可能です。

​​​​​​​また、必要な相手のみにオペレーター転送する仕組みにより、無駄な通話時間を削減でき、通話料の最適化にもつながります。

​​​​​​​長期的に見ると、運用コスト全体の圧縮が期待できます。

電話ならではの高い反応率とビジネスチャンスの拡大

オートコールシステムは、メールやSMSと比べて気づかれやすく、反応率が高い点が特徴です。 音声で直接案内されることで、重要な連絡として認識されやすく なります。

​​​​​​​プッシュ操作で興味の有無を取得し、関心の高い顧客のみをオペレーターにつなぐことで、営業機会の最大化が可能です。効率的に見込み顧客を抽出し、成果につなげられます。

顧客満足度の向上とコミュニケーション負荷の低減

オートコールシステムは、定型連絡を簡潔に伝えられるため、顧客のコミュニケーション負荷が軽減されます。

​​​​​​​必要な場合のみオペレーター対応に切り替える運用により、顧客はスムーズでストレスの少ない対応を受けられ、満足度向上につながります。

緊急時にも迅速な情報発信が可能

オートコールシステムは、災害時やシステム障害、緊急連絡など、即時性が求められる場面で力を発揮します。

短時間で多数の連絡先へ一斉に発信でき、迅速に状況確認や周知が行えます 。

​​​​​​​応答状況をリアルタイムで把握できるため、未応答者への再連絡や個別対応も可能です。確実かつ迅速な情報伝達手段として、BCP対策の一環にもなります。

オートコールシステムの導入デメリット・注意点

​​​​​​​臨機応変・柔軟な対応が難しく、応答内容に制約がある

オートコールシステムは、あらかじめ設定した音声シナリオに沿って対応するため、個別事情への柔軟な対応は苦手です。

​​​​​​​ 想定外の質問や複雑な相談には即座に応じられず、顧客の要望を十分にくみ取れない ケースもあります。

​​​​​​​内容が定型化できない業務や判断が必要な対応では、人によるフォローが不可欠です。

​​​​​​​導入時は、どこまで自動化し、どこから人が対応するか役割分担を明確にすることが重要です。

警戒心を与えやすく、不快感を持たれるリスク

オートコールシステムによる電話は、機械音声で始まるため、受信者に警戒心を与えやすい傾向があります。

​​​​​​​特に 営業や督促の文脈では、「自動電話＝迷惑」と捉えられる ことも少なくありません。

​​​​​​​案内内容や発信時間帯によっては、不快感やクレームにつながる可能性があります。

​​​​​​​冒頭で用件を簡潔に伝える、配信頻度を抑えるなど、受け手の心理に配慮した設計が求められます。

ガチャ切りされやすい・すぐ切られる可能性

オートコールシステムは、内容や伝え方を誤ると、着信直後に切られてしまう、いわゆる「ガチャ切り」が起きやすくなります。

知らない番号から突然自動音声が流れると、用件を聞く前に通話を終了される ケースも少なくありません。

特に冒頭の説明が長い、要件が分かりにくい場合は、その傾向が強まります。

対策としては、冒頭数秒で「誰から・何の連絡か」を明確に伝える構成にすることや、事前にSMSやメールで連絡予告を行うなど、受け手の心理に配慮した運用が重要です。

若年層へのアプローチに弱い

オートコールシステムは、電話そのものを利用しない若年層への訴求が難しい傾向があります。

​​​​​​​ スマートフォン世代では、電話よりもLINEやSNS、メールを好むケースが多く、着信に出ない 可能性も高まります。

​​​​​​​若年層を対象とする場合は、オートコール単体に頼らず、SMS送信やWeb誘導と組み合わせるなど、コミュニケーション手段を分散させる工夫が必要です。

リスト管理ミスによる誤発信リスクがある

オートコールシステムは、 登録されたリストをもとに自動発信するため、データ管理の不備があると誤発信に つながります。

​​​​​​​例えば、解約済み顧客や連絡不要の番号に発信してしまうと、信頼低下やクレームの原因になります。

​​​​​​​対策として、最新情報への更新や発信対象の精査、発信前チェック体制の構築が不可欠です。特に個人情報を扱う場合は、管理ルールの徹底が求められます。

オペレーターの待機時間が発生する場合がある

オートコールシステムでオペレーター転送を設定している場合、 想定以上に応答が多いと、顧客がオペレーターの対応待ちをする 状況も起き得ます。

一方で、応答が少ない時間帯では待機するオペレーターが発生し、対応業務がないにもかかわらず人件費がかかるなど、コスト面での無駄が生じる可能性もあります。

そのためシステム任せにせず、転送条件や発信時間帯を見直し、応答状況や稼働率を確認しながら運用を調整することが重要です。

オートコールシステムを導入すべき企業

オートコールシステムは、 定型的な電話連絡を大量に行っている企業 に特に適しています。

​​​​​​​例えば、督促連絡や予約リマインド、キャンペーン案内、アンケート調査など、内容があらかじめ決まっている業務を人手で行っている場合、業務効率やコスト面での大きなメリットが期待できます。

​​​​​​​また、コール件数が増える一方で人手不足に悩んでいる企業や、架電品質のばらつきを課題に感じている企業にも有効です。

​​​​​​​一次連絡を自動化し、対応が必要な顧客のみをオペレーターにつなぐことで、省人化と対応品質の両立を目指せます。

オートコールシステムの比較ポイント

​​​​​​​​​​​​​​最大コール数・最大発信数

オートコールシステムを比較する際は、 同時に何件まで発信できるかという最大コール数・最大発信数を確認することが重要 です。

​​​​​​​少量運用では問題なくても、キャンペーン案内や督促業務など一斉発信を行う場合、上限が低いと処理が追いつきません。

​​​​​​​ピーク時の発信件数や再架電を含めた想定ボリュームを洗い出し、自社の業務規模に合った処理能力を備えているかを見極める必要があります。

音声の種類・品質（録音・声優・合成音声）

オートコールシステムでは、使用できる音声の種類と品質が反応率に直結します。

​​​​​​​ 自社スタッフによる録音音声は親しみやすさがあり 、声優音声は信頼感を演出できます。

​​​​​​​一方、合成音声は原稿修正が容易で、運用変更に強い点がメリットです。

​​​​​​​音声が聞き取りにくいとガチャ切りにつながるため、イントネーションや滑舌、話速を確認し、用途に合った音声を選択することが重要です。

価格体系・コスト構造

オートコールシステムの価格体系は、初期費用、月額固定費、通話料従量課金などサービスごとに異なります。

​​​​​​​安価に見えても、発信件数が増えると通話料が膨らむケースもあります。

​​​​​​​導入前には、 想定発信数や運用期間をもとに総コストを試算することが重要 です。

​​​​​​​また、最低利用期間やオプション料金の有無など、契約条件も含めて比較することで、想定外のコスト増加を防げます。

搭載機能・カスタマイズ性

オートコールシステムを比較する際は、搭載機能の充実度と業務に合わせたカスタマイズ性が重要です。

​​​​​​​特に、 コールフローの分岐設定やオペレーター転送が柔軟に行えるか は必ず確認したいポイントです。

​​​​​​​顧客のプッシュ操作に応じて担当者へつなぐ、緊急度の高いケースのみ人が対応するなど、効率的な運用が可能になります。

​​​​​​​また、SMS送信やSMS連携に対応していれば、不在時の補足連絡やURL送付ができ、情報伝達の確実性が高まります。

​​​​​​​さらに、発信時の電話番号通知の有無や、顧客属性に応じたスクリプト設計の可否も、信頼性や反応率に直結するため重要な比較ポイントです。

導入形態・既存システムとの連携可否

オートコールシステムの導入形態には、 クラウド型 と オンプレミス型 があります。

​​​​​​​クラウド型は初期コストが低く、短期間で導入できる点が魅力です。一方、オンプレミス型は自社環境での運用や独自要件に対応しやすい特徴があります。

​​​​​​​また、CRMや顧客管理システムなど既存システムと連携できるかどうかで、業務効率は大きく変わります。API連携の可否も必ず確認しましょう。

オートコールシステムおすすめ比較5選

オートコールだけでは対応しきれない「督促業務」の課題

オートコールは督促業務の一部しかカバーできない

オートコールシステムは、未入金の一次連絡や支払リマインドを自動化できる点で有効です。

​​​​​​​しかし、督促業務全体で見ると対応できるのはあくまで「連絡」の領域に限られます。

​​​​​​​入金状況の管理や履歴の把握、督促ステータスの更新などは別途管理が必要 となり、結果的に業務が分断されやすくなるのが懸念点です。

​​​​​​​特に件数が増えるほど、対応漏れや進捗把握の難しさが課題になります。

督促履歴・入金状況の一元管理が難しい

オートコールシステム単体では、「誰に・いつ・どの内容で連絡したか」「その後入金があったか」といった情報を一元管理することが困難です。

​​​​​​​ Excelや別システムと併用するケースも多く 、情報更新の手間や属人化を招きやすくなります。

​​​​​​​督促業務では、履歴管理の精度が回収率やトラブル防止に直結するため、連絡機能だけでは不十分になることがあります。

督促レベルに応じた対応の切り分けがしにくい

督促業務では、初回案内・再督促・最終通知など、状況に応じた対応が求められます。しかしオートコールでは、督促レベルごとの細かな管理や判断は人に依存しがちです。

​​​​​​​その結果、 「どこまで自動化し、どこから人が対応するか」の線引きが曖昧になり、運用が煩雑化する ケースもあります。督促業務全体を設計する視点が欠かせません。

督促業務に特化するなら、債権管理システムの導入が効果的​​​​​​​

未収金回収を安定させるためには、単に連絡するだけでなく、債権ごとの状況を正確に把握し、適切なタイミングで対応することが重要です。

誰が見ても進捗が分かる状態を作ることで、督促漏れや対応のばらつきを防げます。

​​​​​​​そのため、督促業務ではオートコール単体ではなく、 債権管理を軸としたシステムの導入がおすすめ です。

債権管理から督促対応までを一元化するなら「Billi」がおすすめ

Billi（ビリー）は、 請求から入金消込、督促、仕訳までの債権管理業務をまとめて管理できるシステム です。

​​​​​​​手作業に頼りがちな回収業務を仕組み化することで、業務全体の効率化を実現します。

​​​​​​​入金状況に応じて督促ステータスが自動で更新されるため、担当者の判断に依存せず、対応漏れや確認ミスを防止できます。

​​​​​​​また、合算入金や差額入金などのイレギュラーにも対応でき、例外処理に追われる業務から解放。回収業務を安定運用できる体制づくりを支援します。

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まとめ

オートコールシステムは、定型的な電話連絡を自動化し、督促や案内業務の効率化に役立つ手段です。

​​​​​​​一方で、入金状況の管理や督促履歴の把握まではカバーしきれないケースもあります。

​​​​​​​督促業務を本質的に改善したい場合は、連絡手段だけでなく管理まで一体化することが重要です。

​​​​​​​請求から入金消込、督促対応までを一元管理できる債権管理システムBilliを活用することで、回収業務の属人化を防ぎ、効率と回収率の両立を実現できます。

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