「コールセンターにIVRを導入する際の費用相場は?」
「CTIやCRMと連携できる?」
コールセンター向けIVRとは、音声ガイダンスや受電の自動振り分けによって電話対応を効率化し、顧客満足度向上や業務負担の軽減を目指せるシステムです。
しかし「本当に必要なのか」「導入費用に見合う効果があるのか」「どのIVRを選べばいいのか」と悩む担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、IVRの仕組みや種類、導入メリット・デメリット、費用の目安からおすすめシステムの比較までわかりやすく解説します。
目次
コールセンター向けIVR(自動音声応答システム)とは?
コールセンター向けIVR(自動音声応答システム)とは、 電話をかけてきた顧客に対して自動音声ガイダンスを流し、プッシュ操作や音声認識によって問い合わせ内容を振り分けるシステム です。
一次対応を自動化し、オペレーターへ直接つなぐ前に用件を整理できるため、取次業務の効率化や対応時間の短縮につながります。
近年はクラウドPBXやCRMと連携し、顧客情報をもとに最適な窓口へ自動ルーティングするなど、効率的なコールセンター運営を支える基盤として活用が広がっています。
IVRの歴史と背景
IVRはもともと、大規模コールセンターの人件費削減や業務効率化を目的に普及しました。
初期の搭載機能は固定の音声ガイダンスとプッシュ操作のみでしたが、通信技術の進化により音声認識やAI連携が可能となり、顧客体験の向上にも寄与しています。
特に人手不足や問い合わせ増加が課題となる企業では、営業時間外の対応や簡易手続きの自動化を目的に導入が進み、 単なる「振り分け装置」から顧客接点を最適化するツールへと進化 しています。
IVRの仕組み
IVRは、 電話着信を受けると事前に設定したシナリオに沿って音声ガイダンスを再生し、利用者の入力内容に応じて処理を分岐 します。
例えば「1を押すと契約内容」「2を押すと故障受付」といったメニューを用意し、選択結果をもとにオペレーターや専門窓口へ転送します。
クラウド型IVRでは通話履歴や顧客データと連携し、特定の顧客のみ優先接続するといった高度な制御も可能で、対応品質の均一化と待ち時間削減に大きく貢献します。
IVRの種類
IVRには大きく分けて 「オンプレミス型」「クラウド型」「ビジュアル型」 の3種類があり、導入目的や運用体制によって適した方式が異なります。
従来は自社設備でシステム構築するオンプレミス型が主流でしたが、近年は低コストで柔軟に運用できるクラウド型や、スマートフォン画面で操作できるビジュアル型IVRの需要が拡大しています。
機能や拡張性、初期費用、運用負荷を比較し、自社の問い合わせ量や業務フローに合ったタイプを選ぶことが重要です。
| 種類 | 特徴 | 初期費用 | 運用の柔軟性 | 向いている企業・用途 |
|---|---|---|---|---|
| オンプレミス型IVR | 自社内にサーバーやPBXを設置して運用する従来型。高度なカスタマイズや独自要件に対応しやすい。 | 高い | 低~中※変更には専門知識が必要 | 大規模コールセンター、金融・公共系などセキュリティ重視の企業 |
| クラウド型IVR | インターネット経由で利用するサービス型。管理画面から設定変更が可能で拡張しやすい。 | 低~中 | 高い | コストを抑えて導入したい企業、在宅オペレーター運用、成長中の企業 |
| ビジュアル型IVR | スマホ画面にメニュー表示しタップ操作で誘導。電話依存を減らし自己解決を促進。 | 低~中 | 高い | DX推進企業、問い合わせ削減・顧客体験向上を重視する企業 |
オンプレミス型IVR
オンプレミス型IVRは、 自社内に物理的なサーバーやPBX機器を設置して運用する従来型のシステム です。
カスタマイズ性が高く、大規模コールセンターや高度なセキュリティが求められる金融・公共分野で採用されるケースが多いのが特徴です。
一方で、初期導入コストや保守管理の負担が大きく、設定変更にも専門知識が必要になる場合があります。
長期運用や独自仕様を重視する企業に向いているタイプです。
クラウド型IVR
クラウド型IVRは、 インターネット経由で利用できるタイプのIVR で、近年もっとも導入が進んでいる導入形態です。
物理的なサーバー設置が不要なので初期費用を抑えやすく、管理画面から音声シナリオや転送先を簡単に変更できます。
CRMやクラウドPBXとの連携にも対応しやすく、テレワーク環境でも柔軟に運用できる点が強みです。
小規模から段階的に拡張できるため、成長フェーズにある企業にも適しています。
ビジュアル型IVR
ビジュアル型IVRは、電話の音声案内だけでなく、 通話相手のスマートフォン画面上にメニューを表示して操作を促せる次世代型IVR です。
ユーザーはプッシュダイヤルで番号を入力せずタップ操作で目的の窓口へ進めるため、誤操作や離脱を減らしやすいのがメリットです。
また、FAQページやチャット、フォームへ誘導することで有人対応する電話件数そのものを削減でき、オペレーター負荷の軽減にもつながります。
IVRと混同しやすいシステム
IVRとVRUの違い
IVRとVRUはどちらも音声応答システムを指しますが、厳密にはVRU(Voice Response Unit)は音声応答を行う装置そのものを意味し、 IVRは「利用者の入力に応じて処理を分岐する仕組み」まで含んだ包括的な概念 です。
現在ではほぼ同義語として扱われるケースも多いものの、古いシステム文脈ではVRUはハードウェア寄りの用語として使われていました。導入検討時には機能範囲や連携性を確認することが重要です。
IVRとボイスボットとの違い
| IVR(自動音声応答) | ボイスボット | |
|---|---|---|
| 基本的な役割 | 音声ガイダンスで問い合わせを振り分ける | AIが会話形式で問い合わせ対応を行う |
| 操作方法 | プッシュ操作(番号選択)や簡易音声入力 | 自然な話し言葉で会話可能 |
| 対応できる内容 | 用件振り分け・簡易案内・窓口誘導 | FAQ回答、手続き案内、一次対応の自動化 |
| AI活用 | 基本は不要(シナリオベース) | 音声認識・自然言語処理AIを活用 |
| 導入コスト | 比較的低コストで導入しやすい | 設計・学習が必要でやや高コスト |
| 向いている用途 | コールセンターの受付効率化、窓口振り分け | 電話対応の自動化、問い合わせ削減 |
| よくある導入例 | 「1を押すと契約内容、2を押すと故障受付」など | 「料金を確認したい」と話すと自動で回答 |
IVRは主にプッシュ操作や簡易音声入力によって問い合わせを振り分ける仕組み ですが、ボイスボットはAIによる自然言語処理を活用し、会話形式で問い合わせ対応を行える点が大きな違いです。
例えば、IVRが「ダイヤルパッド上での番号選択」に基づいて分岐するのに対し、ボイスボットは「料金を確認したい」といった話し言葉を理解して回答できます。
ただし、導入コストやシナリオ設計の難易度は高くなるため、用途に応じた使い分けが求められます。
IVRとCTIやオートコールの違い
| IVR(自動音声応答) | CTI | オートコール | |
|---|---|---|---|
| 主な役割 | 着信時の音声案内・用件振り分け | 電話と顧客管理システムを連携しオペレーター業務を支援 | 企業側から自動で電話を発信する仕組み |
| 通話の方向 | 受電(インバウンド)中心 | 受電・発信の両方をサポート | 発信(アウトバウンド)中心 |
| できること | ガイダンス再生、番号入力による分岐、窓口転送 | 着信時の顧客情報表示、クリック発信、通話履歴管理 | 一斉発信、督促連絡、アンケート案内、予約リマインド |
| オペレーター との関係 |
接続前の一次対応を自動化 | オペレーターの対応効率を向上させる | 必要に応じてオペレーターへ転送 |
| よくある利用 シーン |
問い合わせ窓口の自動受付、担当部署への振り分け | コールセンターの顧客対応品質向上 | 支払い督促、キャンペーン案内、本人確認連絡 |
| 導入目的の違い | 受電業務の効率化・待ち時間削減 | 対応品質の向上・業務効率化 | 発信業務の自動化・人件費削減 |
IVRは電話の受付・振り分けを自動化する仕組み ですが、CTIは電話と顧客管理システムを連携し、着信時に発信元の顧客情報を自動表示するなど、オペレーター業務を支援する技術です。
一方、オートコールは企業側から自動発信を行う仕組みで、督促やアンケート、予約リマインドなどに活用されます。
IVRは「受電の自動化」、CTIは「対応支援」、オートコールは「発信自動化」と役割が異なるため、目的に応じて組み合わせて導入するケースも増えています。
コールセンター向けIVRの機能と活用シーン
| 機能 | 概要 | 主なできること | 活用シーン | 期待できる効果 |
|---|---|---|---|---|
| 音声ガイダンス(自動応答) | 着信時に自動音声で案内し、問い合わせの一次対応を行う |
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| メニュー選択による自動振り分け・転送 | プッシュ入力・音声認識を起点に、用件や条件に応じて適切な窓口へ接続する |
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| 本人認証・ 顧客情報連携 |
入電情報や入力情報をもとに顧客データと照合し、本人確認や情報提示を自動化する |
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| コールバック(折り返し予約)・ 待呼制御 |
混雑時に折り返し予約へ誘導し、待ち人数・待ち時間を分散する |
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| 自動発信(アウトバウンド) | 設定した対象へ一斉/条件付きで自動発信し、案内や確認を効率化する |
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| SMS送(SMS連携) | 通話中・通話後にURLや案内をSMSで送信し、自己解決や次アクションを促す |
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| 通話録音・ ログ管理 |
通話内容とIVR操作履歴を記録し、品質改善やトラブル対策に活用する |
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機能1:音声ガイダンス(自動応答)
音声ガイダンスはIVRの基本機能であり、 着信時に自動で案内を流すことで問い合わせの一次対応 を行います。
企業の営業時間や問い合わせ内容に応じて案内する内容を変更できるため、オペレーターに依存しない窓口運用が可能になります。
FAQレベルの案内を自動化することで、対応件数の削減や待ち時間の緩和につながります。
- 混雑時・営業時間外の一次受付
- 定型案内の自動化(料金、営業時間、手続き方法など)
- 災害・障害発生時の緊急アナウンス(問い合わせ集中の抑制)
混雑時・営業時間外の一次受付
コールが集中する時間帯や営業時間外でも、IVRが自動で一次受付を行うことで機会損失を防げます。
例えば、営業時間外には翌営業日の案内やWebフォームへの誘導を流し、混雑時には折り返し案内を提示することで顧客の離脱を抑制します。
人手が足りない状況でも最低限の対応品質を維持できる 点が大きなメリットです。
定型案内の自動化(料金、営業時間、手続き方法など)
料金プランの確認や営業時間の問い合わせなど、 頻出する質問は音声ガイダンスで自動対応 できます。
これによりオペレーターが本来注力すべき複雑な相談に時間を割けるようになり、全体の生産性が向上します。
また、最新情報へ随時更新できるため、キャンペーンや料金変更などにも柔軟に対応可能です。
災害・障害発生時の緊急アナウンス(問い合わせ集中の抑制)
通信障害やサービス停止などのトラブル発生時は問い合わせが急増しますが、 IVRで緊急アナウンスを流すことで個別対応の負担を大幅に軽減 できます。
状況説明や復旧見込みを自動案内することで顧客の不安を和らげ、不要なオペレーター接続を減らす効果も期待できます。
機能2:メニュー選択による自動振り分け・転送
IVRの大きな役割のひとつが、 問い合わせ内容に応じた適切な窓口への振り分け です。
事前に用件を分類してからオペレーターへ接続することで、担当外対応やたらい回しを防ぎ、応対時間の短縮につながります。
スキルや優先度に応じた高度なルーティングも可能です。
- 用件別の振り分け
- スキル別・優先度別の振り分け
- プッシュ入力・音声認識による一次切り分け
- 番号入力による手続き短縮
- オペレーター不在時の代替導線(ボイスメール、SMS案内、折り返し予約へ)
用件別の振り分け
IVRでは、顧客が選択したメニュー内容に応じて、 契約変更・故障受付・料金相談などの担当部署へ自動的に振り分けることが可能 です。
従来のように、オペレーターが一時対応したうえで担当者へ転送する必要がなくなるため、たらい回しの発生を防ぎ、初回接続率の向上につながります。
問い合わせ内容を事前に整理できることで、オペレーター側も対応準備がしやすくなり、平均対応時間の短縮にも効果があります。
▶IVRyなら用件にあわせて電話を振り分け!よくある問い合わせはIVRとAIで自動対応
スキル別・優先度別の振り分け
IVRでは単純な部署振り分けだけでなく、 オペレーターのスキルや顧客ランクに応じたルーティングも可能 です。
例えば、専門知識が必要な問い合わせは専任チームへ、VIP顧客は優先キューへ接続するなど、柔軟な設定ができます。
これにより対応品質を均一化しながら、待ち時間の最適化や顧客満足度の向上を実現できます。
プッシュ入力・音声認識による一次切り分け
IVRでは、電話機の番号入力や音声認識を使って問い合わせ内容を事前に選択してもらうことで、 オペレーターによる初期ヒアリングを削減 できます。
「解約」「住所変更」などのキーワードを音声で認識させる設定も可能で、より自然な操作性を実現します。
一次切り分けを自動化することで、不要な転送を減らし、効率的なコールセンター運用につながります。
番号入力による手続き短縮
会員番号や注文番号、予約番号などをIVRで事前入力してもらうことで、顧客情報の特定や本人確認を通話前に完了できます。
オペレーターは案件内容を把握した状態で対応を開始できる ため、通話冒頭の確認作業を大幅に短縮できます。
特にECや通信業界など、問い合わせ件数が多い業種では業務効率化に直結する機能です。
オペレーター不在時の代替導線(ボイスメール、SMS案内、折り返し予約へ)
オペレーターが対応できない場合でも、IVRは ボイスメール録音やSMSによるWeb案内、折り返し予約フォームへの誘導など複数の選択肢を提示 できます。
顧客は長時間待たされることなく次の行動へ進めるため、離脱率の低下につながります。
また、録音内容や予約情報は管理画面から確認できるため、対応漏れ防止にも効果的です。
機能3:本人認証・顧客情報連携
近年のIVRはCTIやCRMと連携 し、顧客情報を活用した高度な対応が可能になっています。
単なる音声案内にとどまらず、顧客の契約状況や過去履歴に応じた最適なルーティングを行うことで、パーソナライズされた電話対応を実現します。
- 入電時に顧客情報を自動表示し、ヒアリング時間を短縮(CTI/CRM連携)
- 簡易認証で不正・なりすましリスクを下げる
- 対応履歴に応じたルーティング
入電時に顧客情報を自動表示し、ヒアリング時間を短縮(CTI/CRM連携)
IVRとCTI/CRMを連携することで、電話番号や入力情報をもとに顧客データベースと照合し、 着信と同時に顧客情報を表示 できます。
オペレーターは契約状況や過去の問い合わせ履歴を確認した状態で対応できるため、ヒアリング時間が短縮され、スムーズな会話が可能になります。
簡易認証で不正・なりすましリスクを下げる
暗証番号や生年月日入力などの簡易認証をIVRで実施することで、 オペレーター接続前に本人確認を完了 できます。
これにより、個人情報の取り扱いリスクを軽減し、セキュリティ対策を強化しながら対応時間の短縮も実現できます。
対応履歴に応じたルーティング
顧客情報連携を活用することで、 過去の問い合わせ履歴や顧客ステータスをもとに、最適な窓口への自動振り分けも可能 です。
例えば直近で障害対応中の顧客を専用窓口へ優先接続するなど、状況に応じた柔軟なルーティングができるため、顧客満足度の向上につながります。
機能4:コールバック(折り返し予約)・待呼制御
コールバック機能は、 長時間待機が発生した際に顧客の電話番号を取得し、空き時間に折り返す仕組み です。
待ち人数や待ち時間を自動で判断する「待呼制御機能」と組み合わせることで、一定以上の待ち時間が予測される場合に自動で折り返し案内へ誘導できます。
これにより、顧客満足度を保ちながらオペレーターの対応負荷を分散でき、ピーク時でも安定したコールセンター運営が可能になります。
- 待ち時間のストレス軽減
- 混雑平準化
- 取りこぼし防止
待ち時間のストレス軽減
長時間の保留は顧客離脱の大きな要因ですが、コールバック機能を使えば電話を切っても順番を維持できます。
「◯分後に折り返します」といった案内を自動化する ことで、待ち続けるストレスを減らし、顧客体験を向上させます。
特に問い合わせが集中しやすい通信・EC業界では効果的な機能です。
混雑平準化
コールバック機能を活用すると、ピーク時間帯に集中する通話を後ろの時間帯へ分散できます。
オペレーターの稼働状況に応じてコールバックの時間を調整できる ため、急激な入電増加による対応品質の低下を防ぎやすくなります。
結果として、応対時間の均一化やスタッフの負担軽減にもつながります。
取りこぼし防止
回線が混雑している際に電話を切られてしまうと、機会損失につながる可能性があります。
コールバック予約を設けることで「つながらなかった顧客」を確実にフォローでき 、対応漏れのリスクを減らせます。
録音や履歴と組み合わせれば、対応状況の管理もしやすくなります。
機能5:自動発信(アウトバウンド)
IVRは受電だけでなく、企業側からの自動発信にも活用できます。
事前に設定した音声を一斉に送信できる ため、キャンペーン告知やリマインド連絡などを効率的に実施できます。
オペレーターの手作業を減らしながら、顧客接点を増やせるのが特徴です。
- キャンペーン案内・休眠掘り起こし
- アンケート回収・満足度調査
- 予約・支払い等のリマインド
キャンペーン案内・休眠掘り起こし
自動発信を活用すれば、 過去顧客や休眠顧客へ新サービスやキャンペーン情報を効率よく案内 できます。
音声ガイダンスで興味の有無を選択してもらい、反応があった顧客のみオペレーターへ接続するといった使い方も可能です。
無駄な架電を減らしながら営業効率を高められます。
アンケート回収・満足度調査
通話終了後に自動音声でアンケートを実施することで、顧客満足度のデータを効率的に収集できます。
番号入力による評価や簡単な質問への回答を取得できる ため、オペレーターの手間を増やさずに改善材料を蓄積できます。
サービス品質向上を目的とした企業に適した活用方法です。
予約・支払い等のリマインド
予約日や支払期限の前に自動発信でリマインドを行うことで、 無断キャンセルや未払いの減少に つながります。
例えば、前日に確認音声を流して出欠確認を取るなど、シンプルな運用でも効果が期待できます。
人手不足でも定期的なフォローが可能になる点がメリットです。
機能6:SMS送信(SMS連携)
IVRとSMSを連携させることで、 電話だけでは伝えきれない情報をテキストで補完 できます。
例えば、通話中や通話後にURLを送信し、Webページや手続き画面へ誘導することで自己解決を促進ですることが可能です。
電話対応時間を短縮しながら、顧客の利便性も高められる機能です。
電話転送・音声録音・SMS送信も対応!
【無料】IVRyのお問い合わせはこちら- 自己解決導線の提示(FAQ/マニュアル/手続きページURLを送る)
- 窓口案内
- 混雑時や担当者不在時のフォロー
自己解決導線の提示(FAQ/マニュアル/手続きページURLを送る)
よくある問い合わせはFAQページや手続きページへのリンクをSMSで送る ことで、顧客自身が解決できるようになります。
例えば「料金確認はこちら」といったURLを案内することで、オペレーター接続を減らしながら満足度を維持できます。
デジタルシフトを進める企業で活用が広がっています。
窓口案内
複数の問い合わせ窓口を持つ企業では、 顧客の用件に応じたWebフォームや担当部署の連絡先をSMSで案内 できます。
音声だけでは聞き取りづらい情報もテキストで残るため、顧客の利便性が向上します。
新規受付ページへの誘導など、マーケティング活用も可能です。
混雑時や担当者不在時のフォロー
入電が集中している場合や担当者が不在の場合でも、 SMSで代替手段を案内する ことで顧客の離脱を防げます。
折り返し予約フォームやチャットサポートへのリンクを送ることで、待機時間を短縮しながら対応の選択肢を増やせます。
機能7:通話録音・ログ管理
通話録音やログ管理は、 応対品質の向上やトラブル防止に欠かせない機能 です。
通話内容や操作履歴を記録しておくことで、オペレーター教育や業務改善に活用できます。
クラウド型IVRでは検索や共有も容易なため、管理負担を抑えながら運用できます。
- 応対品質の可視化と改善
- トラブル・言った言わない対策
応対品質の可視化と改善
録音データを分析することで、 応対の良し悪しや改善ポイントを具体的に把握 できます。
新人教育やマニュアル作成にも活用でき、対応品質の標準化につながります。
また、顧客の声を定期的に振り返ることで、サービス改善のヒントを得られる点もメリットです。
トラブル・言った言わない対策
通話内容を記録しておくことで、 契約内容や案内事項をめぐるトラブルの証拠として活用 できます。
クレーム対応時にも事実確認がしやすくなり、企業側・顧客側双方の安心につながります。
コンプライアンス対策として導入する企業も増えています。
IVRをコールセンターに導入するメリット・デメリット
メリット
- 一部対応の自動化や通話時間短縮による業務効率化と生産性向上
- オペレーター負担軽減と人手不足改善による離職防止
- 24時間365日対応・折り返し連絡による応答率向上
- 顧客満足度向上と対応品質の標準化
- 情報漏洩リスクの低下
一部対応の自動化や通話時間短縮による業務効率化と生産性向上
IVRは音声ガイダンスによる定型案内や、プッシュ入力・音声認識による用件の事前分類などを通じて、オペレーターが対応する前段階の業務を自動化できます。
さらに、適切な部署への自動振り分けや会員番号入力による事前情報取得を行うことで、通話開始後のヒアリング時間を短縮できます。
これらの機能を組み合わせることで、 1件あたりの対応時間を削減し、限られた人員でもより多くの問い合わせに対応できる生産性の高い運用が可能に なります。
オペレーター負担軽減と人手不足改善による離職防止
同じ問い合わせの繰り返し対応や、担当外の電話対応はオペレーターのストレス要因になりやすいですが、IVRで一次対応や振り分けを行うことで負担を大幅に軽減できます。
専門チームへのルーティングや折り返し予約の導入により、 無理な同時対応を減らせるため、精神的・時間的な余裕が生まれます 。
結果として働きやすい環境づくりにつながり、人手不足や離職率の改善にも寄与します。
24時間365日対応・折り返し連絡による応答率向上
IVRは営業時間外でも自動応答が可能なため、 問い合わせの取りこぼしを減らせます 。
夜間や休日は案内音声で情報提供を行い、必要に応じて折り返し予約やSMS案内へ誘導することで、顧客が再度電話をかけ直す手間を削減可能です。
混雑時にはコールバック機能を活用することで、待ち時間のストレスを軽減しながら応答率を向上させることができます。
顧客満足度向上と対応品質の標準化
IVRによって問い合わせ内容を事前に整理し、最適な窓口へ直接つなぐことで、 たらい回しや長時間待機を防げます 。
また、音声ガイダンスや本人認証の手順を統一することで、オペレーターごとの対応のばらつきを減らし、一定品質のサービス提供が可能になります。
顧客の状況に応じたルーティングや履歴連携を活用することで、対応の一貫性が高まり、結果として顧客満足度の向上につながります。
情報漏洩リスクの低下
IVRで暗証番号入力や簡易認証を事前に実施することで、 オペレーターが直接個人情報を聞き取る場面を減らせます 。
顧客情報はCTIやCRMと連携して自動表示できるため、ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクの低減にもつながります。
また、通話録音や操作ログを残すことで、万が一のトラブル時にも対応履歴を確認でき、コンプライアンス対策としても有効です。
運用の自由度とセキュリティを両立する管理機能を搭載
【無料】IVRyのお問い合わせはこちらデメリット
- 操作の長さや選択肢の多さによる顧客ストレス・操作ミスのリスク
- シナリオ設計や設定管理が複雑で構築に時間がかかる
- 初期費用や運用・維持コストが発生する
- 受電の集中によるオペレーター対応負荷の偏り
操作の長さや選択肢の多さによる顧客ストレス・操作ミスのリスク
音声ガイダンスが長すぎたり、選択肢が多すぎたりすると、 顧客が目的の窓口にたどり着くまでに時間がかかり、ストレスの原因に なります。
また、高齢者や電話操作に慣れていないユーザーは誤操作しやすく、再度かけ直すケースも少なくありません。
利便性を高めるためには、よくある問い合わせを優先的に配置する、メニュー階層を浅くするなど、ユーザー視点での設計が重要です。
シナリオ設計や設定管理が複雑で構築に時間がかかる
IVRは音声案内の流れや振り分け条件、転送先などを細かく設計できる反面、 初期構築には一定の工数がかかります 。
特に部署数が多い企業では、シナリオ設計が複雑化しやすく、変更時の影響範囲の確認も必要になります。
運用開始後もキャンペーンや組織変更に応じて更新が発生するため、管理体制を整えておかないと運用負担が増える可能性があります。
初期費用や運用・維持コストが発生する
クラウド型IVRは比較的低コストで導入できますが、それでも 月額費用や通話料金、オプション機能の利用料など一定の費用が発生 します。
オンプレミス型の場合はサーバーやPBX機器の導入費用、保守費用も必要です。
また、音声シナリオの制作や録音、システム連携の開発費用がかかるケースもあるため、導入前に総コストを把握しておくことが重要です。
受電の集中によるオペレーター対応負荷の偏り
IVRで振り分けを行うことで効率化できる一方、 特定のメニューに問い合わせが集中すると、特定チームだけ負荷が高まる 可能性があります。
例えば、障害対応窓口などは短時間で入電が急増しやすく、待ち時間の増加や対応品質の低下につながることもあります。
スキル別ルーティングやコールバック機能を組み合わせ、負荷分散を前提とした設計が求められます。
コールセンター向けIVR運用時の注意点・ポイント
IVRは導入するだけで効果が出るわけではなく、設計や運用方法によって成果が大きく変わります。
顧客にとって使いやすい導線を意識しながら、オペレーター業務とのバランスを取ることが重要 です。
ここでは、IVRを長期的に活用するために押さえておきたい具体的な運用ポイントを紹介します。
- 選択肢や階層を増やしすぎないシンプルなIVRメニュー設計
- ガイダンスや自動応答は短く顧客本位のフローにする
- オペレーターにつながる選択肢を設けIVR任せにしない
- 応答フローを定期的に見直しデータをもとに改善する
- 予算やツール選定を含め運用しやすいIVR環境を整える
選択肢や階層を増やしすぎないシンプルなIVRメニュー設計
IVRでは、メニュー階層が深すぎたり選択肢が多すぎたりすると、顧客は目的の窓口にたどり着くまでに時間がかかり、離脱や誤操作の原因になります。
基本は「2~3階層以内」「1階層あたり4~5選択肢程度」に抑える など、シンプルな設計を意識しましょう。
問い合わせ頻度の高い項目を上位に配置することで、顧客の操作負担を減らし、スムーズな接続を実現できます。
ガイダンスや自動応答は短く顧客本位のフローにする
IVRでは、音声ガイダンスが長すぎると、顧客は内容を最後まで聞かずに離脱してしまう可能性があります。
案内は要点を絞り、先に選択肢を提示する など、顧客が早く操作できる構成にすることが大切です。
また、専門用語を避けた分かりやすい言葉選びや、実際の問い合わせ内容に沿ったフロー設計を行うことで、顧客本位の体験を提供できます。
すべてIVR任せにせず、オペレーターにつながる選択肢を設ける
IVRで多くの対応を自動化できても、すべてを音声案内で完結させようとすると顧客満足度が下がる可能性があります。
複雑な相談や緊急性の高い問い合わせには、オペレーターへ直接つながる導線を必ず用意 しましょう。
適切なタイミングで人による対応へ切り替えることで、IVRの利便性と人的サポートのバランスを保てます。
応答フローを定期的に見直しデータをもとに改善する
IVRは一度設計して終わりではなく、通話ログや選択率、離脱率などの データを分析しながら改善を重ねることが重要 です。
例えば特定のメニューで離脱が多い場合は、ガイダンス内容や選択順を見直す必要があります。
定期的にKPIを確認し、実際の問い合わせ傾向に合わせてフローを調整することで、運用効果を最大化できます。
予算やツール選定を含め運用しやすいIVR環境を整える
IVRを導入する際、コストだけでなく、 運用後の設定変更や拡張性も考慮してIVRツールを選ぶことが重要 です。
クラウド型であれば管理画面から簡単にシナリオ変更ができるものもあり、社内で運用しやすくなります。
また、CRMやCTIとの連携可否、サポート体制なども比較し、長期的に負担なく使い続けられる環境を整えることが成功のポイントです。
コールセンター向けIVRの費用の目安
| IVRの種類 | 初期費用の目安 | 月額費用の目安 | 主な費用構成 | 向いている企業規模 |
|---|---|---|---|---|
| クラウド型IVR | 無料〜5万円 | 1万〜8万円 |
|
小規模〜中規模コールセンター、DX推進企業 |
| オンプレミス型IVR | 300万〜800万円 | 2万5,000〜12万5,000円=年間30万〜150万円目安 |
|
大規模コールセンター、金融・公共系、セキュリティ重視企業 |
| ビジュアル型IVR | 無料〜10万円 | 1万〜8万円 |
|
問い合わせ削減・自己解決導線を強化したい企業 |
コールセンター向けIVRの費用は、導入方式や利用機能、同時通話数によって大きく変わります。
クラウド型IVRの場合、初期費用は無料〜5万円前後、月額利用料は1万〜8万円程度が一般的な目安です。通話料金は1分あたり約5〜15円程度が加算されるケースもあります。
一方、オンプレミス型IVRは機器購入や構築費用を含めて300万〜800万円程度になることがあり、保守費用として年間数十万円が発生する場合もあります。
さらに、音声録音やSMS連携、CRM連携などのオプション機能は月額5,000〜3万円程度追加されることがあるため、 必要な機能を明確にしたうえで総コストを試算することが重要 です。
コールセンター向けIVRおすすめ5選を比較!
| 料金(税込) | 主な特徴 | IVR機能 | 強み・差別化ポイント | 向いている企業 | |
|---|---|---|---|---|---|
| IVRy | 月額費用:無料~ | クラウド型の自動音声応答サービス。低コストで導入しやすい |
|
シンプルなUIで非エンジニアでも設定しやすく、小規模窓口にも対応 |
|
| Zendesk | 月額費用:$19/人~ | 顧客対応プラットフォームと連携できるクラウド型電話サポート |
|
CRM・ヘルプデスクとの連携が強く、問い合わせ管理を一元化できる |
|
| MiiTel Phone | 初期費用:無料 月額費用:6,578円/ID |
AI解析機能を搭載したクラウドIP電話 |
|
通話内容の可視化やトーク分析が可能で、営業・サポート品質改善に強い |
|
| DXでんわ | 初期費用:無料 月額費用:3,278円~ |
AI自動応答を活用した電話代行・IVRサービス |
|
電話代行と自動化を組み合わせ、人手不足対策として導入しやすい |
|
| MediaVoice | あふれ呼IVRの場合 初期費用:5万円~ 月額費用:3万円/1窓口 ※税表記なし |
大規模コールセンター向けの音声自動応答ソリューション |
|
カスタマイズ性が高く、金融・公共など高負荷環境でも運用可能 |
|
あらゆる電話対応を効率化するならIVRy
IVRyは、 AI対話とIVRを組み合わせて電話業務を効率化できるクラウド型電話DXサービス です。
0円から始められ、最短1分で専用の電話フローを構築できる手軽さが特徴で、業種や規模を問わず幅広いビジネスシーンで活用されています。
AIが要件の聞き取り・文字起こし・要約まで自動で行い、Slackやメールへ通知できるため、電話に出られない場面でも対応漏れを防げます。
自動応答と人対応を柔軟に振り分け、「出たい電話だけ出る」運用を実現できる点はIVRyならではの強みです。
【無料】お問い合わせはこちらコールセンター向けIVRに関するよくある質問
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入電数の増加やオペレーター不足、同じ問い合わせの繰り返し対応が増えてきたタイミングが導入の目安です。
特に待ち時間の増加や対応品質のばらつきが課題になっている場合は、音声ガイダンスや自動振り分けによる一次対応の自動化が効果を発揮します。
A
まずは問い合わせ件数や対応時間帯、必要な機能(自動振り分け・SMS送信・録音など)を整理することが重要です。
小規模ならクラウド型、セキュリティ要件が高い場合はオンプレ型など、運用体制や予算に合わせて選ぶことで導入後の負担を抑えられます。
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CTIやCRMと連携すると、入電時に顧客情報を自動表示でき、ヒアリング時間を短縮できます。
また、チャットツールやSMS配信サービスと組み合わせることで、自己解決導線の強化や折り返し対応の効率化にもつながります。
まとめ
コールセンター向けIVRは、音声ガイダンスや自動振り分け、AI対応を活用して電話業務の効率化と顧客満足度向上を同時に実現できる仕組みです。
なかでもIVRyは、最短1分で導入できる手軽さとAIによる要件整理・通知機能が強み。
電話対応の負担を減らしながら、限られた人員でも質の高いコールセンター運用を目指すなら、IVRyの導入を検討してみてください。
この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
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