債権管理とは？目的や業務フロー、課題、管理方法をわかりやすく解説

債権管理とは

債権管理とは、 商品やサービスの提供に伴って発生する「代金を受け取る権利（債権）」を、回収完了まで適切に管理する業務 を指します。

具体的には、請求書の発行、入金状況の確認、未入金時の督促、回収遅延リスクの把握などが含まれます。

実務の場面では、月末締め翌月末払いの取引先が期日を過ぎた場合に連絡や督促を行い、貸倒れを防ぎます。

「債権管理」の読み方は「さいけんかんり」です。

債権管理の主な目的

債権の把握漏れを防ぐ

債権管理は、 請求した債権を漏れなく把握するため に行います。発行した請求書をリスト化しておかなければ未入金に気づけず、回収機会を逃す要因となります。

例えば、売掛金を取引先別・期日別に一覧化することで、未回収債権を即座に把握できます。債権の可視化は、管理ミスを防ぐ最初のステップです。

期限どおりに債権を回収する

債権管理の目的は、 売上代金を支払期限どおりに回収し、資金繰りを安定させること にあります。

入金遅延が長期化すると、仕入れ代金や給与、税金などの支払いに影響し、遅延が積み重なると貸倒れリスクも高まります。

そのため、期日管理と早期対応により回収遅延を防ぐことが重要です。

債権の時効消滅を防ぐ

債権管理は、債権の時効消滅による回収不能を防ぐためにも欠かせません。

そもそも債権の時効消滅とは、 一定期間、債権を行使しない場合に回収権利が失われる制度 です。

例えば、売掛金は原則5年で時効が成立します。時効が成立すると、法的に請求できなくなり、未回収金として損失処理せざるを得ません。

そのため、内容証明郵便での請求や訴訟提起など、時効を中断する手段を把握し、期限を意識した管理を行うことが重要です。

そもそも債権とは

債権とは、 商品やサービスを提供した際に「代金を受け取る権利 」のことです。

例えば、法人が取引先に商品を納品し、後払い契約を結んだ場合、代金を受け取る権利が債権にあたります。

請求書を発行した時点で債権は発生し、実際に入金されるまでは企業の資産として管理されます。

債権は現金化されて初めて価値を確定するため、管理の精度が重要です。

債権の種類

債権の種類は多岐にわたり、 回収までの期間によって短期債権・長期債権に分けられる ほか、取引内容に応じて金銭債権・特定物債権・利息債権などに分類されます。

例えば、商品代金の未回収は金銭債権、分割払い契約は長期債権に該当します。

債権の種類によって回収リスクや管理方法は異なるため、自社の取引形態に合った管理ルールを設けることが重要です。

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債権管理と与信管理の違い

与信管理と債権管理は、対象と目的が異なります。

与信管理は取引先の信用力を評価し、取引条件や与信限度額を決めることで貸倒れリスクを抑える業務です。

債権管理は 取引後に発生した売掛債権の回収状況を管理し、遅延や貸倒れを防ぐ業務 です。

与信で「取引してよい相手か」を判断し、債権で「回収できる状態か」を管理することで、資金繰りの安定につながります。

債権管理の必要性

資金繰りを安定させる

債権管理は、入金までの期間を適切に管理し、安定させるために必要です。売上が計上されていても、債権が回収できなければ現金は増えません。

入金遅延が慢性化すると仕入や給与、納税などの支払いに影響し、追加の資金調達が必要になる場合もあります。

期日別に債権を把握することで、入金の確度とタイミングを予測でき 、資金繰りを安定させることができます。

正確な経理・申告に不可欠

債権管理は、正確な経理処理や税務申告を行うために欠かせません。売掛金や未収金の計上漏れ・残高不一致があると、決算書の信頼性が低下します。

例えば、回収不能債権を把握できていないと、適切な貸倒引当金の計上ができず、税務上のリスクが生じます。 日常的な債権管理が、適正な会計処理と申告を支えます 。

請求・回収漏れを防ぎ自社の信用を守る

債権管理は、請求や回収の漏れを防ぎ、自社の信用を維持するために重要です。

請求や回収が適切に行われないと「本当に請求が正しいのか」「支払い手続きに問題がないのか」と不安を生み、企業の信用を損ないます。

取引先は事務リスクの高い企業を避ける傾向があり、条件交渉や契約更新にも影響 します。

また、請求が遅れると支払スケジュールに組み込まれず、支払優先度が下がることがあります。結果として回収が後ろ倒しになり、信用面でも管理面でも不利になります。

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債権管理の方法・手順【業務フロー】

債権管理は、 取引前の信用確認から回収完了までを一連の流れとして管理することが重要 です。

各工程を曖昧にしていると、請求漏れや回収遅延が起こりやすくなります。

例えば、与信判断と請求業務が連携していないと、想定以上の取引が発生し、未回収リスクが高まります。

業務フローとして整理することで、属人化を防ぎ、安定した回収体制を構築できます。

コーポレートチェック

取引開始前には、 取引先企業の基本情報や信用状況を確認 します。

例えば、設立直後で実績が少ない企業や所在地変更が多い企業は、資金繰りの不安定さや実態把握の難しさから、債権回収リスクが高まりやすいため注意が必要です。

簡易的なチェックでも行うことで、取引後の回収トラブルを未然に防げます。

与信限度額の設定・与信管理

コーポレートチェックの結果をもとに、取引先ごとの与信限度額を設定します。

与信限度額とは、掛取引として許容する取引金額の上限です。

例えば、月間取引額の上限を100万円と定め、それを超える取引は前払いに切り替えるなどのルールを設けます。

なお、取引開始後も、取引量や入金状況に応じて定期的に与信枠を見直すことが重要 です。継続的な与信管理が、過度なリスクの拡大を防ぎます。

契約内容・取引条件の整理と契約書の締結

取引条件は口頭ではなく、 契約書として明確に定めます 。

例えば、「月末締め翌月末払い」といった条件を明記しておけば、督促時の根拠になります。

契約内容が曖昧だと回収時にトラブルになりやすいため、事前整理が債権管理の土台となります。

売上計上・請求書発行

契約内容に基づき、正確な売上計上と請求書発行を行います。

請求金額や支払期限に誤りがあると、入金遅延や差し戻しの原因になるため、 納品日と請求日を照合し、契約条件どおりに処理されているかを確認 します。

売上計上と請求業務を連動させることで、債権の発生状況を正確に把握可能です。

債権管理表を作成し、債権ステータスを更新

発生した債権は、債権管理表を用いて一元管理します。

取引先名、請求額、入金期日、入金状況を一覧で管理 し、「未入金」「一部入金」「回収済」などのステータスを更新します。

入金期日が近い債権を把握しておくことで、期日前に請求書の到達確認や支払い予定の確認ができ、入金遅延を未然に防ぐことが可能になります。

また、Excelやクラウドツールを活用し、管理表を定期的に最新情報に更新することも、管理漏れ防止のポイントです。

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入金確認・入金消込・仕訳処理

入金があった場合は、請求データと照合し、速やかに入金消込を行います。

通常は請求先名義で振り込まれますが、まれに振込名義が請求先と異なる場合や、複数の請求をまとめて入金されるケースもあります。

その際は 入金消込が複雑になり、未入金と誤認して不要な督促を行う恐れがあるため注意が必要 です。

正確な消込と仕訳処理により、帳簿と実態のズレを防げます。

未払い債権の管理・督促状の発行

支払期限を過ぎても入金がない場合は、段階的に対応します。 まずは電話やメールで状況を確認し、それでも解決しない場合は督促状を発行 します。

その際、督促履歴を記録しておくことで、後の法的手続きにも備えられます。未払い債権は放置せず、早期対応を徹底することが回収率向上につながります。

回収予定日までに回収ができていない債権は「滞留債権」と言います。

債権管理業務の課題

手作業・アナログな債権管理によるミスの発生

紙やExcel中心の管理では、 入力ミスや更新漏れが起こりやすくなります 。請求書を発行しても管理表への反映が遅れると、未入金の発見が後手に回ります。

さらに、複数のファイルで管理していると数値の不整合が生まれやすく、確認作業も増加します。小さなミスの積み重ねが、回収遅延や二重請求などのトラブルに直結します。

債権管理業務の煩雑化による担当者負担の増加

債権管理には、請求、入金確認、消込、督促、問い合わせ対応など多くの作業が発生します。

取引先や請求件数が増えるほど確認対象も増え、特に締め日〜月初は業務が集中しがち です。

負担が大きい状態が続くと、対応遅れや見落としが増え、回収遅延につながります。そのため、業務量の増加に耐えられる運用設計が課題です。

複数拠点により債権管理の一元化が難しい

本社・支店・営業所など拠点が複数ある場合、 債権情報が分散し、全体の未回収状況を把握しにくく なりがちです。

また、拠点ごとに管理方法や締め処理が異なると、集計に時間がかかり、判断も遅れます。

さらに、情報共有が不十分だと、入金済みの債権に督促してしまうなど、対外的な信用リスクも生じます。これらを回避するには、一元管理できる仕組みが必要です。

属人化や情報把握不足による債権管理のリスク

特定の担当者だけが進捗や背景を把握している状態は、休職・退職時に業務が停止するなど、大きなリスクにつながります。

例えば、督促履歴や合意した支払予定日が共有されていない と、引き継ぎ後に不適切な連絡をして関係悪化を招く恐れなどがあります。

また、情報が整理・見える化されていないと、回収優先度の判断もできません。属人化を解消し、誰でも追える運用が求められます。

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債権管理は「きつい」？効率化する方法

債権管理体制を構築し管理部門・担当者を明確化する

債権管理が属人化すると、「誰が督促するのか」「どこまで対応したのか」が不明確になりがちです。

例えば営業担当が片手間で請求・督促を行っていると、本来の営業活動にも支障が出ます。

管理部門や専任担当者を明確に定め、請求・入金確認・督促といった役割分担を整理する ことで、対応漏れや二重対応を防ぎ、精神的な負担も軽減できます。

債権管理ルール・社内規程を策定し全社で周知する

督促のタイミングや対応方法が担当者ごとに異なると、取引先とのトラブルや社内の混乱を招く恐れがあります。

例えば「入金遅延〇日後にメール連絡」「〇日超過で書面督促」といった 具体的な基準を規程として定めることが重要 です。

ルールを文書化し全社で共有することで、判断に迷う場面が減り、担当者の心理的負担や業務のばらつきを抑えられます。

債権リストを作成し債権情報を可視化する

債権管理がきつくなる原因の一つは、債権の全体像が見えないことです。

取引先名、請求金額、支払期限、入金状況を一覧化した債権リストを作成する ことで、「どの債権に優先対応すべきか」が明確になります。

Excelなどでも対応可能ですが、更新ルールを決めて定期的に見直すことで、未回収リスクの早期発見につながります。

債権管理システムを導入して業務を効率化する

請求書発行や入金消込、督促履歴の管理を手作業で行うと、確認作業だけでも大きな負担になります。

債権管理システムを導入すれば、入金状況の自動反映や督促タイミングの通知などが可能 です。

過去の対応履歴も一元管理できるため、担当者変更時の引き継ぎもスムーズになり、「きつい」と感じやすい業務を大幅に軽減できます。

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債権管理トラブルを防ぐポイント

与信管理を行い、取引先の状況や変化を把握する

債権管理トラブルを防ぐには、定期的に与信管理を行い、取引先の状況や変化を常に把握しておくことが重要です。

特に、支払期日の遅れや発注量の急増、担当者変更の頻発などは、資金繰り悪化の兆候である場合があります。

これらを把握せず取引を続けると、未回収リスクが高まります。 定期的な情報収集と与信見直しにより、取引条件の調整やリスク回避が可能に なります。

取引先依存を避け、債権リスクを分散する

売上や債権が一社に偏っている場合、未回収が発生した際のダメージが大きくなり、支払遅延や支払不能が起きるだけで資金繰りや利益に直結します。

債権管理トラブルを防ぐには、特定の取引先に債権が集中しないようリスクを分散することが重要です。

分散には、 与信限度額の設定や支払条件の調整といった与信管理に加え、前受金や分割請求などの取引条件の設計が有効 です。

これにより、未回収が発生しても影響を局所化でき、取引継続や回収対応に余裕が生まれます。

債権管理トラブルに備え資金面の対策を講じる

債権管理トラブルを防ぐには、未回収が発生する前提で資金面の対策を講じておくことが欠かせません。

資金的な余裕がない状態で債権トラブルが起きると、支払遅延や資金ショートにつながります。

運転資金の確保や資金調達手段の準備を行っておけば、未回収発生時も冷静に対応でき 、経営への致命的な影響を防ぐことが可能です。

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債権管理が行えるツール・サービス

Excel・スプレッドシート

Excelやスプレッドシートは、 低コストで債権リストを作成できる手軽な方法 です。

取引先名、請求金額、支払期限を一覧化すれば、基本的な管理は可能でしょう。

​​​​​​​一方で、入金消込や督促履歴は手作業となり、更新漏れや入力ミスが起こりやすい点が課題です。

​​​​​​​担当者依存になりやすく、債権数が増えると管理が破綻しやすいため、業務効率化には限界があります。

会計システム

会計システムでは、 売掛金の計上や入金処理を自動化でき、金額管理の正確性は高まり ます。

​​​​​​​ただし、請求後の入金状況や督促履歴の管理は弱く、支払遅延への対応は別途Excelなどで補完するケースも少なくありません。

​​​​​​​結果として、複数ツールを併用することになり、情報が分散しやすく、債権管理業務そのものの負担軽減にはつながりにくい点が課題です。

販売管理システム

販売管理システムは、 受注・売上・請求までを一元管理でき、債権発生の流れを把握しやすい点が特徴 です。

​​​​​​​しかし、督促の自動化や遅延債権の優先度管理といった機能は限定的な場合が多く、結局はExcelでの補足管理が必要になることもあります。

特に、債権管理を主目的とするには機能が不足し、回収業務の効率化にはやや不十分です。

請求代行サービス

請求代行サービスは、 請求書発行や入金確認を外部に委託でき、事務作業の負担を軽減 できます。

​​​​​​​ただし、督促方針の細かな調整や、取引先ごとの対応履歴の把握が難しく、自社で債権状況を即時に把握しにくい点がデメリットです。

​​​​​​​回収判断を迅速に行う必要がある場合、情報のタイムラグが債権管理トラブルにつながる可能性があります。

債権管理システム

債権管理システムは、 請求情報・入金状況・督促履歴を一元管理でき、Excel管理の課題を根本から解消 します。

​​​​​​​入金遅延の自動抽出や督促タイミングの通知により、対応漏れを防止可能。

​​​​​​​また、担当者が変わっても履歴が残るため、属人化を防げる点も大きなメリットです。

​​​​​​​債権数が増えても管理精度を維持でき、回収業務を効率化したい企業に最適な選択肢といえます。

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Billi（ビリー）は、 請求から入金消込、督促、仕訳までの債権管理業務を一元化し、手作業が多くなりがちな回収業務を効率化するシステム です。

​​​​​​​入金状況に応じて督促ステータスが自動で更新されるため、対応判断を人に委ねる必要がなく、未対応や確認漏れを防止できます。

​​​​​​​合算入金や差額入金にも柔軟に対応でき、例外処理の負担を軽減。確認作業を減らし、業務改善に集中できる環境を構築します。

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​​​​​​​債権管理に関するよくある質問

まとめ

債権管理は、企業の資金繰りや経営安定を支える重要な業務です。

​​​​​​​Excelでも管理は可能ですが、債権数が増えるほど入力ミスや対応漏れ、属人化といった課題が顕在化します。

​​​​​​​こうした課題を解消するには、請求・入金消込・督促・仕訳までを一元管理できるシステムが不可欠です。

​​​​​​​Billiを活用すれば、債権状況を可視化しながら回収業務を自動化でき、債権管理の精度と効率を同時に高められます。

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