【わかりやすく解説】電子帳簿保存法とは？基礎知識から改正後の変更点まで徹底網羅！

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、 国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを可能とする法律です。

電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来まで紙で保管していた帳簿や書類を電子データとして保存することができます。

つまり、電子帳簿保存法によって経理のデジタル化が実現できることで、 業務の効率化とペーパーレス化を図ることができます。

電子帳簿保存法の対象企業

電子帳簿保存法の対象企業(事業者)は、 電子取引をしているすべての法人と個人事業主で、法人や個人事業の規模は問われません。

そのため、幅広い事業内容で経理や会計にかかるコストの削減を見込むことができます。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象書類は、 「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類で、電子帳簿保存が可能なものと、スキャナ保存が可能なもの、電子取引が可能なものに分類されます。

電子帳簿等保存の対象書類

スキャナ保存の対象書類

電子取引の対象書類

電子帳簿保存法の適用要件

電子帳簿保存法には、不正や第三者の介入を防ぐために2つの要件が定められています。

上記の2つの要件は、下記の3つの保存区分によってさらに細かな規定が設けられています。

帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存するには、その細かな規定を満たす必要があります。

電子帳簿保存法でのデータの保存区分

電子帳簿等保存

電子帳簿保存法におけるデータの保存方法は、3つに区分されており、そのうちの一つが「電子帳簿等保存」です。

電子帳簿等保存とは、会計システムや請求書発行システムなどにより、 電子的に作成した帳簿書類をデータのまま保存することです。

2022年1月1日より適用要件が緩和され、下記の最低3つの要件を満たすことで電子データ保存が認められるように法改正されました。

また、 上記のほかに定められた要件を満たすことで「優良な電子帳簿」と認定され、過少申告加算税の軽減措置の適用が受けられます。

※1 ダウンロードに対応しているときは検索機能の一部要件が不要

※2 優良な電子帳簿の要件を全て満たしているときは不要

スキャナ保存

電子帳簿保存法におけるデータの保存方法は、3つに区分されており、そのうちの一つが「スキャナ保存」です。

スキャナ保存とは、 紙で作成(請求書などの控え)・受領(請求書など)した書類をスキャンし、画像データとして保存することです。

スキャナ保存の要件は、書類によって異なり、重要書類と一般書類に分類されます。重要書類はより厳しい要件が定められています。

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。

また、スキャナ保存は解像度や色の階調などの要件が細かく定められており、 要件を満たせばスマホやデジタルカメラを利用した保存も可能です。

他の電子保存区分と比較して要件が多いため、全ての要件の抜けがないよう、細かく要件を確認する必要があります。

電子取引

電子帳簿保存法におけるデータの保存方法は、3つに区分されており、そのうちの一つが「電子取引」です。

電子取引とは、 電子的に授受した取引データを電子のまま保存することです。電子取引は、対象となる書類が幅広いことが特徴です。

電子取引に該当するものとして、インターネット通販やEDI取引、電子メール、クラウドサービスなどが挙げられます。

また、 電子取引に関する情報を書面に印刷して保存することは認められておらず、電子取引にあたっては、以下の要件を満たす必要があります。

※1 税務職員の質問検査権行使に基づくダウンロードの求めに応じる場合には、②と③の検索要件は不要

電子帳簿保存法に対応するメリット

経理業務の効率化

電子帳簿保存法に対応するメリットの1つ目に、経理業務を効率化できる点が挙げられます。

帳簿や書類を電子データとして保存することで、倉庫から書類を探す作業を省けるため、 手間とされてきた検索作業をストレスなく行えます。

膨大な作業が必要な経理業務を効率化することで、経理担当者の業務負担を軽減することができる点もメリットと言えます。

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オフィスの省スペース化

電子帳簿保存法に対応するメリットの2つ目に、オフィスの省スペース化を図ることができる点が挙げられます。

物理的な質量を持たない電子データは、 スペースを圧迫することなく、管理や維持の観点からも大きな利便性があるといえます。

特に、月々の契約数が多いほど、書類の保存場所の問題が発生するため、オフィスのスペース不足を感じている場合にメリットといえます。

ペーパーレスによるコスト削減

電子帳簿保存法に対応するメリットの3つ目に、ペーパーレスによるコスト削減を図ることができる点が挙げられます。

紙の帳簿を作成すると、書類の印刷に伴う紙やインク、書類の保管に伴うファイルやバインダーを準備するコストがかかります。

電子データにすることで、 帳簿の準備に必要とされるコストを削減でき、会社全体での大幅な経費削減を見込むことができます。

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セキュリティ強化

電子帳簿保存法に対応するメリットの4つ目に、セキュリティ強化ができる点が挙げられます。

帳簿や書類を紙で保存する場合、保存場所の施錠を怠ったり鍵が盗まれたりすると、第三者に帳簿や書類を盗まれる恐れがあります。

帳簿や書類を電子データ化し、閲覧制限を設けることで、 データが外部に漏れたり盗まれたりするリスクを軽減できます。

帳簿書類の検索性向上

電子帳簿保存法に対応するメリットの5つ目に、帳簿書類を探しやすくなる点が挙げられます。

帳簿や書類を電子データ化することで、従来までは手間とされてきた検索作業もストレスなく瞬時に行うことができます。

倉庫に保存された大量の帳簿の中から指定の書類を探すという面倒な作業を省けるため、とりわけ過去の文書検索作業の多い経理部門において、生産性の向上を見込めます。

電子帳簿保存法に対応するデメリット 

システムの導入コスト

電子帳簿保存法に対応するデメリットの1つ目に、システムの導入コストがかかる点が挙げられます。

電子帳簿保存法に対応するには、法に定められた要件を満たすための、電子帳簿保存法に対応しているシステムが必要です。

また、 システムのバージョンアップや保守、サポートに別途費用が発生することもあるため、事前に確認が必要です。

社内ルールの見直し、社員教育が必要

電子帳簿保存法に対応するデメリットの2つ目に、社内ルールの見直し、社員の教育が必要な点が挙げられます。

特に、請求書や領収書、契約書などの国税関係書類を電子データ化するには、定められた期間内にタイムスタンプを付ける必要があります。

そのため、社内の業務フローを見直し、 経理部門だけでなく、それらの書類を扱う社員に必ず説明する必要があります。

システム障害のリスク

電子帳簿保存法に対応するデメリットの3つ目に、システム障害のリスクがある点が挙げられます。

システムの障害が起きたり、セキュリティ対策が不十分であったりした場合、 情報漏洩が生じてしまい会社の社会的信用も失いかねません。

このようなリスクを避けるために、 データの保管やセキュリティ対策をしっかり行っているシステムを選ぶことが大切です。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法改正のポイント

税務署長による事前承認制度の廃止

電子帳簿保存法の改正ポイント1つ目は、税務署長による事前承認制度の廃止です。

​​​​​​​これまで、国税関係帳簿を電子帳簿等保存あるいはスキャナ保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でした。

​​​​​​​しかし改正後、事業者の事務負担を軽減するため、 事前承認は不要になり、スキャナや保存システムの導入後すぐに電子保存が可能となります。

検索機能要件の緩和

電子帳簿保存法の改正ポイント2つ目は、検索機能要件の緩和です。

​​​​​​​これまで、電子帳簿等保存やスキャナ保存、電子取引において、範囲指定や項目の掛け合わせなど、複雑な検索機能を付けることが必要でした。

​​​​​​​しかし改正後、 検索要件が「取引年月日、金額、取引先」のみになり、3つの項目で検索ができれば要件が満たせるようになりました。

スキャナ保存時に行うタイムスタンプ要件の緩和

電子帳簿保存法の改正ポイント3つ目は、スキャナ保存時に行うタイムスタンプ要件の緩和です。

​​​​​​​スキャナ保存および電子取引において、改正後、 タイムスタンプの付与期間が最長約2ヶ月と7営業日以内に延長になりました。

​​​​​​​またスキャナ保存に関しては、自署は不要で、訂正や削除の履歴が確認できるシステムを利用している場合、タイムスタンプは不要となります。

内部統制のための適正事務処理要件の廃止

電子帳簿保存法の改正ポイント4つ目は、内部統制のための適正事務処理要件の廃止です。

​​​​​​​これまで、スキャナ保存において不正防止の目的で、タイムスタンプ付与後の記録事項の確認やデータチェックが義務付けられていました。

​​​​​​​しかし改正後は、 それらの適正事務処理要件が廃止されたため、より電子帳簿保存を会社に導入しやすくなったといえます。

ペナルティの強化

電子帳簿保存法の改正ポイント5つ目は、ペナルティの強化です。

​​​​​​​スキャナ保存や電子取引において、 記録事項の改ざん・隠ぺいなどの不正が発覚した場合、通常の重加算税の金額に10％の金額が加重されます。

​​​​​​​今回の改正で、要件が緩和されてより電子帳簿保存を会社に導入しやすくなった一方で、不正に対しては厳しい措置が適用されたということです。

電子取引の電子データでの保存の義務化(猶予期間あり)

電子帳簿保存法の改正ポイント6つ目は、電子取引の電子データでの保存の義務化です。

​​​​​​​これまでは、電子取引において請求書や領収書などを電子データで受け取った場合、データを出力して紙で保存することも認められていました。

​​​​​​​しかし改正後、 国税関係の書類を電子データとして受け取った場合、電子データのまま保存することが義務化されました。

​​​​​​​ただし、やむを得ない事情で要件を満たせない場合は、 対応までに2年間の猶予期間が設けられ、引き続き紙での保存も可能とされています。

【国税庁】電子帳簿保存法の改正点について
詳しくはこちらから

 

電子帳簿保存法に対応する経費精算システム選定のポイント​​​​

JIIMAの認証を受けているか

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 JIIMAの認証を受けているか確認しましょう。

JIIMA認証とは、日本文書情報マネジメント協会による認証制度のことで、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに対して付与されます。

電子帳簿保存法への対応度合いはシステムごとに異なるため、「どこまで対応しているか」確認しましょう。

自社に合った入力補助機能があるか

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 自社に合った入力補助機能があるかどうか確認しましょう。

一般経費や交通費、旅費、交際費といった項目ごとに、適した入力補助機能は異なります。

自社において利用頻度が高い項目・入力負担が大きい項目を見極め、必要な機能に優先順位をつけるとよいでしょう。

【悩み別】重視したい機能

ほかのバックオフィス効率化につながるか

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、ほかのバックオフィス効率化につながるか確認しましょう。

​​​​​​​経費精算以外の機能が搭載されているかも重視したいポイントです。具体的に、勤怠管理や工数管理などの業務に対応できる機能が挙げられます。

​​​​​​​「バックオフィス業務全体を効率化したい」という場合は、対応可能な業務範囲を確認しましょう。

会計ソフトとどのように連携できるか

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 会計ソフトとどのように連携できるか確認しましょう。

​​​​​​​「自社の会計ソフトと連携可能か」「どのような方法で連携できるのか」を確認しましょう 。

​​​​​​​なお、経費精算システムと会計ソフトの連携方法は大きく3種類です。

費用は予算内か

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、費用は予算内か確認しましょう。

​​​​​​​一般的に、 発生する費用は「初期費用 」「 月額料金」「オプション費用」の3項目です。

​​​​​​​特に「月額料金」はアカウント数に応じて費用が上乗せされるので、従業員が増えた場合を考えて試算しましょう。

サポート体制は十分か

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 サポート体制は十分か確認しましょう。

操作方法のレクチャーやトラブル対応が必要な場合も、サポートが充実していればスムーズに対処してもらえます。

チャットや電話、メールサポートの中から、自社に合ったものを選びましょう。

【無料】経費精算システムの導入をご検討中の方はプロに相談！

 

【電子帳簿保存法対応】おすすめの経費精算システム一覧

楽楽精算(株式会社ラクス)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、10,000社以上の導入実績を誇る、累計導入社数No.1の楽楽精算です。

経理部門の業務効率化に特化しており、入力支援機能や自動仕訳、会計システムへの連携機能が充実 しています。

導入時には専任担当者のサポートを受けられるため、初めての利用でも安心です。

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ジョブカン経費精算(株式会社Donuts)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、累計150,000社以上の導入実績を誇る「ジョブカン」シリーズのジョブカン経費精算です。

申請時に勘定科目を自動判定して仕訳データを生成するため、経理担当者の負担も軽減されます。

経費の使途・金額など申請時の入力項目によって承認経路を自動で変更することも可能です。

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 マネーフォワード クラウド経費(株式会社マネーフォワード)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、アプリや他システムとの連携に適したマネーフォワードクラウド経費です。

同シリーズのシステムと連携することで、給与や会計、バックオフィス業務全般が飛躍的に効率化します。

特に、 API連携では、会計ソフトや乗り換えアプリ、航空券の利用をはじめ、様々な機能をシステム化可能です。

詳しくはこちら

 

ジンジャー経費(jinjer株式会社)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、他システムとの連携によるバックオフィス業務全体の効率化を強みとしたジンジャー経費です。

入力補助機能に加え、自動仕訳やFBデータの作成など、搭載機能が豊富な点も支持されています。

勤怠や人事管理、給与計算など多くのサービスと連携できるため、 社内システムを抜本的に見直したい場合にもおすすめです。

公式サイトはこちら

 

freee経費精算(freee株式会社)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、経費精算の稟議から承認、管理までを一括管理できるfreee経費精算です。

最大15段階まで承認経路を設定でき、承認フローを円滑に進められます。

スマホ連携も充実しており、アプリからの経費申請や承認、OCR読み取りなども可能です。

公式サイトはこちら

 

HRMOS経費(イージーソフト株式会社)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、60種類を超える会計ソフトへの仕訳データ出力・連携実績を持つHRMOS経費です。

経費精算や交通費精算だけでなく、旅費精算や支払依頼の機能も搭載されており、幅広い業務効率化に貢献します。

基本プランで利用できる機能が多く、柔軟性の高いシステムなので、企業の成長に合わせて長期的に運用できます。

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まとめ：電子データで一元管理し、ペーパーレス化を進めよう！

今回は、電子帳簿保存法について対象書類や適用要件などの基礎知識を解説し、2022年1月に改正された変更点も紹介しました。

​​​​​​​電子帳簿保存法に対応し、帳簿や書類を電子データとして保存することで、保存にかかるコストや事務的負担を軽減できます。

​​​​​​​また、2022年1月には電子帳簿保存法の改正も行われたことで、より電子帳簿保存を会社に導入しやすくなったといえます。

​​​​​​​ぜひこの機会にペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。