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「オフィスにフリーアドレスを導入したい」
オフィスのフリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、働く席を自由に選択できるワークスタイルのことです。
本記事では、オフィスのフリーアドレスについて紹介し、メリット・デメリットや導入方法を徹底解説していきます。
フリーアドレス化を成功させるポイントも紹介しているため、フリーアドレスを導入したばかりの企業の方も参考に役立ててください。
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オフィスのフリーアドレスとは
オフィスのフリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、働く席を自由に選択できるワークスタイルのことです。
従来のオフィスは、一人一人与えられた固定の席で働いていましたが、フリーアドレスとは、自席という概念がありません。
フリーアドレスは、大きなテーブルにいくつかの椅子が並んでいるカフェスタイルが一般的で、気分で好きな席を選ぶことができます。
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オフィスのフリーアドレスの目的
オフィスのフリーアドレスの目的は、社内の無駄なスペースやコストの削減、さらに多様化する働き方に対応するために導入されています。
近年では、「働き方改革」の一環として、在宅勤務やリモートワークなど、自由で風通しの良い働き方が注目されています。
オフィスのフリーアドレスは、多様化する働き方に対応できるワークスタイルで、ベンチャー企業を中心に導入する企業が増えています。
オフィスのフリーアドレスのメリット
チームや部署を超えた交流を促進できる
オフィスのフリーアドレスのメリットは、チームや部署を超えた交流を促進できる点です。
オフィスのフリーアドレスは、自分の固定の席がないため、隣の席に自分と異なる部署の社員が座る場合が多いです。
さらに、座席と座席の間が区切られていない場合が多いため、様々な部署の社員と会話がしやすく、自然に交流が図れる魅力があります。
オフィスのスペースを有効活用できる
オフィスのフリーアドレスのメリットは、オフィスのスペースを有効活用できる点です。
社員一人一人の個人デスクを用意する必要がないため、無駄なスペースを省くことができ、オフィスのレイアウトを考える手間も省けます。
オフィスのフリーアドレスは、特に日中に社員が不在になることが多い営業部や常勤のスタッフが少ないテレワークの部署におすすめです。
生産性を向上させることができる
オフィスのフリーアドレスのメリットは、生産性を向上させることができる点です。
座席が固定でないことから、必要なときにチームのメンバーで集まって座ることができ、効率よく仕事ができることにつながります。
また、働く時間や場所にも制限がなくなるため、リモートワークが導入しやすくなり、生産性を向上させやすいといえます。
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オフィスのフリーアドレスのデメリット
社員の居場所が把握しにくい
オフィスのフリーアドレスのデメリットは、社員の居場所が把握しにくい点です。
社員の座席が固定でないことから、同じ部署の社員がどこにいるのか、どの席に座っているのか、分かりにくい問題が起きやすいです。
社員の居場所を把握するために、フリーアドレス専用の座席表やルールを設けたり、報告システムを強化したりする必要が不可欠です。
集中できず作業しづらくなる場合がある
オフィスのフリーアドレスのデメリットは、集中できず作業しづらくなる場合がある点です。
フリーアドレスは、座席と座席の間が区切られていないオープンスペースの場合が多く、集中できない社員が出てくる可能性が高いです。
作業効率を落とさずに、集中できる環境にするために、フリーアドレスのルールを定め、社員に浸透させることが重要です。
書類等の保管場所の確保が難しくなる
オフィスのフリーアドレスのデメリットは、書類等の保管場所の確保が難しくなる点です。
フリーアドレスは、固定の席がなく、自席の固定ロッカーもないため、書類や私物の保管場所の確保が難しくなりやすいです。
書類を一括管理するキャビネットや私物を入れるロッカーを設置したり、扱う書類を減らすためにペーパーレス化を進めたりしましょう。
オフィスへのフリーアドレス導入方法
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STEP.1
導入する範囲を決定する
フリーアドレスのワークスタイルに、向いている部署を選定します。
最初から会社全体でフリーアドレスを導入するのではなく、フリーアドレスのスタイルに向いている営業部やテレワーク部署から導入することがおすすめです。 -
STEP.2
座席の数を決定する
日中に不在なことが多い営業部や出社が少ないテレワーク部署の人数を考慮して、フリーアドレスの座席数を決めます。
座席の数を決めるときは、対象社員のうち、何人が同時に出社するか検討することがポイントです。 -
STEP.3
運用方法を決める
社員の居場所を把握しやすくするために、座席表やルールを設けたり、報告システムを強化したりするなど、運用方法を決めます。
運用方法を決めて、何度も見直すことで、フリーアドレス化をスムーズに進めることができます。 -
STEP.4
デスクやオフィス家具や共有文具などの選定をする
企業の雰囲気に合った、デスク、オフィス家具やツールの選定を行います。
オフィスの雰囲気は、社員の働くモチベーションをアップさせることにつながります。ワークスペースはもちろん、休憩スペースの家具も選定しましょう。 -
STEP.5
フリーアドレスの運用を社内に浸透させる
社員にフリーアドレスオフィスを利用してもらうために、運用を社内に浸透させます。
運用を社内に浸透させることができれば、一部の部署に限らず、社内全体にフリーアドレスを導入しやすくなるといえます。
フリーアドレスは面倒くさい？成功させるポイント
導入目的をしっかり浸透させる
オフィスのフリーアドレスの成功要件は、導入目的をしっかり浸透させることです。
導入目的を知らない社員が多いと、同じ席で働き続ける人が出てきたり、ワークスタイルに不満を持つ社員が出てきたりするからです。
またフリーアドレスの運用や環境をより良くするためには、定期的に社員にヒアリングし、運用を見直すことが成功のポイントです。
コミュニケーションツールを整備する
オフィスのフリーアドレスの成功要件は、コミュニケーションツールを整備することです。
フリーアドレスは、様々な部署の社員と交流ができる一方で、部署間でのコミュニケーションが希薄になってしまう傾向があります。
部署間で、タスク管理や売上数値進捗の共有、相談連絡をしやすくするために、コミュニケーションツールを整備することが重要です。
魅力的なワークスペースを作る
オフィスのフリーアドレスの成功要件は、 魅力的なワークスペースを作ることです。
集中できるワークスペースを作ることはもちろん、リラックスできるスペースを作ることで、使用したくなるオフィスになるでしょう。
リラックスできるスペースには、ソファーやフリードリンクを設置することもおすすめです。メリハリのあるオフィス作りがポイントです。
フリーアドレスに向いている企業と向いていない企業
フリーアドレスに向いている企業
オフィスのフリーアドレス化に向いているのは、以下のような企業が挙げられます。
- ペーパーレス化が進み、紙を使う機会が少ない企業
- 固定電話を使う機会が少ない
- 新たな価値の創造を求めている企業
- 働き方改革に積極的な企業
- 部署を越えたプロジェクトが多い企業
- リモートワーク制度を取り入れている企業
フリーアドレスに向いていない企業
オフィスのフリーアドレス化に向いていないのは、以下のような企業が挙げられます。
- 社員の在席率が高い企業
- 決められたデスクで集中して作業する機会が多い企業
- 機密情報を多く扱う企業
- 物理的な作業を伴う仕事がメインの企業
- 事務職がメインの企業
フリーアドレスオフィスで私物を管理する方法
フリーアドレス化を進める際の問題点に、私物の管理が挙げられます。私物の管理を怠ってしまうと、綺麗なオフィスを保てません。
以下では、フリーアドレスオフィスで私物を管理する方法を3つ紹介していきます。
フリーアドレスに対応したロッカーを用意する
フリーアドレスオフィスで私物を管理する方法の1つ目に、フリーアドレスに対応したロッカーを用意する方法が挙げられます。
ロッカーを設置することで、必要な物を必要なときだけ取り出すことができるため、オフィスの環境を綺麗に保つことができます。
ただし、ロッカーは、仕事で必要な書類やパソコンをはじめ、財布や携帯などの私物も管理するため、施錠機能が必須になります。
社内書類のペーパーレス化を進める
フリーアドレスオフィスで私物を管理する方法の2つ目に、社内書類のペーパーレス化を進める方法が挙げられます。
ペーパーレス化を進めることで、紙を使用する機会が少なくなり、書類を保管するための大きいスペースを確保する必要がなくなります。
フリーアドレスのオフィスでは、ペーパーレス化を進めて、資料を電子データ化し、紙の荷物自体を少なくすることが大切です。
オフィス内で共有できる文具を用意する
フリーアドレスオフィスで私物を管理する方法の3つ目に、オフィス内で共有できる文具を用意する方法が挙げられます。
共有の文具を用意することで、社内の荷物を減らすことができるのはもちろん、雑費を抑えることができ、コスト削減につながります。
共有文具の保管場所としては、文具の紛失や個人の専用化を防ぐために、共有ロッカーの中に収納することがおすすめです。
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まとめ：フリーアドレスを導入して風通しの良いオフィス環境に
今回は、オフィスのフリーアドレスについて紹介し、メリット・デメリットや導入方法を徹底解説していきました。
フリーアドレスオフィスにすることで、社員が部署の壁を超えて交流できたり、オフィスのスペースを有効活用できたりします。
さらに、働く時間や場所に制限がなくなるため、「働き方改革」に合った風通しの良いオフィス環境を作ることができます。
定期的な社員へのヒアリングを通して意見を取り入れ、フリーアドレスオフィスの運用を見直し、より良いオフィスを実現しましょう！
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この記事を書いたライター
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