インターネットFAXとは?従来のFAXとの違いやメリットを徹底解説!

インターネットFAXとは?従来のFAXとの違いやメリットを徹底解説!
業務効率化やペーパーレス化が進む今、ビジネスシーンでは、より効率的に業務を行うためのサービスやツールが次々に登場しています。
さらにインターネットの台頭により、業務ツールのIT化など、インターネット回線を使ったサービスも増えてきました。中でも、これまで電話回線を使っていたサービスは、インターネット回線を使って利用できるようになり、外からでも内線電話が取れる仕組みや、インターネットを経由してのFAXなどが展開されています。
そこで今回は、オフィスや企業のコスト削減に効果的な、インターネットFaxについて解説。インターネット回線を使ってできるFaxとは、どういったものなのか、概要からメリット、料金まで詳しく説明していきます。
 

インターネットFaxとは?

そもそも「インターネットFax」とは、名前のとおり"インターネット回線を使ったFax"のことです。
従来からあるFAXのように、電話回線を使ってFAX送信を行うのではなく、インターネット回線を通じてFAXの送受信を行います。簡単にいうとメールでFAXを送るようなイメージで良いかと思います。
IP電話と同じように、すでに引いているインターネット回線を利用して通信を行うので、通信コストは大幅に削減することができます。さらに送られてきたFAXは、デジタルデータに変換されるため、パソコンやスマートフォンにメールとして受信し、内容を確認することが可能です。これによりFAXを送る際に、一度プリントアウトしたり、FAX受信時の用紙代なども必要なくなります。

従来のFaxとの違い

またインターネットFaxにすることで、従来のように電話機がある場所でなくてもFAXの送受信が可能となります。インターネット回線に繋がる環境と端末さえあれば、どこででも送受信することができます。
今まで、FAXを送受信する場合には、FAX機の近くにいる必要がありました。FAXを送るときにしは、送付したい資料を機械に読み込ませて送ったり、受信する際には機械から印刷されたものを受け取る形で成り立っていました。

しかしインターネットFAXの場合、パソコンやスマホから送りたい資料を選択して送るだけで、どこにいてもFAXを送信することができます。また従来のFAX機から受信する場合も、先方が送信したFAXがPDFなどのデータファイルに変換されて、メールの添付ファイルとして届きます。このように従来のFAXに比べて、居場所が制限されずに手軽に送受信することが可能になります。
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インターネットFAXにするメリット

では、インターネットFAXを使うことで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
 

プリントアウトせずに送信できる

これまでのFAXの場合、送信する前にPDFやExcel、Power Pointなどのデータを一度プリントアウトしてから送信する必要がありました。FAXを送ったら、その用紙は必要がないため、無駄に紙を使う結果となっていました。また受信したFAXも、パソコンへ取り込むためには、受信時にプリントされた用紙をスキャンしてデータに変換するなど、いくつもの手間がかかっていました。

しかしインターネットFAXであれば、一度プリントアウトする必要がなく、送信したいデータを選んでパソコン上からFAX送信をクリックするだけで、簡単にFAXを送ることができます。FAXの受信も、届く際にPDFなどのデータに変換され、メールに添付されて届くので、無駄に用紙にかかるコストも大幅に削減することができます。
 

FAX本体やインクが不要

インターネットFAXの場合、パソコンやスマホからFAXを送信することができるため、FAX機本体が必要ありません。従来のFAX機を持っていなくてもFAXが送れるため、専用の用紙やインクの交換といった作業も発生せず、FAX周りの準備コストも抑えることができます。
 

送受信したFAXの管理がしやすい

これまでのFAXは、送信・受信どちらも紙を使って行う必要がありました。1回の送受信で、少なくとも2枚の紙が必要となる従来型FAXは、いつ何を送受信したのかが把握できないという問題点がありました。
ただしインターネットFAXの場合は、送受信ともにデータでのやり取りになるので、紙でのやり取りが必要なく、管理もしやすいのが特徴です。

金額・料金

インターネットFAXの料金形態は、基本的に初期費用・送信料金・受信料金・月額料金で成り立っています。
導入時の初期費用は、どこのサービスもあまり変わりませんが、FAXの送信料金は、送信枚数ごとや一定枚数まで月額料金に含まれるなど、サービスによって異なります。利用頻度の多さによって、1枚ごとでも良いのか、定額数の方がいいのか判断すると良いでしょう。
 

一般的な料金

初期費用 1,000円前後
送信料金 ①1枚あたり8~20円
②月〇枚まで無料
受信料金 ①無料
②月〇枚まで無料
月額料金 月900~1500円

導入までの流れ

インターネットFAXは、ネット回線さえあればすぐに申込ができて始められるのも、大きなメリットの一つです。
ホームページ上から、利用者情報を入力し、希望するプランがあれば選択していくだけで、およそ5分ほどで申込が可能です。サービスによっては、その時点で希望するFAX番号の市外局番を選択する項目が出てきます。支払い方法などを入力していくと、簡単に登録が完了します。
サービスの多くが1ヶ月ほどの無料トライアル期間を設けているので、会社にあっているかどうかなど、試していくことも可能です。
 

インターネットFAXの利用方法(使い方)

基本的なインターネットFAXの使い方は、送信したいデータを専用のメールアドレスに送信するだけです。受信する際も、従来のFAX機から送信されたとしても、メールでデータが届きます。

たとえば「efax」を例にすると、相手先のFAX番号を入れたメールアドレス(@の前を相手先番号に変えるだけ)宛にデータを添付して送信するだけです。相手先が従来のFAX機であったとしても、問題なくFAXとして届きます。また受信の際も、送られてきたデータがメールで届き、FAX内容は添付ファイルとして送られてきます。
面倒な番号入力なども必要なく、件名と本文を入れておくだけで送り状にもなるので、別途送り状を作成する手間も省け、どこからでも送信が可能になります。

インターネットFAXの注意点

このように便利なインターネットFAXですが、利用用途や資料のタイプによっては、面倒と感じる場合がありますので気を付けておきましょう。
パソコンやスマホから、メールを送るだけでFAXが送信できる「インターネットFAX」ですが、普段から紙資料を多く利用する企業などは、もともと紙資料になっているものを送信する場合に、一度スキャンをしないという手間がかかってしまいます。
さらにFAX送信の頻度や送付先エリアによっては、逆に送受信の費用が高くなってしまうこともありますので、現状どこへのFAXが多いのか、月に何枚くらいやりとりを行うのか、確認したうえで予算を見積もっておくといいでしょう。
 

オススメのインターネットFAX

現在、インターネットFAXには、さまざまなサービスが登場しています。中でも今回は、無料トライアルもあってお得なインターネットFAXをご紹介します。
 

eFax

国内55,000件の導入実績を誇る「eFax(イーファックス)」は、全国57の市外局番から選択でき、新たに050番号でも対応できるインターネットFAXサービスです。
オンラインで申込後すぐに利用開始できる「eFax」は、メールとアプリで自由にFAXの送受信が可能で、オフィスのコスト削減を実現します。またFAXを受信するメールアドレスも5つ設定でき、社内外だけでなく海外にいる人も同時に受信が可能です。
「eFax」の料金は、月払い/年払いの定額制です。月額1,500円で送信・受信ともに150ページまで無料となっています。月に100枚以上FAXのやり取りを行う会社であれば、1枚あたりの金額プランよりも、お得に利用できると思います。
なお「eFax」は、申込から30日間の無料トライアルを設けていますので、まずは使ってみたいという方にとっても、嬉しいポイントではないでしょうか。
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jFAX

月額990円という低価格でサービスが利用できる「jFAX」は、通常のFAXと同じくらい手軽に、インターネットFAXが利用できるサービスです。受信100ページ・送信50ページの利用が、わずか990円で利用できるため、中・小規模のオフィスなどではコストも抑えて利用できるのではないでしょうか。
「jFAX」も、オンラインで利用申し込みをしたら、すぐにインターネットFAXが利用でき、30日間の無料トライアルも設けてあります。お手頃価格で、お試し期間もついているサービスは少ないので、気軽に「jFAX」をはじめてみてもいいかもしれません。

まとめ

今回は、インターネット回線を通じて、簡単にFAXを送信できる「インターネットFAX」いについて解説しました。
メールを送信するだけで、紙や機器が必要なくFAXのやり取りができる「インターネットFAX」は、これからますます需要の高まるサービスになるでしょう。無料のトライアル期間を設けているサービスもあるので、気になっている方は、まずは無料お試しからはじめて見ても良いでしょう。
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