インターネットFAXとは？メリット・デメリットやサービスの選び方を徹底解説！

インターネットFAXとは？

インターネットFAXとは、 紙やFAX機を使わず、パソコンやスマートフォンを通じて電子化されたFAXを送受信できるサービス です。

従来の電話回線を使う方式とは異なり、インターネット回線を利用するため、外出中や在宅勤務中でもFAX対応が可能になります。

PDFや画像ファイルをそのまま送れるのが特徴で、受信したFAXもメールで確認できます。

業務のペーパーレス化やコスト削減、テレワーク対応の一環として、近年急速に導入が進んでいます。

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXは、 インターネットFAX事業者のサーバーを介して、FAXの送受信をデジタルデータ(PDFや画像など)として行います 。

相手から送られたFAXデータはサーバーを介して電子化され、登録メールアドレスにPDF形式などで届きます。

電話回線が不要で、PCやスマホとインターネット環境があればどこでもFAX対応が可能になるため、ビジネスのスピードと柔軟性が向上します。

インターネットFAXと従来のFAXとの違い

インターネットFAXと従来のFAXの最大の違いは、利用回線 と 紙の使用 です。従来型FAXは専用機器と固定電話回線が必要で、紙での出力が前提でした。

一方、インターネットFAXはネット回線で送受信を行い、PCやスマホでデータを確認・管理できるため、紙もインクも不要です。

さらに、送受信履歴のデジタル管理が可能なため、業務効率の向上やセキュリティ面でも優位性があります。コストや利便性の面で、インターネットFAXはより現代的な選択肢といえます。

インターネットFAXの送受信の流れ

FAXを受ける場合

1. サービス契約時に発行される専用FAX番号を相手に伝える
2. 相手がその番号宛にFAXを送信する
3. 受信されたFAXは自動的にPDFやTIFF形式に変換される
4. 登録したメールアドレスやアプリに通知・ファイルが届く
5. PCやスマートフォンで内容を確認・保存・印刷が可能

紙での受け取りやFAX機の操作は一切不要で、スピーディかつペーパーレスな受信が実現します！

FAXを送る場合

1. パソコンやスマートフォンでFAX送信用画面にアクセス
2. 宛先のFAX番号を入力する(メール形式なら「FAX番号@ドメイン」)
3. 送信したい書類(PDF・Word・画像など)を添付
4. 必要に応じて本文を入力
5. 送信ボタンをクリック(もしくはメール送信)

送信データはFAXサーバーを経由して、相手のFAX機に紙として届きます。履歴も自動で記録され、後からの確認・再送信も簡単です！

インターネットFAXの費用相場

初期費用｜0〜5,000円程度

インターネットFAXの初期費用は、 無料〜5,000円程度が相場 です。

多くのサービスでは、FAX番号の発行やアカウント開設時に1,000〜3,000円程度の登録料がかかります。

ただし、初期費用無料キャンペーンを実施しているサービスも多く、コスト負担なしで導入できることもあります。

月額料金｜500〜1,500円程度

月額料金は、インターネットFAXの基本利用料として発生し、一般的な相場は 500〜1,500円程度 です。

プランによっては、FAXの送受信枚数に上限があるものと、使い放題のものがあります。送受信の頻度や利用目的に合わせて最適なプランを選びましょう。

中には、複数の担当者で共有できるビジネスプランもあり、月額2,000円以上の高機能プランではよりハイレベルな業務効率化が図れます。

送受信のための通信料金｜10〜20円程度/枚

インターネットFAXでは、送信・受信ごとに通信料が発生する場合があります。

送信は1枚あたり10〜20円程度が相場 で、受信は月額料金に含まれているケースが多いです。

ただし、送信先が海外の場合や、長文FAXになる場合は料金が割増になることもあるため注意が必要です。

定額送信プランや従量課金制など、用途に応じて選べる料金体系が用意されているのが一般的です！

転送料金｜数円〜10円前後/件

転送機能を利用する際には、メールや別のFAX番号への転送に対して追加料金が発生するケースもあります。

特に、他のFAX番号への転送は、 1件あたり数円〜10円前後 の料金がかかることがあります。

一方、メール転送やクラウド保存などは無料で提供されていることが多いです。

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インターネットFAXを導入するメリット

どこからでもFAX送受信と確認が可能

インターネットFAXは、スマートフォンやPCとインターネット環境さえあれば、オフィス以外の場所でもFAXを送受信できます。

受信内容はメールで通知され、すぐに確認できる ため、外出先や在宅勤務中でもスピーディに対応可能です。

急ぎの対応が必要な取引先とのやり取りにもタイムロスがなく、ビジネスのスピードが格段に向上します。

複数のデバイスで利用できる

パソコン、スマートフォン、タブレットなど複数のデバイスで利用できる のも、インターネットFAXの魅力です。

特定のデバイスに依存せず、同じアカウントでログインすることで、いつでもどこでもFAXの確認や送信が可能です。

出張や外回り中でも業務を止めることなく対応でき、働き方の自由度と対応の柔軟性が高まります。

場所を選ばず、働き方を柔軟にできる

インターネットFAXは、固定のFAX機や電話回線に縛られることがないため、利用場所に制限がなく、どこでもFAX業務が可能です。

これにより、 在宅勤務やサテライトオフィスでも効率的に業務を進められます 。

オフィス外でも社内と同様の対応ができ、柔軟な働き方を推進できる点が多くの企業で支持されています。

送受信のデータ管理が容易

インターネットFAXは、送受信したFAXデータをPDFなどの形式で自動保存できるため、 紙の仕分け作業や保管の手間が不要に なります。

検索機能を使えば、過去に送受信したデータもすぐに確認でき、紛失のリスクも大幅に軽減可能。

データはクラウド上に保存されることが多く、セキュリティやバックアップの面でも安心です。

数十件や数百件単位の一斉送信が可能で業務効率化が図れる

インターネットFAXでは、複数の宛先に対して同時にFAXを送信できる一斉送信機能が利用可能です。

毎回個別に送信する必要がなく、同じ内容を複数の取引先にスピーディに配信できる ため、営業案内や通知業務の効率が大幅に向上します。

サービスによっては、大量送信でもエラーや未達を自動管理できる機能もあり、業務負担を軽減します。

FAX機や紙代などコスト削減になる

インターネットFAXは、FAX機本体の購入費用や、電話回線、インク・トナー、用紙などにかかるランニングコストが不要です。

また、専用機の修理費や保守契約なども発生しないため、 従来のFAXと比較してトータルコストを抑えた運用が可能。

特に送受信量が多い企業では、年間で大きな経費削減が期待できます。

ペーパーレス化による環境負荷軽減

インターネットFAXの活用によって 紙やインクの消費が抑えられる ことで、 環境に優しいオフィス運営が実現できます。

企業として、SDGsやESGに取り組む姿勢や環境意識の高さをアピールでき、自社のブランディングやステークホルダーからの評価向上にも繋がるでしょう。

複合機設置不要で空間を活かせる

インターネットFAXでは複合機やFAX専用機器が不要なため、設置スペースを取らずに済みます。

​​​​​​​特に小規模オフィスや在宅ワーク環境では、物理的な省スペースが大きな利点となります。

​​​​​​​空いたスペースを他の業務用に活用できるだけでなく、 オフィス全体のデザイン性やレイアウトの自由度も向上 します。

業務フローに組み込みやすい

インターネットFAXは、メールやクラウドストレージ、チャットツールなどと連携可能なため、 既存の業務フローにもスムーズに組み込めます 。

​​​​​​​例えば、FAXを受信すると同時に社内チャットで共有したり、クラウドで部門ごとに自動振り分けしたりといった運用も可能です。

​​​​​​​業務の一体化・自動化により、業務全体の効率化が期待できます。

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インターネットFAXを導入するデメリット

インターネット環境に依存する

インターネットFAXは、その名の通りインターネット接続がなければ利用できません。

​​​​​​​通信障害やWi-Fiトラブルが発生すると、FAXの送受信ができなくなる 可能性があります。

​​​​​​​特に災害時やオフィスのネットワーク障害発生時には業務に支障をきたす恐れがあるため、バックアップ手段の検討が必要です。

手書き文書の送信にはスキャンの手間がかかる

紙に書いた手書きの書類や、押印が必要な契約書などを送る場合は、原本をスキャンしてデータ化する必要があります。

​​​​​​​従来のFAX機のように、原本をそのまま差し込んで送ることはできないため、 スキャナーやスマートフォンの撮影機能を使うなど、ひと手間かかる点はデメリット です。

文字化けすることがある

FAX送信時、文字コードの互換性やレイアウトの問題があると、相手側で文字化けが発生することがあります。

​​​​​​​特に 特殊文字やフォントを使用した文書、画像内の文字などが崩れる可能性があります 。

​​​​​​​重要書類を送信する際は、事前にプレビュー確認やテスト送信を行うことが大切です。

導入・維持にコストがかかる

インターネットFAXは従来のFAX機器と比べて低コストで導入・運用可能ですが、完全に無料というわけではありません。

サービスによっては、​​​​​​​初期費用や月額料金、送信ごとの従量課金などがかかる 場合があります。

​​​​​​​利用頻度やプラン選定を誤ると、結果的にコストが高くつくケースもあるため注意が必要です。

番号変更の可能性がある

インターネットFAX導入時には、新たに専用のFAX番号を付与されることが多く、従来使っていた番号をそのまま引き継げないケースもあります。

​​​​​​​ 取引先への周知や書類・名刺などの再印刷が必要になり 、業務に一時的な混乱が生じる恐れがあります。番号引き継ぎ可否は事前に確認しておきましょう。

既存のFAX番号をそのまま使う方法

インターネットFAXへ移行する際に、これまで使用していたFAX番号を継続利用する方法があります。以下に代表的な2つの方法を紹介します。

• ナンバーポータビリティー対応のツールを使う
  一部のインターネットFAXサービスでは、ナンバーポータビリティー(番号継続)に対応しています。現在の回線契約を引き継ぐ形で番号を維持でき、取引先への周知も不要です。
• 転送電話サービスを使う
  従来のFAX番号に届いた通信を、インターネットFAXの新番号へ自動転送する方法です。番号自体は変更されますが、外部からの見え方は変わらず、スムーズに移行できます。

FAXが届いたことに気づかない可能性がある

インターネットFAXでは、受信通知がメールやアプリで届くため、見逃してしまう可能性があります。

​​​​​​​特に通知設定がオフになっていたり、迷惑メールに振り分けられたりすると、重要なFAXを見落とすリスクがあります。

​​​​​​​定期的な確認やフォルダ設定などの対策が必要 です。

操作に戸惑う従業員が出てくる可能性がある

従来のFAX機に慣れている従業員は、インターネットFAXのメール送信形式やアプリ操作に戸惑うことがあります。

特に 従業員ごとのITスキルに差がある職場では、導入直後に混乱を招く 可能性もあります。

​​​​​​​マニュアルの整備や社内研修などを通じて、全員がスムーズに使える環境づくりが求められます。

データ容量が足りなくなる可能性がある

送受信したFAXは基本的にPDFなどのデータとして保存されるため、 保存容量が増えるとクラウドやメールボックスの容量を圧迫する ことがあります。

​​​​​​​特に画像ファイルや長文FAXが多い業種では、定期的なデータ整理や大容量プランの検討が必要になる場合があります。

送受信した情報が漏えいするリスクがある

インターネットFAXは便利な一方で、インターネット経由のため、 セキュリティ対策が不十分だと情報漏えいのリスクがあります 。

​​​​​​​特に個人情報や機密書類のやり取りには注意が必要です。信頼性の高いサービス選びや、暗号化・アクセス制限などの設定が重要になります。

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インターネットFAXの選び方ポイント

毎月の送受信回数に合うタイプ

インターネットFAXの導入では、利用頻度に応じたプラン選びが重要です。

• 大量のFAXを扱う企業や部署→送受信枚数が無制限または大容量対応のプランがおすすめ
• 月に数通だけの利用→月額料金を抑えたライトプランがおすすめ
• 月によって送受信回数が大きく変わる→送受信ごとに従量課金されるタイプがおすすめ

費用

インターネットFAXの費用は、初期費用・月額料金・送信料・オプション料金などで構成されています。

全体のコストパフォーマンスを比較する際は、 送信枚数に対する料金体系や、無料枠の有無も確認 しましょう。

​​​​​​​また、契約期間の縛りや解約金の有無も重要なチェックポイントです。トータルコストで無理のないプランを選びましょう。

番号ポータビリティ(番号をそのまま引き継げるか)

現在使用中のFAX番号を継続利用したい場合は、 番号ポータビリティ(番号移行)に対応しているかを確認 しましょう。

​​​​​​​対応していないサービスを選んでしまうと、取引先への周知や印刷物の修正が必要になり、業務に一時的な混乱を招くこともあります。

​​​​​​​番号変更を避けたい企業には特に重要なポイントです。

無料トライアル

初めてインターネットFAXを導入する際は、無料トライアルがあるかどうかも確認しておきましょう。

​​​​​​​実際の操作感や送受信の速度、通知の精度などを事前に体験することで、 導入後のギャップを防げます 。

複数サービスを比較し、UIや機能面を実際に試すことで、より納得のいく選定が可能になります。

対応デバイス

インターネットFAXをどの端末で使えるかは、業務の利便性に直結します。

​​​​​​​PCだけでなく、 スマートフォンやタブレットに対応しているサービス なら、外出先や在宅勤務中でもスムーズなFAX対応が可能です。

​​​​​​​OSの対応状況(Windows・Mac・iOS・Android)や専用アプリの有無も、チェックしておきたいポイントです。

機能性

一斉送信・予約送信・送受信履歴の自動保存・クラウド連携・FAX内容の検索機能など、インターネットFAXの機能はサービスごとに異なります。

​​​​​​​自社の業務に役立つ機能が備わっているかを見極める ことで、作業効率の向上や業務の見える化にもつながります。

単なる送受信にとどまらない付加価値を確認しましょう！

運用管理の負担の少なさ

インターネットFAXの導入後、継続的に負担なく運用できるかも重要なポイントです。

​​​​​​​設定変更や送受信履歴の確認、ユーザーの追加・管理などが簡単に行える管理画面があるか どうかをチェックしましょう。

​​​​​​​特に、ITに不慣れな従業員がいる企業では、直感的に操作できるUIやサポート体制の充実度も評価指標です。

サポート制度

トラブル時や操作不明点があった場合に備えて、サポート体制の充実度も確認が必要です。

​​​​​​​電話やチャット、メールでの問い合わせに対応しているか、対応時間やレスポンスの速さなども重要です。

FAXは日常的に頻度の高い業務なので、 サポート品質の高さは安心感につながります 。導入後の支援体制にも注目しましょう。

セキュリティ対策

業務で扱うインターネットFAXには、顧客情報や契約書など重要なデータが含まれることも少なくありません。

​​​​​​​サービス選定時は、 通信の暗号化、アクセス制限、IP制限、2段階認証など、セキュリティ機能が十分に備わっているかを確認 しましょう。

​​​​​​​情報漏えいや不正アクセスのリスクを軽減するために、万全なセキュリティ対策は必須です。

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インターネットFAXおすすめ比較5選

無料で利用可能なインターネットFAXサービス

インターネットFAXの利用がおすすめな企業

取引書類のやり取りをFAXで行っている企業

インターネットFAXの導入は、見積書や発注書、契約書などのやり取りをFAXで行っている企業におすすめです。

​​​​​​​紙の印刷やファイリングが不要になり、送受信履歴もデジタルで一元管理できます 。

​​​​​​​従来のFAXに比べて送信速度も安定しており、書類の誤送信防止や確認漏れのリスクも軽減可能。コスト削減と業務品質向上の両面で効果が期待できます。

在宅勤務中や外出先でもFAX対応が必要な企業

インターネットFAXの導入は、在宅勤務中や外出先でもFAX対応が必要な企業におすすめです。

PCやスマホでどこからでもFAX送受信ができるため、 場所を問わず業務を止めることなく対応可能 です。

​​​​​​​リアルタイム通知やクラウド保存機能もあり、社内との情報共有もスムーズです。

インターネットFAXに関するよくある質問

まとめ

インターネットFAXは、場所を問わず送受信できる利便性や、ペーパーレスによるコスト削減が魅力のサービスです。

​​​​​​​働き方の多様化が進む今こそ、従来のFAXからの切り替えを検討すべきタイミングです。

​​​​​​​自社の利用状況に合ったサービスを選び、業務効率化とセキュリティ向上を同時に実現しましょう。

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