河野太郎元行革相が、霞が関で利用されているFAXについて今後廃止することを提唱しました。FAXは紙媒体を用いてリアルタイムで連絡できる伝達手段として使われてきましたが、アナログな手段です。 今回は河野太郎元行革相が検討していた「脱FAX」についてご紹介しながら、脱FAXを進める際に対応できること、おすすめのサービスをご紹介していきます。DX化を進めている企業や、テレワーク阻害要因としてFAXもそのひとつと感じている企業は是非最後までチェックしてみてください。
河野太郎元行革相、FAXの廃止を検討
4月13日の記者会見において、霞が関界隈で使用しているFAXが「テレワークの阻害要因」のひとつとして今後廃止を検討している旨を発言しました。FAXを使用している場合、FAXを用いた連絡に対応するために人員配置が必要となり、そのことがテレワークの実施の障害となっているとしています。
これについて、FAXを用いなくても書類のやり取りなどはメールなどのオンラインでできるとしていて、あえてFAXを使う必要がないという判断です。
霞が関では8割がFAXを使用するというデータも？
霞が関で働く官僚は、議員との連携が必要な場面が多々あります。その際に「FAX」を用いた連絡が多く、コロナ禍においても86.1％がFAXを使用しているという調査結果もあるほどです。(参考資料：”コロナ禍における政府・省庁の働き方に関する実態調査”ワーク・ライフバランス公式HP)
脱ハンコ・脱収入印紙に続き、デジタル化を推進？
河野太郎元行革相は2020年10月にハンコ文化がデジタル化を阻害する要因のひとつとして「脱ハンコ」を提案。11月には収入印紙廃止の検討で注目を集めました。これらに続き、脱FAXが正式に決定し推進されていくことになればDX化、デジタル化がまた一歩進むことになるでしょう。
もちろん脱FAXは「霞が関」における廃止を検討していますが、一般企業においても従来からFAXを利用している企業は少なくありません。今後、DX化が推進されるなかで一般企業においても「脱ハンコ」を検討してみる機会に繋がるでしょう。
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企業でFAXを廃止したらどうなる？
一般企業におけるFAXの重要性について考えてみましょう。まずは一般企業のFAXの使用について以下のアンケート結果からチェックしてみます。企業向けに受発注システムを展開するCO-NECT株式会社が実施したアンケートによると、35％の一般企業が「FAX対応の為に一部社員のテレワークが実現できない」と回答したデータがあります。
(参考資料：”３割の企業が「FAX対応の為にテレワークが実施できない」と回答！受注企業へテレワークに関するアンケート調査を実施”株式会社CO-NECT調べ)
アンケートを実施したなかでも1/3以上の企業ではFAXを使用しているということがわかります。つぎに企業におけるFAXの位置づけをチェックしてみましょう。
企業におけるFAXの役割
インターネットが浸透しているいま、通常業務においてFAXを用いて連携を取るということ自体は少なくなってきているでしょう。しかし、取引先とのやり取りや見積書の送信などにおいては現在でもFAXが使われているというケースも少なくありません。自社としてFAXを利用していなくても、取引先や関係各所の希望によってFAXによる連絡が求められる場合もあるのです。
役所とのやり取りで使う
また役所などにおける事務手続きや申請などにおいてもFAXを利用する場合があります。直接提出する時間がなくても、FAXであればリアルタイムに届けることができるので今でも使われる理由の一つでしょう。取引先の希望ににより使う
DX化が進んでいない企業においては、書類の提出や連絡手段自体をFAXで要望するという場合もあるでしょう。経営者や代表の年齢が高く、デジタルに鳴れていない場合や苦手という場合にはＦＡＸでのやり取りを使わなくてはならないというケースもあるため、完全にＦＡＸをなくすことは難しいのです。企業でFAXを使い続けるデメリット
企業においてFAXを使う際にどのようなデメリットが発生するのでしょうか。
連携がとりにくい
FAXのやり取りにういては、リアルタイムで送信できるものの相手からの返事やリアクションがすぐに貰えない場合もあります。また、返事の場合にもFAXを用いる場合にはFAXの送信内容を作成することに時間がかかる場合もあるでしょう。コストがかかる
印刷や用紙などの消耗品が必要になるため、コストがかかります。多くのやり取りをすればするほど、この消耗品のコストがかかることになるため注意が必要です。テレワークの阻害要因
河野太郎元行革相が発言しているテレワークにおける阻害要因のひとつということも否めません。ＦＡＸを受信した場合、その確認が必要であったり返事ややり取りが発生するため会社に出社する必要があるのです。新型コロナウィルスによってテレワークの実施を行いたい場合、FAXがそれを阻む要因になっている場合があるということです。
FAX廃止の対応策はデジタル化？
しかしこれまでFAXを使用してきた場合、突如FAXを廃止することができないという場合もあるでしょう。できれば、これまでのFAXと同じ役割を果たしてくれる方法を探したいという企業も多いはずです。そこでおすすめしたいのが、インターネット上でFAXを利用できる「efax」というサービスです。efaxは、オンライン上でfaxの機能が使える便利なサービス。FAXの専用機器がなくても、FAXを送受信することが可能になっているのです。
efaxとは
スマホなどの端末で、アプリを活用してFAXの機能を使うオンライン版FAXと言えばイメージしやすいでしょうか。スマホなどの端末で利用できるため、場所や時間を選ばずにいつでもどこでもFAXを使用することができるのです。料金プランとしては、月額プランと年払いプランの2種類がありますが、無料体験ができるという点も大きなポイントでしょう。
》efaxの無料体験やサービス詳細についてはこちら
利用可能な電話番号が豊富な点、デジタルデバイスでの管理で業務効率化、テレワーク中でも問題なくFAXの対応が可能といった多くのメリットを享受することができるでしょう。ぜひこの機会に一度チェックしてみてください！
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まとめ
今回は河野太郎元行革相が「脱FAX」に関する発言をしたことからFAXについての注目が集まっています。日本においてはFAXという連絡手段が今でも企業で使われています。しかしDX化を進めていく点や新型コロナウィルスの影響によるテレワーク実施などにおいて阻害要因とされていることは否めません。
今後企業としても従来のアナログなFAXという方法ではなく、デジタル化できるFAXという手段を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
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