【コスト削減】電話のクラウド化なら固定費・変動費削減可能!?

【コスト削減】電話のクラウド化なら固定費・変動費削減可能!?
「オフィス用にビジネスフォンを検討しているが、どんな機種が良いのだろう?」 このようにお考えの経営者・企業担当者の方は多いでしょう。ビジネスフォンには、代表組(代表番号)や内線、取次などの機能があり、非常に便利ですよね。

しかし、この先オフィスから電話機が無くなるかもしれないとすると、本当に今ビジネスフォンを買って大丈夫なのでしょうか。その選択が仇となり、本来なら支払わなくて良かった、固定費や通話料などを浪費してしまう恐れもあるのです。

実は今、ビジネスフォン業界は、それほどに大きな変革期を迎えています。将来オフィスに電話機が無くなるのも近いでしょう。今回はその理由を3つのポイントからお伝えしていきます。

将来のオフィスに電話機が無くなる・不要な3つの理由

この先、多くのオフィスで電話機が無くなるか、または不要になってくることでしょう。すると、今わざわざ高いお金を支払ってビジネスフォンを買うのは、将来的には大きな損失です。

経営者の方は、現在のビジネスフォン業界の動向も冷静に受け止め、将来にとってどんな選択をすれば良いのかを判断してください。ここでは、電話機が無くなる理由を3つ紹介していきます。

理由①固定電話機の利用者数の減少

固定電話機の利用者数(通信量)は年々減少傾向にあります。

総務省が公表している「通信量からみた我が国の音声通信利用状況(平成29年度版)」に」よると、2017年の固定系通信の通信回数は174.9億回です。この数値は年々減少しており、2013年より約120億回、2011年からは約180億回も下がっています。

つまり、それだけ固定電話機を利用するユーザーが少なくなったことを表します。

通信量からみた我が国の音声通信利用状況(平成29年度版)
http://www.soumu.go.jp/main_content/000608890.pdf

理由②固定電話機の廃棄率の増加

固定電話機の利用者数が減少するにしたがって、不要な電話機はどんどん処分されていきます。固定電話機の増加は、ビジネスフォン市場にも影響を与えています。中央環境審議会が2012年にまとめた調査によると、電話機の処分数は年間399.2万台にものぼるのです。

小型電気電子機器リサイクル制度の在り方について(第一次答申)
https://www.env.go.jp/press/files/jp/19123.pdf

理由③企業規模拡大により上昇し続ける固定費

ビジネスフォンは最大100台程度まで電話機を接続することができますが、性能的には50台前後が一般的となります。すると、企業規模の拡大や従業員数の増加により、新しくビジネスフォンを買い替えたり、リースを組み直すことになるのです。

その結果、月々の固定費が上昇し、企業規模が拡大するにつれてその比率は高まっていきます。

コスト削減・業務効率改善のために導入されたビジネスフォンだが……

ビジネスフォン導入の目的は、コスト削減と業務効率の改善にあります。家庭用電話機では、1台ごとに電話回線を契約する必要があったため、ビジネスフォンで複数台を繋ぐことで固定費の削減が可能です。

ただ、時代が変化するにつれ、ビジネスフォンの効用も徐々に低下しつつあります。

たとえば、在宅勤務やテレワーク、リモートワークを導入する企業が増えたことが大きな原因です。在宅勤務の場合、一般的にビジネスフォンは利用できません。在宅ワーカーの自宅に固定電話を敷いていることありますが、社内の電話機と内線化することは困難です。

そのため、在宅ワーカーとのやり取りは主に携帯やスマホとなります。これは外線扱いとなるので、せっかくビジネスフォンを導入しても通話料が発生してしまうことになるのです。今後、さらに在宅勤務制度が拡充され、この問題は大きくなっていくでしょう。

こうした新しい勤務制度に合わせ、今度はビジネスフォンも変化しなければなりません。

将来のオフィスに電話機が無くなる「最大の」理由

将来、オフィスに電話機が無くなる理由は上記だけではありません。

その最大の理由となるのは、「クラウドPBX」が誕生したことでしょう。クラウドPBXを理解するには、まず基本的なPBXの仕組みを知る必要があります。

PBXとは、ビジネスフォンのように複数の電話機を繋ぐ仕組みです。

ただ、PBXの場合は、「構内交換機」という機器を設置することに大きな違いがあります。構内交換機を設置することにより、約数千台もの電話機を繋ぐことができるため、ビジネスフォン買い替えの費用やリース代を削減することが可能です。

そして、PBXの仕組みをクラウド(インターネット)上で可能になったシステムが「クラウドPBX」です。

クラウドPBXには構内交換機が必要ありません。クラウドによって複数の電話機を繋ぐことができるからです。そのため、100~800万円ほどもする構内交換機を買わなくて済みます。

また、クラウドで接続できるのは電話機だけではありません。アプリさえインストールすれば、スマホでもビジネスフォンの機能を利用することができるのです。もちろん、代表組(代表番号)や内線、取次といった基本的な機能を完備しています。

つまり、これからの時代、スマホさえあればビジネスフォンの代わりになるということです。クラウドPBX型のスマホがあれば、社内から発信・受信のほか、内線としても活用できます。外出先でも社内からの転送や取次ができるため、もはや電話機は不要な存在といえるでしょう。

 

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CLOUDPHONE

外出先で内線・外線通話や転送などが可能になるスマートフォンサービス

クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXを導入するメリットはたくさんあります。

  • PBXの機能が備わっているのでビジネスフォンより便利
  • PBXの機能が備わっているのに導入費用は圧倒的に安い
  • スマホでビジネスフォンのすべての機能が使える
  • ビジネス用スマホは電話機より安く(1台100円ほど)電話機は要らない
  • 設定やデータ管理をネット上で行える(業務効率改善)
  • 従業員の勤怠管理システムなどと連携できる
これからオフィスに電話機を導入するなら、クラウドPBXを検討する方が賢明といえるでしょう。ビジネスフォンだと、時間が経つにつれて固定費や買い替え費用が高くなるだけです。しかし、クラウドPBXの場合はその心配もありません。

すでに、クラウドPBXを提供するサービス会社は山のようにあります。それだけ、この市場に期待している企業が多いことを表していますし、反対に、今後は電話機の供給量も限られてくるはずです。

最初のうちは、新しい技術やサービスに不安を感じることも多いでしょう。ただ、オフィス用の固定設備は、一度導入すると、後から変更を加えることが難しくなります。企業規模が拡大するほど、ますます困難になるのです。

そのため、今のうちにしっかりとオフィス用電話のことを検討してください。

外出先で内線や転送を利用するなら「CLOUDPHONE(クラウドフォン)」


クラウドPBXのサービスを検討する場合、できるだけシンプルで価格の安いところを選びましょう。なかには余計な機能が多すぎて、ビジネスフォンや固定電話よりかえって価格が高くなってしまうサービス会社もあります。

当サイトで紹介している「CLOUDPHONE(クラウドフォン)」は、非常にシンプルな機能が特徴で、数あるクラウドPBXサービスのなかでも価格がお得です。また、PBXの維持やメンテナンスも要らないばかりか、移転する際の工事費用も不要となります。

アプリをインストールすれば、すぐにスマホがオフィス電話に変わります。スマホからでも、外線や内線、保留、転送ができるほか、最新PBXの機能である録音や営業時間外アナウンスまで使えます。

特に、これからビジネスフォンを導入しようと思っていた経営者の方にはおすすめでしょう。これからはスマホをオフィス電話の代わりにして、より運用コストを安く押さえてみてはいかがでしょうか。

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