法人・個人事業主向け携帯代は経費として計上できる？勘定科目や処理方法について

 

そもそも電話代・電話料金の定義

同じ言葉でも、日常と会計上では、違う意味合いになることがあります。言葉が何を指しているのか理解していると、悩まずに仕訳科目を選ぶことが可能になります。効率的な処理のために、言葉の持つ定義を一度整理し、理解しましょう。

固定電話と電話料金

固定電話を使える環境を整えるためには、電話会社との契約や電話本体の購入、配線工事が必要になります。これらは、消耗品費に該当します。ただし、費用が10万円以上になると購入年に全額処理することはできず、耐用年数に応じて減価償却を行うことになります。

電話料金は、電話を使用した結果、支払いが生じる費用です。主な内容は、通話代と毎月の基本料に加え、ナンバーディスプレイ、転送サービスといった、オプション機能の利用料などです。

携帯電話と電話料金

携帯本体の購入費用は、一括、分割どちらの購入方法であっても、電話料金には含みません。消耗品費か固定資産で計上、処理をします。

電話料金に該当する費用は、通話料金とデータ通信料です。ドコモやソフトバンクなどの通信会社が提供する「製品保証サービス料」なども該当します。基本的には、携帯本体購入費を差し引いた月々の支払いです。

月々の電話料金に買い物代金やサービス利用料などを、合算して支払うことができるサービスのキャリア決済を使用した際は、仕訳方法に注意する必要があります。

携帯会社から請求される金額には、買い物代金などの仕事と関係ない、プライベートの費用が含まれている可能性があります。

経費に認められる部分は仕事に必要な出費だけなので、請求の内訳を確認し、通話料や通信料以外の費用を、正しく処理しなければいけません。

電話料金の勘定科目について

電話代料金の勘定科目は、通信費です。ただ、この勘定科目は、厳密に決められているものではありません。例えば、経営者が、電話料金の費用割合を把握したければ、それぞれ「携帯電話費」「固定電話費」と任意の勘定科目を設定しても問題ありません。とはいえ、通信費に仕訳することが一般的なため、それ以外の科目を用いることで、企業間比較しづらいなどの問題がでてきます。よほどの理由がないかぎりは、通信費を用いるのが、効率的です。

通信費は、経費に計上するタイミングを銀行振替日、もしくは請求書到着日、どちらにしても問題はありません。重要な点は、一度決定したら、同じタイミングで処理し続けることです。

振替日に計上する際は、そのまま通信費として計上します。請求書到着日にする際は、請求書到着から、銀行振替日まで1、2か月のタイムラグが生じるので、注意する必要があります。まず請求書到着日に未払金で計上します。実際に銀行で振替が行われた日に通信費で計上するという手順を踏みます。

法人向け：携帯電話料金は経費にできるのか

携帯電話は、効率的に業務を行うために必須のツールであり、利用量は増加しています。それに伴い、携帯代金が企業全体の費用を占める割合も高くなっています。経費にできるかどうかは、企業にとって重要なポイントです。

会社で使う携帯は、「会社が支給しているもの」と「従業員自身のもの」の2つのパターンがあります。それぞれ扱い方が違うため、自社に沿った方法によって、会計処理をするようにしましょう。

会社が携帯電話を支給した場合

セキュリティー対策や情報漏洩防止、円滑な業務遂行などのために、社員に携帯電話を支給する企業が多くなってきています。会社が契約している法人携帯は、利用料を全額経費にできます。

経費になるかどうかの判断基準は「利益を出すために必要な支出」であるかどうかということです。言い換えれば、業務上必要な出費ならば計上できます。

その点、顧客や取引先との連絡など、業務上必要なやり取りに利用するという前提で会社は支給しているため、基本的に全額経費に計上できます。

法人携帯の利用料金は、全額通信費として仕訳けできるため、会計処理の簡素化につながります。また、個人契約に比べ、月々の利用料金が割安なプランが多いため、経費削減を期待できます。

従業員が 個人用の携帯電話を仕事用に使用した場合

プライベートの時間に、従業員自身の携帯で取引先について調べたり、同僚や上司に業務連絡を行うことは、ビジネスシーンでよく見かけます。他にも、携帯支給が、外回りの営業担当者のみであったり、支給そのものをしていない企業もなどの理由から、仕事に従業員自身の携帯を使う機会は、多くあります。

従業員自身の携帯でも、仕事のためにかかった費用は、経費になります。会計処理は、利用明細を使い、業務の一環で生じた費用であることを証明し、承認を得て、精算という流れになります。

ここまでの作業は、従業員数が多いほど効率的な業務の妨げになってしまいます。そのため、あらかじめ経費となりうる携帯電話料金を想定し、通信手当として支給することができます。ただ、通常の給与に上乗せして手当を支給する際は、従業員の支払うべき社会保険料が、増額する可能性があることには、留意する必要があります。

通信費は他にどのようなものが含まれる？

通信費は、情報のやり取りと、コミュニケーションのためにかかった費用です。ファックス代やハガキ代、有料放送の視聴料などが該当します。

通信手段が多様化した現在では、該当する費用が多くなっています。そのため、通信費に仕訳していいのかどうか迷うケースも多くあります。

重要な点は、一度決めた仕訳ルールに従い、処理し続けることです。

インターネット利用料

インターネットは通常業務での活用に加え、経営戦略としてのSNS活用や、データーをクラウド上に保管するなど、企業経営には、欠かせないものとなりつつあります。

そのため、インターネット利用料が通信費を占める割合は、増加傾向になっています。

会計処理では、回線会社へ支払う利用料とプロバイダー費は、インターネット利用料と合算します。また、Wi-Fi機器やケーブルなどの周辺機器は、10万円未満は消耗品費、10万円以上は、減価償却を行い処理します。

具体的な仕訳方法は、以下の通りです。

例）モバイルWi-Fiを8万円で購入し、当座から支払いをした。

消耗品費（モバイルWi-Fi代）80,000円/当座80,000円

例）インターネット利用料として通信利用料15,000円、プロバイダー利用料5,000円の計20,000円を当座から支払った。

通信費20,000円/当座20,000円

従業員が出張所の際などに、モバイルWi-Fiをレンタルした場合のレンタル料も賃借料ではなく、通信費にしても問題はありません。

切手代

切手は、通信費として経費計上することは可能です。ただ、切手は「換金可能」という点から、保有期間は、資産の扱いになります。購入時は資産計上し、実際に封筒やはがきに貼り、発送した時点で経費計上が、本来の正しい仕訳方です。しかし、正しい方法では、購入した日時と使った日時を具体的に把握し続ける必要があるため、会計業務を行う際に、非常に手間がかかります。そのため、特例的に購入時に通信費として計上し、期末に使用せずに保有している分を、貯蔵品科目に振替する方法が認められています。

仕訳方法の具体例は、以下をご覧ください。

例）84円の切手を200枚郵便局で購入したが、決算日に60枚が残っていた。

「購入時」

通信費16,800円/現金16,800円

「期末」

貯蔵品5,040円/通信費5,040円

仕訳で間違えやすいケースは、集客や売上アップを目的とするダイレクトメールを発送するために使用する切手代の扱いです。この場合、通信費ではなく、広告宣伝費もしくは販売促進に計上します。

切手がお金と同等の価値があることを意識する機会は、あまり多くありません。しかし、会計業務を行う際には、換金価値のある資産だと理解し、それに沿った処理を行うことが重要です。

郵便書留

郵便局に預けてから先方に届くまでを、追跡し確認できる点と万が一、紛失や破損した場合に損害補償される点から、重要書類や現金などを送る際には、書留を利用することがほとんどです。

書留は、一般書留と現金書留、簡易書留の3種類に分類されます。書留の種類に関わらず、書類などを送るための郵送料は、通信費に仕訳します。また、送るものが書類ではなく、売上が伴う商品の場合は、科目は荷造運賃費を選ぶことになります。

個人事業主向け：経費になるもの/ならないもの一覧

経費の考え方は、「事業を行うために、必要不可欠な支出」です。これは、法人と個人事業主のどちらであっても同じです。しかし実際は、個人事業主の方が経費になる支出の範囲が、狭くなります。

その理由の一つに、個人の場合、事業と生活の関わりが強く、プライベートとの区別が難しいことがあります。また、プライベートにかかわる費用を経費に計上し、利益が減ってもその損失を被るのは、事業主自身のため、公私混同しやすいといえます。

そのため、税法上で事業を行う上で必要な費用の範囲と、費用にプライベートと事業費の両方が含まれる場合は、按分して事業費を経費にするよう定めています。

経費にできる具体的な費用は、以下の通りです。

・仕入れ費

・水道光熱費

・消耗品費

・広告宣伝費

・飲食代

・租税公課

・家賃

・荷造運賃費

・損害保険料

・旅費交通費

・修繕費

・従業員への給与

・利子割引料

・通信費　など

どれも伝票や利用明細、領収書などを用いて、事業のための費用ということが、税務所に明確な説明を行えるため、経費にできます。

会食代も外食費として申告できますが、取引先や顧客など「仕事に関わりのある相手」と「商談のような仕事のための会食」のみです。申告の際は、会食相手と会食の内容をメモした領収書を添付するようにしましょう。

自宅兼事務所の家賃、光熱費のように、支出は一度でも、業務とプライベート両方に関わる費用は、全額を計上できません。家事按分を行い、支出に対し業務に関わる費用のみが、計上できます。

個人事業主では認められない費用は、以下の通りです。

・福利厚生費

・健康診断費

・事業主への給与

・出張手当

・減価償却費

・自動車関連

・冠婚葬祭費

・スーツ代

・社会保険料　など

福利厚生費や健康診断費などの、従業員のために発生する費用は、個人事業主は従業員ではないので、経費にできません。個人事業主への給料や私的な出費など、事業主本人のための支出は、経費になりません。

個人事業主向け：個人の携帯も経費として計上できるの？

個人事業では、プライベートの携帯を仕事でも利用しているケースは、多々あります。この場合、携帯代の全額ではなく、業務上必要不可欠な利用分のみを計上することになります。

携帯代は家事按分で計上可能

携帯代のうち、事業に関わる費用と私的な利用分を家事按分し、仕事上の費用のみを経費にします。

家事按分の割合は、使用日数もしくは使用時間を使って計算できます。

しかし、「仕事で取引先に電話をしたのが10分、顧客対応でメールが8件、ホームページ更新のためにインターネットを1時間利用」などと、正確に利用量を把握することは難しく、大変手間もかかり、効率てきではありません。

そのため、一般的には、おおよその使用時間から、家事按分の割合を決めています。目安は、以下の通りです。

・8～9割

ほとんどを仕事に使い、私的に使用することが、ほぼない。

・6～7割

営業などで頻繁に携帯を使用し、私的な利用よりも明らかに使用頻度が高い場合

・5割

仕事利用と私的な使用頻度の高さに、そこまで違いがない場合。

・2～3割

私的での使用頻度が高く、仕事はパソコンを利用することが多い場合

「可能な限り多く経費に計上したい」という考えから、実際の使用頻度よりも高く申告してしまうと、税務署からのチェックによりペナルティが発生する可能性があるので、注意しましょう。

個人事業主向け：個人の携帯も経費として計上できるの？

事業をする上でかかったお金を経費といいますが、公私の区別が曖昧な個人で事業を行なっている方は、どういったお金が経費として帳簿に記載できるか疑問に思うでしょう。

事業所を自宅の一角に設けている場合、公私共にかかったお金から私生活でかかったお金を差し引いて、事業でかかったお金として計算しなければなりません。

業務上、必要不可欠である携帯電話の利用料金について、どのような場合経費として該当しているのか解説していきます。

端末代やアクセサリー代は？

働く上で発生する代金にはさまざまなものがあります。

業務上、計算し帳簿に記載するお金として、租税公課や消耗品費、旅費交通費、広告宣伝費、通信費、福利厚生費、給料賃金などがあります。

これらは、すべて事業の売上に不可欠なお金であることが前提です。

電話や通信利用料金は、業務を行ううえで必ず発生するので、必要な経費です。

電話代とは、自宅や事業所などに置いてある固定電話や出先でも対応できる携帯電話の利用料金があります。

携帯電話の場合にかかる代金としては、主にデータ通信料と通話代金があります。

どちらも会計上は電話料金にあたるため通信費として計上できます。

このように、電話料金の他に携帯端末やアクセサリーの購入代金も発生しますが、通話料金と同様、売上に貢献できるものであれば、業務上必要な経費として帳簿に記載できます。

一括で購入した場合には消耗品費として、分割購入した場合には電話料金とあわせて通信費として計上することができます。

公私ともに同じ携帯電話を所有している場合は費用として計算し、帳簿に記載できる部分は業務上必要な分に限定されます。

原則として、業務内外で使用する割合に応じて、分けて計算します。

インターネット代も「通信費」として計上可能

携帯代金に含まれるデータ通信料、つまりインターネット代も電話料金にあたり、業務上必要な経費であるため、通信費として帳簿に記載することができます。

業務でネットを利用した場合、使用別用途の割合に応じて「家事按分」して計算していきます。

家事按分とは、自宅兼事業所でかかる費用のうち、業務上の費用と私生活の費用を分けて考えて算出する方法のことです。

インターネット代を按分する時には、使用日数やデータの利用量に基づいて、事業内に使用した割合を決定します。

このように、家事按分するときに使う割合を按分率といいます。

通信費については按分率を使用し、算出方法は以下の2通りあります。

・1週間のうちのネット使用日数から算出する方法

適用となる条件として、使用用途が事業に限られているときです。

例えば、事業で1週間のうち5日間ネット利用した場合は、5日÷7日という計算で按分率の約70％を算出します。

・事業でネット使用した時間から算出する方法

こちらの方法は、使用用途を事業以外での利用もしている場合に適用します。

1週間のうち、ネットを使用した時間が1日12時間、そのうち事業で使用した時間が5日間で、1日あたり8時間使用したとします。

この場合の総使用時間は、7日×12時間で84時間です。

このうち事業目的で使用した時間は、5日×8時間のため40時間です。

そして、事業目的で使用した時間から総使用時間の割合を算出すると、40時間÷84時間で約50％となります。

ただし、事業以外でもネットを使用する場合は、使用した時間や正確な使用量をはかることが困難です。

そのため、ある程度の使用量を出して按分率を算出すればよいことになっています。

個人で業務を行っている方で、携帯電話を私用と業務用としてネット利用を行っている場合、割合として私用部分を必ず含んでいることから全額経費で賄うことは不可能といえます。

一般的に、業務上のやりとりにおいて通話やメールだけでなく、ネットを利用する頻度が高いという方は、総使用料金の70%〜80%を経費として計算し、帳簿へ記載できます。

業務上の通話やメールは少なく、ネットを利用する割合が事業用とプライベートで半分半分である場合には、50%を経費として計算します。

ネットの利用量が少なく、私用目的での利用率が高い場合は、20%〜30%を経費として計算しましょう。

個人事業主も携帯電話は法人契約がおすすめ

個人の携帯料金を100％経費に含めることは難しく、業務上での使用分を分けなければならないため、手間がかかります。

これらの問題を解決するために、法人携帯を持つメリットを紹介します。

全額経費計上可能

業務用の携帯電話を法人契約にすると、業務目的で携帯を使用していることを証明できるため、携帯代金の全てを経費に含むことができます。

携帯電話を使用していると、プライベートでの使用も多少出てきてしまいます。

法人契約をすることで、プライベートでの利用分も全額経費としての扱いになります。

ただし、無条件に全額を経費にできるわけではなく、経費を算出するにあたって会社が電話料金の支払いを行うという条件があります。

企業で使用している携帯を自らのお金で支払ってしまうと、全てを経費に含むことができず、個人携帯と同じように、業務での使用分に応じて経費を算出しなければなりません。

そのため、携帯代金の全額を経費に計上するためには、法人契約による携帯電話を利用し、携帯代金は法人口座または法人カードで支払わなければならないため注意しておきましょう。

経理業務の手間がかからない

個人契約の携帯電話では、業務で使用した分とプライベートで利用した分の割合を算出し、それに基づいて業務上必要な経費を出さなければなりません。

全体の契約を切り替えることにより、携帯代金の全てを経費として計上できるため、業務で使用した際の割合を出す手間を省けます。

携帯会社によってさまざまな法人契約料金のプラン設定もあり、お得に使用することも可能です。

以前までは、個人契約の携帯電話では1台1台の料金を、業務使用割合に応じて経費を計算する必要がありました。

会社全体で契約を切り替えることにより、契約回線で電話料金の一括管理もでき、経理面での業務効率アップにつながります。

法人契約　おすすめのキャリア

法人での契約は、費用の削減や経理業務の効率化というメリットがあります。法人契約プランも設定されているため、3大キャリアや格安SIMを比較してみましょう。

au

auは基本料金プランだけで12種類ものプランがあり、オプションとの組み合わせ次第では、3大キャリアの中でも非常に安く使用できます。

無駄なコストの削減につなげやすいです。

通話プランには、定額プランやかけ放題プランが用意されていて、通話頻度に応じての選択肢が多いことできますも特徴です。

社員間通話を24時間かけ放題できるプランもあり、病院や空港など24時間稼働の職場や、個人事業主でプライベートと兼用して携帯電話を使用したい方にはおすすめなオプションです。

また、auの固定電話サービスやアプリなど、他のサービスとの併用で料金が割引される特典があり、事務所内の固定電話やインターネットサービスを1社にまとめてお得に管理できます。

携帯機種もiPhone、Galaxy、AQUOSなどさまざまな機種を購入できます。

ソフトバンク

ソフトバンクでは、基本料金が980円～の格安料金プランから、ウルトラギガモンスター＋といった基本料金が6,480円～の内容が充実したプランも用意されています。

通話プランには定額オプション、準定額オプションなどオプションの種類も豊富で、携帯電話の使用割合に応じたお得なプランを選択しやすくなっています。

携帯電話の故障やアクシデントが発生した場合には、24時間365日利用できるサポートオプションも選択することができ、24時間稼働している職場では、非常に便利なオプションだといえます。

また、携帯電話の使用に関しては、携帯端末を購入するだけでなく、携帯端末のレンタルも可能です。

携帯電話を購入する場合には、最低でも1〜2年の契約期間が一般的ですが、レンタルでは1か月といった短期間での契約をすることができ、購入するよりも安く使用できる場合があります。

使用頻度によってはレンタルで契約することで、さらなるコスト削減につながります。

会計上でもレンタルの場合には、端末を資産として算出しないため、会計上のコスト削減というメリットがあります。

ドコモ

ドコモの料金プランは、「ギガホ」「ギガライト」の2パターンで構成されています。

「ギガホ」は6,980円～、「ギガライト」は1,980円～と基本料金が設定されていて、使用割合に応じて選択しやすいシンプルな料金設定が特徴です。

通話プランも、よく通話をするならかけ放題、あまり使用しないのであれば5分通話無料オプション、というように経費の無駄なく選択できるようになっています。

社員間の通話無料プランもあるため、社内利用携帯としての利用をすることもできます。

また、社内でパケット容量や通話時間の共有ができるため、容量オーバーや過剰な経費の使用を防止できます。

電話料金の支払いについては、組織ごとに分割請求してもらうこともできるので、支社、子会社単位で電話料金にかかる経費管理がしやすくなります。

購入できる携帯電話の機種もドコモ製品だけでなく、他社製の携帯端末を購入することもできるので、機種の選択の幅も狭めることなく利用できます。

ワイモバイル

ワイモバイルでは、1,980円〜3,980円までの基本料金プランが3つ設定されていて、格安SIMならではの安さが特徴です。

また、国内通話が10分以内であれば無料であり、長時間の通話をしない場合には非常にお得なサービスです。

もし10分以上の通話をよく使用するという場合には、オプションでかけ放題、定額プランも用意されているので、携帯電話の使用内容にあわせて、オプションを追加することができます。携帯端末が故障してしまった場合に備えて、データ復旧サービスオプションも追加することもできます。

このように、格安な料金プランにもかかわらず、通話オプションや故障時のサポートオプションも充実しているため、サービス産業生産性協議会の調べでは3年間連続で、スマホ満足度ナンバーワンを獲得しています。

楽天モバイル

楽天モバイルは基本料金プランが525円〜と、紹介するキャリアの中で最も安い料金プランが特徴です。

30GBプランは5,450円〜で、他の格安SIMに比べて高額な設定ですが、余ったデータは翌月以降に繰り越しができるため、容量を無駄にすることなく利用できます。

通話プランは5分までかけ放題、もしくは30秒10円での設定のみですが、「楽天電話」アプリを利用することで、通常の通話料金の半額で通話をすることができます。

1回の通話時間が少なく、さほどウェブ容量を使用しないのであれば、必要最低限の社用電話として契約するにはコストの抑えられるキャリアだといえます。

UQモバイル

UQモバイルでは、ワイモバイルと同じ料金帯で3つの基本料金プランが設定されています。

通話プランは10分まで無料のかけ放題と、60分まで無料の通話パックのどちらかを選択することができます。

データのバックアップ、SNSセキュリティなどのオプションを追加することもできるので、携帯端末の故障トラブルに備えて申し込んでおくと安心でしょう。

データ容量が無制限のプランもあるため、社内データの管理やウェブ会議で携帯電話を使用するときもデータ制限がかかることなく利用できます。

携帯電話の使用用途によっては非常に便利なプランです。

法人携帯経費まとめ

個人事業主として携帯電話を使用する際には、法人契約で携帯電話を持つことで、会計上の経費算出や経費削減につながります。個人契約では経費の算出も、家事按分をする必要があり、正確な計算ができないというデメリットがありますが、法人契約では携帯料金全額を経費に計上できます。

携帯会社によっては、個人契約よりもお得な法人契約プランが用意されていて、携帯電話の使用頻度や用途によってお得な料金プランを選択することで、さらなる経費削減につなげることができます。3大キャリア、格安SIMの計6社を比較しましたが、それぞれ以下の特徴があります。

au・・・複数サービスの併用割引

ソフトバンク・・・オプションが豊富、端末レンタルあり

ドコモ・・・シンプルな料金プラン

ワイモバイル・・・10分以内の国内通話が無料、スマホ満足度ナンバーワン

楽天モバイル・・・525円から利用できる基本料金プラン

UQモバイル・・・通話時間に応じたオプションあり

これらを踏まえて、携帯電話の使用目的に応じたお得な料金プランを検討しましょう。