会社で発行される書類には、発注書や請求書、そのほかにも様々な種類の書類があります。こうした書類を取引先などに送付する際、一度紙に印刷して押印やサインをしたうえでスキャンするなど、余計な工数がかかっています。
こうした一連のムダな作業を省略してくれるのが「電子印鑑」です。近年、コスト削減などの考え方から、一気に注目を集める「電子印鑑」が登場したことで、毎回紙書類に捺印しなくても良い環境が作られるようになりました。
そこで今回は、意外と簡単に作成することができる「電子印鑑」について、作り方や簡単に作れるツールまで、詳しくご紹介していきます。
こうした一連のムダな作業を省略してくれるのが「電子印鑑」です。近年、コスト削減などの考え方から、一気に注目を集める「電子印鑑」が登場したことで、毎回紙書類に捺印しなくても良い環境が作られるようになりました。
そこで今回は、意外と簡単に作成することができる「電子印鑑」について、作り方や簡単に作れるツールまで、詳しくご紹介していきます。
電子印鑑とは
海外のビジネスシーンでは、署名・サインがスタンダードとなっていますが、日本においては昔からハンコを押す文化が強く根付いていました。法人ともなると、実印や銀行印、認印など用途によって様々な印鑑を使い分けて、業務を行っています。さらに近年は、さまざまなツールが電子化されたり、コスト削減・業務効率化の一環としてペーパーレスなどの動きが進められてきています。しかしそれでも、国内の企業や各事業において、印鑑を押すというアナログな作業は欠かせないものとなっています。
こうした中で、印鑑を押すという作業をパソコン上、WEB上でできる「電子印鑑」というものが登場しました。ExcelやWord、PDFなどの文書データを、一度プリントアウトして印鑑を押すのではなく、そのまま直接押すことができるため、業務の効率化やコスト削減に大きく役立っています。
電子印鑑を取り入れるメリット
先ほど説明したように、企業が電子印鑑を取り入れることで、業務効率化やコスト削減に大きな効果をもたらします。これまで捺印のために、データにある書類を一度印刷して、確認の印鑑を押し提出したり、郵送するといった作業がありました。しかし実印や朱肉の手配や、印刷代などを考えると、書類作成や契約書作成が多い部署や企業にとっては、大きなコストとなっていました。
そこで電子印鑑を利用すると、これまでパソコンで作成した文書を、一度印刷して押印し、再度スキャンして取り込んでいた作業を省略でき、パソコン上で作成した文書に直接電子印鑑を貼ることができます。直接印鑑を貼り付けられるので、そのままメールなどで送付することが可能になります。
このようにWEB上で印鑑の押印が可能になるため、テレワークが増える中、押印のために出社しなくてはいけない...という状況もなくすことができます。
電子印鑑の作り方
電子印鑑は、作成に手間がかかると思われますが、実は手元にあるツールを使って簡単に作成することが可能です。最近では、電子印鑑の作成専用のツールなども登場しており、自分の作りたいものを自由に選べるようになっています。手っ取り早いのはExcelやWord
電子印鑑を作成する方法で、手軽にすぐ作成できるのは、ExcelやWordで作る電子印鑑です。企業の多くでは、WordやExcelなどOfficeツールが導入されているので、特に追加コストなどなく電子印鑑を作成することができます。WordもしくはExcelで電子印鑑を作成する手順は、以下のようになります。
①「挿入」の中から「図」を選び、円形を挿入する
まずは図形機能を使って、印鑑の元となる円の形を準備します。フリーハンドで円形を作ろうとすると形がいびつになってしまうので、円形を作る際は、シフトキーを押しながらだと正円を描くことができます。円の枠線は、赤色をえらんでください。②作成した円をクリックして「塗りつぶしなし」に変える
規定だと「塗りつぶし」状態になっているので、円の枠線だけ残すため「塗りつぶしなし」に変えてください。③円の上を選んで名前をテキスト入力
デフォルト設定では、白色の横書き文字になっているため、赤色の縦書きに変更してテキスト入力を行いましょう。④バランスを整える
円を選択した状態で「図形の書式設定」から「テキストボックス」を選ぶと、余白や折り返しなどの設定ができます。⑤保存
作成した印鑑図を右クリックして「図として保存」を選択すると、作成した電子印鑑を保存することができます。背景を透過させる方が使いやすいため、保存形式はPNG方式がオススメです。電子印鑑を作成する便利なツール
現在は、ExcelやWord以外にも、電子印鑑を作成するツールがたくさん登場しています。ここでは、電子印鑑を作成する便利ツールをご紹介していきます。Web認印
最も有名と言える電子印鑑作成ツールというと、オンラインで電子印鑑を作れる「Web認印」です。手軽にWebから認印を作成することができる「Web認印」は、会員登録をしなくても利用できるところも、手軽で人気のポイントです。「Web認印」では、一般的な苗字なら10,000件以上用意されているため、ほとんどの名前を見つけることができます。よほど難しい名前でない限り、電子印鑑の作成が可能です。
とにかく手軽に電子印鑑が作れる「Web認印」ですが、作成される画像は透過ではなかったり、デザインの選択肢が1種類しかないため、バリエーション多く作りたい方には向いていないかもしれません。
手作りはんこ作成ツール（日本郵政グループ）
日本郵政グループでも「手作りはんこ作成ツール」を提供しています。元は年賀状作成時のスタンプ作成のためにできたツールでしたが、画像やテキストを印鑑にできるため、電子印鑑の作成にも使うことができます。画像から作成する場合は、任意の印鑑画像をスキャンして取り込むことで、利用できます。もちろんテキストから作成することもできますが、あくまでも年賀状用のフォントで出来上がるので、公式書類のようなものでは使いにくい場合があります。
とはいえ、日本郵政の提供するツールなため、信頼できるサービスで電子印鑑を作成したいのであればオススメです。
クリックスタンパー
さまざまな種類の電子印鑑を作成したいのであれば「クリックスタンパー」がオススメです。定番の丸印だけでなく、角印や複数行で成り立つ印鑑を作ることも可能です。さらに「社外秘」スタンプなど、ビジネスシーンで使えるハンコを作成することができます。デザイン数は多くないものの、縦横サイズの調整が可能なので、用途に応じて適した印鑑を作成することができます。さらに解像度の調節もできるため、鮮明な電子印鑑となります。
クリップスタンプ
WordやExcelで作成した書類で使えるフリーソフトが「クリップスタンプ」です。通常の丸印や角印のほか、日付の入ったハンコも作成できるので、利用シーンに併せて使い分けることができます。日付の入ったハンコは、パソコンで設定されている日付と連動することができるので、その都度手動で日付設定しなくても大丈夫です。もちろん任意の日付に変更することもできるので、当日以外の日付で作成したい場合でも利用できます。
電子三文判
「電子三文判」というソフトは、とろろコンブシステム工房が提供する「承認はんこ」という有料ソフトの無料版で提供されています。有料版では、パソコンのIDやユーザー名が付与されるため、電子印鑑を押したのが誰かわかるようになっていますが、無料版では、こうした機能は搭載されていません。
「電子三文判」は無料版のため、登録されている名字の種類も200種類ほど、より一般的な名字に限られる部分があります。任意のテキストで作成することもできないので、登録されている名字以外は電子印鑑の作成が不可となります。
パパッと電子印鑑free
一般的な認印や角印のほか、社外秘ハンコなども作成できるのが「パパッと電子印鑑free」になります。有料版と無料版が提供されており、簡易的な認印であれば無料版でも十分活用できます。パソコンで設定されている日付を自動反映した、日付入り印鑑を作成することもでき、さらに作成後の印面を調整する機能もついています。
そのほか「印鑑パネル」という機能がついており、これはデスクトップに表示された小さなウィンドウから、ドラッグ＆ドロップで電子印鑑を押すことができます。
電子印鑑は法的に問題なし？
手軽に作成できて、コスト削減や業務効率化に適した「電子印鑑」ですが、実際に公的書類などで電子印鑑を活用しても問題ないのでしょうか。そもそも2005年から施行されている「e-文書法」により、契約書を含む一部文書の電子化が法律で認められています。そのため紙の文書ではなく、電子化した文書での契約も有効となっているので、電子印鑑があれば電子化した契約書への捺印も可能になるので、法的にも大きな問題はありません。
多くの企業の中で、ペーパーレスなどの動きが進んでいく今、書面の電子化はますます広がっていくため、電子化された書類の普及とともに電子印鑑もビジネスにおいて欠かせないアイテムとなるでしょう。
もちろん電子印鑑に法的効力があるかは、企業や書類の種類などによっても変わるため、契約書の作成などをすすめる場合には、必ず確認するようにしましょう。
契約締結も電子契約が増えてくる！
電子化された書類の普及、そして電子印鑑の広がりによって、これからはさまざまな契約の締結も電子化が増えてくるとされています。たとえば契約の締結から契約書の管理まで行える「CLOUD STAMP(クラウドスタンプ)」は、WEBを介して手軽でスピーディーな契約締結ができるほか、クラウド上に契約書を保管して管理まで行える電子契約システムです。
電子契約には、電子署名でサインを行い、紙の契約書と同様の法的効力を有します。
また電子契約書に移行することによって、契約書の印刷や郵送、押印にかかる時間が大幅に削減できるうえ、収入印紙税も不要となるため業務効率化やコスト削減に繋がります。
まとめ
今回は、これからの書類作成に欠かせない「電子印鑑」の作り方について解説してきました。無料でも基本的な電子印鑑であれば作成できるので、まずは試しに作成してみるのも良いかもしれません。企業への電子契約書導入について、気になっている方や、導入を検討している方は、まずは無料相談で話を聞いてみてください。
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