「ExcelやPDFで簡単に電子印鑑を作れる？」
電子契約やペーパーレス化が進む中、電子印鑑の需要が高まっています。
しかし、「電子印鑑と電子署名はどう違う？」「電子印鑑の法的効力は？」といった疑問を抱く方も少なくないはずです。
本記事では、ExcelやPDF、無料ツールを活用した電子印鑑の作り方を詳しく解説。さらに、法的効力や注意点も紹介し、電子契約導入の第一歩をサポートします。
目次
▼この記事で紹介している商品
電子印鑑とは？基本知識と法的効力
電子印鑑(デジタル印鑑)とは、 電子データとして作成・管理される印鑑 のことを指し、デジタル署名技術を利用して文書の正当性や本人確認を行います。
電子帳簿保存法改正により、電子印鑑の重要性はさらに増しています。
電子帳簿保存法に基づく請求書の保存方法と保存期間を解説！インボイス制度導入で何が変わる？
インボイス制度や電子帳簿保存法の基礎知識も解説しているので、2つの制度を同時対応したい方は必見です！
詳しくはこちら電子印鑑と電子署名の違い
電子印鑑と電子署名は似た印象を受けますが、実は役割が異なります。
- 電子印鑑：印鑑を画像データ化してデジタル文書に貼り付けるイメージ。社内文書や簡易な取引にのみ使用される。
- 電子署名：本人確認と文書の真生性照明を目的とし、電子署名法に基づく本人性と改ざん防止の機能を備えるため、実印と同等の法的効力を認められる。
つまり、法的効力が求められる場面では電子署名が適切と言えます。
たとえば、 重要な契約では電子署名が適し、社内稟議書などには電子印鑑が使われることが多い です。用途によって使い分けましょう。
電子印鑑を使える書類の例
見積書／納品書／請求書／領収書／帳簿／決算関係書類／預金通帳／建築図面
-
▶電子印鑑と電子サインの違いは？
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電子サインは、電子データに対しての承認プロセスを広く指す言葉・総称です。つまり、電子署名、デジタル署名、電子印鑑も電子サインに含まれます。
デジタル署名とは？電子署名との違いや仕組みを徹底解説！
デジタル署名は、公開鍵暗号方式を採用した強固なセキュリティ対策ができる、電子署名サービスの一つです。しかし、そもそもどんなことができる？電子署名との違いは？など、疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、デジタル署名の仕組みやメリット、利用すべきシーンを徹底解説していきます。電子署名サービスとの違いや利用時の注意点についても解説します。
詳しくはこちら電子印鑑の法的効力と利用シーン
電子印鑑自体は、法的効力が限定的である点に注意が必要です。
これは、電子印鑑がハンコの印影を画像に変換した単なる画像データであり、誰でもコピー・転用できるという弱点があるからです。
ビジネスの現場では、請求書や見積書、社内文書など、軽微な手続きでのみ、一定の合意の証として認識されています。
通常の印鑑と同様、当事者間で合意して使えば、信頼関係の中で成立するイメージです。
-
識別情報も含めた信頼性の高い電子印鑑もある
-
適切な認証局から電子署名技術を用いて発行され、使用者の識別情報も含めてデータ化されたタイプの電子印鑑は、高い信頼性とセキュリティを実現します。
この場合、文書の真正性と法的効力が確保されているため、契約書や重要文書に利用可能です。
電子印鑑のメリットとデメリット
- 印刷・押印・スキャンといった手間を省けて、決裁フローや決済業務の効率化に貢献
- リモートワーク環境でもスムーズに決裁や承認を行える
- 印刷代や紙代などコストを抑えられる
- 書類管理を円滑化できる
- なりすましや偽造、改ざんのリスクがある
- 取引先の同意が必要
- 電子印鑑を使えない書類もある
無料でできる電子印鑑の作り方
Excelを使った電子印鑑の作成方法
Excelの図形機能を活用すれば、 円形をベースに名前を配置し、印影らしい見た目に整えることが可能 です。
たとえば、楕円の中に「代表取締役 田中太郎」などの文字を入れて、赤いフォントに設定すると、実際の印鑑に近い仕上がりになります。
作成後は、印鑑部分を選択して画像として保存すれば、他の文書にも貼り付けられます。
-
詳しい作成手順をチェック
- (1)Excel(エクセル)を起動し、「挿入」＞「図形」＞「丸型」を選択
(2)円を右クリックし、「図形の書式設定」＞「図形の塗りつぶし」＞「塗りつぶしなし」を選択
(3)「図形の枠線」＞枠線「赤」を選択
(4)「挿入」＞「テキストの挿入」＞「テキストボックスの挿入」＞「縦書きテキスト ボックス」を選択し、名字をテキストで入力
(5)「フォント」＞「楷書体」を選択
(6)電子印鑑のバランスを整える
(7)「ページレイアウト」＞「枠線」からチェックを外す
(8)スクリーンショット機能で切り取り、保存
PDFでの電子印鑑の作成と使用方法
PDFに電子印鑑を追加するには、Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能が便利です。
自作した 印鑑画像を「カスタムスタンプ」として登録すれば、必要な文書にクリックひとつで押印できます 。
たとえば、PDF形式の契約書に日付とともに電子印鑑を挿入することで、印刷せずに完了させられます。
この方法は、ビジネス文書との相性がよく、見た目も整うため、社内外でのやり取りに適しています。
-
詳しい作成手順をチェック
- (1)Adobe Acrobat Readerをインストール・起動し「環境設定」を開く
(2)表示されたメニューの中から「ユーザー情報」を選び、必要な情報を入力する
(3)電子印鑑を捺印したいPDFファイルを開く
(4)「スタンプ」を選択する
(5)中央上の「スタンプ」＞「電子印鑑」の中から、捺印したい形式を選択する
(6)電子印鑑が表示されるので、捺印したい場所へ移動させる
実物の印影をスキャンして電子化する方法
すでに使用している実印や社印をそのまま電子化したい場合は、印影をスキャナーやスマートフォンで取り込む方法が有効です。
取り込んだ画像を背景透過処理すれば、電子印鑑として使用できます 。
たとえば、無料の画像編集ソフト「Photopea」や「GIMP」などを使えば、白背景を透明にしてスタンプのような形式に変換可能です。
実際の印影を利用するため、信頼性が高く、取引先にも安心感を与えることができます。
無料ツールを使った電子印鑑の作成
インターネット上には、無料で電子印鑑を作成できるツールが多数存在します。 作成後は画像形式で保存でき、WordやPDFへの貼り付けも簡単 です。
代表的なものには「クリックスタンパー」「印鑑透過くん」などがあり、名前を入力するだけで印影画像を自動生成してくれます。
たとえば、フォントやレイアウトを選ぶことで、社印風や個人印風の印鑑を作れるのが魅力です。
電子印鑑を無料で作成できるフリーソフト6選
| クリップスタンプ |
|
|---|---|
| クリックスタンパー |
|
| Excel電子印鑑 |
|
| 電子三文判 |
|
| おまかせ電子印鑑2 Free |
|
| 電子印影 |
|
有料の電子印鑑作成ツール4選
KANBEI SIGN
KANBEI SIGNは、契約書作成から締結・管理までオンラインで完結できる電子契約サービスです。
電子契約でも、 いつも利用している印影での押印が可能です。 紙の契約書と同じような見た目を再現できます。
また、契約書の郵送や、締結のための訪問が不要なため、印紙税や郵送費が削減できるほか、通常1週間以上かかっていた契約締結を最短3分に短縮可能です。
編集部
初期費用無料かつ契約期間の縛りもないフリープランがあるので、手始めに使ってみたいという方におすすめです。
KANBEI SIGN｜中小企業が無料ではじめる電子契約サービス
無料ではじめる、オンライン完結の電子契約サービスが登場！契約業務の作成から管理まで一括で対応可能です。何日もかかっていた紙での契約締結をスピーディに完結し、中小企業の業務効率化を支援します。無料相談はこちらから！
詳しくはこちら電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、 政府機関や大手企業との取引実績があり、GMOグローバルサインと連携する電子契約サービスです。
契約印と実印タイプの電子署名を提供し、手書きサインにも対応しています。
書面契約書の見た目を再現する印影登録機能もあり、セキュリティ対策も充実しているため、安心して利用できます。
Shachihata Cloud(シャチハタクラウド)
Shachihata Cloudは、シヤチハタ株式会社が運営する電子決済サービスです。現在の印鑑を忠実に再現し、認印、角印、日付印などを作成できます。
ユーザー認証で不正使用を防ぎ、捺印履歴の一元管理も可能です。
初期費用無料、月額110円(税込)で基本機能を利用でき、月額550円(税込)で電子署名も付与できます。
パパッと電子印鑑4 Pro
パパッと電子印鑑4 Proは、印章用フォントを使って本格的な電子印鑑画像を簡単に作成できるソフトです。
9種類の印鑑を作成でき、PDFへの直接押印や編集機能も搭載しています。
12書体のフォントが用意されており、印鑑らしいデザインを自由に選べるため、プロフェッショナルな印鑑作成が可能です。
電子契約サービスおすすめ比較ランキング23選｜料金・機能・選び方まで徹底解説
電子契約サービスとは、 電子契約を実現するためのシステムで、契約書の作成や締結を全てWeb上で完結できます。今回は、電子契約サービス23選を徹底比較！目的別のおすすめサービスや選び方も紹介していきます。
詳しくはこちら
電子印鑑を使用する際の注意点
セキュリティ対策と不正利用のリスク
電子印鑑は便利である一方、 画像として保存されるためコピーや流用が容易で、不正利用のリスクがつきもの です。
たとえば、メール添付で送った印鑑画像が第三者に悪用されると、なりすましによる契約トラブルの原因となりかねません。
これを防ぐには、印鑑画像をパスワード付きのファイルにして送信したり、使用を制限する社内ルールを設けることが重要です。
電子印鑑を使う際は、利便性と同時にセキュリティ対策も常に意識しましょう。文書の改ざん防止対策
電子印鑑を押した文書の改ざんを防ぐ方法としては、 文書をパスワード付きでロックしたり、変更不可の状態で保存する などの工夫が挙げられます。
たとえば、PDFファイルに「編集不可」の権限を設定することで、後からの書き換えを防止できます。
電子印鑑を用いる際は、印影だけでなく、文書全体の保全にも配慮することが大切です。
電子印鑑と法的トラブルを防ぐポイント
電子印鑑はハンコの印影を画像に変換した単なる画像データであるため、法的な証明力は限定的です。
そのため、 重要な契約書類に電子印鑑だけで対応すると、相手側とトラブルになるリスク があります。
たとえば、納品書や稟議書のように内部使用であれば問題ありませんが、取引契約では電子署名やタイムスタンプを組み合わせることが安全です。
契約の種類や相手との信頼関係を踏まえて、適切な手段を選ぶことが、トラブル回避のカギとなります。
電子印鑑から電子契約へのステップアップ
電子契約との違いと併用のメリット
電子印鑑はあくまで視覚的な押印であり、法的効力には限界があります。
一方、 電子契約は「電子署名法」に基づいた仕組みで、本人確認や改ざん防止が技術的に担保される 点が特徴です。
たとえば、クラウド型の電子契約サービスでは、契約プロセス全体をデジタル化できるため、署名・保管・検索まですべて効率化できます。
業務の性質によって、電子印鑑と電子契約を使い分けることで、信頼性とスピードを両立することが可能です。
電子契約導入のメリット
電子契約を導入することで、契約手続きが格段にスムーズになります。
紙の契約では印刷・捺印・郵送といった作業が必要でしたが、 電子契約ならオンライン上で完結するため、作業時間とコストを大幅に削減できます 。
さらに、電子署名やタイムスタンプによって法的にも安全性が確保されるため、社内だけでなく取引先との信頼性も向上します。
業務効率とコンプライアンスの両面で、導入の効果は非常に高いと言えるでしょう。
電子契約システム導入のステップ
電子契約システムの導入は、段階的に進めることが成功のポイントです。
- 社内で使用頻度の高い契約書類を洗い出し、対象範囲を明確する
- 導入予定の電子契約サービスの機能を比較し、自社の業務フローに合ったものを選定
- 導入後は社内説明会やマニュアル整備を行い、スムーズな運用を促す
段階的な導入により、現場の混乱を避けながらスムーズな移行を実現できます。
電子契約システムの選び方
電子契約サービスは多くの種類がありますが、選定の際は「使いやすさ」「セキュリティ」「導入実績」などが重要です。
以下のポイントをチェックしましょう。
- 自社の業種・業態にあったサービスか
- コストが見合っているか
- 必要な機能が搭載されているか
- 契約相手のアカウント登録が必要かどうか
- 操作性が高いか
- 外部連携の自由度
- セキュリティ要件は十分か
- 同業他社の導入実績があるか
おすすめ電子契約サービス一覧
| サービス名 | おすすめ度 | 月額費用（税込） | 立会人型 | 当事者型 | システム連携 |
|---|---|---|---|---|---|
| KANBEI SIGN | ★★★★★ | 0円～ | 〇 | 〇 | 要問合せ |
| クラウドサイン | ★★★★★ | 0円～ | 〇 | - | 〇 |
| 電子印鑑GMOサイン | ★★★★★ | 0円～ | 〇 | 〇 ※相手方も アカウント登録が必要 |
〇 |
| ContractS CLM | ★★★★★ | 要問合せ | 〇 | - | 〇 |
| WAN-Sign | ★★★★★ | 0円～ | 〇 | 〇 | - |
| BtoBプラットフォーム 契約書 | ★★★★★ | 0円～ | - | 〇 | - |
| DocuSign | ★★★★★ | 0円～ | 〇 | - | 〇 |
| CONTRACTHUB@absonne | ★★★★☆ | 要問合せ | 〇 | 〇 | 〇 |
| freeeサイン | ★★★★☆ | 0円～ | 〇 | - | 〇 |
| DX-Sign | ★★★★☆ | 8,800円～ | 〇 | - | 〇 |
| paperlogic | ★★★★☆ | 2万2,000円～ | 〇 | 〇 | 〇※オプション |
| みんなの電子署名 | ★★★★☆ | 0円～ | 〇 | - | - |
| Acrobat Sign | ★★★★☆ | 個人版：1,518 円～/ライセンス 法人版：1,848 円～/ライセンス |
〇 | 〇 | 〇 |
| 契約大臣 | ★★★★☆ | 2,200円～ | 〇※オプション | - | - |
| リーテックスデジタル契約 | ★★★★☆ | 0円～ | - | 〇 | - |
| マネーフォワード クラウド契約 | ★★★☆☆ | 3,278円～ | 〇 | 〇 | 〇 |
まとめ
電子印鑑は手軽に導入できるデジタルツールとして、個人事業主や中小企業にとって業務効率化の第一歩です。
Excelや無料ツールを使えば簡単に作成でき、日々の書類業務をスムーズに進められます。
ただし、不正利用や法的効力の制限といったリスクもあるため、用途に応じた適切な使い方が必要です。
より信頼性の高い契約手続きを実現するには、電子契約の導入が有効です。段階的に移行し、業務全体のデジタル化を進めましょう。
電子契約の導入をプロに相談！
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
WizCloud編集部メンバーが執筆・更新しています。 Web関連、デジタル関連の最新情報から、店舗やオフィスの問題解決に使えるノウハウまでわかりやすくご紹介します！
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