「会社側で配られた社用携帯を紛失してしまったらどうなる？」と、不安に思ったことはないでしょうか。
自分で購入したものではなく、貸与された会社の携帯だから責任重大なのはいうまでもありません。
携帯代の弁償だけならまだしも、会社携帯を紛失したことで、情報流出や損害賠償などの大きなトラブルに発展してしまう可能性が考えられます。
今回は、社用携帯を紛失する原因や対処法などについて詳しく解説します。
社用携帯を紛失しない、紛失したときのもしもに備え、ぜひ最後までお読みください。
社用携帯を紛失する原因
そもそも社用携帯を紛失する原因は、持ち運ぶことによる管理の甘さが要因であることが多いです。
紛失原因の一例をあげてみました。
- 外出先での紛失
- 社用携帯使用後の置き忘れ
- ポケットなどから滑り落ちる
- 盗難被害
- 泥酔、体調不良などによる記憶が欠乏している状況
社用携帯を紛失する原因は色々ありますが、要は携帯電話の保管場所と管理意識によるものが起因していることがほとんどです。
例えば、タクシーで移動中に携帯電話を使用したあと、降りる際に車内に携帯電話を置き忘れてしまった経験はないでしょうか？
また、大事な会社の携帯だからと使っていてもふとしたことで意識が薄れて使ったことを忘れて、そのまま置きっぱなしにしてしまったということもあり得ます。
外出時に、社用携帯を入れていたカバンごと盗難に遭うこともないとは言い切れません。
社用携帯に限らず、携帯電話の紛失は誰にでも起こりうるトラブルです。
- 社用携帯の保管場所を決めておく
- 使ったあとも手放さないようにストラップなどで身に着けておく
どんなに注意していても、外出先に持ち出す機会の多い社用携帯には紛失のリスクがつきまといます。
紛失したときのリスクを考えた場合、多少大げさでもトラブルにならないための対策をするに越したことはありません。
「会社の携帯どこにいった？」なんてことにならないように、常にカバンのなかに入れたり、ストラップで首から下げておくという基本的なことだけでも紛失リスクを軽減できます。
社用携帯を紛失するリスク
実際に、社用携帯を紛失した場合のリスクを考えてみましょう。
- 個人情報の漏洩
- 企業機密の漏洩
- 企業・個人の信用の失墜
- ウイルスや第三者による管理データの改ざん・盗難
- 会社携帯端末の弁償
社用携帯は、個人情報や企業機密が詰まった情報の塊だということを覚えておきましょう。
さまざまな情報が外部に漏れてしまう危険性が潜んでいて、個人や取引先の連絡先や住所、社内の情報などが流出するリスクがあります。
それらの重要な情報が流出することにより、会社やあなた自身の信用が失われてしまう恐れがあります。
当然、社用携帯を紛失したことであなた自身が責任の追及を受けることは免れません。
それだけではなく、会社や取引先の重要な情報を管理できない人物という評価を下されることになるでしょう。
社用携帯を持つということは、情報だけでなく多くの人達の信用と信頼を預かっていることでもあるのです。
このように、社用携帯を紛失した場合のリスクは、自分だけでなく大勢を巻き込むトラブルになりかねない重大なものなのです。
社用携帯を紛失したときにするべきこと
どんなに注意深く扱っていても、想定外の出来事などによって社用携帯を紛失してしまうケースも考えられます。
万が一、社用携帯を紛失したときにするべきことを順序ごとに解説します。
- 社用携帯の紛失報告
- 端末の遠隔ロックと位置情報の確認
- 個人情報や機密情報の流出確認と報告
- 情報開示と謝罪
社用携帯を紛失したら、速やかに会社に紛失報告を行います。
帰宅後や夜間であっても報告が遅れれば紛失対応に関わるので、できればリアルタイムの電話かチャットツール、無理ならメールなどで上長や担当者に報告しましょう。
報告が遅れることで状況が悪化してしまう場合があるので、一刻も早く報告を行いましょう。間違っても黙っていたり、誤魔化すようなことをしてはいけません。
次に、端末の遠隔ロックとGPSを用いた位置情報の確認です。
これは、第三者の端末操作による情報流出を防ぐ為の手順です。
法人携帯は基本機能として、端末に遠隔ロックとGPS機能が搭載されています。
まず、端末が何者かに操作されないように遠隔ロックをかけ、情報流出を防ぐことを優先します。
そのあとにGPSで端末を追跡し、位置の確認ができ次第回収に向かいましょう。
ただし、社用携帯がそのままの状態で放置されているとは限りません。
破損していたり、既に誰かが持ち去っていて回収が困難であるケースもあります。
社用携帯紛失時に一番重要となるのが、情報漏洩の確認です。
端末が手元にない場合の情報漏洩の確認方法は、端末管理サイトや監視ツールからの不正ログインやファイルの移動・改ざんのチェックです。
アンチウィルスアプリや管理ツールからなら、どのように情報が漏洩・流出しているのかを監視することが可能です。
情報流出調査会社の手を借りる方法もありますが、まずは会社側で使用している管理ツールやアプリで確認しましょう。
もしも、紛失した社用携帯から情報漏洩が確認できた、もしくはその可能性が高い場合には即座に情報開示と謝罪を行う必要があります。
社用携帯紛失時にこれまでの3つの段階を踏まえたあとに、紛失したことに対する会社側からの情報開示という社会への報告が必要です。
会社の規模が大きいほど世間に与える影響が大きいため、社内で留めておくには責任が重大だからです。
そして、情報漏洩に対する謝罪を会見や発表で行い、誠意ある対応を世間に示さないといけません。
ニュースや新聞で大企業の幹部が一堂に揃い、記者会見で謝罪しているシーンを見たことがある人も多いことでしょう。
企業規模によっては社用携帯の紛失が一個人だけの責任ではなく、会社全体や大勢を巻き込み、あなた一人では背負いきれないケースもあり得ます。
それだけ責任が重いことなので、社用携帯の徹底管理と紛失時の再発防止に務めましょう。
紛失しないことが第一ですが、万が一にも紛失した場合には報連相を正確に行い、真摯な対応をすることが必須です。
社用携帯紛失時のセキュリティリスクの低減方法
社用携帯の紛失時に一番気を付けたいのが、個人情報や機密情報の流出・漏洩です。
スマホの紛失によるトラブル対策には、MDM（モバイルデバイス管理）の導入がおすすめです。
MDMとは、企業などがビジネスで使用するスマホやタブレットなどのモバイル端末を一括管理するシステムのことです。
主な機能として端末の管理、監視、遠隔操作などがあげられ、OS管理からアプリの機能制限、セキュリティ設定から位置の把握まで一括で管理できます。
例えば、MDMによるセキュリティリスクの低減効果には以下のものがあります。
- 不正アクセスの監視
- 位置情報の確認・把握
- 端末の遠隔ロック
- アプリや機能の制限による不正使用の防止
- 遠隔操作によるデータの消去
- 端末使用状況の情報収集による一括管理
- 不正使用を報告するアラート通知
このように、スマホ携帯の使用状況をオンラインで監視・管理でき、端末の状態を管理者が容易に把握できるシステムがMDMの特徴です。
社用携帯を紛失した場合の始末書テンプレート
万が一、社用携帯を紛失してしまった場合に提出する始末書テンプレートを紹介します。
紛失は誰にでも起こりうることなので、知識としてチェックしておいてください。
基本的な始末書の書き方
| 提出日時宛先（所属先の社長や最高責任者など） （名前の上に提出日時を書いてもよい）所属先と自分の本名（場合によって押印） 表題 （始末書と書くのが無難） 社用携帯を紛失したことと謝罪報告の文章 紛失の内容と原因を正確に伝え、今後の対策と反省の意思を示す 最後にもう一度謝罪の文言を入れる 以上 |
始末書には謝罪とのセットで文言を入れますが、「何を」「いつ」「どこで」「紛失し」「どういう対応を取った」のかを正確に報告します。
実際の始末書の例がこちらです。
| 令和3年3月30日株式会社〇〇代表取締役〇〇様 〇〇部〇〇課 山田 太郎 始末書 このたびは私の不注意で社用携帯を紛失し、皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 昨日社内就業中まで携帯電話を使用所持しておりましたが、帰宅時の〇時に携帯電話の紛失に気づきました。 帰宅途中にコンビニエンスストアに立ち寄り、その際に携帯電話を一時的に取り出したのを最後に所持の確認をしておりません。 紛失に気付いた時点で上司に報告したのち、店舗への確認及び警察への紛失届を行いました。 3月30日時点でまだ発見はされておらず、このような事態を引き起こしたことを心より反省し、深くお詫び申し上げます。 今後は携帯電話の管理に細心の注意を払い、ストラップで身に着けるなど、再発防止に勤める所存です。 二度と同じ不始末を犯さぬよう、反省の誓いとして本書を提出いたします。 この度は本当に申し訳ございませんでした。 以上 |
始末書は文章を変え、反省文として流用することが可能です。
ミスを犯してしまったことは事実ですので、相手に反省が伝わるような文言を選びましょう。
紛失によるトラブル事例
紛失によって起こりうるトラブル事例を紹介します。
実際に起こりうる紛失トラブルで多いのは金銭的トラブルや個人情報の悪用、そして規模が大きい会社で注意しなくてはならないのが、知的財産や情報の盗用・盗難です。
- 携帯端末代金の弁償
- 情報流出による高額な損害賠償請求
- 社用携帯の不正使用による支払い請求
- 社用携帯を不正使用したサービスの利用
- いたずら電話や自宅への嫌がらせなど個人情報の悪用
- 機密情報の流出による企画・アイデアの盗難
- 情報データの消失や改ざん
社用携帯を拾った人物が悪意を持っている場合、携帯電話を使ったさまざまな悪用が予想されます。
社外以外への通話を使った通話料金の高額請求や、見覚えのないサービスの登録や利用、社用携帯に登録されている電話番号や住所への嫌がらせなどに警戒しなくてはいけません。
さらに企業機密が外部に漏れたことで、他社に情報が流れてアイデアを奪われるなんていうトラブル事例も実際にあります。
携帯電話の弁償だけで済めばいいですが、機密情報漏洩による損害賠償請求に発展してしまうケースがあります。
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この記事を書いたライター
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