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コロナ禍により幼稚園・保育園業界のICT化が加速しています。 今回は実際にシステムの主な機能を始め、どんな機能があると便利なのか、コロナの影響で活用されている機能は何か、自分の施設にはどの機能が必要なのか、ICTシステムを検討するにあたって、各施設において事前に確認・見直しをしておくべき事は何か、などの最新情報をご紹介いたします。

幼稚園・保育園業界のICTシステムとは？

幼稚園・保育園のICTシステムとは、先生や保育士の日々の業務軽減を目的として開発されています。 施設にシステムを導入する事で、アプリを通して保護者との連絡帳や欠席連絡等の受付、記録や書類作成などができるため、保護者からの受電対応や書類作成時の手書きの負担から解放されます。 単に業務が効率化するだけでなく、その分ゆとりをもった気持ちで子供と向き合い、触れ合う時間を確保できるため、保育の質の向上も期待できるのです。 それでは、実際に業務効率化のために、ICTシステムに備わっている機能とは、どのようなものなのでしょうか？

システムの主な機能

①保護者との連絡機能 遅刻・欠席・お迎え・延長といった連絡を保護者アプリから簡単に申請が行える機能です。連絡や情報共有がスマートフォンからいつでもできるのは便利です。 ②施設内での情報管理機能 職員の出勤や退勤、休暇申請、シフトなどを管理できる機能です。複雑なシフト作成の負担が軽減し、勤怠状況もすぐにわかります。 ③請求管理機能 保育料の計算や、請求書の発行まで、複雑な計算を全て行い管理してくれます。 ④写真販売等の保護者向けのサービス機能 イベント後の写真販売を管理してくれる機能です。業務過多になりがちなイベント後にはとても助かる機能です。 ⑤バス等の位置管理機能 送迎バスの運行状況を確認できる機能です。位置情報がわかるだけで、遅延状況であっても保護者に安心を与え、よりスムーズな送迎が可能になります。 システムによって、機能の詳細が違うので、しっかりと確認して導入を検討しましょう。

あると便利な機能

保育園・幼稚園のICTシステムでは、主な機能の他にも役立つ機能が多くあります。業務効率を考える上では、外せない機能ばかりですが、その中でも便利な機能をご紹介します。

• お知らせ一斉配信での既読チェック アプリで緊急連絡や行事の中止等を一斉配信し、保護者の既読有無が施設側で把握できます
• おたより帳の下書き保存・予約配信 おたより帳の記入を下書き保存でき、予約した時間に自動配信できます
• 指導案作成時の文例集・園独自の文例登録機能 文例がある事で作成時間が大幅に削減可能になります
• 職員と園児の打刻管理をする事で当日の食数が共有できる 当日の出勤人数、登園している園児数が把握できるので調理チームとの連携がスムーズになります

コロナ禍で活用されている機能は？

• おたより配信機能（園だより・保健だより・献立表など） アプリでおたよりを配信する事で紙での手渡しによる感染のリスクを回避でき、ペーパーレスによるコスト削減も可能になります。

自分の施設にはどの機能が必要なの？

いざICTシステムを導入するとなった時、何をすれば良いか迷うと思います。 そこで、ICTシステムの導入時に目安になる3点ポイントをご紹介します。

Point１ 施設の課題をリストアップする

その課題が解決できるICTシステムなのか、判断材料にしましょう

Point２ 使用方法を検討する

便利な機能が多いため、機能毎に本当に課題が解決できるか、使用方法を検討しましょう

Point３ 施設内ルールを明確にする

最後は現場で意見を出し合い、現場のルールとシステムが合うか、システムを利用していけるか明確にしていきましょう

導入事前に確認・見直しておくべき事とは

システムを導入するにはインターネットの環境整備は不可欠です。 記録が取りたい時や手の空いた時間にすぐ操作ができるように、タブレットやPCなどの機材を多めに購入しておく事、台数に余裕をもって設置しておくことが重要です。 特に施設内でのWifiの利用可能範囲は、操作性に大きな影響を与えるため、安定したネット環境の供給確認が必要です。 また、システムを主に使用するのは現場の先生方ですので、まずは園長や主任など管理職サイドのシステムへの理解や先生の働き方を変える、といった積極的な変革の意志決定も重要です。 さらには、保護者会等でシステムを入れる前に保護者の理解を得て置く事で導入がスムーズに進み、システムが浸透し業務効率化のスピードアップへ繋がりますので、事前アナウンスも導入前に必要不可欠です。

まとめ

新型コロナウイルス蔓延の影響で、通常でもオーバーワークと言われている保育施設の就労環境は更に逼迫しています。小中学校でもオンライン授業が当たり前になってきていますよね。 いつ収束するかもわからない不安な状況ですが、そういった保育施設内の課題解決の為、状況に合ったICTシステムを上手に導入する事により、先生方の就労環境は飛躍的に改善されます。 そして保護者アプリ等で密にコミュニケーションが取れる事で、保護者の精神不安も軽減され、お子様を預けている園に対しての満足度も高まります。結果的に先生と保護者と施設との3者間に非常にメリットが大きい事となります。 昨今の働き方改革を推進する流れにのって、一歩踏み出してみると大きな変化が生じるのは間違いありません。まずはシステムの選別から始めましょう。