「どこまで経費になるの？」
「社内の経費精算ルールはどう決める？」
経費精算は、従業員が業務上で立て替えた費用を会社が精算する重要な業務です。
しかし、仕組みやルールの理解が不十分だと、戸惑ったり面倒に感じたりすることも少なくありません。
本記事では、経費精算の基本的な流れや対象となる費用項目はもちろん、最新制度への対応策や社内ルール作りのコツまで、実務に役立つ情報をわかりやすく解説します。
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目次
経費精算とは？
経費精算とは「従業員の立替金を会社が後で払い戻すこと」
経費精算とは、 仕事のために従業員が一時的に立て替えたお金を、後から会社が払い戻す仕組み です。
例えば、出張でかかった交通費や、接待時の飲食代などが対象です。精算金額は給与とは別に扱われますが、給与明細に記載されることもあります。
正しく処理しないと従業員の不満や会計ミスにつながるため、仕組みの理解が欠かせません。
経費申請と経費精算の違いは「処理の段階」
「経費申請」は、従業員が「この支出を経費として認めてください」と会社に申請する段階を指します。
一方で「経費精算」は、申請が承認された後に実際に払い戻しを受ける処理のことです。
つまり、 申請は「支出の報告・許可を求めるフェーズ」で、精算は「お金のやりとりが発生するフェーズ」 と言えます。
社内では申請から承認、精算までのフローや担当者が規定されていることが多いため、順序やルールを守ることが大切です。
経費精算の種類は主に3つ（小口/交通費/旅費精算）
経費精算の種類は主に3つあります。
- 小口精算：日常的な少額の備品購入など、細かい支払いの精算
- 交通費精算：電車やバス、タクシーなど、業務上の移動にかかった費用を精算
- 旅費精算：出張時の交通費や宿泊費、食事代などをまとめて処理
これらは申請手続きや承認フロー、申請期限などが異なるため、社内の規定をよく確認し、正しく使い分けることが大切です。
経費にできる費用・できない費用一覧
経費として認められるかどうかは、 「業務に直接関係しているかどうか」が判断基準 です。以下の表で、代表的な費用の例とポイントを確認しておきましょう。
経費にできる費用
| 項目 | 消耗品費 | 旅費交通費 | 接待交際費 | 福利厚生費 | 通信費 |
|---|---|---|---|---|---|
| 内容 | 使用期間1年未満または10万円未満の物品購入 | 業務上の移動や出張にかかる費用 | 取引先などへの接待や贈答にかかる費用 | 従業員のために支出する福利目的の費用 | 業務に関する通信にかかる費用 |
| 例 | 文房具、コピー用紙、10万円未満の家具・機器など | 電車代、タクシー代、宿泊費、出張手当など | 飲食代、手土産代、ゴルフ接待など | 社員旅行、慶弔見舞金、懇親会費など | 電話料金、インターネット代、切手・はがき代 |
| 補足 | 高額な備品は固定資産扱いになる可能性あり | 私的な旅行費は対象外 | 一定条件で「会議費」など別科目に振替可能。法人規模に応じて損金算入上限あり | 社内全体を対象とする必要あり。高額や一部対象は否認のリスクあり | 封筒や便せんは「消耗品費」に分類 |
経費にできない主な費用
| 項目 | 法人税 法人住民税 |
罰金・過料 | スーツ・私服等の衣類費 | プライベートな飲食費 | 家族や友人との飲食費 | 住宅家賃 （個人の住居） |
自家用車の 全額維持費 |
生活用品費 | 個人のレジャー・娯楽費 | 従業員への 個人的な贈与 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 内容 | 利益に対して課される税金は、会社の経費と認められない | 法令違反などに対する制裁的な支払いは経費不可 | 私的にも使用可能なため業務専用とはみなされない | 仕事とは無関係な私的飲食は対象外 | 事業とは無関係な相手との費用は経費にできない | 個人使用とみなされる居住用家賃は経費不可 | プライベート利用を含むため全額は不可 | 業務とは無関係な日用品・食品など | 業務目的とみなされない支出は経費不可 | 給与扱いとみなされる可能性あり |
| 補足 | 法人事業税は翌期に損金算入可能 | 駐車違反金、交通反則金など | 制服・作業着支給はOK（福利厚生費） | 会議費・接待費との線引きが重要 | 取引先との飲食なら条件付きで可 | 自宅兼事務所の場合は按分可能 | 業務使用分を按分して計上 | 飲食店など業種によっては例外あり | 視察名目の旅行などは注意が必要 | 慶弔見舞金や記念品は福利厚生費で処理可能な場合も |
- 経費にできるかどうかの判断基準は「業務関連性」「合理性」「証拠書類の有無」が基本
- グレーゾーンの支出は、税務調査で指摘される可能性があるため、日頃から明確な区分と記録が重要
- 自宅兼事務所、業務用私物などは按分処理（業務使用分だけを経費計上）が必要
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経費精算が必要な理由（税務・法務リスクの観点）
経費精算をおろそかにすると、 税務署の調査で否認され、余分な税金を支払うリスク があります。
例えば、領収書がなかったり、私的な支出を経費に混ぜたりすると、経費として認められません。
また、不正な処理があると、社内での信頼低下や会計監査での指摘につながる可能性もあります。
正確な経費精算は、税務・法務リスクを防ぎ、健全な経営のためにも欠かせない重要な業務です。
経費精算とインボイス制度・電子帳簿保存法の関係
2023年から始まったインボイス制度や、電子帳簿保存法の改正により、経費精算のルールは大きく変わりました。
例えば、インボイス制度では適格請求書の保存がなければ、消費税の控除が認められなくなります。
また、 電子帳簿保存法では、電子データで受け取った領収書は紙ではなくデジタルで保存しなければなりません 。
こうした法改正に対応するためにも、経費精算の正確な運用が一層求められています。
経営管理における経費精算の重要な役割とは
経費精算は 単なるお金のやりとりではなく、会社全体のコストを把握し、経営判断に活かすための重要な情報源 です。
誰が、いつ、何に使ったのかを正確に記録することで、無駄な支出の発見や予算の見直しが可能になり、部門別・用途別の分析から業務改善のヒントも得られます。
このように、経費精算は日々の経理業務の中でも、特に経営に直結する重要なプロセスです。自動計算で手間いらず！バクラク経費精算
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経費精算の基本的な手順（仮払い精算／立替精算）
経費精算の方法には、大きく分けて2つの種類があります。
- 仮払経費精算：費用が発生する前に、会社から従業員に仮のお金（仮払金）を渡す方法
- 立替経費精算：従業員が費用を一時的に自腹で立て替え、後から払い戻しを受ける方法
それぞれの流れを見ていきましょう。
| 方法 | 仮払経費精算 事前に会社からお金を受け取る方法 |
立替経費精算（＝実費精算） 一時的に自費で支払い、後で精算する方法 |
|---|---|---|
| 概要 | 仮払経費精算は、出張などで高額な費用が見込まれる場合によく使われる方法です。従業員の金銭的負担を軽減できるメリットがあります。 | 立替経費精算は、営業活動や会議費など、日常的な業務にかかる費用を従業員が一時的に負担するケースで使われます。 |
| 流れ |
|
|
| 注意点 | 仮払金を現金で扱う場合、小口現金管理や出納帳の記録が必要となり、経理担当者の負担が増える傾向がある | 精算の際には、「支出目的が業務に関係しているか」「証憑が正しくそろっているか」が重要 |
経費精算に必要な書類一覧
経費精算では、内容や用途に応じた専用の書類を使って、正確な申請・記録が求められます。
| 書類名 | 仮払経費申請書 | 仮払経費精算書 | 立替経費精算書 | 出張旅費精算書 | 交通費精算書 |
|---|---|---|---|---|---|
| 提出時期 | 経費発生前 （事前申請） |
支払い後すぐ（事後精算） | 費用発生後 | 出張後 | 月末または随時 |
| 用途 | 高額経費が見込まれる際に、事前に仮払金を申請する書類 | 仮払金の使用内容を報告・精算するための書類 | 従業員が立て替えた費用を実費精算する書類 | 出張時の交通費・宿泊費・日当などをまとめて精算する書類 | 日常的な通勤や訪問などの交通費を申請する書類 |
経費精算書の書き方とよくある記入ミス
経費精算書を書くときは、日付・使用目的・金額・支払先・勘定科目を正確に記入し、領収書やレシートを忘れずに添付することが基本です。
- 日付：経費を使用した実際の日
- 目的：支出の具体的な理由（例：取引先との会食、展示会出張など）
- 金額：税込で支払った金額
- 支払先：店舗名や会社名
- 勘定科目：経理上の費用区分（例：旅費交通費、交際費、消耗品費など）
- 証憑（しょうひょう）：領収書やレシートなどの支払証明
経費精算の仕訳方法を具体例で理解しよう
経費精算が終わったら、次に必要なのが「仕訳（しわけ）」です。 仕訳とは、どんな目的でいくらお金を使ったかを帳簿に記録すること です。
例えば、出張で5,000円の交通費を立て替えた場合、仕訳は以下のようになります。
- （借方）旅費交通費 5,000円／（貸方）未払金 5,000円
このように、経費の内容に応じて「勘定科目」を使い分けるのがポイントです。
仮払金がある場合や精算後の返金など、状況によって仕訳が変わることもあるので、実際の事例に沿って学ぶと理解が深まります。
経費精算を取り巻くルールと実務上の注意点
経費精算の社内ルールはこう作る！
経費精算のトラブルを防ぐには、 ルールの「曖昧さ」をなくすことが重要 です。
例えば、「いつまでに申請」「いくらまでOK」「どんな支払い方法が対象か」など、申請者・承認者・経理それぞれの視点でフローを明文化しましょう。
特に見落としがちなのが、「領収書を紛失した場合の対応」や「深夜のタクシー利用条件」といった例外処理です。
例外も含めたルールをあらかじめ文書化しておくと、現場の混乱や経理部門の属人化を防げます。
月またぎや期末処理で気をつけたい注意点
経費が発生した月と申請月がずれると、帳簿処理がややこしくなります。
特に、月末・期末に未申請の経費があると、費用の計上モレや税務リスクにつながるため注意が必要 です。
対策として、「●日までの支出は当月分で申請」と締切日を設けたり、未精算分を仮払金や未払金で一時処理する会計ルールを定めておくと安心です。
さらに、経費精算システムの自動リマインド機能を活用することで、申請忘れの防止にもつながります。
経費精算が「めんどくさい」と感じる理由と解決法
「領収書を集めるのが面倒」「承認が遅い」など、経費精算は多くの従業員にとってストレス源です。
特に現場社員からは、「ルールが多すぎて分かりづらい」「モバイル対応していない」といった声が多く 聞かれます。
対策としては、申請フォームをスマホ対応にする、項目選択をドロップダウン化する、AI OCRでレシート読取を自動化するなど、業務設計から見直すのが有効です。
従業員の心理的負担を減らすことが、精算スピードと精度向上の近道になります。
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経理部門における経費精算の実務と負担
経費精算は経理の仕事？実はチームで行うプロセス
経費精算は「経理の仕事」と思われがちですが、 実際には「申請者」「承認者」「経理担当者」が連携して進めるチーム業務 です。
経理部門は、最終的なチェックや帳簿入力に加えて、申請書類の確認や支払い手続きまで多岐にわたる作業を担います。
一方、申請者には正確な証憑（領収書など）の提出と申請内容の明確化が求められ、承認者には内容の妥当性を判断する役割があります。
実務上の課題としては、「申請ミスによる差し戻し」「承認の遅延」「経理への作業集中」などが発生しやすく、役割分担の明確化と業務フローの見直しが重要です。
申請者・承認者・経理、それぞれの悩みとは？
- 申請者：「領収書の管理が面倒」「申請内容の記入がわかりにくい」と悩みがち
- 承認者：多忙な中で申請内容の妥当性を確認する負担が大きくなりやすい
- 経理担当者：すべての申請内容のチェックや会計ソフトへの入力など、事務処理の膨大さに悩まされる
特に中小企業では、経理が少人数体制で他業務と兼任していることも多く、経費精算業務の負担がさらに増大 します。
また、承認の遅れが原因で支払いスケジュールに影響を及ぼすなど、全体の業務進行に支障が出るケースも少なくありません。
こうした課題には、申請・承認フローの明確化や、経費精算システムによる業務の自動化が有効です。
業務を標準化し、入力補助やリマインド機能などを活用することで、申請者・承認者・経理それぞれの負担をバランスよく軽減し、業務効率と精度を両立できます。
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申請ミス・承認漏れ・領収書紛失
経費精算で 最も多いトラブルは、申請内容の記入ミスや承認の抜け漏れ、そして領収書の紛失 です。
特に領収書の紛失は、経理側での再発行が難しく、税務調査時の指摘リスクも高まります。
実務では、電子化した領収書管理やスマホで撮影・アップロードできるシステムを活用し、申請時に不備を自動チェックする仕組みが効果的です。
不正精算や経費の水増し
見落とされがちですが、不正な経費精算も意外と多く発生しています。
例えば、 実際より多く申請した飲食費や、使っていない交通費の虚偽申請など が典型的です。
こうした不正を防ぐには、ルールの整備に加えて、申請内容の自動クロスチェックや異常値検出システムの導入が有効です。
さらに、定期的な研修や内部監査を通じて、不正の兆しを早期に察知できる体制づくりも欠かせません。
経費精算を効率化するおすすめシステム比較
【比較表】おすすめ経費精算システム5選
| 項目 | バクラク経費精算 | freee支出管理 | マネーフォワード クラウド経費 |
楽楽精算 | ジョブカン経費精算 |
|---|---|---|---|---|---|
| 提供会社 | 株式会社LayerX | フリー株式会社 | 株式会社マネーフォワード | 株式会社ラクス | 株式会社DONUTS |
| 主な特徴 | 累計1万5,000社導入。AI-OCRで領収書を高速データ化。最大100枚一括処理。稟議や支払連携で内部統制強化 | スマホ撮影→即時OCR。freee会計とシームレス連携。交通費自動検索も便利 | 2,500以上金融機関連携。自動取得・分析機能充実。テレワーク対応も | 累計1万8,000社導入。カスタマイズ性高く電子帳簿保存法対応。サポート満足度94％ | シンプル操作＆低コスト。ジョブカンシリーズ連携でバックオフィス効率化 |
| 月額（税込） | 要問い合わせ | 21,780円（年払い） ＋715円/人（従量課金） |
1,408円〜 | 初期11万円 ＋月3万3,000円〜 |
440円／人 |
| トライアル | あり | あり | あり | あり | あり |
| 連携機能 | 請求書管理、Slack、会計ソフト出力、FB対応 | freee会計、Slack、給与振込、CSV/API | マネーフォワードシリーズ多数、金融機関、CSV/API | 多数会計ソフト、振込代行、ICカード、Slack等 | ジョブカンシリーズ、Amazonビジネス、Googleアカウント、CSV |
| 電子帳簿 保存法対応 |
JIIMA認証あり | JIIMA認証あり | JIIMA認証あり | JIIMA認証あり | 対応 |
| 強み | 高精度AI-OCR（99％以上）、二重申請防止、スマホ対応 | 経理知識不要、キャッシュレス送金対応 | 外部サービス連携充実、分析・ペーパーレス運用 | 導入実績No.1、柔軟なワークフロー、手厚いサポート | 低コスト＆シンプルUI、外国語対応も |
| 弱点 | UI統一感に課題、承認者向け表示に改善余地 | 有料プラン必須 | やや高コスト、小規模向けにはオーバースペック | 初期費用あり、カスタマイズに時間がかかる場合あり | API連携弱め、ワークフロー設定に手間がかかる |
| 向いている 企業規模 |
中小〜大企業 | 中小企業・個人事業主 | 小規模〜上場企業 | 中小〜大企業 | スタートアップ〜中小企業 |
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【無料】お問い合わせはこちら- 企業規模に合うか：中小企業はジョブカン・freee、大企業や複雑な業務には楽楽精算・マネーフォワードが◎
- 必要な機能があるか：領収書処理ならバクラク、会計ソフト連携ならfreee・マネーフォワード、柔軟な設定が必要なら楽楽精算
- 予算に見合うか：初期費用を抑えるならジョブカン・freee、月額コスト重視ならバクラクがおすすめ
- 法令対応しているか：電子帳簿保存法やインボイス制度対応は必須。JIIMA認証も確認を
経費精算システムはどのタイミングで導入すべき？
経費精算システムは、 申請や承認に時間がかかり始めたり、紙やExcel管理でミスが増えたタイミングが導入の目安 です。
従業員数が増えて処理量が増大し、経理の負担が限界に達した場合も検討しましょう。
特に申請漏れや承認遅れが目立つと、資金繰りや業務効率に悪影響が出ます。
早めにシステムを導入して自動化することで、ミス削減や作業時間の短縮が期待できます。
経費精算システムの無料／有料ツールの違い
無料ツールは初期費用がかからず導入しやすい反面、機能制限やサポート不足、セキュリティ面のリスク があります。
一方、有料ツールは領収書OCR、承認ワークフローの自動化、多言語対応など高度な機能を備えています。
企業規模や経費の複雑さに応じて、どこまで自動化・統制を求めるかで選択が分かれます。
経費精算システム導入前に整理しておくべきこと
導入前には 「現状の経費精算フローの可視化」と「課題の明確化」が必須 です。
誰が申請し、誰が承認し、どのタイミングで経理に渡るのか、現状の申請遅延やミスの原因を洗い出しましょう。
また、「領収書のデジタル化状況」や「承認ルートの複雑さ」「仮払いや立替の取り扱い方法」など、細かい運用ルールも整理しておくとスムーズです。
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経費精算に関するよくある質問
A
原則として領収書は必須ですが、紛失などやむを得ない場合は「紛失理由の申告書」を添付し、上長の承認を得る方法があります。ただし、税務調査で否認されるリスクがあるため、領収書の保管を徹底することが重要です。
A
申請遅れやルール違反があった場合は、まず本人に注意喚起し、再発防止のために教育やルール周知を強化します。悪質な場合は社内規定に基づく処分や経費不承認も検討します。
A
交通費は実費精算が基本で、往復の経路や料金の証明が必要です。交際費は支出目的の明確化と領収書の管理が重要で、税務上の上限規定にも注意が必要です。費目ごとに細かいルールを設定し、適正な精算を心がけましょう。
A
経理担当者は会社の経費を正確に処理し不正防止を行う役割があり、申請・承認・精算の管理を担当します。一方、個人事業主は自分で経費を記録し節税につなげるため、経費の判断と帳簿管理を自ら行う点が異なります。
まとめ
経費精算は、単なるお金の払い戻しではなく、会社の信頼性や節税、経営判断にも関わる重要な業務です。
特に、領収書紛失時の対応や自宅兼事務所の按分ルールなど、現場で迷いやすい“グレーゾーン”への明確な対応がトラブル防止のカギとなります。
最近ではインボイス制度や電子帳簿保存法への対応も必須となり、紙からデジタルへの移行が進んでいます。
スマホ申請やAI-OCRによる自動化など、従業員の手間を減らす工夫も精算精度を高める一助です。
精算を「経理任せ」にせず、全社的な業務改善としてとらえる視点が、今後ますます重要になっていくでしょう。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
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