経費精算とは？やり方・業務フロー・申請の流れ・経理の仕事内容を解説

経費精算とは？

経費精算とは、業務に必要な 経費を従業員が立て替えて支払った場合に、その立て替え分を会社が払い戻すことです。

経費として申請できるのは、会社の業務に関係する支出に限られており、基本的に領収書またはレシートを添える必要があります。

たとえば、取引先を訪問する際にかかった交通費や、出張で発生した宿泊費などは、経費精算の対象となります。
経費精算システムで業務効率化＆人件費削減

経費精算書とは？

経費の精算に使う書類

経費精算書とは、従業員が一時的に立て替えて支払った経費を会社が精算するために使う書類です。

会社によっては経費精算書の書式が複数種あり、用途に応じて使い分けます。

 経費精算書の種類

経費精算所は、大きく 5種類あります。

▶経費精算システムで精算書作成を自動化！

経費精算の基礎知識

経費精算には領収書が必要

経費精算を行うには、原則として領収書が必要です。

架空の経費精算など、従業員の不正を防ぐ必要があるためです。

また領収書は、 法人税法で7年間の保存期間が義務付けられている点でも、必ず保存しておく必要があります。

経費の使用目的・人数に関する情報が必要

食事会など、複数人で経費を使う機会があった場合は、用途や人数に関する情報も申告する必要があります。

たとえば、取引先との接待で飲食店に行った場合、「開催日・相手先の会社名・代表者名の氏名・参加者人数・飲食費・飲食店の名称と住所」などが必要です。

経費精算は節税につながる？

法人税の金額は、益金から損金（会社の費用や損失）の額を引いた所得に税率を掛けて求めます。

経費精算した金額は損金として処理されるため、経費精算のトータル金額が多いほど課税対象となる所得も下がり、税金が安くなります。

つまり、業務に関する出費を なるべく経費として計上することで、節税効果が高まるということです。

経費精算と会計の関係

企業の会計には「財務会計」「管理会計」「税務会計」の3つがあり、 適切な経費精算は節税だけでなく、財務会計や管理会計にとっても重要なことです。

たとえば、銀行は財務諸表をもとに企業への融資条件を決めるため、適切な経費精算をすることで融資・投資を受けやすくなります。

また、経営者は会計情報をもとに経営戦略を考えるため、経営状況を正確に把握して会社成を長させるためにも、経費を適切に計上する必要があります。
 

経費精算の関連書類は原則7年間の保存が必要

経費精算に関係する領収書などの書類は、「7年間の保存」が法人税法によって義務付けられています。

また、欠損金の繰越がある事業年度に関しては、10年間の保存が定められています。

そのため、経費精算の 処理が終わったあとも、領収書は厳重に保存しておきましょう 。

経費申請と経費精算の違い

「経費申請」とは、経費精算をするために立替分の金額を会社に申請することで、 経費精算プロセスの一部と捉えられます。

経費申請では、購入後に領収書やレシートを添付して、実際に支払った金額の申請を実施するのが一般的です。

▶経費精算システムで業務効率化＆人件費削減！

経費と費用の違い

費用は会社が支出したすべてのコストを指し、経費は費用のうち「業務上必要で売り上げにつながる支出」を指します。

つまり 経費は、「費用の一部に含まれる」というイメージです。

なお、財務会計では、「収益」から「費用」を引いて「利益」を求めます。（収益-費用＝利益）

費用は「固定費」と「変動費」の2種類

経費の対象になる項目とならない項目

経費になるかどうかは「仕訳」で判断

出費が経費として認められるかどうかは、「仕訳」で判断します。

仕訳とは、事業運営する中で発生する お金の動きを、勘定科目を用いて借方と貸方に分ける作業です。

なお、勘定科目とは、事業運営で発生した取引の資産や費用の動きを記録するために使われる、分類項目を指します。

​​​​経費の対象になる項目

経費の対象となるのは 「売上につながる出費」 です。

そのため、「事業運営に必要かどうか」で経費に含まれるか判断されます。

 

項目	概要
消耗品費	取得価額が10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満のものの購入費用 文房具やコピー用紙など、業務の進行に必要な消耗品
旅費	業務上で発生した交通費や、出張・外出にかかる費用
新聞図書費	業務に必要な書籍や新聞などの費用
研修費	社内研修や外部のセミナー参加費用
通信費	電話料金、インターネット関連費用（回線使用料など） はがき代、切手代
交際費	社外の人との飲食費、贈答品購入費 取引先との交流（ゴルフなど）にかかる費用 ご祝儀、お悔やみなどの祝電にかかる費用
接待飲食費	取引先の接待のための飲食費 （社内の飲み会等の費用は該当しない）
会議費	1人当たり5,000円以内の飲食代 会議のためのお茶・菓子・手土産代
福利厚生費	社員の関係円滑化のためのイベント開催費用 社員旅行費用 従業員全員を対象にした慰労会などにかかった費用

 

経費の対象にならない項目

プライベートな食事代や旅行費用、私物の購入費用など 個人的に使った支出は経費精算の対象になりません 。

経費となるのは、あくまで「売上につながる出費」なので、プライベートの支出とは分けて考える必要があります。

また、法人税や住民税、事業税などは、企業の利益にかかる税金なので、そもそも経費に該当しないと考えましょう。

   

個人事業主が経費にできる項目は？

 

【経費精算のやり方マニュアル】流れ・業務フロー

経費精算のフローを自動化！

経費精算における経理の仕事内容

経費精算における経費精算担当者の主な業務は、社員から提出された 領収書や精算書類の確認です。

「支出内容に問題はないか」「精算する金額は正しいか」「社内の決裁を正しく受けているか」といった点をチェックします。

また、経費精算担当者が支払の担当も兼ねている場合は、銀行振込など社員への支払い手続きも行います。

経費精算システムで業務効率化＆人件費削減！

経費精算書の書き方

経費精算書に決まった形式はなく、 会社ごとに書類の名称やフォーマットが異なります。

精算書や申請書を紙ベースで運用する際は、「日付」や「ハンコの有無」を必ずチェックされるため、注意が必要です。

立替経費精算書の書き方例

立替経費精算書に必要な項目は以下の8点です。

1. 申請日
2. 申請者名
3. 支払日
4. 支払先
5. 支払った内容
6. 支払った金額
7. 備考欄
8. 承認欄

経費の用途によって勘定科目も異なるため、取引先の接待などをした場合は、取引先名や参加人数といった情報も備考欄に記載しておきましょう。

また、経費精算をスムーズにするため、 詳細な事項は別紙を添付したり、項目を増やしたりするのもおすすめです。

 交通費精算書の書き方例

交通費精算書に必要な項目は以下の9点です。

1. 申請日
2. 申請者名
3. 支払日
4. 交通手段（電車、タクシーなど）
5. 利用した区間
6. 目的
7. 金額
8. 備考欄
9. 承認欄

交通費精算では、 「定期区間を除外しているか」「故意に料金の高いルートで申請していないか」などを確認しましょう。
経費精算の業務効率化＆人件費削減！

経費精算で重要なポイント

精算書類が先か、お金の支払いが先か？

会社によっては、精算書等の決裁が済んでいない状態でも、領収書をもとに支払いをするケースがあります。

ただし、基本的には 精算書類がすべて出来上がり、承認が完了してから支払うのが一般的です。

経費精算はどのくらいの頻度で行う？

経費精算は、 月に1回締め日を設けて、給料と一緒に払い戻し分の金額を振込むのが一般的 です。

なお、月末を締め日にすると、月末に使った経費の精算が間に合わない可能性もあるので、締め日は翌月に設定するのが望ましいです。

また、基本的に決算年度をまたぐと支出を経費精算できないため、決算月付近は期限に注意しましょう。

経理担当者が変わってもわかるように、伝票に記載する

自分だけがわかるやり方で伝票を記載すると、引き継ぎがあった際に後任者が困ってしまいます。

伝票の記載は、 他の人が引き継いでもわかりやすい方法をとりましょう。

摘要欄を活用したり、空いているスペースに詳細を書き込むなど、誰が見てもわかるように工夫しておくのが理想です。

所得税の関係上、給与と経費はともに処理しない

経費精算における主な支払方法は、「現金払い」と「口座振込」の2種類です。

払い戻し分の金額を給与と一緒に振り込むケースもありますが、給与には所得税などが課税されるため、ミスが起きると返金分にも課税してしまうリスクがあります。

課税額のミスを予防するためにも、 経費精算の支払いは給与振込と分けるのが望ましいです。

旅費規程を作ることで所得税の節税になる

旅費規程とは、交通費や宿泊費、日当の金額など、社内における旅費の扱い方を事前に決めたものです。

旅費規程を策定することで、日当は非課税科目となるため、結果的に所得税の節税につながります。
経費精算システムの導入相談はこちら

経費精算業務における課題

膨大な書類を管理する必要がある

経費精算では、申請書類や添付資料など、膨大な量の書類やデータを取り扱うため、 書類管理の業務負担が大きくなりがちです。

また、経費精算書の領収書は最低7年間保存する義務があるため、あとから見返せるようにしておく必要もあります。

すべての書類を紙媒体で管理するのは非効率なので、経費管理のシステムなどを活用しながら、電子データで保存するとよいでしょう。

人的ミスが発生するリスク

経費精算の書類は手作業で行われるため、人件費の増大や人的ミスの発生リスクなども課題です。

書類の不備によって差し戻しになったり、承認後ミスに気づき一からやり直したりすると、無駄な工数が増えてしまいます。

申請スムーズに行い、業務の生産性を高めるには、申請初期段階でのダブルチェックなど、 ミス防止に繋がる体制の構築が必要です。

経理担当者の負担

経費精算は申請・承認作業が多く、 経理担当者の業務負担が増大しやすい点も課題です。

申請に関する指導や質問対応、期日厳守の呼びかけなども発生するため、締切り前は特に、経理担当に業務負担がしわ寄せされてしまいます。

そのため、申請フローのシステム化など、経理担当者の業務効率をいかに改善するかが重要となります。

▶経費精算のお悩みを解決！経費精算システムを検討中の方はこちら

会社の経費精算を効率的に行う方法

経費精算業務をアウトソースする

経費精算を効率化したい場合、社外の専門業者に業務委託する方法があります。

費用は発生しますが、経理業務の負担軽減や人件費の削減など、メリットも大きいです。

また、委託先は経理業務のプロ集団なので、 質の高い業務が担保されている点も魅力です。

経費精算システムを導入する

経費精算システムとは、諸経費の申請・承認・管理など、 企業における経費精算を自動化できるシステムです。

サービスによっては、社内の状況や経費ルールにあわせて搭載機能・仕様をカスタマイズできます。

経理担当に属人化されていた業務を切り離し、大幅な工数削減・業務効率化を実現することが可能です。

経費精算システムの仕組み

経費精算システムを導入すると、 社員一人ひとりに個別のアカウントが付与されます。

各自、PCやスマホから自身のアカウントにログインすることで、経費を申請できる仕組みです。

なお、経理担当者側は、管理者権限のあるアカウントでログインすることで、申請内容の確認や承認をシステム上で完結できます。

▶【無料】自社に合った経費精算システムをプロに相談！

経費精算システムのメリット

データ入力の手間が省ける

経費精算システムを導入することで、経費精算の際に必要なデータ入力を自動化できます。

データ入力の手間がなくなることで、作業時間が大幅に短縮するため、 業務の効率化や人件費の削減が実現します。

   

申請・承認をスムーズに行える

経費精算システムは、経費精算における申請・承認フローの円滑化にも寄与します。

PCやスマホから、経費申請や差し戻し対応ができるため、紙の申請書でやり取りする手間や時間を省略 できます。

また、ワークフロー機能を使えば、承認フローもWeb上で全て完結するため、確認漏れや承認の遅延も防止されるでしょう。

経理の業務フローを効率化できる

経費精算システムを導入することで、経理業務の効率化も実現します。

たとえば、 経費申請時に自動で勘定科目が仕分けされる機能によって、記帳業務の負担が軽減 されます。

また、ファームバンキングデータの自動作成機能を使えば、振り込みの業務の効率化も可能です。

ペーパーレス化を推進できる

経費精算システムは、ペーパーレス化の推進にも効果的です。

領収書の電子保存機能を使えば、 領収書の写真を撮影・アップロードするだけで電子帳簿保存法に則って保管されます 。

また、日付や項目でデータを検索できるので、申請書類のファイリングも不要になります。

作業ミスを低減できる

経費精算システムを活用することで、作業ミスの低減にもつながります。

申請書への手書き記入やエクセルへの手入力では、作業ミスによる会計の不一致が起こりがちです。

一方、 経費精算システムの場合は基本的に自動入力なので、不備が生じにくい です。

不正な経費申請を防止できる

経費精算システムを導入することで、不正な経費申請を防止することも可能です。

ICカードやクレジットカード等が連携されているため、 不正な支出があった場合はリアルタイムに検出 されます。

さらに、大半のシステムは経路検索ソフトとも連携できるので、不正なルートや過剰請求なども防止できます。
自社に合うシステムをプロに相談！

経費精算システムのデメリット

システム導入費・利用料がかかる

経費精算システムのデメリットとして、導入コスト・運用コストがかかる点が挙げられます。

クラウド型の場合、従業員が多いほど月額料金が高くなるので、予算や費用対効果を考慮して導入を検討しましょう。

また、 システムのバージョンアップや保守、サポートに別途費用が発生することもある ため、事前に確認が必要です。

担当者に知識が身につかない

経費精算システムを導入することで、担当者が経理の知識を習得しにくくなるという懸念もあります。

仕訳や領収書の管理などが自動化され、業務において専門知識を使う機会が減少するためです。

システムを活用しつつも、 研修などを徹底し、担当者が税務対応などの基礎知識を身につけられる環境を整えましょう。

従業員だけで運用できるまで時間がかかる

初めて経費精算システムを導入する場合、従業員が使いこなせるようになるまで時間がかかってしまうケースがあります。

操作が難しいシステムを導入すると、申請の際にミスが発生しやすくなり、 かえって業務が非効率になってしまう可能性があるため、注意が必要です。

デメリットへの対策

使いやすさを重視する

経費精算システムの社内浸透を早めるには、従業員が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

特に、 「直感的に操作できるかどうか」「画面の見やすさ」といった点を重視することで、申請時のミスを防止できるため、スムーズに運用できる可能性が高まります。

事前準備を行う

経費精算システムを導入する際は、あらかじめ利用目的を明確化しておくことが重視です。

目的がはっきりしていないと自社に合うシステムがどれか判断できず、思うような効果を得られなくなってしまいます。

事前に 「解決したい課題」を洗い出し、自社に合った仕様や必要な機能などを検討しましょう。

▶【無料】自社に合った経費精算システムをプロに相談！

経費精算に関するよくある質問

まとめ

経費精算とは、社員が一時的に立て替えた経費を払い戻す業務です。

経費精算では、申請書類の確認や承認など、様々な業務フローが発生するため、経理担当者の負担が増大しやすいという課題があります。

経理担当の生産性を向上させ、人件費削減などを実現したい場合は、経費精算システムを活用し、業務効率化を図るのがおすすめです。

▶【無料】自社に合った経費精算システムをプロに相談！