「無料や安く使えるおすすめシステムはある？」
「経費精算システムのメリット・デメリットは何？」
経費精算システムは、従業員が業務で立て替えた費用をスムーズに申請・承認し、会社が正確に処理するための便利なツールです。
しかし、自社に合った経費精算システムはどれか、無料や低価格のものはあるのか、メリット・デメリットを理解したうえで選びたいと悩む企業も多いでしょう。
本記事では、経費精算システムの基本的な仕組みや法制度対応、おすすめサービスの比較、選び方のポイントをわかりやすく解説します。
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目次
経費精算システムとは？
経費精算システムとは「経費処理を自動化するシステム」
経費精算システムとは、 出張費や備品購入などの立替経費を、社員がスムーズに申請し、企業側が効率的に精算できるようにするツール です。
交通系ICカードやレシートの読み取り機能、クレジットカード明細との自動連携など、手入力の手間を減らす機能が充実しています。
特に、申請・承認フローが属人化しやすい中小企業においては、「誰が・どこまで確認したか」を可視化することで、トラブルや二重申請の防止にも効果的です。
経費精算システムと会計システムの違いは役割
経費精算システムと会計システムは似ているようで役割が異なります。
経費精算は「社員から会社への立替金の精算処理」が主で、申請〜承認〜振込までの流れを効率化します。
一方、 会計システムは「仕訳帳の作成」や「決算処理」といった財務管理が目的 です。
なお、最近はAPI連携によって、経費精算データを会計システムへ自動反映できる製品もあり、経理部門の二重入力の手間を省くのに役立ちます。
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経費精算とは？徹底解説！やり方・注意点・効率化まで1記事で理解
経費精算の基本的な流れや対象となる費用項目はもちろん、最新制度への対応策や社内ルール作りのコツまで、実務に役立つ情報をわかりやすく解説
詳しくはこちら経費精算システムと法制度の関係
電子帳簿保存法とは？対応しないリスク
電子帳簿保存法は、 領収書や帳簿の電子保存を認める代わりに、厳格な保存要件を課す制度 です。
この制度に対応せず従来の運用を続けた場合、紙での保管作業が煩雑になるだけでなく、税務調査時に帳簿が否認されるリスクも生じます。
特に2022年の法改正以降、スマートフォンで撮影した証憑の保存も認められるようになりましたが、「タイムスタンプの付与」や「検索機能の確保」など、意外と見落とされやすい要件にも注意が必要です。
保存要件を満たさない形で電子化を進めると、結果的に法令違反となる可能性があるため、システム選定時には対応機能の確認が欠かせません。
インボイス制度がもたらす経費精算への影響
インボイス制度では、仕入税額控除を受けるには「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になります。
これにより、 経費精算においても、領収書がインボイスに該当するかを確認・記録する手間が発生 します。
特に、個人タクシーや小規模飲食店のレシートなどは、インボイスかどうかが不明確なケースが多く、経理担当者の負担が増大する大きな要因です。
インボイス制度に対応済みの精算システムであれば、領収書のOCR読み取りで自動的にインボイス番号を抽出・記録し、非対応領収書にはアラートを表示するなど、業務の自動化とリスク回避に役立ちます。
制度対応に必要な経費精算システムの機能
法制度への対応には、経費精算システムに次の3つの機能が求められます。
- 電子帳簿保存法に準拠する「タイムスタンプの自動付与」「訂正・削除履歴の記録機能」
- インボイス対応として「登録番号の自動読み取り」「適格請求書かどうかの判定機能」
- 税務調査に備えた「高い検索性」たとえば日付・金額・取引先で迅速に検索できる設計
意外と見落とされやすいのが、上記機能が外部委託先の経費にも適用できるかどうかです。全社の運用を想定したシステム設計が重要になります。
経費精算システムの選び方・比較ポイント
- 自社の精算ルールに沿ったカスタマイズができるかを確認する
- 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているかは法令順守の観点で必須
- スマホやICカードでの申請・承認に対応しているかで現場の利便性が大きく変わる
- 会計システムやクラウド給与ソフトとの連携が可能かを事前にチェック
- 承認フローの柔軟性（部署・金額別の設定など）が運用負担を左右する
- 経費の不正申請を防ぐアラート機能や自動チェック機能の有無も見逃せない
- 運用コスト（初期費用・月額費用）とサポート体制のバランスを総合的に比較する
経費精算システムを選ぶ際、 最も重要なのは自社の業務ルールに合った柔軟なカスタマイズ性 です。
多くの企業は部署や職位ごとに承認フローや経費規定が異なるため、標準仕様だけでは運用が難しい場合があります。
例えば、特定金額以上の申請には複数承認が必要になるケースや、出張手当の算出方法を細かく設定できるかが鍵となります。
また、法令対応（電子帳簿保存法・インボイス制度）をしっかりサポートしてくれるかも見逃せません。
システムが自社の承認ルールや法令対応を自動判定し、違反申請を未然に防ぐ機能があるかを確認しましょう。
業種別：経費精算システムおすすめ15選一覧
流通・サービス業/複数店舗向け経費精算システム
| システム名 | バクラク経費精算 | Concur Expense | 経費BANK | rakumoケイヒ | Staple | HRMOS経費 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | AIが領収書をまとめて秒速処理し、手入力を大幅削減。多店舗経営にも対応 | 経費精算を限りなくゼロにすることを目指す。「5つのレス」（ペーパーレス、キャッシュレス、承認レス、入力レス、運用レス）で効率化 | 月額3,300円（税込）から利用できる業界最安水準。中小企業に最適。申請から振込までワンストップ | Google Workspaceとの連携を強み。スケジューラー連携で交通費精算が便利に | 法人カードと経費精算を統合した革新的なサービス。経費立替や精算作業を限りなくゼロにすることを目指す | 20年以上の経験を持つ経理業務を熟知したシステム。初期費用無料。経費申請から支払処理まで電子化・一元管理 |
| AI-OCR | 最大100枚の領収書を同時にデータ化。内訳入力も自動化 | ExpenseItによる領収書読取 | スマホで領収書を撮るだけでAI-OCRが自動入力、原本保管不要 | 領収書・レシートの自動読取り（AI OCR機能） | 標準搭載のAI OCRにより、レシート情報を自動データ化 | 領収書AI-OCR機能 |
| 主要連携 | 法人カード（三井住友、JCBなど）、交通系ICカード。会計ソフト（freee会計など）連携。Slack通知連携 | 法人カード、交通系ICカード（Suicaサーバー連携も可能）。QRコード決済アプリ、ホテル手配、タクシー配車など連携 | クレジットカード、交通系ICカード（Suica/PASMO、モバイルSuica/PASMO）連携。駅すぱあと連携。LINE WORKS連携。主要会計ソフトと連携実績あり | Google Workspace連携（ユーザー管理、Googleドライブなど）。rakumoワークフロー、rakumoカレンダー連携。NAVITIME連携 | Stapleカード（VISAブランド）による決済連携。交通系ICカード読取。Microsoft Teams、Oracle NetSuiteとシームレス統合 | クレジットカード、ICカード連携。駅すぱあと、Amazonビジネス連携。60種以上の会計システムと連携実績あり |
| 法令対応 | 電子帳簿保存法に認定タイムスタンプ付与で対応（原本不要）。インボイス制度対応（税率・登録番号判定、事業者番号自動判定） | 電子帳簿保存法に対応（ペーパーレス化推進）。インボイス制度に対応（登録番号記入欄を標準用意） | 電子帳簿保存法に標準対応（JIIMA認証取得）。インボイス制度対応（登録番号チェック、仕入税額控除対象の区別） | 電子帳簿保存法に対応（オプション対応）。インボイス制度に対応（受領者側の業務スムーズ化） | 電子帳簿保存法に対応 | 電子帳簿保存法に完全対応。インボイス制度対応。税理士法人監修 |
| 料金(税込) | 3万3,000円〜（年間契約） | 要問い合わせ | 3万9,600円〜 （10ID単位/年間契約） |
月額1ユーザー330円 | 月額1ユーザー660円 30日間無料お試しあり |
月額3万1,900円～ 月額費用は利用者数で変動 |
| 強み | 導入社数 1万5,000社以上、サービス継続率99%以上。経理業務の作業量75%削減事例あり。サポート満足度97% | ITreview経費精算部門 2023年Leader受賞、満足度No.1。不正検知や監査機能でガバナンス強化。スマホからの申請・承認可能 | 作業時間約80%削減、費用約67%削減事例あり。導入社数2,000社突破。充実したサポート体制 | マニュアル不要で直感的に使えるシンプルな画面。交通費の定期券区間控除で自動計算 | リアルタイムで経費を確認。ポリシー管理や条件付き承認ワークフローでガバナンス強化。「グッドデザイン賞」受賞。サービス継続率99%以上 | 入力制御・エラーチェックで差し戻し激減。小口現金廃止、ペーパーレス化推進。充実のサポート体制（選定から運用まで伴走、回数無制限サポート） |
| おすすめ 企業 |
量の領収書をAIでまとめて秒速処理し、経理業務の工数を大幅に削減したい企業 | 経費精算の「自動化」を究極まで追求し、「経費精算のない世界」を目指したい大企業やグローバル企業 | 中小企業に特化し、業界最安水準の料金で、高機能な経費精算システムを導入したい企業 | Google Workspaceを既に導入しており、その環境を拡張して交通費精算・経費精算を圧倒的に楽にしたい企業 | 法人カードと経費精算を統合し、キャッシュレス・ペーパーレスを推進して経費立替や精算作業を限りなくゼロにしたい企業 | 入力制御やエラーチェック機能により申請ミスの差し戻しを激減させたい企業 |
バクラク経費精算
バクラク経費精算は、 AIが領収書を自動で読み取り、手入力の手間を大きく減らせるクラウド型の経費精算システム です。
最大100枚の領収書を一括データ化し、重複チェックやインボイス要件の自動判定にも対応しています。
法人カードやICカードとの連携、会計ソフトとの自動連携も可能で、複数店舗の小口現金精算を効率化できます。
導入1万5,000社以上、継続率99%超と実績も豊富
【無料】お問い合わせはこちらConcur Expense
Concur Expense（コンカー・エクスペンス）は、 SAPが提供する世界的に有名なクラウド型経費精算システム です。
法人カードや交通系ICカードの連携により支払情報を自動取得でき、申請の手間を大幅に軽減します。
電子帳簿保存法やインボイス制度にも完全対応しており、監査ログや不正検知機能でガバナンス強化も実現できます。
スマホアプリからの申請・承認もスムーズで、「承認レス・入力レス・運用レス」など5つのレスを掲げる業務効率化が魅力です。
経費BANK
経費BANKは、 月額3,300円（税込）から始められるコスパ重視のクラウド経費精算システム です。
スマホで領収書を撮影するだけで、AI-OCRが内容を自動で読み取り、申請作業をサポートします。
交通系ICカードやクレジットカードとも連携し、データの自動取り込みが可能です。
電子帳簿保存法・インボイス制度に標準対応しており、中小企業でも安心して導入できます。
rakumoケイヒ
rakumoケイヒは、 Google Workspaceとの親和性が高い経費精算システム です。
Googleカレンダーと連携すれば、予定に基づいて交通費を自動算出できるため、移動経費の申請ミスを防ぎます。
rakumoワークフローとの統合により、承認フローもスムーズ。シンプルな画面設計で誰でも直感的に操作可能です。
電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応し、月額330円/人（税込）・初期費用無料という手頃な価格も魅力です。
Staple
Staple（ステイプル）は、 法人カードと経費精算を一体化した新しいタイプのサービス です。
支払いから申請・承認、会計連携までがワンストップで行え、立替精算の手間をゼロに近づけます。
AI-OCRでレシートを自動で読み取り、申請ミスを防止。リアルタイムでの経費確認やカード制限機能もあり、セキュリティ面も安心です。
電子帳簿保存法対応、Microsoft Teams連携も可能で、スマートな経費管理が実現できます。
HRMOS経費
HRMOS経費は、 人事・労務領域で実績のあるHRMOSシリーズの経費精算システム です。
初期費用無料・月額定額制で導入しやすく、クレジットカードやICカード、AI-OCRなどの自動化機能を活用して、入力ミスや確認漏れを減らします。
電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応しているほか、導入から運用までの手厚いサポートも魅力です。
60種類以上の会計ソフトと連携実績があり、仕訳も自動化可能
IT/スタートアップ企業向け経費精算システム
| システム名 | マネーフォワード クラウド経費 |
freee支出管理 | ジョブカン経費精算 | ビズトラ | ジンジャー経費 |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 申請から経理処理まで効率化、入力自動化機能が充実 | 会社の支払いをまとめて管理、AI活用による自動処理 | 経費精算時間を約1/10に削減、シンプルで使いやすい | 無料で利用可能、ユーザー数無制限。シンプルな設計 | ペーパーレスで申請から振込まで完結、人事労務システム連携が強み |
| 法令対応 | 国内第1号で法的要件認証を取得、電子取引ソフト認証も取得 | シームレスに対応、LINE連携も電帳法対応 | 完全対応、タイムスタンプ機能あり | - (明確な記載なし) | しっかり対応、タイムスタンプ付与、OCR機能 |
| スマホ対応 | スマホアプリで申請・承認が完結 | スマホアプリなら最短1.5秒で申請完了 | スマホでレシート撮影・添付・申請・承認 | - (明確な記載なし) | PC・スマホから各種申請・承認可能 |
| 領収書読み取り データ連携 |
クレジットカード・ICカード明細自動取得、OCR/オペレーター入力 | AI-OCRで手入力なし、「魔法スキャン」。法人カード無料発行で立替ゼロ | ICカード読取、乗換案内連携 | 申請データを会計ソフトと連携 | AI-OCRで領収書・ICカード情報読み取り。クレジットカード連携 |
| 料金(税込) | 50名以下：月額2,728円〜(年払い) | 月額5,478円〜（年払い/サービスによる） | 月額1ユーザー440円 | 無料（広告非表示オプションは別途有料） | 初期費用+月額330円/ID〜（サービスと利用者数による） |
| 特記事項 | マネーフォワード ビジネスカード連携で立替不要。ITreview Leader 25期連続受賞 | 会計ソフト変更不要で利用可。請求書受取代行サービス「受取請求書アシスト」提供 | シリーズ累計導入実績25万社以上 | AI Travel提供、出張手配機能近日リリース。無料のため機能カスタマイズ不可 | 導入社数 1万8,000社以上、人事労務システム「ジンジャー」と連携で人事関連業務全体を効率化 |
| おすすめ 企業 |
クレジットカードや電子マネーの明細を自動取得し、経費登録の自動化を徹底したい企業 | 経費精算だけでなく、請求書処理、小口現金、法人カード支払いなど、会社で支払うお金すべてをまとめて管理し、業務を自動化したい企業 | シンプルで使いやすいデザインと、業界最安クラスの料金プランを重視する企業 | 無料で経費精算システムを導入したい中小企業。利用ユーザー数が無制限で、社員数が増えても追加コストを気にせず利用したい企業 | 申請から承認、仕訳処理から振込データの作成までを一元管理し、ペーパーレスで経費精算を完結したい企業 |
マネーフォワードクラウド経費
マネーフォワード クラウド経費は、 申請から承認、経理処理までを効率化できるクラウド型経費精算システム です。
交通系ICカードや法人カードの明細を自動取得し、領収書はAI-OCRまたはオペレーター入力でデータ化されるため、入力作業を最小限に抑えられます。
電子帳簿保存法の法的認証も国内初で取得済みで、ペーパーレス対応も安心。スマホアプリも使いやすく、外出先でも処理が可能です。
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freee支出管理
freee支出管理は、 経費精算や請求処理、カード支払いなどを一括で管理できるオールインワン型システム です。
AI-OCRとスマホアプリで1.5秒申請が可能で、LINE・Slackからの申請もできるため、フレキシブルな働き方に適しています。
法人カードの無料発行で立替ゼロ化も実現でき、キャッシュレス化を進めたいスタートアップに好まれています。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しており、法令順守も万全
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、 クラウド上で経費の申請・承認・仕訳処理までを一括管理できるシステム です。
スマホでレシートを撮影し、そのまま申請可能で、乗換案内やICカードと連携して交通費の入力もスムーズになります。
電子帳簿保存法やインボイス制度にも完全対応しており、紙の管理を不要にできます。
ビズトラ
ビズトラは、 ユーザー数無制限・無料で使える経費精算ツール で、少人数〜成長途中のスタートアップに最適です。
交通費精算に特化したシンプルな設計で、スマホやPCから直感的に操作可能です。
会計ソフトとの連携やデータ出力機能も備えており、Excelによる手作業からの脱却を支援します。
今後は出張手配との統合機能も予定されており、移動の多いIT企業にとってさらに使いやすいツールとなるでしょう。
ジンジャー経費
ジンジャー経費は、 経費申請から承認、仕訳、振込データ作成までをクラウドで完結できるサービス です。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応し、OCR機能やタイムスタンプ機能で原本保管の手間も不要になります。
また、人事・労務管理システム「ジンジャー」シリーズとの連携により、従業員情報を一元管理できる点も大きな強みです。
製造業/中小企業向け経費精算システム
| システム名 | 楽楽精算 | TOKIUM経費精算 | Spendia | MAJOR FLOW 経費精算 |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 累計導入社数No.1の実績、高いカスタマイズ性で現在の運用に合わせやすい | スマホ一つで完結し、領収書の原本突合・保管まで代行。利用アカウント数無制限 | 大手企業特有の複雑な経費規定や承認プロセスにも柔軟に対応。TIS提供で安心 | パナソニックグループ25年以上の実績とノウハウ、経理業務を幅広くサポート |
| 法令対応 | 電子帳簿保存法・インボイス制度にJIIMA認証で完全対応。法改正後も安心 | JIIMA認証取得済みで電子帳簿保存法に完全対応、タイムスタンプ機能も標準装備 | インボイス制度・電子帳簿保存法にしっかり対応 | 書類の保管作業や場所が不要になることで、法的な書類保存の課題解決に貢献 |
| スマホ対応 | スマホアプリで領収書撮影・申請・承認が完結 | スマホ一つで経費精算が完結、最短1タップで承認も可能 | スマートフォンでも簡単操作、いつでもどこからでも申請・承認が可能 | 申請時の入力サポート機能あり。PC・スマホからの申請・承認に対応 [ご提供情報] |
| 領収書読み取り データ連携 |
AI-OCRで領収書を自動データ化、交通系ICカード取込、クレジットカード連携。会計ソフト連携 | 99%以上の精度で領収書をデータ化、交通系ICカードやモバイルICカード明細を自動取得。36種類以上の会計システムと連携実績 | 経路検索や定期区間の自動控除、自動仕訳・システム連携機能 | 各種カード連携、乗換案内連携。会計システムに合わせて仕訳データやFBデータを自動生成 |
| サポート体制 | サポート満足度94% の手厚いサポート体制。専任担当が導入から運用後まで伴走 | 導入時、導入後の充実したサポート。専任サポートがマスタ設定などを代行。全社員がサポート窓口を利用可能 | 経費精算業務のIT支援実績が豊富、連携・導入・サポートまで一貫して支援 | パナソニックグループの実績とノウハウ による信頼性。無料トライアル時のサポートも充実 |
| 料金(税込) | 初期11万円＋月額3万3,000円～（従業員数に応じて変動） | 初期費用＋基本利用料：月額1万円1,000円〜＋従量課金制（領収書の件数に基づく） | お客様の利用シーンに応じたプランを提供（具体的な料金は要問い合わせ） | 初期5万5,000円＋月額3万3,000円＋オプションなど |
| 特記事項 | 「デロイト トーマツ ミック経済研究所」の調査で累計導入社数No.1。汎用ワークフロー機能で経費精算以外の申請も一元化可能 | 領収書原本の点検・保管まで代行することで、経費精算時間を約1/10に削減。36種類以上の会計システム・ERPとの連携実績 | 生成AI連携で業務効率化（プレスリリース発表）。大手・グループ企業向けの豊富な分析・管理機能 | パナソニックグループの実績とノウハウ。シリーズ製品としてワークフローシステムや勤怠管理も提供。アドオン開発キットで追加開発も可能（パッケージ版） |
| おすすめ 企業 |
累計導入社数No.1の実績を重視し、多くの企業に選ばれている安定したシステムを導入したい企 | 領収書の撮影からデータ化、原本の点検・保管までを一括して代行してもらい、経費精算に関わるすべての人員の負担を大幅に軽減したい企業 | 日本大手企業特有の複雑な経費規程や部署・グループ会社ごとの承認プロセスルールに柔軟に対応できるシステムを探している企 | 既存の会計システムとの連携を重視し、経費精算だけでなく、請求書の支払処理や振替伝票を用いた仕訳修正まで幅広く経理業務をサポートしたい企業 |
楽楽精算
楽楽精算は、 累計導入社数No.1の実績を誇るクラウド型経費精算システム です。
領収書はスマホ撮影でAI-OCRが自動データ化し、手入力を大幅に削減。交通系ICカードの自動取込や定期区間控除機能も備えており、経費精算の時短に貢献します。
柔軟なカスタマイズ性と充実したサポートで、製造業など業務が煩雑な企業にも最適です。
TOKIUM経費精算
TOKIUM経費精算は、 領収書の撮影だけで精算が完結するクラウド型システム です。
99%以上の精度でデータ化され、原本の突合・保管もTOKIUMが代行するため、経理の負担を大幅に軽減できます。
利用アカウント数は無制限で、従業員が増えても追加費用なし。経費精算にかかる時間を約1/10に削減できるとされ、多忙な中小企業に最適です。
Spendia
Spendia（スペンディア）は、 複雑な経費規定や承認フローを柔軟に設定できる、大企業水準の高機能クラウド経費精算システム です。
スマホ操作で申請・承認が完結するため、製造現場や出張先でもスムーズに運用できます。
画面設計やワークフローの自由度が高く、部門ごとに細かくルールを設定可能です。
MAJORFLOW経費精算
MAJOR FLOW 経費精算は、 パナソニックグループのノウハウを活かした本格派の経費・支払管理システム です。
立替経費だけでなく請求書処理や振替伝票作成にも対応し、経理業務全体を幅広くカバーします。
既存システムとの連携・拡張性にも優れ、製造業の基幹業務に柔軟に組み込める点も魅力です。
経費精算システムのメリット・デメリット
経費精算システムのメリット
- 経費申請から承認までのプロセスを自動化し業務効率を大幅に向上させる
- スマホやPCからいつでもどこでも申請でき申請漏れや遅延を減らす
- 電子帳簿保存法やインボイス制度など法制度への対応を容易にする
- 不正申請を検知する自動チェック機能で経費の透明性を高める
- 会計システムと連携し二重入力や転記ミスを防止する
- 過去の申請データを簡単に検索分析でき経費削減の施策に活用できる
- 紙の領収書管理が不要になり保管コストと紛失リスクを削減する
経費精算システムの 最大のメリットは、申請から承認、振込までの一連の業務を自動化できる点 です。
紙やExcelによる手作業では、申請ミスや確認漏れ、転記ミスが頻発しやすく、経理担当者の負担も大きくなります。
システムを導入すれば、スマートフォンで領収書を撮影してすぐ申請でき、承認や仕訳も自動で処理されます。
これにより、業務の効率化だけでなく、経費精算のスピードと正確性を大きく向上させることが可能です。
経費精算システムのデメリット
- 初期導入費用や月額費用がかかり中小企業には負担になることがある
- システムに慣れるまで教育や運用ルール整備に時間と工数がかかる
- カスタマイズ性が低いシステムでは自社ルールに合わず運用が複雑になる
- スマホ撮影の画像認識精度が低いと手作業による修正が増える場合がある
- インターネット環境が必須で通信障害時には申請が滞るリスクがある
- 法改正や制度変更への対応が遅れると運用上の問題やリスクにつながる
- 社内の抵抗感やITリテラシーの差により定着が難しくなることがある
経費精算システムの 最大のデメリットは、導入や運用にコストと手間がかかること です。
システムによっては初期費用や月額料金が発生し、特に中小企業にとっては導入のハードルとなる場合があります。
また、従業員への操作教育や社内ルールの見直しも必要になり、慣れるまでに時間がかかるケースも少なくありません。
さらに、自社の承認フローに対応できないシステムを選んでしまうと、かえって運用が煩雑になるリスクもあります。
経費精算システムの導入が向いている企業
経費精算システムは、 申請数が多く、申請ルールや承認フローが複雑な企業に特に向いています 。
例えば、部署ごとに承認者が異なる会社や、出張や接待が多い営業組織では、紙やExcelでの管理が煩雑になりやすく、申請ミスや承認漏れも起きがちです。
また、拠点が複数ある企業では、申請書の郵送や確認に時間がかかるため、クラウド型の精算システムで効率化するメリットは大きいでしょう。
月100件以上の申請がある企業は、早めの導入がおすすめ
経費精算システムの導入が向いていない企業
経費精算システムは便利ですが、すべての企業に必要とは限りません。
例えば、 経費精算の件数が月に数件程度しかない小規模事業者や、社員数が10人未満で申請・承認が口頭で完結するような企業では、導入コストのほうが負担に なるケースがあります。
また、デジタル機器やクラウドの操作に不慣れな社員が多いと、システムがうまく定着しないこともあります。
手作業でも問題が起きていない企業は、導入の必要性を慎重に検討すべきです。
経費精算システムの費用・価格相場
経費精算システムの価格は、 1ユーザーあたり月300円〜800円程度が相場 です。
ただし、機能やサポート体制によって差が大きく、ワークフロー管理やインボイス対応、会計ソフト連携などを含めると月額5万円を超えるケースもあります。
また、見落としがちですが、初期設定費や導入支援費が別途発生するほか、API連携やカスタマイズを希望する場合は追加費用がかかることもあります。
費用は「何人で何をしたいか」によって変わるため、無料トライアルで見極めるのが重要です。
導入1万5,000社突破！バクラク経費精算
【無料】お問い合わせはこちら経費精算システムの導入成功事例
多店舗経営飲食店の小口現金管理をスマホ申請で一新
- 導入製品：バクラク経費精算／バクラク請求書受取
- 社名：株式会社アースフード
- 業種：宿泊業・飲食サービス
- 従業員数：100名〜499名
広島を拠点に多店舗を展開する飲食チェーンが、従来の煩雑な小口現金管理を見直すためにバクラク経費精算システムを導入しました。
手入力による作業負担や申請ミス、領収書管理の煩雑さが課題でしたが、 AI-OCRで高速かつ高精度な書類読み取りとスマホ完結の申請が現場に好評 です。
導入後は申請内容の確認や修正がすべてシステム上で完結し、業務効率が大幅に向上。電子帳簿保存法にも対応し、紙の保管コストも削減できています。
参考：多店舗経営飲食店の小口現金管理を一新。従業員はスマホ1つで申請が完結│バクラク公式サイト
バクラク導入で決算のスピードアップと迅速な意思決定を実現
- 導入製品：バクラク経費精算／バクラク請求書受取など
- 社名：株式会社タイミー
- 業種：情報通信業
- 従業員数：500名〜999名
成長スピードの速い企業では、コーポレート部門が事業拡大の先回りをし、バックオフィスの負担を軽減することが重要です。
株式会社タイミーは バクラク申請を導入し、稟議申請の進捗管理や権限管理を一新。スマホで簡単に経費申請できる仕組みで事業部の精神的負担も減少 しました。
さらに、AI-OCRにより領収書の自動読み取りも実現し、経理工数も大幅に削減。経費の消化率が可視化されたことで予算管理も効率化し、決算のスピードアップにもつながっています。
参考：コーポレートから成長を後押しする。事業部が全力投球するために選んだ先回り│バクラク公式サイト
経費精算システムの導入ステップ
-
STEP.1
現状の業務フローと課題の洗い出し
紙やExcelでどこがボトルネックになっているのか、申請〜承認〜仕訳までの流れを可視化します。承認フローが部署や役職ごとに違う場合は、細かく整理しておくことが重要です。
-
STEP.2
要件定義（何をシステム化したいか）
単に申請業務だけでなく、「領収書の電子保存」「インボイス判定」「会計ソフト連携」など、制度対応も含めた要件を洗い出します。出張申請や仮払なども必要ならここで明確にしておきましょう。
-
STEP.3
システムの比較・選定
候補となる複数のサービスを比較します。価格や機能だけでなく、「自社のルールに合う柔軟性があるか」「外部委託社員にも使わせやすいか」といった視点も見落とさないようにしましょう。
-
STEP.4
導入前テストと社内説明
いきなり全社導入せず、まずは一部部署でテスト運用するのが理想です。操作マニュアルやFAQを整備し、社内説明会を開いて“経費精算を変える理由”を丁寧に伝えることが定着の鍵となります。
-
STEP.5
本格運用と定着支援
正式リリース後も、最初の1〜2か月は問い合わせ対応やルール見直しの準備が必要です。特に、経理部門と現場担当の“運用感覚のズレ”をすり合わせることが、失敗しない導入のコツです。
まとめ
経費精算システムは、立替経費の申請から承認、会計連携までを一元化し、煩雑な手作業を大幅に削減できる便利な仕組みです。
電子帳簿保存法やインボイス制度などの法制度対応が求められる今、システム導入はますます必須になっています。
スマホ申請やAIによる領収書の読み取り、自動チェック機能を備えたツールは、業務効率化だけでなく、不正防止や監査リスクの軽減にも役立ちます。
手間とリスクを減らし、経理の未来を変える第一歩として、ぜひ経費精算システムの導入を検討してみてください。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
WizCloud編集部メンバーが執筆・更新しています。 Web関連、デジタル関連の最新情報から、店舗やオフィスの問題解決に使えるノウハウまでわかりやすくご紹介します！
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