【2023年最新】経費精算システム比較15選！機能や価格、選び方のポイントを解説

経費精算システムとは

経費精算システムは「経費精算の自動化」を目的としたシステム

経費精算システムとは、企業における経費精算を効率化するためのシステムです。

導入することで、 交通費や旅費といった諸経費の申請・承認・管理をすべて自動化できるようになります 。

乗換案内アプリとの連携やICカード読み取り、会計システムと連携できるものなど、サービスによって機能も様々です。

経費精算システムと会計システムの違い

経費精算システムと会計システムでは、効率化される業務の範囲が異なります。

経費精算システムが経費精算業務を効率化する一方、会計システムは記帳や決算書の作成といった会計業務の効率化を目的としたサービスです。

業務効率化できる範囲が異なるため、両者を連携させることでより幅広い効果が期待できます 。

経費精算システムの機能一覧

 

経費精算システムの仕組み

経費精算システムを導入すると、 社員一人ひとりに個別のアカウントが付与されます 。

各自、PCやスマホから自身のアカウントにログインすることで、経費を申請できる仕組みです。

なお、経理担当者側は、管理者権限のあるアカウントでログインすることで、申請内容の確認や承認をシステム上で完結できます。

経費精算システムの導入効果・メリット

データ入力の手間が省ける

経費精算システムを導入することで、経費精算の際に必要なデータ入力を自動化できます。

データ入力の手間がなくなることで、作業時間が大幅に短縮するため、 業務の効率化や人件費の削減が実現 します。

   

申請・承認をスムーズに行える

経費精算システムは、経費精算における申請・承認フローの円滑化にも寄与します。

PCやスマホから、経費申請や差し戻し対応ができるため、紙の申請書でやり取りする手間や時間を省略 できます。

また、ワークフロー機能を使えば、承認フローもWeb上で全て完結するため、確認漏れや承認の遅延も防止されるでしょう。

経理の業務フローを効率化できる

経費精算システムを導入することで、経理業務の効率化も実現します。

たとえば、 経費申請時に自動で勘定科目が仕分けされる機能によって、記帳業務の負担が軽減 されます。

また、ファームバンキングデータの自動作成機能を使えば、振り込みの業務の効率化も可能です。

ペーパーレス化を推進できる

経費精算システムは、ペーパーレス化の推進にも効果的です。

領収書の電子保存機能を使えば、 領収書の写真を撮影・アップロードするだけで電子帳簿保存法に則って保管されます 。

また、日付や項目でデータを検索できるので、申請書類のファイリングも不要になります。

作業ミスを低減できる

経費精算システムを活用することで、作業ミスの低減にもつながります。

申請書への手書き記入やエクセルへの手入力では、作業ミスによる会計の不一致が起こりがちです。

一方、 経費精算システムの場合は基本的に自動入力なので、不備が生じにくい です。

不正な経費申請を防止できる

経費精算システムを導入することで、不正な経費申請を防止することも可能です。

ICカードやクレジットカード等が連携されているため、 不正な支出があった場合はリアルタイムに検出 されます。

さらに、大半のシステムは経路検索ソフトとも連携できるので、不正なルートや過剰請求なども防止できます。

経費精算システムの比較ポイント・選び方

自社に合った入力補助機能があるか

経費精算システムを選ぶ際は、自社に合った入力補助機能が搭載されているか確認しましょう。

一般経費や交通費、旅費、交際費といった項目ごとに、適した入力補助機能は異なります。

自社において利用頻度が高い項目・入力負担が大きい項目を見極め、必要な機能に優先順位をつけるとよいでしょう。

【悩み別】重視したい機能

 

社内規定や承認フローに合っているか

経費精算システムを選ぶ際は、社内規定や承認フローとの親和性も確認したいポイントです。

特に、組織構成が複雑で内部統制が厳しい場合は、 「自社の規定・承認ルートをどの程度再現できるか」という視点が重要 になってきます。

サービスによって対応できる範囲は異なるので、設定の自由度やカスタマイズの可否を調べておきましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか

経費精算システムを導入する際は、電子帳簿保存法に対応したサービスを選ぶとよいでしょう。

電子帳簿保存法への対応度合いはシステムごとに異なるため、「どこまで対応しているか」確認しましょう。

国税庁が公認するJIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかどうか、という点が参考になるでしょう。

ほかのバックオフィス効率化につながるか

経費精算システムを選ぶ際は、 経費精算以外の機能が搭載されているかどうかも重視したいポイント です。

具体的には、勤怠管理や工数管理、電子稟議といった業務に対応できる機能が挙げられます。

「バックオフィス業務全体を効率化したい」という場合は、対応可能な業務範囲を確認しましょう。

経費申請をどれほど省略できるか

経費精算システムを選ぶ際は、経費申請の作業をどれだけ省略できるかが重要なポイントです。

申請にかかる時間の短縮やミスの低減によって、承認者や経理担当者の確認工数も削減されます。

費用は予算内か

経費精算システムを選ぶ際は、予算に見合った価格かどうかも確認しましょう。

一般的に、発生する費用は「初期費用 」「 月額料金」「オプション費用」の3項目です。

特に、 「月額料金」はアカウント数に応じて費用が上乗せされる ので、従業員が増えた場合を考えて試算しましょう。

会計ソフトとどのように連携できるか

経費精算システムを導入する際は、会計ソフトとの連携も視野に入れなければなりません。

「自社の会計ソフトと連携可能か」「どのような方法で連携できるのか」を確認しましょう 。

なお、経費精算システムと会計ソフトの連携方法は大きく3種類です。

   

サポート体制は十分か

経費精算システムを導入する際は、ベンダーのサポート体制も重視したいポイントです。

操作方法のレクチャーやトラブル対応が必要な場合も、サポートが充実していればスムーズに対処してもらえます。

チャットや電話、メールサポートの中から、自社に合ったものを選びましょう。

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経費精算システムの費用相場

経費精算システムの費用は主に「初期費用」「月額料金」「オプション費用」の3種類です。

   

初期費用

初期費用は、従業員情報の登録やシステムの初期設定にかかる費用です。

初期費用無料のサービスもある一方、システムの仕様や搭載機能によっては数十万円かかる場合もあります。

一般的に、 オンプレミス型のシステムはクラウド型に比べて初期費用が高額になりがち です。

 

オンプレミス型とは

システムをサーバーにインストールして使う形態です。「買い切り型」とも呼ばれます。

月額料金

月額料金は、アカウント数（利用人数）に応じて毎月発生する費用です。

クラウド型経費精算システムの場合、 1アカウントあたり月額300円～800円前後が相場 とされています。

なお、多くの場合アカウント数に応じた割引制度が設けられており、利用人数が増えるほど1アカウントあたりの単価は下がります。

オプション費用

オプション機能を利用する場合は、月額料金と別にオプション費用も発生します。

サービスによって価格は様々ですが、 1機能あたり月額数百円～3,000円程度が相場 です。

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【電子帳簿保存法対応】おすすめの経費精算システム一覧

中小企業におすすめの経費精算システム

 

楽楽精算（株式会社ラクス）

楽楽精算は、10,000社以上の導入実績を誇る、累計導入社数No.1のクラウド経費精算システムです。

経理部門の業務効率化に特化しており、入力支援機能や自動仕訳、会計システムへの連携機能が充実 しています。

導入時には専任担当者のサポートを受けられるため、初めての利用でも安心です。

ジョブカン経費精算（株式会社Donuts）

ジョブカン経費精算は、累計150,000社以上の導入実績を誇る「ジョブカン」シリーズの経費精算システムです。

申請時に勘定科目を自動判定して仕訳データを生成するため、経理担当者の負担も軽減されます。

経費の使途・金額など申請時の入力項目によって承認経路を自動で変更することも可能です。

 マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

マネーフォワードクラウド経費は、アプリや他システムとの連携に適した経費精算システムです。

同シリーズのシステムと連携することで、給与や会計、バックオフィス業務全般が飛躍的に効率化します。

特に、 API連携では、会計ソフトや乗り換えアプリ、航空券の利用をはじめ、様々な機能をシステム化可能です。

ジンジャー経費（jinjer株式会社）

ジンジャー経費は、他システムとの連携によるバックオフィス業務全体の効率化を強みとしたサービスです。

入力補助機能に加え、自動仕訳やFBデータの作成など、搭載機能が豊富な点も支持されています。

勤怠や人事管理、給与計算など多くのサービスと連携できるため、 社内システムを抜本的に見直したい場合にもおすすめです。

freee経費精算 （ freee株式会社）

freee経費精算は、経費精算の稟議から承認、管理までを一括管理できるシステムです。

最大15段階まで承認経路を設定でき、承認フローを円滑に進められます。

スマホ連携も充実しており、アプリからの経費申請や承認、OCR読み取りなども可能です。

HRMOS経費（イージーソフト株式会社）

HRMOS経費は、60種類を超える会計ソフトへの仕訳データ出力・連携実績を持つ経費精算システムです。

経費精算や交通費精算だけでなく、旅費精算や支払依頼の機能も搭載されており、幅広い業務効率化に貢献します。

基本プランで利用できる機能が多く、柔軟性の高いシステムなので、企業の成長に合わせて長期的に運用できます。

大企業におすすめの経費精算システム一覧

 

MAJOR FLOW Z KEIHI（パナソニック ネットソリューションズ株式会社）

MAJOR FLOW Z KEIHIは、 500名以上の企業を対象としたWeb経費精算システム です。

記入内容によって承認者を自動で変更できるワークフローエンジンなど、大企業向けの機能が充実しています。

申請者や承認者が不在時の代理申請や代理承認、根回しや催促など、 大手企業ならではの複雑な決裁規定にも柔軟に対応可能 です。

海外出張時に外貨で支払った費用の精算にも対応可能で、複数通貨が混在している場合も1枚の申請書で精算できます。

Spendia（TIS株式会社）

Spendiaは、 経費申請から承認までの業務をすべてスマホで完結できるのが最大の特徴です。

海外出張や会食手配の申請、経費実績の管理と分析、締日管理、監査対応など、機能性も充実しています。

また、人事管理システムと連携ですることで、承認フローを細かく設定できるため、 異動が多く決済規定の複雑な大企業にぴったり のサービスです。

TeamSpirit 経費精算（株式会社チームスピリット）

 TeamSpirit 経費精算は、 バックオフィス全体を業務効率化したい場合におすすめ のサービスです。

勤怠・就業管理、工数管理、電子稟議、社内SNS、レポート、ダッシュボードなどの業務アプリをクラウド上で利用できます。

電子帳簿保存法にも対応しており、ペーパーレス化や口座振り込みの自動化、仕訳データ作成によって経理部門の生産性向上も可能です。

Concur Expense（株式会社コンカー）

Concur Expenseは、 多言語や多通貨に対応しており、世界で7,800万人以上のユーザーを誇る 経費精算システムです。

法人クレカや「PayPay」をはじめ、様々な外部サービスと連携して経費精算を自動化できるのが特徴です。

また、同シリーズの出張手配システムや請求書管理システムと連携することで、より幅広い業務効率化を実現できます。

TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）

TOKIUM経費精算は、請求書やレシートの読み取りを強みとするクラウド経費精算システムです。

領収書をスマホで撮影し、専 用ポストに投函するだけで、OCR入力とオペレーターを組み合わせた精度99.9%のデータ入力が利用できます 。

ユーザー数無制限かつ利用ID数に上限がないため、全従業員にIDを付与することが可能です。

経費Bank（SBIビジネス･ソリューションズ株式会社）

経費BANKは、経費の自動入力や自動計算によって、申請や精算の業務を効率化するクラウド経費精算システムです。

ICカードやクレジットカード連携機能はもちろん、出張費や交際費にも対応しています。

また、 スマホからワークフロー設定や申請書カスタマイズ、FBデータ作成といった機能を利用することも可能 です。

インボイス制度に対応している経費精算システム

 

アプリでも利用できる経費精算システム

 

費用が安い経費精算システム

 

rakumoケイヒ

rakumoケイヒは、初期費用無料で導入できる経費精算システムです。

Google WorkSpaceと連携して利用する点が特徴的で、登録済みのカレンダーから交通費を自動で計算できるため、申請書作成の手間が省かれます。

同シリーズのシステムと連携することで、より広範囲な業務効率化が実現するため、 rakumo Suiteパックでの購入がおすすめ です。

MOT経費精

MOT経費精算は、初期費用無料かつ、月額3,980円/20ユーザーというリーズナブルな価格で利用できるクラウド経費精算システムです。

価格を押さえていながらも、ICカードの読み取りやスマートフォンでの承認と申請、ワークフロー機能などが搭載されています。

クラウド型だけでなくオンプレミス型も選べる ので、自社の運用スタイルに合わせて導入できます。

経費の獅子

経費の獅子は、 1アカウントあたり月額300円から利用できる、業界最安値クラスの経費精算システム です。

ブラウザ版・スマートフォンアプリ版どちらもにシンプルで使いやすいUIなので、ITに不慣れな方でも簡単に操作できます。

社内ルール違反が見つかるとアラートが表示される機能も搭載されており、不適切な申請を防止することも可能です。

経費精算システムの課題・導入するデメリット

システム導入費・利用料がかかる

経費精算システムのデメリットとして、導入コスト・運用コストがかかる点が挙げられます。

クラウド型の場合、従業員が多いほど月額料金が高くなるので、予算や費用対効果を考慮して導入を検討しましょう。

また、 システムのバージョンアップや保守、サポートに別途費用が発生することもある ため、事前に確認が必要です。

担当者に知識が身につかない

経費精算システムを導入することで、担当者が経理の知識を習得しにくくなるという懸念もあります。

仕訳や領収書の管理などが自動化され、業務において専門知識を使う機会が減少するためです。

システムを活用しつつも、 研修などを徹底し、担当者が税務対応などの基礎知識を身につけられる環境を整えましょ う。

経費精算システムを導入する際はセキュリティも重視したいポイント

経費精算システムにセキュリティが重要な理由

経費精算システムの内容を書き換えられてしまうと、財務諸表の作成に影響が出てしまいます 。

また、システムには従業員の氏名やメールアドレス等も登録されているため、 個人情報の漏えいに繋がる可能性もあります 。

こういったリスクを回避するため、セキュリティ対策を万全にして外部からの攻撃を防ぐことが重要です。

セキュリティの観点から見た経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は、リスク対策が十分かどうか確認しましょう。

具体的には、 ベンダーが第三者機関による認証を取得してるかどうかチェックするのが有効 です。

連携機能によっても評価基準は異なるので、自社の利用目的合わせて確認すべき項目を洗い出しましょう。

経費精算システムに関するよくある質問

​​​​​まとめ

経費精算システムによって経費申請が自動化されることで、入力作業や承認フローの効率化が実現します。

また、入力ミスによる差し戻しや、不正な経費申請を予防する効果も期待できます。

「バックオフィス業務を全体的に効率化したい」「社内のシステム化を推進したい」という場合は、積極的に活用しましょう。

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