【あと2年】電子帳簿保存法の猶予期間とは？改正内容や企業が準備すべき対応をわかりやすく解説

電子帳簿保存法の猶予期間(宥恕措置)とは？

電子保存義務化の猶予期間は2023年12月末まで

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、個人事業主を含む全ての事業者を対象に、 取引で発生した情報は電子データで保存することが義務化 されました。

この取引データの電子保存については、2023年12月31日まで施工が猶予されることが発表されており、 対応しない場合は100万円以下の過料を徴収される場合 があります。

▶︎参照：電子帳簿保存法の改正について｜国税庁(PDFファイル)

税制改正大綱によって2年間の猶予期間が設けられた

電子帳簿保存法は、2022年度の税制改正大綱により、 2022年1月から2023年12月までの2年間で猶予期間を設ける方針 が明記されています。

▶︎参照：税制改正の概要｜国税庁

電子帳簿保存法で2年間の猶予期間が設けられた背景

電子化未対応企業への配慮

電子帳簿保存法に猶予期間が設けられた1つ目の理由は、 電子化に間に合わない企業が中小企業を筆頭に数多く存在したこと です。

制度の認知が十分に進んでいなかったことに加えて、 電子化の対応には各種システムやITサービスの導入を進めていく必要 があります。

また、具体的な対応策がわからない事業者も多く、 準備期間が足りないといった声が上がったことで猶予措置がとられることに なりました。

インボイス制度に向けた整備

電子帳簿保存法に猶予期間が設けられた2つ目の理由は、 インボイス制度の施工による税額の計算方法の変更が大きく関係 しています。

インボイス制度の施工によって、 対応にあたる経理担当者の負担を鑑みた結果 、法律の施工に猶予期間が設けられることになりました。

 

電子帳簿保存法で2年間の猶予期間を適用させる方法

税務署への事前の届出は不要

電子帳簿保存法の猶予を受けるにあたっては、 税務署への書類や届け出などは特に必要ない ため、焦らず対応を進めていきましょう。

当初は 「電子保存できない止むを得ない理由」 について、税務署へ届け出た場合に限り2年間の猶予が認められる方針でしたが、2022年の改正大綱にて以下の但し書きが追加されています。

電子帳簿保存法に対応しない場合は罰則もある

電子帳簿保存法の現状は、あくまでも猶予期間が与えられているに過ぎないため、 2024年までには必ず対応する必要 があります。

2024年1月1日以降になっても対応していなければ、 推計課税や追徴課税などの過料や罰則を受ける可能性がある ため、対応は必須です。

電子帳簿保存法とは？

国税関係書類の電子保存を認める法律

電子帳簿保存法とは、1998年に施行された法律で、 事業者間での取引によって生じる紙書類の電子データ化を認めた法律 です。

法人税法や所得税法などの各種税法において、紙媒体での保存が義務とされている帳簿書類は、 一定の要件をクリアしていれば電子データでも保存することが可能 になりました。

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改正によって書類の電子保存が義務化

2022年1月に実施された電子帳簿保存法の改正にともない、個人事業主を含む全ての事業者を対象に、取引で発生したデータは 電子データによる保存が義務 となりました。

電子帳簿保存法の改正内容

事前承認制度の廃止

改正電子帳簿保存法では、保存開始の3か月前までに税務署へ届け出て、 税務署長の承認を貰うという事前承認制度が廃止 されました。

国税関係帳簿書類のスキャナ保存を実施する場合には事前承認が必要でしたが、 今後は素早く帳簿書類を電子化 できるようになります。

検索機能要件の緩和

改正電子帳簿保存法では、範囲指定検索における要件の組み合わせが 「取引年月日・取引金額・取引先」の3点のみに変更 されました。

これまでは、検索要件の設定が電子帳簿や電子書類の種類によって異なり、 範囲検索や組み合わせ検索を実施しなければならず煩雑 でした。

電子データ保存の義務化

改正電子帳簿保存法では、メールやWebで受領した取引情報については、 電帳法の要件を満たしたデータの保存が義務化 されました。

電子保存を行うことによって、後々の帳簿検索や物理的な保管スペースの削減など、 業務効率化やコスト削減効果を見込むこと ができます。

適正事務処理要件の廃止

改正電子帳簿保存法では、社内規定の整備や相互けん制、定期検査の実施など、 不正防止のための各種検査が必須ではなくなり ました。

検査の実施にあたっては、紙原本の保存も必要でしたが、今回の改正で 検査自体が不要となったため紙での原本保管も不要 となりました。

タイムスタンプ要件の緩和

改正電子帳簿保存法では、改ざん防止のためのスキャン実施期間が 最長2か月まで延長され受領した担当の自署も不要 になりました。

これまで、領収書などを受領したときには、3日以内に自署のうえスキャナで読み取り、 タイムスタンプを付与しなければ なりませんでした。

不正に対する罰則規定の強化

改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存や電子取引において、隠蔽や偽装、 不備や申告漏れなどがあった場合の罰則が重く なりました。

具体的には、税務処理の不備が発見された場合には、そのペナルティとして 10％の重加算税が課税されることになる ため、注意しましょう。

電子帳簿保存法の違反と導入しない場合の罰則

青色申告承認の取り消し

電子帳簿保存法の違反と導入しない場合の罰則の1つ目には 「青色申告承認の取り消し」 というものが挙げられます。

青色申告の場合、最大で65万円の控除を受けることができますが、電子帳簿保存法に対応していない場合、この 青色申告の承認の取り消しとなる可能性 があります。

会社法による過料の発生

電子帳簿保存法の違反と導入しない場合の罰則の2つ目には 「会社法による過料の発生」 というものが挙げられます。

電帳法だけではなく、会社法でも帳簿や書類の電子保存に関する規定が定められており、これに違反した場合には 100万円以下の罰金が科される可能性 があります。

追徴課税の発生

電子帳簿保存法の違反と導入しない場合の罰則の3つ目には 「追徴課税の発生」 というものが挙げられます。

悪質な隠ぺいや改ざんなどの不正により、納税額を過少申告した場合、申告漏れをした額から10％加算した金額である 追徴重加算税が課される可能性 があります。

推計課税の発生

電子帳簿保存法の違反と導入しない場合の罰則の4つ目には 「推計課税の発生」 というものが挙げられます。

推計課税とは、所得計算資料が不十分な場合、税務署が推計で所得税・法人税を決め、課税をすることです。 推計によっては今までより多くの税金が課される可能性 があります。 

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象となる書類は、 国税関係帳簿・国税関係書類・電子取引の3種類 です。

電子帳簿等保存の対象書類

スキャナ保存の対象書類

電子取引の対象書類

電子帳簿保存法の施行目的

ペーパーレス化のため

電子帳簿保存法の施行目的の1つ目には 「ペーパーレス化のため」 という理由が挙げられます。

これまで紙で管理していた書類を電子保存することにより、印刷にかかっていた 紙代や印刷代などのコストを削減する ことができます。

セキュリティ強化のため

電子帳簿保存法の施行目的の2つ目には 「セキュリティ強化のため」 という理由が挙げられます。

紙媒体での保存は、盗難や紛失などのリスクがありましたが、電子データでは、 保管による物理的なリスクを軽減する ことができます。

働き方改革とDX推進のため

電子帳簿保存法の施行目的の3つ目には 「働き方改革とDX推進のため」 という理由が挙げられます。

手渡しによる領収書の提出やファイリングなどの業務を削減することができ、 会社の働き方改革やDX推進を促進する ことができます。

電子帳簿保存法の猶予期間中に企業が準備すべき対応

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムの選び方

JIIMA認証の有無で選ぶ

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 JIIMAの認証を受けているシステムであるか確認しましょう。

電子帳簿保存法への対応レベルはシステムごとに異なるため、 どこまで対応しているかは事前に確認するように しましょう。

 

入力補助機能の有無で選ぶ

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 自社に合った入力補助機能があるかどうかを確認しましょう。

交通費や交際費など、項目ごとに適した入力補助機能は異なります。 自社で必要な機能には優先順位を付けて判断 しましょう。

【悩み別】重視したい機能

他の業務との兼ね合いで選ぶ

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 ほかのバックオフィス効率化につながるか確認 しましょう。

具体的に、勤怠管理や工数管理などの業務に対応できる機能が挙げられます。 経費精算以外の機能が搭載されているか も重要です。

会計ソフトとの連携方法で選ぶ

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 会計ソフトとどのように連携できるかを確認 しましょう。

​経費精算システムと会計ソフトの連携方法は大きく分けて3種類です。​​​​​​ どのような方法で連携できるのかは確認 しておきましょう。

初期費用や導入コストで選ぶ

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 費用の上限を決めて予算内に収まるかを確認 しましょう。

一般的に発生する費用は、初期費用 ・ 月額料金・オプション費用の3種類です。 アカウント数に応じて費用が上乗せ されます。

サポート体制の充実度で選ぶ

電子帳簿保存法に対応する経費精算システムを選ぶ際は、 サポート体制は十分かどうかは事前に確認 しましょう。

操作方法のレクチャーやトラブル対応が必要な場合のためにも、 サポートが充実していればスムーズに対処 してもらえます。

【電子帳簿保存法対応】おすすめの経費精算システム一覧

楽楽精算(株式会社ラクス)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、10,000社以上の導入実績を誇る、累計導入社数No.1の楽楽精算です。

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ジョブカン経費精算(株式会社Donuts)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、累計150,000万社以上の導入実績を誇るジョブカン経費精算です。

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 マネーフォワードクラウド経費(株式会社マネーフォワード)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、アプリや他システムとの連携に適したマネーフォワードクラウド経費です。

詳しくはこちら

 

ジンジャー経費(jinjer株式会社)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、システム連携による業務全体の効率化を実現したジンジャー経費です。

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freee経費精算(freee株式会社)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、経費精算の稟議から承認、管理までを一括管理できるfreee経費精算です。

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HRMOS経費(イージーソフト株式会社)

電子帳簿保存法に対応しているおすすめの経費精算システムは、60種類を超える仕訳データの出力と連携実績を持つHRMOS経費です。

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まとめ：電子帳簿保存法の猶予期間は2023年12月末まで！違反者には罰則もあるため注意！

本記事では、電子帳簿保存法の猶予期間について説明することに加えて、 いまさら聞けない電子帳簿保存法の基礎知識や内対策方法について も、わかりやすく解説しました。

対応が間に合わず違反した場合には、過料や追徴課税などの罰則を受ける可能性もあります。 対応に向けた準備がまだの場合は今すぐにでも取り組むべき です。

猶予期間は2023年12月末に迫っているため、 導入すべきソフトを迷っている方や何から始めて良いかわからない方 は、ぜひ一度ワイズクラウドまで、お気軽にご相談ください。