社用携帯を社員一人一人が持っていれば、個人の携帯電話と違ってプライバシーが守られるため、社員も気兼ねなく利用できるというメリットがあります。
社用携帯を持っていれば社内での連絡も取りやすく、情報共有の面でもプラスに働くため社用携帯を導入するのが良いのです。
では実際のところ社用携帯の導入には、具体的にどんなメリット・デメリット、注意点があるのでしょうか。
利用面でのルールについても解説しながら、おすすめの理由を紹介していきます。
社用携帯電話のメリット・デメリット
社用携帯で業務効率が期待できますが、単に導入するだけでなく、メリット・デメリットの把握も必要です。
どのようなメリット・デメリットがあるのか解説します。
社用携帯電話のメリット
社用携帯を導入することで、次のようなメリットがあります。
- 端末の管理がしやすくなり、情報漏えいを防止できる
- 社用の端末なので顧客に電話番号を伝えやすい
- 社内で情報共有しやすい
- 社員のオン・オフの切り替えがしやすい
社用携帯を持つことで、会社側で端末の追跡や情報管理がしやすくなり、機密情報の漏洩を防止できるのは大きなメリットです。
また、会社側で一括管理できることから、情報の一元化にもなるため情報共有が容易になるでしょう。
社員にとっても多くのメリットがあります。
個人用の携帯で顧客と連絡するには、普段使用している携帯電話番号を教える必要があり、プライバシー保護の観点からマイナスです。
社用携帯であれば仕事用なので気兼ねなく伝えることができ、仕事とプライベートの使い分けもできるので気持ちの切り替えもしやすいのです。
社用携帯電話のデメリット
次に、社用携帯を導入するデメリットをみていきます。
- 持ち物が増え、紛失・盗難のリスクがある
- 社員のプライベートでも使用されるリスクがある
- 導入にコストがかかる
個人用の携帯と社用携帯の2台持ちになるため、持ち物が増え、紛失・盗難のリスクがあります。
社用携帯に社内情報が閲覧できる機能がある場合、情報漏えいの危険もあるのでパスワードやセキュリティ対策を施す必要があります。
また、社用携帯で個人的な利用をされる恐れもあるため、あらかじめ使用ルールを定めて定期的に通信量や通話状況のチェックが必要です。
そして導入コストも必要です。
ただし、個人用の携帯よりも格安の「法人向けプラン」も利用可能なので、結果的にはコスト削減が期待できます。
社用携帯・会社携帯の利用ルール（規定）管理の必要性
社用携帯は、情報共有の容易さやセキュリティ対策の統一、コスト削減に有効です。
しかし、しっかり利用のルールを決めておかないと、トラブルの原因にもなります。
社用携帯の導入にあたって、ルール設定の目的と設定しなかった場合のリスクについて解説します。
社用携帯・会社携帯の導入に際して利用ルール・規定を設定する目的とは？
社用携帯の利用において、絶対に決めておくべきルールが2つあります。
- 社用携帯の私的利用の禁止
- 紛失・盗難時の報告
この2つのルールを必ず決めておかなければ、トラブルの元になります。
場合によっては、損害賠償の規定を設けるなどの厳しい規定が必要です。
1．社用携帯の私的利用禁止
社用携帯の場合、契約者は会社で、社員は貸与という形になります。
通信量は会社負担となっているため、社員が私的利用で好き勝手に使ってしまうと、コストが莫大なものとなるのです。
私的利用を制限するため、個人でアプリをインストールできないように設定するほか、毎月の使用量を確認する必要があります。
2．紛失・盗難時の報告
紛失・盗難時の対応も重要です。
社用携帯からは社内情報へのアクセスも可能なので、紛失・盗難は情報漏えいのリスクに繋がります。
紛失・盗難時の報告を義務化しておくことで、直ぐに対応できる体制づくりが必要です。
社用携帯・会社携帯のルール・規定を設定していないときに懸念されるリスク
社用携帯の利用規定を定めないと、色々なリスクが懸念されます。
具体的には次のようなリスクが考えられます。
- 情報漏えいのリスク
- コストの増大
1．情報漏えいのリスク
私的利用禁止にしていなかった場合、私的にサイトへ接続した際、個人情報や企業情報の漏洩リスクが生じます。
アプリのインストールによるウィルス感染のリスクも高く、情報漏えいリスクが常に考えられるのです。
2．コストの増大
私的な利用を制限しないと、通話やインターネットで通信量が増え、通信コストが高くなってしまいます。
セキュリティ対策として、アプリのインストール制限や不要なインターネットへの接続を制限する規定を設ける必要があります。
社用携帯・会社携帯の利用ルール・規定を決めるときの4つのポイント
社用携帯の利用ルールを決める上で、重要な4つのポイントがあります。
- 会社携帯使用の原則（私的利用の禁止などの遵守事項）
- 利用状況の確認及び罰則
- セキュリティ対策
- 紛失・情報漏えいなどの損害賠償
ポイント①会社携帯使用の原則（私的利用の禁止などの遵守事項）
最も重要なポイントは、社用携帯の使用における遵守事項を決めることです。
そして、ルールを決める上で重要なことは「簡潔でわかりやすいルールを定める」という点です。
具体的に挙げると
- 私的な利用は禁止とする
- 紛失・盗難時は直ちに管理者に報告する
- 破損・故障しないよう丁寧に扱い、自己の責任で破損した場合は損害を賠償する
- 管理者の許可なくアプリ、サービスを利用しない
- 無断で他者に貸与しない
などわかりやすいルールと、違反時の罰則を定めることです。
社用携帯の所有者は、会社であることを明確にしておく必要があるでしょう。
ポイント②利用状況の確認及び罰則
私的利用を防止するための方法として、定期的な利用状況の確認を行うことも有効です。
会社側で毎月の通信量を確認し、通話の相手や時間、目的をチェックすることが大事です。
また、端末を直接確認し、私的なアプリやインターネットへの接続履歴も検索する決まりが必要となります。
具体的に規定するなら、
以下のような内容になります。
- 月に1回貸与している社用携帯の利用状況を確認するため、端末を管理者に提出する
- 利用状況の確認で私的なアプリのインストールや、業務に不要なインターネット及びサイトへの接続が確認された場合、使用分の料金を利用者から徴収する
- 会社の勤務時間帯はGPS機能をオンにし、常に位置情報を確認できる状態にする
- インターネットへの接続は管理者に許可を得た上で、閲覧可能なサイトのみとする
このように利用状況を限定したうえで、定期的に利用状況がルールに違反していないか確認します。
ただ規定するだけでなく、私的利用が確認された場合には罰則を設けたほうがルールを守る社員が多いはずです。
ポイント③セキュリティ対策
社用携帯の管理において重要なポイントは、セキュリティ対策です。
インターネットに接続されている都合上、ウィルス感染や情報の抜き取りといったリスクは常に隣り合わせです。
セキュリティ対策に関する規定は、次のものがあります。
- セキュリティ対策ソフトは定期的にアップデートし、私的な目的のアプリはインストールを禁止する
- 社内の個人情報、取引先の電話番号・メールアドレスなどは機密性の高い情報として取り扱い、パスワードなどで閲覧できないよう保護する
- 利用可能なネットワークを限定する（社内のフリーWi-Fiスポット等）
- 社用携帯に登録されていない送信者からのメールは、ウィルスの危険があるため削除する
- 社用携帯に登録された送信者からのメールであっても、セキュリティソフトによるウィルスチェックを行ってから確認する
ポイント④紛失・情報漏えいなどの損害賠償
社用携帯は会社が所有者で、社員は貸与を受けている形です。
そのため、社用携帯の紛失・盗難には罰則規定を設けておく必要があります。
また、情報漏えいについても、個人情報や企業秘密が暴露されるリスクがあるため、厳しい規定が必要です。
ただし、罰則も故意または重過失の場合に損害賠償が発生するなど、必ず罰せられるものではないとすることが大事です。
社員が意図せず紛失・盗難、情報漏えいした場合にまで罰則を受けるのは、社員側への負担が大きすぎるので注意しましょう。
利用ルール・規定が守られているか定期的なチェックが大切！
社用携帯の規定も作って終わりではなく、実際に運用していかなければ効果がありません。
利用規定を作った上で、1か月に1回はルールが守られているか確認しましょう。
確認するのは前述の私的利用をしていないか、通話やインターネットの利用状況、ウィルス感染の有無、不要なアプリをインストールしていないかといった内容です。
会社側でも一括管理は可能ですが、定期的に端末を提出してもらい、問題がないかチェックするルールを作るべきです。
定期的なチェックが入ることで、利用規定が社員に徹底されるようになり、私的利用防止、情報漏えいのリスクを軽減できるようになります。
定期的なチェックと利用規定の遵守で、リスク回避を徹底しましょう。
法人携帯1台まとめ
社用携帯は業務効率アップに寄与しますが、しっかりと利用規定を作り、徹底しないと会社にとってのリスクにもなり得ます。
社用携帯の私的利用が増えれば、通信コストは増加する上、セキュリティや情報漏えいも問題になってきます。
本記事で紹介した社用携帯の利用ルールのポイントを生かし、リスクを最低限に抑えられるはずです。
社用携帯で生じるデメリットを最小化し、メリットを最大化できるように使いこなしましょう。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
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