ビジネスフォンの転送設定完全ガイド｜用途・やり方・コストまで徹底解説

ビジネスフォンの転送機能とは？定義とやり方

ビジネスフォンの転送機能の概要

ビジネスフォンの転送機能は、 着信した電話を別の電話機や携帯電話に転送できる便利な機能 です。

主な転送方法には、同じ電話回線を共有するオフィス内の別端末へ転送する「内線転送」と、携帯電話やスマートフォンなど外部の電話番号へ転送する「外線転送」の2種類があります。

外線転送は、不在時の自動転送や、時間帯を指定した転送、応答後の手動転送など、さまざまな設定に対応しています。

内線電話の定義と転送のやり方

内線電話とは、 PBX（構内交換機）を利用して社内にある複数の電話機を接続し、外部回線を経由せずに通話できる仕組み です。

通常通話料金が発生しないため、コスト削減につながるほか、円滑な社内連携による業務効率の向上にも貢献します。

内線電話の転送方法は主に2種類

内線電話の転送には主に「保留転送」と「ダイレクト転送」の2種類があります。

外線電話の定義と転送のやり方

外線電話とは、 企業や組織の電話システムから外部の電話回線を経由して発着信する通話 を指します。

顧客や取引先との連絡に使用され、固定電話回線やIP電話、携帯電話などが外線として扱われます。

基本的な転送方法は内線電話と似ている

内線転送と外線転送の基本的な転送方法は似ている部分もありますが、設定や機能には違いがあります。

特に外線転送では、外部回線を経由するため通話料が発生する点に注意が必要です。

転送機能が役立つ具体的なシーン

ビジネスフォンの転送機能は、業務の効率化やスムーズな対応に欠かせません。

• 外出中の担当者への転送
  （📞オフィス → 📱スマートフォン）
  外出中の担当者への転送では、オフィスにかかってきた電話をスマートフォンに転送することで、外出先でも対応が可能になります。
• 別部署や専門スタッフへの引き継ぎ
  （📞顧客 → 🏢適切な部署）
  別部署や専門スタッフへの引き継ぎでは、顧客の問い合わせを最適な担当者につなぐことで、迅速かつ的確な対応ができます。特に、カスタマーサポートやコールセンターでは、一次対応から専門部署へのスムーズな転送が顧客満足度の向上につながります。
• 営業時間外の対応
  （📞オフィス → 🌙夜間・別拠点）
  夜間や休日でも、別の拠点や担当者へ自動転送することで、24時間対応の体制を整えられます。適切な転送機能の活用は、業務の効率化と顧客満足度の向上に大きく貢献します。

転送機能の種類と特徴

無条件転送（すべての着信を転送）

無条件転送は、 ビジネスフォンに着信したすべての電話を、設定した転送先へ自動的に転送する機能 です。

例えば、出張や外出が多い営業担当者の携帯電話や、別拠点のオフィスの内線番号へ転送できます。

無条件転送機能を活用すると、着信から数秒後に自動的に転送が開始されるため、オフィスの電話機が一切鳴らない設定も可能です。

特に活用されているのが、夜間や休日の対応です。営業時間外の着信を全て警備室や当直者の携帯電話へ転送することで、緊急連絡にも確実に対応できます。

不在時転送（一定時間応答なしの場合に転送）

不在時転送は、 ビジネスフォンに着信があってから一定時間応答がない場合に、自動的に指定した転送先へ通話を転送する機能 です。

一般的に、着信から15〜30秒程度の時間を設定でき、その間に誰も電話に出なければ、設定した転送先に自動的に転送されます。

不在時転送機能は特に、席を外していたり会議中で電話に出られない場合に有効です。

電話を取り逃がすリスクを減らしながら、オフィスの電話を常に確認する必要がないため、業務効率の向上にもつながります。

応答後転送（着信後に手動で転送）

応答後転送は、 電話を受けた後に手動で転送を行う機能 です。

着信に応答した後、転送ボタンを押して転送先の番号をダイヤルすることで、通話を任意の相手に転送できます。

応答後転送では、まず顧客の要件を確認してから最適な担当者へ転送できるため、より的確な対応が可能になります。

また、転送前に転送先の担当者へ状況を説明できるので、顧客が同じ説明を繰り返す必要もありません。

特に、お客様からの専門的な問い合わせや、部署をまたいだ対応が必要な場合に効果を発揮！例えば、営業部門で受けた技術的な質問を、内容を確認した上で適切な技術担当者へ転送するといった使い方ができます。

時間帯指定転送（営業時間外のみ転送）

時間帯指定転送は、 営業時間外の着信を自動的に指定した転送先へ振り分ける機能 です。

営業時間中は通常通り社内で受電し、営業時間外は自動的に警備室や当直者の携帯電話などへ転送できます。

24時間体制の顧客対応が可能となるため、特に医療機関や保守サービス業など、緊急対応が求められる業種で重宝されています。

オフィス電話をスマホに転送する具体的な設定方法

主なビジネスフォンメーカーでの転送設定

主要メーカーのビジネスフォンでは、転送設定の基本的な手順が用意されています。

機種によって細かな違いはありますが、 基本的な転送設定は本体の液晶画面に表示される案内に従って進められます 。

ただし、システムの種類や設定の複雑さによって専門知識が必要となる場合があり、誤った設定は通信トラブルの原因になることがあります。

特に、PBXを使用している場合、転送設定には電話回線の構成やプログラミングに関する知識が求められるため、資格を持った専門業者への依頼がおすすめです。

主装置の機種や電話機の相性も要確認。
転送設定を行う際は、主装置の機種や電話機の相性を確認する必要があります。同一メーカーの製品でも、型番によって互換性がない場合があるためです。

クラウドPBXやスマホアプリでの転送設定

クラウドPBXやスマホアプリを利用した転送設定は、従来のビジネスフォンと比べて簡単で柔軟性があります。

クラウドPBXの導入相談

【無料】お問い合わせはこちら

固定電話・IP電話の違いによる設定方法

固定電話とIP電話では、転送設定の方法が大きく異なります。

従来の固定電話では、電話機本体のボタン操作で転送設定を行い、一度設定すると変更が難しいという特徴があります。

一方、IP電話はオンラインの管理画面で設定が可能 で、特定の発信者番号だけを転送対象にするなど、より柔軟な転送ルールを設定できます。

IP電話では安定したインターネット回線が必須
回線速度が遅い場合や通信が不安定な場合は、音声品質が低下する可能性があるため、導入前に通信環境の確認が重要です。

ビジネスフォン転送機能のメリット

顧客対応の向上（機会損失の防止）

多くの企業が抱える課題の一つは、外出中やリモートワーク中の担当者が電話に出られず、商談機会を逃したり、顧客対応が遅れたりすることです。

ビジネスフォンの転送機能を活用すれば、 外出先の携帯電話や別の拠点にスムーズに着信をつなげられ、迅速な対応が可能に なります。

商談機会の損失を防ぎ、顧客からの問い合わせにも即座に対応できるため、結果として顧客満足度の向上につながります。

リモートワークや外出時でも業務継続可能

多くの企業では、リモートワークや外出中に担当者が電話を受けられず、業務に支障をきたすことが少なくありません。

ビジネスフォンの転送機能を活用すれば、 外出先や自宅からでもオフィスと同様に電話対応が可能に なります。

特に、在宅ワーク率が高い企業でも、通常のオフィス勤務と変わらない対応が可能で、電話番のために誰かが出社する必要がない点は大きなメリットです。

災害時などのBCP対策としても有効で、オフィスが使用できない状況でも、事業の継続性を確保できます。

社内の業務効率化（受付業務の負担軽減）

企業によっては、受付担当者が電話を受け、担当者を探して転送するまでに時間がかかり、業務効率が低下するケースがあります。

ビジネスフォンの転送機能を活用すれば、 受付担当者は事前に転送先を設定しておき、着信時に自動的に適切な担当者へ転送することが可能 です。

これにより、取次ぎ業務から解放され、本来の業務に集中できるようになるだけでなく、転送時の伝言ミスや誤認識のリスクも減少します。

複数拠点やテレワーク環境での活用

企業が抱える課題として、複数拠点間の連携不足やテレワーク時の顧客対応の遅れが挙げられますが、転送機能を活用すればこれらは解決可能です。

例えば、 クラウドPBXを利用すれば、インターネット経由で柔軟に転送設定ができ 、本社から地方の支社や在宅勤務者のスマートフォンへスムーズに通話をつなげます。

これにより、拠点間の連携が強化され、顧客対応が迅速になります。また、集中管理によりセキュリティも向上し、災害時のBCP対策としても有効です。

ビジネスフォン転送のコストと料金比較

「転送先の通話料金」は誰が負担するのか？

外線転送の通話料金は、基本的に 転送を設定した企業側が負担 します。

例えば、携帯電話への転送では、固定電話から携帯電話への通話料金が発生します。一般的な固定電話から携帯電話への通話料金は、1分あたり約18円程度です。

ただし、クラウドPBXサービスを利用すると、通話料金を大幅に抑えられる場合があります。 特に、同一事業者のサービス内での転送であれば、通話料金が無料になることがあり、お得です。

主要サービス・プランの料金比較

主要なビジネスフォンサービスの料金は、導入方式によって大きく異なります。

クラウドPBXであれば、転送機能に関する料金は、基本プランに含まれているサービスが多く 、追加料金なしで利用できます。

ただし、高度な転送機能（同時転送や条件付き転送など）は、オプション契約が必要で月額500円から2,000円程度の追加料金が発生します。

ビジネスフォン転送でよくある失敗と対策

転送先の番号を間違える

急いでいる時や慣れていないスタッフが操作すると、転送先の電話番号を誤って入力してしまうことがあります。

これにより、 顧客がまったく関係のない部署や外部につながってしまう ケースが頻発します。

転送のタイミングが悪い

通話中に適切なタイミングで転送ボタンを押さず、 顧客が保留のまま放置されたり、逆に会話が途切れてしまう ことがあります。

特に忙しい時間帯に焦って操作すると失敗しやすいです。

転送先が不在

転送先の担当者が不在だったり、電話に出られない状況だと、 顧客がたらい回しにされたと感じ、不満を抱く ことがあります。

主な原因は、事前に転送先の状況を確認しないためです。

操作ミスによる切断

ビジネスフォンの操作に慣れていない場合、 転送ボタンと切断ボタンを押し間違えたり、誤った手順で操作してしまい、通話が途中で切れてしまう ことがあります。

説明不足

転送前に 顧客に「〇〇部署におつなぎします」と伝えないまま転送すると、顧客が状況を把握できず混乱する ことがあります。

特に、転送後に保留時間が長い場合、不信感を与えかねません。

ビジネスフォン転送に関するよくある質問

まとめ

ビジネスフォンの転送機能は、現代のビジネスに欠かせません。働き方改革やテレワークの普及により、オフィス内外でのスムーズな電話対応が一層重要になっています。

しかし、従来型のビジネスフォンでは、複雑な転送設定やコスト削減に限界があり、柔軟性に欠けていることも事実です。

そこで注目されるのがクラウドPBXです。クラウドPBXなら、柔軟な転送ルールやスマホ連携が簡単にでき、現在の多様な働き方に対応しています。

2025年の今、業務効率化とコスト最適化を求める企業にとって、クラウドPBXは時代に即した有効な選択肢と言えるでしょう。

クラウドPBXの導入相談

【無料】お問い合わせはこちら