そこで今回は、今大きく注目を集めている「サテライトオフィス」とは何か、その種類やメリット・デメリットについて、詳しく解説していきます。
サテライトオフィスとは
そもそも「サテライトオフィス」というのは、企業や団体の本社や本拠地から離れた場所に設置されたオフィスのことをいいます。本社から離れた場所にあるオフィスということは、支店や支社と同じでは？と思う方も多いかもしれません。
サテライトオフィスは、支店や支社と違い、従業員の働き方に重きを置いたオフィスのことを表し、本社よりも通勤しやすい場所におかれ、本社と同様の仕事ができるようなオフィスという意味があります。そのため、支社などと比べ少人数で働けるだけの広さとインフラ環境が整備されたオフィスがほとんどです。
働き方改革が推奨され、さらに新型コロナウイルスの拡散防止策としてテレワークなどが増えている今、サテライトオフィスでの勤務は、ある種テレワークの一種ともいえる存在です。そんなサテライトオフィスには、大きくわけて3つのタイプがありますので、後ほど解説していきます。
支店・支社との違い
本社とは離れたところにあるオフィスというと、支店や支社などをイメージするかと思いますが、サテライトオフィスは支社や支店とは少し目的が変わります。
基本的に支社や支店は、業務全般を扱うために本格的な会社設備を整えていますが、サテライトオフィスは必要最低限の設備にとどまります。そのためサテライトオフィスは、本社や支店でなくてもできるような業務を行うための、小規模なオフィスになります。
また支店異動などと違い、自分の意思で自由に仕事ができるのも、サテライトオフィスの大きな特徴といえます。
あくまでも従業員が、ライフスタイルに合わせて自由に働く場所の選択しを増やすため、各地にサテライトオフィスを設置している形です。これにより支社や支店と、サテライトオフィスは、タイプや目的が大きく違うものになります。
サテライトオフィスが必要な理由
昨今、少子高齢化がすすみ生産年齢人口の減少が、大きな社会問題となっています。そのため育児や介護など、働きたくても普通に働くことが難しい方のニーズに応えていけることが、企業に課せられた課題とも言えます。こうした中で、サテライトオフィスは、課題解決方法の一つとして注目を集めています。
多様化する働き方に対応した企業となれば、これまで逃していた人材の確保にも有利になるほか、サテライトオフィスで働くことで従業員の満足度が上がれば、社員の離職率抑止にも繋がります。
また最近では、新型コロナウイルスの影響で、企業にてテレワークの導入が進む一方、インフラや体制が整わないまま取り入れられてしまい、自宅にネット環境が整っていなかったり、子どもがいるため仕事ができないなど、簡単にテレワークを開始できない従業員も多いです。
こうした中でも、サテライトオフィスであれば、自宅近くにあるオフィスで通勤時に不特定多数との接触が回避できたり、環境の整ったワークスペースで集中して働くことができます。
サテライトオフィスの種類
サテライトオフィスには、大きく分けて3種類のタイプにわかれます。ここでは3種類のサテライトオフィスについて、説明していきます。
都市型サテライトオフィス
都市部に開設されている「都市型サテライトオフィス」は、主に地方に本社を持つ企業が設置することが多く、都市部での営業所のような形でオフィスを持つことが多いです。都市部周辺の営業を担当する社員が、その都度、営業先から本社へ戻るという時間的コストを減らすことができるうえ、業務もスムーズに行うことが可能になります。
もちろん都市部に本社を構える企業でも、オフィスを分散させることで、社員の通勤コストの削減や、BCP対策に繋がります。
地方型サテライトオフィス
「地方型サテライトオフィス」は、主に都市部に本社や本拠地のある企業が、地方や遠隔地にオフィスを構える形のことを指すのが一般的です。地方における新しいビジネスを開始したり、事業の拡大をはかるため、都市部からの行き来を減らせる地方型サテライトオフィスは、地方再生に大きな効果が見込まれています。
また都市部で働いていた従業員が、さまざまな理由で地方移住をすることにより、支店がないことでの離職を防ぐことができるほか、自然に囲まれた環境などでワークライフバランスを保ちながら働くことも可能です。これにより労働生産性の向上にも繋がっていくため、国や地方自治体としても後押しを進めています。
郊外型サテライトオフィス
そして都市部に本社を持つ企業などが、郊外に構えるオフィスが「郊外型サテライトオフィス」です。郊外に職場を開設することで、これまで都心まで時間をかけて通勤していた社員の交通費や時間を大きく削減することができます。
職場までの通勤時間を最小限に抑えることで、育児や介護などとの両立が可能になり、従業員のストレス軽減や離職防止にもつなげることができます。
サテライトオフィスのメリット
では企業がサテライトオフィスを開設することで、どんなメリットがあるのでしょうか。
通勤時間削減による生産性の向上
都市型、地方型にかかわらず、サテライトオフィスを置く最大のメリットは、従業員の生産性向上にあります。拠点や従業員の住居に近い位置にサテライトオフィスを設置することで、営業先や住居をオフィスの移動を最小限に抑えることができます。通勤時間や混雑を避けることができるうえ、自由な時間も増えることでワークライフバランスの向上にも繋がります。
通勤などによるさまざまなストレスや、モチベーションの低下を引き起こす要因を少しでも軽減することで仕事へのモチベーションがあがり、結果的に生産性の向上に繋がっていきます。
育児・介護との両立
従業員の中には、子どもの急な発熱や親の介護など、突発的な事由により出社できなかったり、早退しなくてはいけない場合があると思います。そんなときに、自宅から近い場所にサテライトオフィスがあれば、急な仕事の依頼にも対応できるほか、突然の呼び出しなどにもスピーディーに対応することができます。
育児や介護を理由に、やむなく退職する人も多い今、優秀な人材の離職が増えることは、企業にとっての損失でもあります。気兼ねなく働ける環境を用意することで、少しでもこのような理由での離職を防ぐことが可能となります。
地方にいる優秀な人材の確保
地方型サテライトオフィスの大きなメリットとして、地方にいる優秀な人材を新たに確保できる点があります。さまざまな理由で都市部では働けないため、採用したくてもできなかった人材を、地方にサテライトオフィスを設置することで、こうした人材をしっかりと確保することが可能になるため、企業と社員の両方にとってメリットのある仕組みといえます。
BCP（事業継続計画）対策
各所にサテライトオフィスを設置することは、近年対策が進んでいる「BCP（事業継続計画）」に大きく役立つといわれています。
「BCP」は、事前災害やテロなど、さまざまな緊急事態が起きたときでも、事業を進めたり早期に復旧させていくための計画のことをいいます。東日本大震災の際、首都圏でも交通機関が麻痺したり、計画停電の実施など、多くの企業がこれまで通り事業を行うことが難しい状況となりました。
そのため、会社の重要なデータを本社や拠点の一か所だけに保管しておくのではなく、サテライトオフィスでも管理できるようにしてくことで、万が一のことを想定したリスクの分散が可能となります。
サテライトオフィスの課題
企業や従業員にとって、メリットの大きなサテライトオフィスですが、導入する際には、いくつか想定しておかなければならない課題があります。
コミュニケーションが希薄になる
サテライトオフィスへ出社することになると、必然的にこれまで出社していた本社や拠点の従業員とは、物理的に距離が生じます。それにより円滑なコミュニケーションを取ることが、難しくなる可能性があります。同じオフィスで仕事をするわけではないため、日々の挨拶などのちょっとした会話すらなくなるほか、プロジェクトの進捗管理や打ち合わせなどもしづらくなってしまいます。
こうした課題を解消するためにも、コロナ禍で話題になった「ZOOM」などのWeb会議システムや、チャットツールなどの活用がおススメです。コミュニケーションが希薄にならないよう、こうしたツールも合わせて導入してみてもいいでしょう。
高いセキュリティ管理が必要
サテライトオフィスは、本社や支店のように専用のオフィスを借りるのではなく、民間のレンタルオフィスなどを利用することもあります。その際、多くの利用者が出入りするため、会社の機密情報が入ったパソコンやタブレットの紛失や、盗難が発生する可能性があり、情報漏洩にのリスクも高くなります。
こうした不安を解消するためにも、社員が使うパソコンをはじめとしたIT機器のセキュリティ環境は、しっかり整えておきましょう。またサテライトオフィスを利用する際は、重要機密に繋がる情報は扱わないなど、対策のためのルールを決めるといいです。
まとめ
2020年、新型コロナウイルスの影響を受け、多くの企業で従業員の「働き方」を見直すキッカケができたかと思います。通勤により、人の行き来が多い状況に身を置くことのないよう、サテライトオフィスの導入は、これからの生活に必要な仕組みを作る大きな役割を担うかもしれません。
もちろんサテライトオフィスを導入し、そこで仕事をしてもらうためには、サテライトオフィスでも生産性やサービスの価値を落とさずにいけることが、最重要です。クオリティを下げずに仕事を行うことを前提に、サテライトオフィスの環境構築を行っていく必要があるでしょう。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
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