オンラインストレージのセキュリティは危険？リスクや対策方法、法人におすすめの安全な製品を解説

オンラインストレージ利用に伴うリスク

不正アクセスによるデータ漏洩

オンラインストレージ利用する中で、最もリスクが高いのが不正アクセスによるデータ漏洩です。

もし、ハッキングなどのサイバー攻撃にあった場合、個人情報を盗まれたり、悪用される危険性があります。

データ漏洩が発覚した場合、会社の社会的信用を失う可能性もあるので、オンラインストレージに個人情報を登録する場合は、データ漏洩のリスクがあることを把握しておきましょう。

データの消失

オンラインストレージを利用することで発生しうるのが、オンラインストレージに保存したデータの消失です。

例えば、オンラインストレージがウイルスの脅威にさらされた場合、保存していたデータが消されてしまう可能性があります。

ユーザーアカウント情報の漏洩

オンラインストレージを利用するリスクとして挙げられるのが、ユーザーアカウント情報の漏洩です。

オンラインストレージにアクセスするときには、IDとパスワードを入力しますが、IDとパスワードを第三者に知られると、誰でもかんたんにログインできてしまいます。

ユーザーアカウント情報の漏洩を防ぐためには、2段階認証を採用しているオンラインストレージを選ぶのが効果的です。

大規模なサーバー停止

オンラインストレージを利用する場合、大規模なサーバー停止が起こる可能性があります。

サーバーが停止してしまうと、ファイルにアクセスできず、業務がストップしたり、データが損失し会社の不利益につながるリスクがあります。

万が一のためにも、複数のサーバーにバックアップを残せるオンラインストレージを選ぶのが安心です。

オンラインストレージにおけるセキュリティの重要性

法人向けオンラインストレージで起きた事故事例

オンラインサービスのセキュリティ障害(アメリカ企業)

アメリカの大手検索エンジンが提供するオンラインサービスでは、非公開設定にしていた文書ファイルが、許可していないユーザーに共有されるという事故が起きました。

一度ファイルを共有したユーザーなら、誰でも非公開のドキュメントを閲覧できる状態にあったため、社外秘のデータを取引先が閲覧した可能性もあります。

閲覧時にワンタイムパスワードを設定できるオンラインストレージであれば事故は起きなかったため、ビジネスでオンラインストレージを導入する時には、ワンタイムパスワード機能のあるメーカーを選びましょう。

オンラインストレージによるセキュリティ障害(アメリカ企業)

アメリカの無料オンラインストレージサービス事業者では、メールアドレスだけ入力すればパスワードを入力しなくてもサーバーにアクセスできるという事故が起きました。 

もし、メールアドレスだけで誰でもログインできてしまえば、ストレージに個人情報を入れていた場合、情報漏洩や悪用につながります。

幸いにも情報漏洩の報告はありませんでしたが、二段階認証やIP制限機能のないオンラインストレージの危険性がわかる事故事例と言えます。

 国内大手サービスによる個人情報漏洩(日本国内)

日本のソニー株式会社では、2011年にPlayStation Networkなどの利用ユーザー7,700万人の個人情報が流出した可能性があるとして、連日ニュースになりました。

原因はハッカー集団による不正アクセスで、会見によると名前・住所・クレジットカード番号が流出したとされています。

個人情報を扱うのであれば、セキュリティレベルの高いデータセンターを利用したり、ウイルス感知精度の高いシステムを利用するのが大切です。

安全性担保のために必要なオンラインストレージの機能

 外部攻撃のブロック機能

オンラインストレージを安全に利用するためには、サイバー攻撃をブロックする機能が必要です。

例えば、不正アクセスを感知するIDS機能や、データを暗号化するSSLはビジネスでよく利用されています。

国内データセンターのトラブルブロック機能

オンラインストレージを安全に利用するためには、国内のデータセンターを利用してトラブルロックを防ぐのが大切です。

海外サーバーにデータを保存している場合、その国の警察や政府の要求により、サーバーを強制的に押収される可能性があります。

サーバーが押収されると、サーバーがストップして業務が中断されるほか、保存してあるファイルを勝手に閲覧されることもあるため、日本国内のサーバーの方が安心です。

アメリカではサーバーの強制押収ができる法律がある

アメリカでは、警察や政府の認可があれば裁判所の許可なくサーバーの押収ができる米国愛国者法があります。

実際に、警察によりサーバーが強制的に差しさえられサーバーがストップにつながった事例もあるため、データセンターが国外にしかないという状況は非常に危険です。

米国愛国者法の効果をさらに強化した米国CLOUD Actと言う法律も施行されているため、オンラインストレージを契約する時には、データセンターがどこにあるのか確認しましょう。

機器故障や災害に対するセキュリティ対策機能

オンラインストレージを安全に使うなら、機器の故障や災害への対策機能も必要です。

もし、データセンターの機器が地震や落雷などの災害によって故障した場合、サーバーに保存していたデータを全て失うリスクがあります。

認証機能

オンラインストレージの認証機能とは、不正アクセスを防ぐための機能です。

ID・パスワードの設定はもちろん、最近では、ワンタイムパスワードをユーザーの端末に送って、追加パスワードを入力する二段階認証が増えています。

他にも、一つのID・パスワードで複数のシステムを利用できるシングルサインオンや、社外からのアクセスをいっせいブロックするIPアドレス制限など、認証機能には様々な方法があるため、自社にとって使いやすい認証機能を見極めましょう。

二段階認証

二段階認証とは、ID・パスワードを入力した後に、さらに別の認証を求められる仕組みのことです。 

二段階認証を利用することで、1回目と2回目のIDとパスワードが異なるため、ログイン難易度を高められます。

しかし、二段階認証は、スマホやパソコンなどの端末ごと盗難されたときに、端末にCookieが使われていると容易に認証を突破されるというリスクもあります。

シングルサインオン

シングルサインオンとは、1度のユーザー認証によって、自社サービスや外部ストレージサービスなどの複数のツールを利用できる仕組みのことです。 

シングルサインオンを利用することで、サイトごとにID・パスワードの入力する手間がなくなり業務効率化につながるというメリットがあります

しかし、ユーザー情報が漏洩してしまった場合、登録サイト全てにログインができるようになるため、被害が大きくなりやすいというデメリットも存在します。

IPアドレス制限

IPアドレス制限とは、登録したIPアドレス以外のアクセスを全てブロックする仕組みのことです。 

IPアドレスは、接続したインターネットと端末によって番号が発行されるので、登録していない不特定多数のアクセスをシャットダウンできます。

しかし、ネット接続した場所が変わってしまうと、IPアドレスも変更されてしまうため、テレワーク中にサーバにアクセスできずに業務がストップするというデメリットもあります。

アクセスコントロール機能

オンラインストレージを従業員数の多い大企業で利用する場合、アクセスコントロール機能があると安心です。

アクセスコントロール機能は、チームやプロジェクトごとにアクセスできるユーザーを制限できるため、安全性のアップにつながります。

しかし、アクセスコントロールは、中小企業や従業員の少ない組織で利用すると、むしろ使い勝手を悪くしてしまうため注意が必要です。

ログ管理機能

オンラインストレージを利用するときには、ログ管理機能があるサービスがおすすめです。

誰がファイルにログインしたかや、どんな編集をおこなったのか分かるので、不審なユーザーによるアクセスを発見できます。

また、情報漏洩が起きたときにも、原因究明が迅速になるため、セキュリティを高くしたいと考えている企業であれば、ログ管理機能を使いましょう。

バージョン管理機能

オンラインストレージを導入するときには、バージョン管理機能があるタイプが安心です。

バージョン管理機能はどのオンラインストレージメーカーも標準搭載していますが、何回前のバージョンに復元してくれるかはメーカによって違いがあるため、何回程巻き戻しができればいいか事前に検討しておくことをおすすめします。

ディザスタリカバリー機能

オンラインストレージをバックアップ目的で使うなら、ディザスタリカバリー機能のあるサービスを選ぶべきです。

ディザスタリバリー機能とは、災害が起きたときに被害を最小限にとどめるための動きのことで、複数のオンラインストレージにデータを保管することによってデータの損失を防ぐ保険的役割を指しています。 

日本は地震や台風など自然災害の頻度が高いので、リスクマネジメントのひとつとして、ディザスタリカバリー機能を導入する企業が増加中です。

カントリーリスク対策機能

オンラインストレージで個人情報を取り扱う場合には、カントリーリスク対策機能が搭載された企業を選んだ方が安心です。

日本と関係の悪い国や紛争地域にクラウドサーバーが設置されている場合、個人情報の漏洩のリスクによって、社会的信用を失う可能性もあります。

カントリーリスクを防ぐためにも、データの保管先が経路を含めて日本国内に限定されているかや、契約先が日本法人になっているかを確認すべきです。

その他高度なセキュリティ機能

オンラインストレージで機密情報を扱うなら、高度なセキュリティ機能が必要です。

例えば、BOXでは7段階のアクセス権限を付与できたり、Everidaysでは高レベルの暗号化方式「AES256」を利用したり、ウイルスを徹底ブロックできます。

オンラインストレージにアップしたいデータの種類に併せて、セキュリティレベルの高い企業を選定することをおすすめします。

セキュリティに強いオンラインストレージの選び方

自社のセキュリティポリシーと相違がないか

オンラインストレージを選ぶときには、自社のセキュリティーポリシーと相違がないか確認が必要です。

例えば、自社のセキュリティポリシーにデータセンターは国内限定で複数設置するという表記があるのに、海外にデータセンターのあるオンラインストレージを選ぶのは条件が相違しています。

もし、自社とオンラインストレージの条件にずれがあると、オンラインストレージを導入できないか、導入したとしても業務効率化の妨げになる可能性があるので、事前にセキュリティポリシーをチェックすべきです。

第三者機関の認証を得ているか

セキュリティの高いオンラインストレージを選ぶなら、第三者機関の認証を得ているかがひとつのポイントになります。

第三者機関として代表的なのが、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格であるISO/IEC27001・27017です。

ISO/IEC27001・27017を取得していれば、個人情報の安全性がしっかりと確保されているという基準になります。

多くの企業の導入事例があるか

オンラインストレージを選ぶなら、多くの企業で導入した実績があるか調査しましょう。

例えば、セキュアSAMBAは、導入実績6,000社を超えるオンラインストレージです。中小企業の導入数が多く少人数のサービス利用に向いています。

導入実績の数も重要ですが、自社の従業員数や業態が近い企業の導入が多いオンラインストレージを選ぶのが大切です。

無料トライアル期間で使用感を試す

オンラインストレージの失敗しない選び方として大切なのが、無料トライアル期間で使用感を試すことです。

多くのオンラインストレージでは、10日〜30日ほど無料トライアル期間を用意しているので、実際にシステムを触ってみて使いやすいポイントや、不足点を洗い出します。

口コミや評判が良くても、自社にとって使いやすいかは別なので、複数のオンラインストレージを実際に使って、比較表を作成したうえで最終決定しましょう。

個人や企業でもできるオンラインストレージのセキュリティ対策

サービス選定段階で安全性を見極める

オンラインストレージのセキュリティ対策は、サービス選定段階から始まります。

例えば、アクセス権限が付けられるかや、ログイン時に二段階認証になっているかなど、セキュリティ機能の有無を確認しましょう。 

また、何社か無料トライアルする上で、自社にとって必要なセキュリティと不要なセキュリティがわかってくるため、自社にマッチするオンラインストレージはどれか比較表を作り、客観視するのが大切です。

強固なIDやパスワードを設定する

オンラインストレージのセキュリティを高く保つ方法として手軽なのが、強固なIDとパスワードを設定する方法です。

大文字・小文字・数字・記号を混ぜ合わせ、推測されにくいIDとパスワードにすると不正アクセスされにくくなります。

また、パスワードは1ヶ月に1回を目安に変更したり、情報漏洩が発覚した時点ですぐに変えたりすることでセキュリティを高くできます。

バックアップを取る

オンラインストレージのセキュリティを保つのにおすすめなのが、自分のサーバーでバックアップを取ることです。 

オンラインストレージのデータが何らかの原因により消失した場合でも、自分のパソコンにバックアップがあればデータを復元できます。

セキュリティ対策に強いオンラインストレージの比較

コワークストレージ

コワークストレージは、NTT東日本が提供するクラウドストレージです。中小企業の業務効率化を目的に、低価格ながら誰にでも使いやすいよう設計されています。

社内サーバーのアクセス権限と同様に、部署ごとのアクセス可否を指定できるので、社内の情報漏洩対策が万全です。

また、通信経路と保管データを自動で暗号化・複合化するため、データの機密性を保持できます。

◯メリット	・中小企業におすすめ ・大容量プランが安い ・サポート
×デメリット	・個人プランがない ・利用人数制限がある

Box

 

プラン	容量	月額料金(税込)
Business	5GB	1,881円/1人
Business Plus	15GB	3,135円/1人
Enterprise	50 GB	4,620円/1人

Boxは、世界で97,000社以上に利用されているセキュリティ重視のクラウドストレージです。

国際的なセキュリティ規格をクリアしており、国家機密情報を管理できるほど安全性が高いことが特徴となっています。

また、Boxは、法人が利用することを想定してサービスが開発されているので、OfficeツールやOutlookとの連携もスムーズです。セキュリティは重視しながらも業務効率化を成功させたいという方に向いています。

◯メリット	・セキュリティが高い ・アクセス権限が7段階
×デメリット	・月額料金が割高 ・プランが分かりにくい

DirectCloud-BOX

 

プラン	容量	月額料金
ベーシック	100GB	1万円
スタンダード	300GB	3万円
ビジネス	2TB	9万円
プレミアム	5TB	18万円
エンタープライズ	20TB	30万円

DirectCloud-BOX(ダイレクトクラウドボックス) は、ダイレクトクラウドボックス社が法人向けに開発した国産クラウドストレージです。

部署別でのアクセス制限や、操作ログ機能などセキュリティ対策がしっかり取られています。

また、人数制限がないので、ユーザーが増えたとしても追加料金がかかりません。そのため、従業員数の多い企業で利用するのに最適です。

◯メリット	・人数制限がない ・20TBまで利用できる
×デメリット	・小容量プランがない ・個人事業主には不向き

Fileforce

 

プラン	容量	月額料金
Fileforce Drive	問い合わせ	問い合わせ

Fileforce(ファイルフォース)は、開発から提供・データ保存まで国内で行う国産クラウドストレージです。

現在社内で利用しているファイルサーバーの操作性は確保しながら、クラウド上でファイル共有やアクセス制御ができるので、使い勝手は変わらないままセキュリティアップにつなげられます。

アカウント無制限プランや、容量買い切りプラン、任意のID数を契約でこきるプランなど、複数のプランから自社にあったプランで契約できるため、無駄な料金が発生しないのが魅力です。

◯メリット	・システム運用を変えずにクラウド化できる ・プランが豊富
×デメリット	・問い合わせしないと料金がわからない ・データ移行があるため導入まで時間がかかる

セキュアSAMBA

 

プラン	容量	月額料金(税込)
フリープラン	5GB	0円
ライトプラン	100GB	1万6,500円
ビジネスプラン	500GB	3万3,000円
カスタマイズ	無制限	問い合わせ
その他	1TB	6万3,800円
	2TB	9万6,800円
	3TB	12万9,800円
	4TB	16万2,800円
	5TB	19万5,800円

セキュアSAMBAは、ChatWork(チャットワーク)ストレージテクノロジーズ株式会社が提供するオンラインストレージです。

アクセス経路とファイルの暗号化、アクセス権限、二段階認証、グローバルIPアドレス制限といったセキュリティ対策機能がどのプランでも利用できるので、安全性を重視したい企業に向いています。

また、セキュアSAMBAでは、電話やメール、チャットでも問い合わせができるのでサポート体制の手厚さが魅力です。

◯メリット	・セキュリティとサポート体制が最強 ・導入実績3,000社以上の安心感 ・5GB(3人)まで利用できる無料プランでお試しができる
×デメリット	・無料プランの容量が小さい ・バックアップに追加料金が発生する

SECURE DELIVER

 

プラン	月間 ファイル送信数	月額料金（税込）
デリバー500	500通まで	3万7,950円
デリバー1000	1,000通まで	6万5,450円
デリバー2500	2,500通まで	9万8,450円
デリバー5000	5,000通まで	15万8,950円
デリバー10000	10,000通まで	27万9,950円

 

SECURE DELIVER(セキュアドライバー)は、富士フイルムが提供する高セキュリティな法人向けオンラインストレージです。

ファイル送信したときに、上司による承認チェックや送信停止ができたり、第三者への誤送信が起きた場合にはリンクの無効化ができるなど、情報漏洩をしないための機能だけでなく、被害を最小限にする機能も充実してます。

SECURE DELIVERは、ファイルの送受信を目的にしているため、データ容量や利用人数に関係なく、月間のファイル送信数に応じて料金が決まる仕組みを採用しています。

◯メリット	・情報漏洩対策が最強 ・ファイルの送受信に最適
×デメリット	・ファイルの保存やバックアップには向いていない ・月額料金が高め

 IMAGE WORKS(イメージワークス)

 

プラン	容量	月額料金
ミニマムプラン	不明	1万6,500円

IMAGE WORKS(イメージワークス)は、セキュアドライバーと同じく富士フイルムが提供する画像や動画の保存・共有に特化したオンラインストレージです。

検索能力に優れており、検索ワードを入力すると、AIが検索条件にマッチする写真や動画を表示してくれるので、ファイル名がわからなくなってもすぐにデータを見つけられます。

また、1ファイル最大60GBの大容量ファイルに対応しているので、セキュリティ重視のセキュアドライバーと、利便性重視のIMAGE WORKSを併用するのがおすすめです。

◯メリット	・画像や動画の共有に向いている ・AIが画像検索をしてくれる ・1ファイル最大60GBの大容量ファイルに対応
×デメリット	・文書の共有には向いていない ・アクセス制限がない

使えるファイル箱

 

プラン	容量	月額料金
スタンダード 1年プラン	1TB	14,740円
アドバンス 1年プラン	3TB	47,840円
スタンダード 1ヶ月プラン	1TB	18,480円
アドバンス 1ヶ月プラン	3TB	59,800円

 

使えるファイル箱は、使えるねっと株式会社が提供するオンラインストレージです。

二段階認証やワンタイムパスワードの発行など、セキュリティ対策も万全のため、ビジネスで求められるセキュリティをクリアした安心感の強いオンラインストレージです。

また、100人で使っても14,740円で利用できる人数無制限の料金設計が特徴で、大人数でファイル共有するのに向いています。

◯メリット	・ユーザ数無制限で大人数利用に向いている ・ワンクリックでファイルのリンク発行ができる
×デメリット	・プランが少ない ・1ヶ月プランだと割高になる

One Drive for Business

 

プラン	容量	料金 （税込）
Business Plan 1	1TB	594円
Business Plan 2	無制限	1,199円
Business Basic	1TB	715円
Business Standard	1TB	1,496円

OneDrive for Business（ワンドライブフォービジネス）は、Microsoft（マイクロソフト）社が提供しているビジネス向けのオンラインストレージです。

アクセス制限や二段階認証も設けられているのでセキュリティが高く安心して利用できます。

また、OneDrive for Businessは、マイクロソフト365のサブスクリプションサービスを一つとして利用でき、Word、Excel、PowerPoinを使った共同編集が可能なので、Officeツールをよく利用する企業にぴったりです。

◯メリット	・Officeツールとの互換性が高い ・Plan2は容量無制限
×デメリット	・WordやExcelが使えるのはBusiness Standardだけ

Fleekdrive

 

プラン	容量	月額料金 （税込）
チーム	100GB	50円/1人
ビジネス	2TB	1,650円/1人
エンタープライス	無制限	4,400円/1人

Fleekdrive(フリークドライブ)は、株式会社Fleekdriveが提供するオンラインストレージです。

ファイルの分散保管によってサーバーダウン時のリスクを最低限にしたり、PDFをダウンロードするときに取得者や取得時間が透かしで入るなどセキュリテイ対策もしっかりしています。

また、人数が増えるごとに料金も比例する従量課金制のため、利用者が少ない場合は、月額料金が安く大量のストレージを利用できます。

◯メリット	・1人〜少人数向け ・データの保管やバックアップが目的のひとにおすすめ
×デメリット	・企業単位で導入すると割高になる ・オプションが高額

Everidays

 

プラン	容量	月額料金 （税込）
スターター	200GB	8,360円
プロフェッショナル	1TB	2万1,780円
	2TB	4万3,560円
	3TB	6万5,340円
	5TB	10万8,900円

 

Everidays(エブリデイズ)は、株式会社yettがセキュリティと使いやすさの両立を目指して開発・提供している国産型オンラインストレージです。

アップロードされたデータは、全て国内のデータセンターに保管・多重バックアップしてくれるため、災害時にデータを紛失することがありません。

シンプルな設計が特徴で、MacやWindowsのショートカットキーがそのまま使えるので、新たに使い方を覚える必要がなく、かんたんに操作が行えます。

◯メリット	・国産運営の安心感 ・大容量プランが手厚い
×デメリット	・1TB以下のプランが少ない ・検索機能がついていない

GigaCC ASP

 

プラン	容量	料金 （税込）
Standardプラン	1GB/10ID	1万3,200円
	100GB/100ID	14万4,100円
	1,000GB/ 1,000ID	30万8,000円
Advancedプラン	1GB/10ID	2万9,700円
	100GB/100ID	4万1,910円
	1,000GB/ 1,000ID	33万5,500円
Premiumプラン	1GB/10ID	5万9,400円
	100GB/100ID	19万3,600円
	1,000GB/ 1,000ID	35万7,500円

GigaCC ASP(ギガシーシーエーエスピー)は、日本ワムネット株式会社が提供する日本企業にとって使いやすい国産オンラインストレージです。

GigaCC ASPと他のオンラインストレージの大きな違いは、一斉仕分け送信でデータを異なる宛先へまとめて送信できるため、請求書業務の効率化ができるという点にあります。

また、既存システムとの連携をすることで、取引先へ定期的に請求書を自動送信することも可能です。人的ミスによる情報漏洩リスクを減らしたいと言う方におすすめです。

◯メリット	・大容量のデータを送信可能 ・業務効率化&自動化が実現
×デメリット	・契約の範囲を超えると従量課金制になる ・どのプランでも初期費用が5万円発生する

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、クラウド上でテキストや画像などのファイルを保存できるサービスです。

社内で利用する画像や動画・資料を1つの場所に保存し、共有できるため、社内サーバーの無駄遣いを防げます。

また、データを一元管理することで、権限を持っていればいつどこにいても社内情報にアクセスできたり、探す手間をなくしたりすることにもつながるでしょう。

オンラインストレージとクラウドストレージに違いはある？

オンラインストレージとクラウドストレージは同じサービスを指しており、機能にも違いはありません。

どちらの呼び方でも問題ありませんが、市場的にはクラウドストレージの方が使われています。

オンラインストレージの3つのタイプと使い方

法人向け

法人向けのオンラインストレージは、大量の顧客情報を扱う関係上、セキュリティ機能が高いことが特徴です。

アカウント認証やアクセスログの管理、ファイルやフォルダごとの権限付与など、ビジネスで必要になるセキュリティシステムを搭載しています。

サービスによっては国家機密を取り扱う、高い安全性を誇るものもありますが、その分料金も高くなるので自社に必要な機能を見極めて導入しましょう。

個人事業主向け

個人事業主向けのオンラインストレージは、ストレージの追加購入ができるタイプが中心です。

個人事業主の場合、コストを安くしながら業務に支障のないオンラインストレージを選ぶ必要があるため、データ容量が少なくなってきたら買い足せるプランにするとコストの最適化ができます。

なお、無料で容量無制限のオンラインストレージは、一見コスパが良さそうに見えますが、一定期間でデータが消えるものが多いため、ビジネスで利用するのはおすすめできません。

個人向け

個人向けのオンラインストレージは画像や動画のバックアップを目的に作られた低価格なものがほとんどです。

例えば、amazonフォトは月額600円(税込)でアマゾンプライム会員になった方であれば、誰でも容量無制限で動画や画像を保存できます。また、共有フォルダを作って、データシェアも可能です。

しかし、個人向けのオンラインストレージは、法人向けと比較しセキュリティレベルが落ちてしまいますので、個人情報の取り扱いに注意しなければなりません。

オンラインストレージを利用するメリット

ファイルを一元管理できる

オンラインストレージを利用すれば、ドキュメントやスプレットシートなどのファイルを一元管理が可能です。

例えば、例えば、営業研修などにおいて、社員の商談の成功事例をオンラインストレージを利用して保管しておくと、他の部署でも閲覧の権限があればかんたんに取り出せます。

社員個人が抱えていた資料や、資産を一元管理できれば、新人教育期間の短縮や経営資源の有効活用にもつながります。

自動でバックアップができる

オンラインストレージは、ファイルの自動保存に対応しています。社内サーバーの場合、システムエラーが起きてフリーズしてしまうと、時間をかけて作成したデータが作成したデータが消えるといったトラブルが起きていました。

しかし、オンラインストレージがあれば、データがクラウド上に自動保存されているので万が一の時にも安心です。

地震やウイルスなどの脅威からデータを守るためにも、最近では企業のオンラインストレージ導入数が増加しています。

ファイルの共有がかんたん

オンラインストレージに保存したファイルは、かんたんに共有が行えます。

例えば、企業のマニュアル作成で使われることが多い「note PM」は、共有リンクをワンクリックで作成でき、メールやチャットツールなどですぐに相手へデータシェアが可能です。

さらに、リンクへアクセスしたユーザーと共同編集も行えるので、業務効率化に期待できます。

サーバー運営や管理が不要

オンラインストレージは、インターネットを経由してクラウド上のサーバーを利用するため、自社でサーバー運営や管理をする必要がありません。

自社内のファイルサーバーの場合、システム担当者が在中しなければなりませんでしたが、クラウドサーバーなら、システム担当者もサーバールームも不要です。

そのため、オンラインストレージは、テレワークを導入している企業や、コスト削減に力を入れている企業に向いています。

場所を問わずアクセスができる

オンラインストレージは、インターネットがある環境なら、場所を問わずどこでもアクセス可能です。

会社からパソコンでアクセスすることも、家からスマホでアクセスすることもできるため、場所に縛られず業務が進められます。

オンラインストレージを使えば、会社に出勤しないとファイルを閲覧できないといったテレワーク中の問題解決につながります。

災害時でも情報紛失の恐れがない

オンラインストレージは、データをクラウド上に保存しているため、災害時でも情報紛失のリスクがありません。

もし、災害によりパソコンを紛失したり、オフィスのメインサーバーが使えなくなったとしても、オンラインストレージにデータがあればバックアップとして活用できます。

地震の多い日本では、万が一に備えたリスクマネジメントとしてオンラインストレージを活用する企業が増えています。

法人向けに特化している

オンラインストレージの中には、法人向けに特化したものもあります。

例えば、Google G-SuitやDropbox for Businessでは、企業単位・プロジェクト単位で閲覧メンバーを決められるので、業務効率化とセキュリティ対策を両立が可能です。

また、情シス担当者によるアクセスコントロールなしでも、ファイルやフォルダごとの操作権限を管理できるため、セキュリティ対策も安心です。

アップロード速度が速い

オンラインストレージは、テキストを書き混むと同時にリアルタイムでクラウドサーバー上にアップロードされるので、アップロードの速度が速いのが特徴です。

自社内サーバーでは、アクセスが集中するとアップロードに時間がかかってしまったり、最悪の場合アップロードに失敗しデータが保存できていない可能性もあります。

オンラインストレージなら、大容量の動画も一瞬でアップロードできるので、アップロードに時間を取られることなく作業を進めることが可能です。

オンラインストレージを利用するデメリット

運用・維持にコストがかかる

オンライントレージを利用する時には、導入コストと運用コストが発生するため、どの程度コストがかかるのか事前調査が必要です。

一般的に費用はデータ容量に比例します。文書データだけであれば容量は小さくても問題ありませんが、動画や音声データの保存用に使うのであれば1TB以上の大容量ストレージが必要になります。

現在アップロードしたいファイル容量に加えて、新しく追加するデータが増えることを考えて、プランを契約しましょう。

日本語対応していなかったら使いづらい

オンラインストレージのメーカーによっては、日本語未対応のものもあるため、使いにくさを感じることもあります。

また、サービス自体は日本語対応でも、サポート部門が英語にしか対応していない場合も考えられます。

申し込み時にはサービスとサポートの日本語対応になっているかを確認するようにしてください。

柔軟なカスタマイズができない

オンラインストレージは、フォーマットが決まった固定的なサービスであるため、自社で構築する自社サーバーよりもカスタマイズ性が低くなります。

例えば、議事録にコメント機能をつけようと思った場合、自社サーバーであればエンジニアに依頼して機能を追加できますが、クラウドサービスではカスタマイズができません。

時間とコストがかかってでもいちから環境構築するなら自社サーバー、カスタマイズはできなくても低コストかつすぐに使えるサーバーが欲しいならオンラインストレージと、自社にとってメリットが多い方を選択する必要があります。

情報漏洩の可能性がゼロではない

オンラインストレージは、ログイン時にIDとパスワードが必要になるため、リンクが漏洩したとしてもアクセスは不可能です。

しかし、IDとパスワードが漏洩してしまうと、誰でもファイルの閲覧や消去できてしまいます。

オンラインストレージで情報を厳密に管理していても、IDやパスワードが漏洩しては意味がありませんので、定期的にIDとパスワードを更新し、付箋で機密情報を管理しないよう徹底する必要があります。

無料のストレージより有料版の方がセキュリティは安心

オンラインストレージは、無料で使えるものよりも有料版の方がセキュリティ対策がしっかりしているので安心です。

無料のストレージの場合、個人用で利用することを想定しているので、ビジネスで必要になるアクセス権限の付与や、二段階認証がついていません。

企業によっては、無料オンラインストレージの利用を禁止しているところもあるため、個人情報や、社外秘につながるファイルをオンラインストレージに入れるのであれば、セキュリティがしっかりとしている有料版を利用しましょう。

個人事業主や個人でもセキュリティ重視が安全

オンラインストレージを個人事業主や個人で利用するときでもセキュリティを重視すべきです。

サイバー犯罪が複雑化している最近では、個人のストレージであってもデータを消失させられたり、データを第三者に見られるリスクがあります。

無料だからという理由だけでオンラインストレージを選ぶと、トラブルに巻き込まれる可能性があるため、セキュリティを重視してサービスを選びましょう。

まとめ

オンラインストレージを選ぶときには、値段や容量も大切ですが、どんなセキュリティ対策をしているか確認すべきです。

セキュリティ対策をしていない提供事業者を利用すると、ウイルスによる攻撃を受けたり、情報漏洩につながり、社会的信用を落としてしまいます。

オンラインストレージの提供事業者によって、データサーバーが複数設置されているかや、二段階認証やアクセス権限がついているかは異なりますので、実際に無料トライアルを利用して比較表を作成した上で決定するのがおすすめです。
 

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