ファイル共有サービスおすすめ20選！法人向けサービスの選び方を解説！

ファイル共有サービスとは？

ファイル共有サービスとは、 書類や画像などのデータファイルをインターネット上でやり取りできるサービスです。

データファイルをやり取りできるだけでなく、インターネット上に保存することも可能で、パソコンやスマホの容量を使わずにファイルを管理できます。

なお、ファイル共有サービスは、オンラインストレージやクラウドストレージ、クラウドサービスとも呼ばれています。

ファイル共有サービスの種類

パブリッククラウドストレージ

パブリッククラウドストレージとは、自社独自のサーバーやハードウェアなどを使用せず、 サービスとして提供されているクラウドストレージを、他の利用者と共同利用する方式です。

導入・運用コストを抑えられ、必要なときにすぐに始められ、不要と感じたときも契約内容をすぐに見直せてコストカットできるのが特徴です。

プライベートクラウドストレージ

プライベートクラウドストレージとは、 自社独自のクラウド型ファイルサーバーを用意し、ストレージの設定を細かくカスタマイズできる方式です。

高度なセキュリティ対策や独自の環境設定など、自社ならではの環境をオーダーメイド感覚で作れるのが特徴です。

ハイブリッドクラウドストレージ

ハイブリッドクラウドストレージとは、 パブリッククラウドストレージとプライベートクラウドストレージを組み合わせた方式です。

自社独自のサーバーやハードウェアを使用せずにコスト削減しながら、高度なセキュリティ対策と独自の環境設定が可能なストレージです。

他のファイル共有方法

USBメモリ

USBメモリを利用した共有方法は、共有したいファイルをUSBメモリにコピーして、他の端末にUSBメモリを挿入することでファイルを開ける方法です。

しかし USBメモリ自体を紛失したり、盗まれたりする危険があるため注意が必要です。

メールの添付ファイル

メールに共有したいファイルを添付して送信する方法は、手間のかかる設定やコストがかからない点がメリットです。

しかし、 メールサービスによっては添付できるファイルに容量制限があるので、動画や高画質のファイルを扱う仕事には向いていない方法です。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスは、サービス上にファイルをアップロードし、専用のURLを発行して、相手に共有する方法です。

メールでは送れないような大容量ファイルを共有できますが、 ファイルの保存期間が短いサービスが多いため、一定期間を過ぎるとダウンロードできなくなることに注意しましょう。

SNSやチャットツールに添付する

SNSやチャットツールに共有したいファイルを添付して送信する方法は、最も手軽に共有できる方法です。

しかし、どれだけ注意していても誤送信するリスクがあるため、 個人情報などの重要な情報が記載されたファイルを添付するのはおすすめできません。

NASの導入

NASとは、Network Attached Storageの略で、ネットワークに繋げて使用するストレージです。

ファイルサーバーの設計や構築も必要ないため、導入の手間がかからず、初期費用を抑えながら狭いスペースで設置できます。

しかしNASは、ファイル共有サービスのような豊富な機能はないので、 ファイルの保管をメインとして利用したい場合におすすめです。

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ファイル共有サービスの基本機能

ファイルの共有

ファイル共有機能では、予めアップロードされたファイルを送信したり、新しいファイルを受信したりできます。

ユーザー別にアクセス権限を設定し、 権限が与えられたユーザーだけがファイルの閲覧・ダウンロードすることも可能です。

データのバックアップ・管理

ファイル共有サービスの、データのバックアップ・管理機能は、アップロードされたファイルを自動的にバックアップしてくれる機能です。

また バックアップされたデータは、複数のサーバーに保管されることが多いため、万が一データを紛失した際も安心です。

ファイルの全文検索

ファイルの全文検索とは、 あらゆるファイルの本文全体を検索対象とした検索方法です。

キーワードが、ファイル名や本文中など、どこに存在していても検索対象になるため、膨大なファイルから漏れなく情報を探したい場合に最適です。

暗号化などのセキュリティ体制

ファイル共有サービスは、インターネットがあれば誰でもアクセスできてしまうため、さまざまなセキュリティ機能が備わっています。

ファイル共有サービスの多くは、 ファイルの管理を暗号化で行い、個人情報や機密情報の流出に配慮しています。

またより高度なセキュリティ対策として、自社のみがアクセスできる閉域通信経路を提供しているサービスもあります。

アカウントの一元管理

アカウントの一元管理機能では、分散したアカウント管理を一元化できます。

管理者は、 アカウントの発行や変更、削除をまとめて管理できるため、多大なアカウント管理作業を大幅に削減できます。

オンライン会議やチャット

ファイル共有サービスには、オンライン会議やチャット機能を備えているものもあります。

​ ​​​​​​遠隔地で作業するメンバーとコミュニケーションを図る際に便利な機能です。

ファイル共有サービスによって機能の充実度がさまざまなため、どの機能に重点を置きたいかによってサービスを選ぶのがおすすめです。

法人向けファイル共有サービスの選び方

データ容量と料金プラン

ファイル共有サービスを選ぶ際は、現在所有しているデータ容量に合わせて、今後増えていく分も考慮して余裕を持った容量を選ぶのがおすすめです。

また、データ容量が大きくなるにつれて料金が高くなるため、 予算と照らし合わせながら必要な容量が用意されたサービスを選びましょう。

買い切り型のプランはおすすめできない！

ファイル共有サービスを利用する時には、買い切り型のプランはおすすめできません。

買い切り型のプランは海外メーカーが中心のため、 契約してもサポートが日本語対応していないケースがあります。

また、 一度購入するとシステム更新されることがないので、長期的に利用することを考えると、サブスクリプション型のファイル共有サービスを検討するべきです。

利用可能人数

ファイル共有サービスを選ぶなら、利用可能人数が適しているかチェックしましょう。

価格が安いメーカーは、利用可能人数に上限があったり、利用人数が増えるごとに料金が発生する従量課金制が採用されていたりします。

​​ ​​​​​何名程度が使う予定か、今後何名ほど増える予定があるかを事前に調査してからサービスを選ぶことで、無駄な費用を払わずに最適なプランを契約可能です。

データの保存期間

ファイル共有サービスを選ぶ際、データの保存期間はどのくらいか確認しましょう。

保存期間が短すぎると、保存期間が過ぎてデータがないといった事態を起こしかねません。

ファイル共有サービスは長期間利用することがほとんどのため、 できるだけデータ保存期間が長いサービスを選ぶのがおすすめです。

アクセス制限などのセキュリティ対策機能

ファイル共有サービスを選ぶ際は、共有時の権限設定やアクセス制限、バージョン管理など、 情報漏洩を防げる機能が搭載されているか確認しましょう。

ファイル共有サービスは、手軽でどんな場所からでもアクセスできる分、セキュリティ対策が万全でないと、トラブルに発展する可能性があります。

第三者からの攻撃を防ぐために、セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶのが正解です。

▶関連記事：オンラインストレージのセキュリティは危険？リスクや対策方法、法人におすすめの安全な製品を解説

対応端末

ファイル共有サービスを使って業務効率化を目指したいのであれば、スマホやタブレットでも利用できるか確認することをおすすめします。

スマホやタブレットも対応していれば、 パソコンがない状況でもファイルの閲覧や編集が可能です。

移動中にスマホで作った資料を会社に戻ってパソコンで仕上げるといった活用もできるので、隙間時間の活用につながります。

機能

ファイル共有サービスを選ぶ際は、ファイル共有やオンライン共同作業が可能か確認します。

例えば、ファイル共有サービスを活用すれば、リンクひとつでメンバーに議事録を共有して、共同編集でリアルタイムに文書の修正が可能です。

ファイル共有やオンライン共同編集が可能であれば、 作業時間の大幅短縮が見込めるため、業務効率化を目指す企業にピッタリの機能です。

操作性

ファイル共有サービスは、社員全員が利用するものなので、 なるべく使いやすいものを選びましょう。

ファイルの管理画面がわかりづらいと、使い勝手が悪くファイルのデータ化が進まない原因となってしまうため、操作性は特に重視すべきポイントです。

作業ツールとの互換性

ファイル共有サービスを選ぶ際は、 自社で使っている作業ツールと同じメーカーのものがおすすめです。

同じメーカーのファイル共有サービスを選ぶと、メールやチャット、スケジュールと連携できて、ワンクリックでファイルの共有が可能です。

Google Workspaceを利用の場合はGoogle Driveを、 Microsoft 365を利用の場合はOneDriveを選ぶと、作業効率を向上させられるでしょう。

サポート体制

ファイル共有サービスを選ぶ際には、導入後のサポートがあるかも重視したいポイントです。

価格の安いサービスは、そもそもサポートセンターが用意されていなかったり、対応に時間がかかったりなどトラブルに発展しやすくなります。

チャットやメール、電話など幅広いサポートが用意されており、 休日や夜間にも対応してくれるファイル共有サービスを選ぶのがおすすめです。

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おすすめのファイル共有サービス20選を比較！

コワークストレージ

コワークストレージは、NTT東日本が提供するファイル共有サービスです。 中小企業の業務効率化をすることを目的に、低価格ながらも使いやすい設計が魅力です。

コワークストレージは、デスクトップと同じ感覚で利用できるため、サービス導入後すぐでも操作に困ることがありません。

また、スマホやタブレットからもログインが可能なので、テレワークを効率化させたい方や、移動時間にもファイルを確認したい方におすすめです。

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Box

Boxは、世界で97,000社以上に利用されているセキュリティ重視のファイル共有サービスです。

法人が利用することを想定してサービスが開発されているため、OfficeツールやOutlookとスムーズに連携できます。

またBoxは、国際的なセキュリティ規格をクリアしており、国家機密情報を管理できるほど安全性が高いため、 セキュリティを重視しながらも業務効率化を成功させたい方に向いています。

Dropbox Business

Dropbox Businessは、Dropbox社が開発・運営を行っている、シンプルな操作性で直感的に扱うことができる代表的なファイル共有サービスです。

スマートかつシームレスな操作性はもちろんのこと、導入実績と費用対効果にも優れています。

​​ ​​​​​世界45万以上のチームで幅広く利用されていることからも、世界的なシェアを誇るファイル共有サービスです。

DirectCloud

DirectCloud(ダイレクトクラウド) は、株式会社ダイレクトクラウドが法人向けに開発した国産ファイル共有サービスです。

人数制限がないため、ユーザーが増えたとしても追加料金がかかりません。

また、ビジネスシーンで使いやすいように、部署別でのアクセス制限や、操作ログ機能が搭載されているので、 従業員数の多い企業で利用するのに最適です。

OneDrive for Business

OneDrive for Businessは、Microsoftがが開発・運営を行っている、Officeシステムとの連携機能に優れたファイル共有サービスです。

世界的なOSでもある「Windows」を手がけている企業ということもあり、 同社のOSを搭載したマシンとの互換性に優れているため、似たような操作感で簡単に利用できます。

Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェアは、 NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している、導入実績1,000社以上のファイル共有サービスです。

Bizストレージ ファイルシェアは、動画や印刷データ、ログなど、最大2GBの大容量ファイルを簡単に送付できるのが魅力です。

またディスク容量による定額制で、最大1万人まで使えるため、 利用人数が多くなる大企業でもおトクに導入できます。

firestorage

firestorage(ファイヤーストレージ)は、会員登録不要で誰でも自由に利用することのできるビジネス用途のファイル共有サービスです。

ファイル共有サービスに必要な最低限の機能を備えていることに加えて、 2GBまで利用できる無料プランが用意されているため、初めての導入におすすめです。

Fileforce

Fileforce(ファイルフォース)は、開発から提供・データ保存まで国内で行う国産ファイル共有サービスです。

現在社内で利用しているファイルサーバーの操作性は確保しながら、クラウド上でファイル共有やアクセス制御ができるので、使い勝手は変わらないまま業務効率化につなげれます。

アカウント無制限プランや、容量買い切りプラン、任意のID数を契約できるプランなど、 複数のプランから自社にあったプランで契約できるため、無駄な料金が発生しないのが魅力です。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、ChatWorkストレージテクノロジーズ株式会社が提供するファイル共有サービスです。

アクセス経路とファイルの暗号化、アクセス権限、二段階認証、グローバルIPアドレス制限といった セキュリティ対策機能がどのプランでも利用できるので、安全性を重視したい方に向いています。

またセキュアSAMBAは、電話をはじめ、メールやチャットでも問い合わせができ、サポート体制の手厚さが魅力です。

GigaCC ASP

GigaCC ASPは、日本ワムネット株式会社が提供する日本企業にとって使いやすい国産ファイル共有サービスです。

GigaCC ASPと他のファイル共有サービスの違いは、 一斉仕分け送信でデータを異なる宛先へまとめて送信できるため、請求書業務の効率化ができる点です。

また、既存システムとの連携をすると、 取引先へ定期的に請求書を自動送信することも可能で、人的ミスによる情報漏洩リスクを減らしたい方におすすめです。

Smooth File

Smooth Fileは、企業間や拠点間のデータ送信を安心して行えるように開発された法人向けのファイル共有サービスです。

ウイルスチェックやSSL暗号化をはじめ、チームごとのアクセス権限やログの無期限保存機能も使えるため、企業が必要とするセキュリティ機能が全て搭載されています。

セキュリティの高さが評価され、全国150以上の自治体で使われているので、 個人情報や機密情報を取り扱えるファイル共有サービスが欲しい方におすすめです。

Everidays

Everidaysは、株式会社yettがセキュリティと使いやすさの両立を目指して開発した国産型ファイル共有サービスです。

アップロードされたデータは、全て国内のデータセンターに保管・多重バックアップされるため、災害時にデータを紛失することがありません。

シンプルな設計が特徴で、MacやWindowsのショートカットキーがそのまま使えるので、新たに使い方を覚える必要がなく、簡単に操作できます。

クリプト便

クリプト便とは、情報セキュリティのプロのNRIセキュアテクノロジーズ株式会社が提供するファイル共有サービスです。

情報セキュリティ専門会社としての技術・ノウハウを用い、暗号化やセキュリティ診断、ファイヤーウォールなど 堅牢なセキュリティ体制がポイントです。

金融系企業など高水準のセキュリティが求められる業界に多くの採用実績があり、さらに メールライクの使いやすい操作画面で利便性も両立しています。

Fleekdrive

Fleekdriveは、ファイルの分散保管によってサーバーダウン時のリスクを最低限に抑えられるのが魅力のファイル共有サービスです。

さらに、PDFをダウンロードするときに取得者や取得時間が透かしで入る機能もあり、セキュリティ対策がしっかりしています。

また、人数が増えるごとに料金も比例する従量課金制のため、 利用者が少ない場合は月額料金が安く大量のストレージを利用できます 。

NotePM

NotePMは、社内のマニュアル作成や議事録の共有にピッタリな法人向けのファイル共有サービスです。

検索機能に強く情報整理がしやすいのが特徴で、 Officeファイルの中身も全文検索が行えます 。

またフォルダとタグ機能があるため、階層が作りやすく、どこにデータを保存したか分かりやすくなるのがメリットです。   

Google Drive

Google Driveは、Googleが提供するファイル共有サービスです。Gmailを所有している人なら、誰でも無料で安全に使い始められます。

Googleドライブでは、ファイル共有サービスだけでなく、ドキュメントやスプレットシートなどのGoogleツールを共同編集することが可能です。

そのため、手軽に導入できるサービスを探している方や、 共同編集で業務効率化を図りたいと考えている個人事業主におすすめと言えます。

MEGA

MEGAは、ニュージーランドの「Mega Limited.」が提供するファイル共有サービスです。

無料のファイル共有サービスでは、5～10GBの容量制限がある中、 MEGAは20GBまで無料で使えるため、画像や文書データの簡単な共有であれば無料プランで十分活用可能です。

また、小さいプランであれば400GBで月額748円で利用できるので、有料でもお得度の高いファイル共有サービスです。

Box over VPN

Box over VPNは、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供する、10万社以上の企業に選ばれる容量無制限のファイル共有サービスです。

ストレージ容量不足による追加コストも不要で、どこからでも安全にアクセスし、 容量を気にせずにファイルを保管・共有できます。

またコメントやタスク割り当てなどの機能があるため、社内・取引先と共同作業を円滑に進められます。

使えるファイル箱

使えるファイル箱は、使えるねっと株式会社が提供する、シンプルで使いやすさが魅力のファイル共有サービスです。

専用のインターフェイスを必要とせず、Windowsならエクスプローラー、MacならFinderで共有フォルダを扱うので、普段のパソコンと同じような操作が可能です。

また使えるファイル箱は、 ユーザー数無制限で利用できるため、社員が増えてもユーザー課金や権限発行に悩むことなく、費用もかさみません。

オフィス宅ふぁいる便

オフィス宅ふぁいる便は、セキュアにファイルを取引先や関連企業に送付できる法人向けファイル転送・送付サービスです。

国際的なセキュリティ基準「ISMS」と、クラウドサービスに特化した「ISMS-CS」に則った運用体制のため、安心してサービスを利用できます。

また情報漏洩の要因の1つでもある誤送信については、 承認機能や事前チェック機能によって、多重の誤送信対策が可能です。

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ファイル共有サービス導入のメリット

費用を抑えた管理と運用ができる

ファイル共有サービスは、 ネットワーク環境さえ整えれば利用できるため、初期費用を抑えられます。

サーバーやソフトウェアなどを、自社で用意する必要はありません。

また、データセンター維持費や回線利用費などのサーバー運用費用も不要なため、ランニングコストを軽減できます。

ファイルを一元管理できる

ファイル共有サービスを利用すれば、 ドキュメントやスプレットシートなどのファイルを一元管理できます。

たとえば、営業研修において、商談の成功事例をファイル共有サービスに保管しておくと、閲覧権限があれば他の部署でも簡単に取り出せます。

社員個人が抱えていた資料を一元管理できれば、業務時間の短縮や経営資源の有効活用に効果的です。

ファイル共有の簡略化や共同編集による作業の効率化

ファイル共有サービスに保存したファイルは、簡単に共有が行えます。

たとえば、企業のマニュアル作成で使われることが多い「NotePM」は、共有リンクをワンクリックで作成でき、 メールやチャットですぐにデータシェアが可能です。

さらに、 リンクへアクセスしたユーザーと共同編集も行えるので、業務効率化に期待できます。

最新のバージョンや機能が利用できる

ファイル共有サービスは、 サーバの運用はクラウド事業者側が行うため、社内サーバーのように定期的なメンテナンス作業が必要ありません。

ほとんどのファイル共有サービスは追加料金なしでアップデートできるため、 常に最新のバージョンを利用できます。

場所を問わずどこからでもデータにアクセスできる

ファイル共有サービスは、インターネットがある環境なら、スマホやパソコンから場所を問わずどこでもアクセス可能です。

ファイル共有サービスを使えば、会社に出勤しないとファイルを閲覧できないといった テレワーク中の問題解決にもつながるでしょう。

自動でバックアップができる

ファイル共有サービスは、データがクラウド上に自動バックアップされるため、万が一の時にも安心です。

システムエラーが起きてフリーズすると、時間をかけて作成したデータが消えるといった、​​​​​ 社内サーバーの場合に起きがちなトラブルも心配ありません。

また、バックアップ作業が不要になるため、スマホやパソコンなどのデバイスの買い替え時にもデータを移行する手間がなくなります。

災害時にも早期に復旧できる

ファイル共有サービスは、データをクラウド上に保存しているため、災害時にも早期に復旧できます。

もし、災害によりパソコンを紛失したり、オフィスのメインサーバーが使えなくなったとしても、バックアップで対応できます。

地震の多い日本では、 万が一に備えたリスクマネジメントとしてファイル共有サービスを活用する企業が増えています。

ファイル共有サービス導入のデメリット

カスタマイズの自由度や柔軟性は低い

ファイル共有サービスは、自社のニーズに応じて開発するオンプレミスに比べると、カスタマイズの柔軟性は低くなります。

ファイル共有サービスは、サービスの種類が豊富で組み合わせも自由に行えますが、サーバやリソースを借りる形になるためカスタマイズの自由度は劣ります。

ネット回線の速度・安定性に左右される

ファイル共有サービスは、回線の速度や安定性が欠けると使いづらく、ネットワーク環境が整っていない場所では利用できません。

環境によってはファイル共有サービスを利用できないため、 インターネット環境に依存することになるデメリットがあります。

データ損失やサービス停止のリスクがある

ファイル共有サービスは、インターネット上のサービスのため、ネットワークが故障した場合にサービスが終了する可能性があります。

また、ファイル共有サービスがウイルスの脅威にさらされた場合、 保存していたデータが消されてしまう可能性もあるため注意が必要です。

セキュリティ面が不安なサービスもある

ファイル共有サービスのセキュリティレベルはサービスによって異なり、十分なセキュリティ対策機能が備わっていないサービスもあります。

特に、ファイル共有サービスに顧客情報や機密情報を保管したい場合、万が一情報漏洩が起きれば、会社の社会的信用を失うことになります。

十分なセキュリティ対策機能が備わっているか確認するために、サービスのセキュリティ対策機能を比較するのをおすすめします。

データ容量や利用人数が増えるとランニングコストもかさむ

ファイル共有サービスでは、データ容量や利用人数が増えると料金が上がり、ランニングコストもかさむサービスが多いです。

業務効率化やコスト削減目的で導入したサービスが、かえって会社の財政を圧迫してしまっては本末転倒なので注意が必要です。

今後増えるデータ容量の見当がつかない場合は 容量無制限プランを、利用人数が増える場合は ユーザー数無制限プランを選ぶのがおすすめです。

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ファイル共有サービス運用時の注意点

ファイルの共有権限を設定しておく

ファイル共有サービスを運用する際は、あらかじめ共有権限を設定しておくのがおすすめです。

共有権限の設定を間違ってしまうと、情報が書き換えられたり、社外の人に共有する際に情報漏洩したりなどのリスクがあります。

部署やチーム別のフォルダを作成し、 フォルダの内容に沿って「閲覧のみ」「編集可能」など柔軟に権限設定を変えていくことが大切です。

ファイルの保管期限を共有する

ファイル共有サービスでは、 不要なファイルまで保管していると容量の上限に到達してしまうため、保管期限を設定しておきましょう。

また、今は必要ないが今後必要なるかもしれないファイルや、念のため残しておきたいファイルは、デジタルアーカイブに残すのもおすすめです。

ファイル共有サービスに関するよくある質問

まとめ

今回は、おすすめのファイル共有サービス20選を徹底比較していきました。

ファイル共有サービスを導入することで、 書類や画像などのデータファイルをインターネット上で簡単にやり取りできるようになります。

またインターネット上に保存することも可能なので、パソコンやスマホの容量を使うことなく、ファイルの管理ができます。

​​​​​​​「ファイル管理を電子化したい」「ファイルを一元管理したい」という場合は、積極的に導入を検討しましょう。

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