ファイル共有サービスの失敗しない選び方とおすすめを紹介【法人向け】

ファイル共有サービスとは？基本概要と最新動向

ファイル共有サービスとは？

ファイル共有サービスとは、 インターネット上で複数人が同じファイルを「保存・閲覧・編集・共有」できる仕組み のことです。

従来のメール添付やUSBでのやり取りとは異なり、クラウド上でリアルタイムにアクセスできるのが特徴で、企業の情報共有やテレワーク環境での必須ツールになっています。

国内・海外の市場規模と拡大トレンド

ファイル共有サービスの市場は年々拡大しており、特に法人利用が急増しています。 背景には、リモートワークの定着や「脱PPAP」などセキュリティ意識の高まりがあります 。

国内でも大手企業だけでなく中小企業や店舗単位で導入が進み、データ共有の効率化が経営課題の一つとなっています。

海外ではBoxやDropbox、Google Driveなどが主流であり、国内市場でも同様のクラウド化が進行中です。

今後は「セキュリティ×利便性」を両立したサービスが求められる時代へと変化しています。

法人／店舗が導入すべき理由：メリットを整理

• 業務効率と情報セキュリティの両立
  社内での資料共有や取引先とのファイル送付を一元化できるため、作業時間の削減につながる
• セキュリティリスクの低減
  アクセス権限や履歴管理が可能なため、誤送信や情報漏えいのリスクも軽減できる
• リモートワークの推進を後押し
  クラウド共有により、出張先や自宅からもデータにアクセス可能
• 組織全体の生産性向上
  テレワークや複数拠点を含め、社内の業務連携がスムーズになり、生産性が向上

法人・店舗が押さえておくべき選び方のポイント

機能面で抑えるべき項目

ファイル共有サービスを選ぶ際は、まず「使いやすさ」と「業務効率化」を左右する機能面を確認しましょう。以下は、特に重要な機能例です。

• フォルダ構造の柔軟性
• アクセス権限の細かい設定
• リアルタイムでの共同編集機能
• リンク共有や期限付きアクセスの有無（社外とのファイル共有を行う場合）

これらの機能が整っているサービスほど、社内外での情報共有がスムーズに進みます。導入後に「思ったより機能が少ない」とならないよう、 利用シーンを明確にした上で選定することが大切 です。

セキュリティ・コンプライアンス観点

法人が導入する際に最も重視すべきは、セキュリティ対策です。社外とのファイル共有には常に情報漏えいリスクが伴います。

そのため、 通信や保存時のデータ暗号化、アクセスログの自動記録、IP制限や多要素認証など のセキュリティ機能を確認しましょう。

また、国内の法令や業界基準（ISMSやISO27001など）への準拠も重要です。

特に医療・金融・教育業界などでは、法的な要件を満たすかどうかが導入可否を左右します。

運用・導入・コスト面での視点

コスト面では、初期費用だけでなく「1ユーザーあたりの月額料金」や「容量追加費用」にも注目が必要です。

特に 中小企業では、少人数利用から始めて段階的に拡張できるプランが現実的 です。

また、管理者の設定や権限管理が複雑すぎると運用負担が増えるため、UIの分かりやすさやサポート体制も比較しましょう。

導入後に操作方法の教育やルール整備が必要になるケースも多いため、運用コストも考慮して選定するのが理想です

価格だけで判断せず、長期的な運用効率まで見据えることが重要

よくある失敗・注意点

• 「無料プランで十分」と判断してしまう
  ⇒無料版では容量制限やアクセス管理機能が不十分なことが多く、法人利用には不向き
• 社内ルールの未整備
  ⇒運用指針が社内に浸透せず、結局メール添付へ逆戻りするケースがある
• アクセス権の設定が適切でない
  ⇒機密情報が誰でも閲覧できる状態になり、情報漏えいのリスクが高まる

導入時は「機能・運用・ルール」をセットで設計することが大切で、 システムだけに頼らず“運用設計”を重視する ことが成功のポイントです。

利用シーン別おすすめのサービスタイプ

 少人数／スタートアップ向け

少人数のチームや創業間もないスタートアップには、 シンプルで低コストなファイル共有サービスが最適 です。

導入・運用の手間が少なく、無料または数百円から始められるプランも多く存在します。

たとえば「Google Drive」や「Dropbox Business」は、アカウント登録だけで利用でき、端末を問わずアクセス可能です。

重要なのは、コストを抑えつつ業務効率を上げること。将来的にチームが拡大してもスムーズに上位プランへ移行できる拡張性の高いサービスを選ぶことで、成長フェーズにも対応できます。

大容量データを扱う制作／設計部門向け

デザイン・動画・CADデータなどの大容量ファイルを扱う部門では、 ストレージ容量と転送速度が重要 です。

こうした業務には「Box」や「OneDrive for Business」などの高容量プランが適しています。特にBoxはファイルのバージョン管理や共同編集機能に優れ、チーム全体で効率的に作業が可能です。

また、アップロード制限や転送上限を気にせず使える環境を整えることで、納期遅延やデータ破損といったトラブルも防げます。

安定した通信環境と十分な容量を確保することが生産性向上の鍵です。

高セキュリティ・機密情報を扱う企業向け

顧客データや設計図、契約書など機密性の高い情報を扱う企業では、 セキュリティ特化型の共有サービスが求められます 。

「クリプト便」は、通信・保存時の暗号化、IP制限、ワンタイムパスワード発行など高度な安全対策を備えています。また、操作ログの記録や権限設定が細かく行えるため、社内監査にも対応可能です。

セキュリティ対策を怠ると情報漏えいによる信頼損失につながるため、機能だけでなく安全基準を満たしているかを確認して導入しましょう。

取引先・外部と頻繁に共有する必要がある企業向け

社外とのやり取りが多い企業には、 外部共有機能に優れたサービス がおすすめです。

たとえば「Dropbox Business」や「Box」は、共有リンクにパスワード設定や有効期限を設けられるため、セキュアにファイルを送受信できます。

取引先ごとにフォルダを分け、アクセス権限を制限することで情報管理もしやすくなります。また、共有先がクラウド未導入でもURL経由で受け取れる点も便利です。

社外との共同作業を安全かつスムーズに行うためには、「共有範囲の制御」と「操作性」のバランスが欠かせません。

法人向けファイル共有サービスおすすめ5選【比較表】

主要サービス比較表

おすすめサービスの特徴と強み

Box

Box最大の強みは、機密性の高さです。監査ログやアクセス制御機能、エンドツーエンドのデータ保護を提供し、情報漏えいを防止。

7段階の権限レベル、パスワード保護、アクセス制限などによる厳格な制御が可能 で、HIPAAやFedRAMPなどの規制要件も満たします。また、アップロードされたコンテンツは暗号化されます。

さらに、Box AIの活用、Box Signによるネイティブな電子サイン、多様な業務アプリとの連携、最新バージョンを保証するバージョン管理機能 により、重要な業務プロセスを加速します。

Dropbox Business

Dropboxでは、 コンテンツの保存、PDFの編集、動画の共有、書類への電子署名（Sign）など、重要な業務プロセスを1か所で完了 できます。

 3TB以上のストレージとバックアップ機能のほか、ファイルの復元、パスワード保護、透かし、閲覧者履歴などのセキュリティ機能も利用可能です。

また、Transferによる大容量ファイルの安全な送信もできるほか、Replayを活用して会議を減らし、動画プロジェクトのフィードバックや承認プロセスの効率化にも寄与します。

Google Drive（Google Workspace）

Google ドライブは、 リアルタイムな共同編集を強みとし、リモートワークや多拠点間の情報共有もスムーズ に行えます。

特筆すべきは、AIを活用した効率化です。Gemini in Google ドライブにより、複数のドキュメントの要約や情報の統合が可能となり、AIを活用した検索で関連性の高い結果を迅速に表示します。

スプレッドシートやドキュメントなど、Google提供の各種ツールと柔軟に連携できる点も魅力です。

OneDrive for Business

OneDrive for Businessは、各種Officeアプリと連携しており、WordやExcelをクラウド上で共有・編集可能です。

​​​​​​​特に、既存のMicrosoft環境を活かしたい企業に最適です。

クリプト便

クリプト便は、機密情報の安全な受け渡しに特化したファイル転送・共有サービスです。 「送信専用」で情報漏えいリスクを最小化し、官公庁や金融機関でも利用される堅牢なセキュリティ を誇ります。

サービス開始から20年以上の実績があり、高セキュリティが求められる金融業界を中心に採用されています。

また、メールライクな操作画面と、ファイル転送とファイル共有の使い分け機能により、利便性を確保しつつ、誤操作などの人的要因による事故リスクを最小化できる点も魅力です。

自社に合ったサービスを見つけるための選定ポイント

ファイル共有サービスは「すべての企業に最適な1社」が存在するわけではありません。
コスト・セキュリティ・操作性の3要素をバランスよく比較することが大切です。
例えば、コスト重視ならセキュアSAMBA、セキュリティ優先ならクリプト便やBizストレージが有力候補です。また、既存のGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を活用している企業は、それぞれの連携サービスを選ぶことで運用コストを抑えられます。最終的には「どんな共有が多いか」「誰と共有するか」を明確にし、自社に最もフィットするプランを選ぶことが重要です。

導入から運用まで：設計〜定着までのステップ

よくある質問（FAQ）

まとめ

ファイル共有サービスは、単なるデータ保存ツールではなく、企業の業務効率とセキュリティを支える“インフラ”です。

導入時には、自社の利用目的・共有範囲・必要なセキュリティレベルを明確にし、最適なサービスを選定することが成功の鍵となります。

また、導入後はルール整備と運用体制を構築し、継続的に改善していくことが大切です。