適格請求書(インボイス)とは？発行方法や準備すべきポイントをわかりやすく徹底解説！

適格請求書(インボイス)とは？わかりやすく解説

適格請求書(インボイス)とは、企業間の取引において、商品やサービスの代金支払いに関する情報を 電子的にやりとりするシステム です。

請求書や領収書の作成や保管、紛争の解決が効率的に行われることが期待されており、税務上の申告書類の作成も簡素化されます。

インボイス制度は、グローバルなビジネスの拡大にも貢献し、国内外の企業がより円滑に取引を行うことができます。

適格請求書(インボイス)導入の背景

インボイス制度が導入される背景には、グローバルなビジネスの拡大に伴い、国境を越えた取引が増加していることが挙げられます。

これにより、複雑な輸出入手続きや税務手続きが発生し、 企業がその 手続きに多大な時間や費用 を費やすことになります。

この問題を解決するため、国際的な標準化団体である国際商業会議所が、電子的な請求書のやりとりを規定する国際ルール「電子インボイス発行規則」を制定しました。

適格請求書(インボイス)の目的

軽減税率への対応

軽減税率の導入に伴い、 消費税の複雑な計算や複数税率に対応するため に、適格請求書が導入されました。

適格請求書に対応することで軽減税率に対応した消費税の正確な計算が行われ、税抜き価格が表示されるため消費者の利便性が向上します。

また、企業側でも、 売上高の管理がしやすくなる などのさまざまなメリットがあります。

益税問題の解消

益税問題とは、転売や買い付けなどの取引において 生じる利益に対して課税される税金のこと です。

適格請求書の導入により、取引データを集約し益税の 計算処理が自動化される ため、透明性が高まります。

適格請求書の導入によって、企業間取引において生じる益税問題を解消することが期待されています。

インボイス制度はいつから始まる？

インボイス制度は、2023年10月1日から開始される法制度であり、 請求書の電子化 によって取引の課税を行うものです。

これによって、紙ベースの請求書に比べて効率的で簡便な取引が可能となり、負担の軽減が期待されています。

ただし、事業者側はシステムの導入や取引の適切な管理についても責任を持つ必要があるため、注意が必要です。

適格請求書(インボイス)導入で変わること

適格請求書を発行・保存しないと仕入税額控除が受けられない

現行の制度は、課税取引に該当する全ての取引において、仕入れ側（買い手）は仕入税額控除を受けられます。

しかし、インボイス制度導入後は、適格請求書の発行や要件を満たしていない請求書であると、 仕入税額控除を受けることができません。

仕入時に適格請求書が発行されない場合、買い手は仕入税額控除が適用されないため、売上時に受け取った消費税額をそのまま支払う必要があります。

適格請求書がなくても仕入税額控除が受けられるケース

適格請求書がない場合でも、請求書発行が困難な一部のケースでは、仕入税額控除が認められることがあります。

例えば、仕入れ先が課税事業者でない場合や、 小額の取引については請求書の交付が必須でない ため、仕入税額控除を受けることができます。

しかし、適格請求書の発行・保存が基本であり、節税効果を最大化するためには適格請求書の導入が推奨されます。

適格請求書は課税事業者のみ発行できる

適格請求書を発行するためには、 適格請求書発行事業者に登録しておく 必要があります。

適格請求書発行事業者は、課税事業者のみが申請することができるため、免税事業者であると適格請求書を発行することができません。

インボイス制度に対応するためにも、免税事業者の方は課税事業者への変更を検討しておきましょう。

請求書のフォーマットが変わる

適格請求書として認められるには、現行の請求書から適格請求書等保存方式に対応したフォーマットに変更する必要があります。

現行の請求書の記載項目と異なるのは、 適格請求書発行事業者の登録番号や適用税率、税率ごとに区分した消費税額等 の3点です。

適格請求の交付・保存の義務が生じる

適格請求書発行事業者になると、取引際に適格請求の交付・保存の義務が生じます。

適格請求書は、消費税の控除を受けるための必須の証拠書類であり、 発行した企業や受け取った企業に保存義務が発生します。

適格請求書の導入後は、仕入税額控除を受けるためにも、組織の文書管理体制の見直しや強化をしておきましょう。

適格請求書の導入で準備すべきこと

課税事業者の場合

適格請求書を発行の準備をしておく

適格請求書の導入で課税事業者が準備すべきことは、適格請求書発行に向けて、適切な準備をすることが必要です。

例えば、取引の詳細や販売者、消費税額などの 適格請求書に必要な項目が全て揃った請求書を作成する ことが求められます。

適格請求書の要件を確認して、フォーマットを作成しておき、効率的に管理できるように準備しておきましょう。

取引を整理する

適格請求書は、課税事業者のみが発行できるため、 免税事業者との取引がある場合は経理処理を分けて対応する 必要があります。

取引相手が適格請求書を発行できるか確認し、事業者ごとに分けて把握できるようにしておきましょう。

また、適格請求書がなくても仕入税額控除が受けられるケースもあるため、一度取引全般を整理しておくのも重要です。

適格請求書の保存フローを明確にしておく

適格請求書は、取引の証明となる重要な書類のため、発行後の適切な管理や保存が不可欠です。

適格請求書の保存は、法定保存期間に遵守し、 消費税の申告や税務調査に備えて行う 必要があります。

保存フローの明確化には、保存場所の決定やデジタル化の検討などが含まれます。この準備を行うことで、適格請求書の適切な管理が可能となります。

免税事業者との取引を見直す

適格請求書の導入に先立ち、免税事業者との取引を見直すことが必要となります。

インボイス制度導入後は、適格請求書を発行できない免税事業者との取引においては、 仕入税額控除を受けることができず、税負担が増加する可能性があります。

免税事業者との取引の有無を確認し、取引条件を見直しなどを行いましょう。

適格請求書に対応したシステムを導入する

適格請求書に対応したシステムの導入は、適格請求書の効率的な管理に不可欠です。このシステムを用いることで、発行から保存までの流れが自動化されます。

システムを活用すれば、複雑になりがちな 適格請求書の管理を効率化 し、業務負荷の軽減が図られます。

適格請求書の運用には、このようなシステムが必須となります。

免税事業者の場合課税事業者への変更を検討する

免税事業者でもインボイス制度に参加しないと、消費税の納付義務が生じる可能性があります。

これにより、 今まで受け取っていた消費税分を納付する 必要が生じ、資金繰りが悪化することが考えられます。

必要に応じて、適格請求書発行事業者としての登録を検討しましょう。

適格請求書発行事業者の申請方法

適格請求書発行事業者とは

適格請求書発行事業者とは、 消費税の税額控除に必要な請求書を発行する資格を持った事業者のこと です。

この資格を取得することで、取引先への信頼度を高められます。

税務署に申請を行い、承認を受けることで適格請求書発行事業者となります。なお、申請は毎年必要で、年度ごとの更新が求められます。

インボイス制度のデメリット

売上が減少する可能性がある

インボイスのデメリットの一つには、売上が減少する可能性があるというものがあります。

特に小規模なビジネスでは、インボイスによって 支払いの遅延やクレーム が増え、顧客との信頼関係が損なわれることがあります。

また、顧客が支払いを遅らせることでキャッシュフローに悪影響を与えることもあります。このような問題が起こらないよう、適切なリスク管理が必要です。

申告や納税の経理負担が増える

インボイスのデメリットとして、納税申告や経理処理の負担が増えることがあります。

インボイス制度を導入するためには新しい業務プロセスを設計し、習熟する必要があります。

また、正確で詳細な記録が必要となるため、 会計担当者の時間と労力が必要 となり、経理負担が増えることもあります。

税の控除額が減少する可能性がある

インボイスを使うことで、納税者が控除を受けられる税金額が減少する可能性があるというデメリットがあります。

これは、納税者がインボイスを受け取ることで、 支払いが確認され所得税や消費税の申告が必要になる ためです。

その結果、税金控除を受けられる金額が減少する可能性があるため、注意が必要です。

請求書の様式を変更する必要がある

インボイスのデメリットとして、従来の請求書とは異なる情報を記載するため請求書の様式を変更する必要があることが挙げられます。

そのため、請求書のフォーマットを変更する必要が生じることがあり、手間や時間がかかることがあるでしょう。

また、海外取引においては、相手国の規定に従った請求書を発行する必要があるため、様式の変更だけでなく、 法令の確認や習得も必要 になってきます。

個人事業主の本名が公開されてしまう

インボイスのデメリットについて、個人事業主が発行する場合、本名が公開されることがある点があります。

これはプライバシー上の問題であり、 個人情報漏洩のリスクを高める可能性 があります。

そのため、インボイスを発行する場合は、適切な対策を講じる必要があります。

インボイス制度のメリット

電子インボイスで効率的な請求書管理ができる

電子インボイスは、請求書の発行や受領から管理までを簡単かつ迅速に行えるため、 効率的な請求書管理に繋がる メリットがあります。

電子的なやり取りによって、手作業での作成や郵送などの手間が省け、エラーや漏れも減るため、業務効率の向上につながると言えます。

また、電子データとして蓄積されるため、請求書の履歴管理や分析にも役立ちます。

消費税額を正確に計算できるようになる

インボイスを利用することで、請求書の 消費税額を正確に計算 できるようになります。

インボイスを利用することで、自動的に最新の消費税率が適用されるため、消費税の計算ミスを防ぎ正確な消費税額を算出できます。

また、消費税の取り扱いが複雑な海外取引においても、インボイスを利用することで円滑な取引を行うことができます。

インボイス制度導入後の取引が有利になる

インボイス制度を導入することで、取引先との信頼関係が向上し、取引が円滑に進むことが期待できます。

また、インボイスを発行することで、請求書の不備やミスを防ぐことができ、 取引先との紛争を防止できる 可能性が高まります。

さらに、インボイスに必要事項を明記することで、課税対象となる取引の消費税額を正確に計算することができ、税務申告においても有利になるとされています。

ペーパレス化によってコストを削減できる

ペーパーレス化によって、請求書の発行から保管までの業務が簡素化でき、コスト削減につながります。

紙の請求書を作成する際には、印刷や郵送などのコストが必要ですが、インボイスを使うことでこれらの コストを削減 できます。

また、インボイスは電子的に保管されるため、膨大な量の書類を保管する必要がなく、スペースの節約にもつながります。

不正やヒューマンエラーの防止につながる

インボイスによる取引は、 不正行為やヒューマンエラーを防止する メリットがあります。

手書きの請求書に比べ、デジタル化されたインボイスは改ざんされにくく、入力ミスも減少します。

そのため、信頼性が高く、正確な請求書の管理が可能になります。

インボイス制度はひどい？負担を軽減する方法はある？

課税事業者の場合

システム導入の補助金を利用する

インボイス制度の負担軽減策の1つとして、システム導入の補助金を活用することが挙げられます。

国や地方自治体からの補助金を活用することで。 インボイス制度に関するシステムやソフトウェアを 導入するための費用を削減することができます。  

ただし、補助金の申請には条件や手続きが必要となるため、詳細については担当機関に確認することが必要です。

 

適格請求書の保存が不要になるケースがある

インボイス制度の導入後、課税事業者であれば、特定の条件を満たすことで 適格請求書の保存が不要になるケースがあります。

例えば、売上が100万円以下の場合や、個人宛ての請求書である場合、適格請求書の保存や発行をする必要がなく、負担を軽減することができます。

ただし、請求書の内容に不備がある場合は、消費者からのクレームに対応できなくなる可能性があるため、慎重な対応が求められる点に注意しましょう。

 

免税事業者の場合

消費税の2割特例

インボイス制度の2割特例とは、インボイスの実施による事業者負担を少なくすることができる、 国税庁が定める2割控除特例のこと です。

この特例は、取引先から領収書を受け取らずに 請求書だけで消費税を申告・納付する方法 で、消費税額のうち2割を控除することができます。

ただし、特例を利用するには、 取引先が日本国内に事業所を有する法人であること や、請求書に特定事項が含まれているなどの条件があります。

申請期間の延長

インボイス制度の適格 事業者登録  申請期限は、当初2023年3月31日まででしたが、 2023年9月30日まで9月末までに期限が延長されました。    

 このため、企業はより十分な時間を確保し、インボイス制度への準備や対応を進めることができます。 

特に、適格請求書の発行義務や記載事項の義務などによって、取引先との調整に時間を要するケースが多い場合には、有効な対応策となるでしょう。

インボイス制度のよくある質問｜Q&A

まとめ：インボイス制度に備えよう！

適格請求書は、 商品やサービスを提供する企業 が、受け取る側に対して請求書を発行することで、支払い手続きを行う仕組みです。

インボイス制度に正しく対応するためには、 要件を満たした適格請求書の発行が必要です。

導入に必要な手続きやシステムの選び方 などを詳しく知りたい方は、お気軽にご相談ください。