みなさんは、オフィスの運営には欠かせない「4大コスト」というものをご存知でしょうか。 日々さまざまな業務をこなす職場としてのオフィスは、その状態を維持するだけでも実に膨大なコストの消費を強いられてしまいます。 今回は、意外と知らないオフィスの「4大コスト」にスポットをあてながら、オフィスコストの削減方法や今日から使える5つのアイディアなどを中心に、なるべくわかりやすく解説を進めていきます。
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オフィスの「4大コスト」とは？
オフィスの管理や維持には会社の規模に応じた相応のコストが必要とされてきますが、そのなかでも特に占める割合の高いオフィスコストのことを、まとめて「4大コスト」と呼ぶことはご存知でしょうか。業種や業態などにもよって異なりますが、一般的なオフィスの「4大コスト」とは、「オフィス賃料・ITコスト・エネルギーコスト・オフィス用品や消耗品のコスト」などの経費項目のことを指すもので、これらはオフィスにおける勘定項目のうちの大部分を占めています。
・オフィス賃料
・ITコスト
・エネルギーコスト
・オフィス用品や消耗品のコスト
ベンチャーやスタートアップなどの新興の企業にとっては、固定費のコスト削減が急務であることに加えて、近ごろでは、新型コロナウイルスの影響から、月々のオフィスコストは最小限に抑えておくことが重要です。
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オフィス賃料
オフィスで発生するコストのうち、大部分を占めるものが、自社オフィスそのものの「オフィス賃料」であると言えるでしょう。会社の規模や大きさなどにもよって異なりますが、一般的には、売上の総利益（粗利）に対する賃料の平均は、おおよそ10～20%程度とも言われています。
ITコスト
業務をこなすうえでは必要不可欠なコンピュータやスマートフォンなどのハードウェアのコストのことを「ITコスト」と呼びます。また、セキュリティソフトの料金やサービスの運営に必要なCRMシステムの費用などのように、ITに関連するコスト全般のことを指します。
エネルギーコスト
一般の家庭と同様に、オフィスの管理や維持には、電気料金や水道料金、またはガス代金などの「エネルギーコスト」が発生します。とりわけ電気料金については、オフィスにおける水道光熱費の大部分を占めるものとも言われており、オフィスのコスト削減には、この電気料金の削減が重要となります。
オフィス用品や消耗品のコスト
印刷に使うコピー用紙やインク代金、ホッチキスやボールペンなど、たとえ単価の低い「オフィス用品や消耗品のコスト」であっても、法人規模ともなれば油断はできません。特に、コピー機や複合機などに用いられるインクジェットの代金などは、利用頻度が高いことなどもあってか、コストの悪化を招きやすい要素となっています。
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オフィスのコスト削減アイディア4選
以上のように、法人規模のオフィスを管理・運営するためには、実にさまざまなコストを消費していかなければなりません。では、上記のようなオフィスの「4大コスト」を少しでも削減するためには、一体どのような施策を実施していけば良いのでしょうか。
ここからは、オフィスコストの削減に効果を見込むことができる具体的なアイディアを、それぞれのコストごとに4つほどピックアップして紹介していきますので、まずは順を追って確認していきましょう。
テレワークへの移行
まずは「オフィス賃料」の削減に対しては、オフィスそのものの「テレワークへの移行」という方法が挙げられるでしょう。この場合は、テレワークに伴ってオフィスを縮小化あるいは一部のオフィスをなくすという判断もできるはずです。近ごろでは、新型コロナウイルスなどの影響から「テレワーク」や「リモートワーク」などの「在宅ワーク」が推奨されるようになっているため、コスト削減と感染症対策の両軸から検討を進めてみるのが良いでしょう。
中古端末の購入やレンタル
続いて「ITコスト」の削減に対しては、パソコンやスマートフォンなどの「中古端末の購入」という方法が挙げられるでしょう。とりわけ、モバイルノートPCや社用のスマートフォンなどにいたっては、すでに廃業した企業の中古端末を安価に購入することができることも多く、新品よりも半額程度で購入できることもあるため、積極的に検討していきたいアイディアの一つです。
電力サービスの見直し
次に「エネルギーコスト」の削減に対しては、使用する「電力サービスの見直し」という方法が挙げられるでしょう。電力自由化の開始にともなって、近ごろでは数百を超える自由化サービスが展開されるようになっているため、電力容量の多い法人向けのサービスを契約することによって、大幅なエネルギーコストの削減を見込むことができます。
ペーパーレスの推進
最後に「オフィス用品や消耗品のコスト」の削減に対しては、会社全体における「ペーパーレスの推進」という方法が挙げられるでしょう。電子契約サービスや各種資料作成のためのITソフトを活用することによって、既存のカラーコピーに関わる消耗品のコストを大幅に削減することができるようになるため、部分的なところからペーパーレスに取り組んでいくことが重要です。
まとめ
今回は、意外と知らないオフィスの「4大コスト」にスポットをあてながら、オフィスコストの削減方法や今日から使える5つのアイディアなどを中心に、なるべくわかりやすく解説を進めていきました。新型コロナウイルスの影響によって、経営が立ち行かなくなる企業も多くなるなか、現状の固定費を1円でも安くするコスト削減施策などは、あらゆる企業にとって急務と言えるべき重要な課題となってきます。
オフィスコストの削減を考えるためには、まずは毎月の固定費を削減することが一番の早道と言えるでしょう。
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この記事を書いたライター
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