業務効率化の事例とアイディア5選!今日から使える内容とは?

新型コロナウイルスの影響によるテレワーク移行などの影響もあってか、近ごろでは、従来までのアナログな業務フローを刷新しようとする「業務効率化」の動きが活発化を見せています。

今回は、そんな「業務効率化」に役立つアイディアや具体的な解決策を中心に、業務効率化におすすめの外部サービスなどについても、わかりやすくご紹介いたします。

業務効率化はどうして必要?

業務効率化の具体的な解決策を考える前に、まずは、近年これほどまでに重要視されている業務効率化がどうして必要なのかについて、考えていきましょう。

少子高齢化の加速

業務効率化が必要とされている大きな要因の一つとしては、まずは日本社会全体の「少子高齢化」というものが挙げられることでしょう。

新規雇用が難しくなっている現代の日本社会においては、既存のベテラン社員への負担が大きく、その結果として残業代や人件費などのコスト悪化を招いている現状があります。

既存の業務を効率化させることができれば、必要最小限の労働力で従来までの生産性を維持・向上させることができるようになるため、業務効率化が重要というわけです。

テレワークの増加

もう一つの大きな要因としては、新型コロナウイルスの感染拡大による「テレワークの増加」というものが挙げられます。

テレワークやリモートワークが爆発的な普及を見せたことによって、従来までのアナログな業務形態のままでは、対応しきれない企業が多く生まれました。

業務効率化を実施することで、既存のアナログ業務などをデジタルへと置き換えることが可能になるため、こちらも大きな要因の一つと言えるでしょう。

業務効率化のアイディア5選

では、実際に業務を効率化するためには、一体どのような取り組みを行えば良いのでしょうか。

効率化したい業務を明確にする

まず、最初にすべきこととしては「効率化したい業務を明確にする」ということが挙げられます。

事業規模やケースにもよりますが、まずは現状の業務を見直し、どの業務にどれくらいの時間がかかっているのかなどを明確にさせておくことで、効率化を行いたい業務をピンポイントに切り分ける必要があるでしょう。

ムダな業務を洗い出す

効率化したい業務を明確にした後は、その業務のなかの「ムダな業務を洗い出す」ことが重要となります。

特に、長く続いているような慣習化された業務ほど「実はそれほど重要ではなかった」というケースも多いため、具体的な効率化に取り組む前には、現状の業務のなかで不要なものがないかをあらかじめ確認しておきましょう。

必要な業務を自動化する

ムダな業務を洗い出した後は、残ったもののなかから「必要な業務を自動化する」ということが大切です。

例えば、Excelやスプレッドシートのデータ入力作業などは、従業員がいちいち手作業で入力を行うよりも、関数やマクロを活用することで、大幅な時間短縮につながる可能性があります。

業務マニュアルを作成する

必要な業務を自動化した後は、それら全体の業務を体系化した「業務マニュアルを作成する」ということがおすすめです。

全体的な業務フローを体系化させておくことで、新人教員にかかる時間などを大幅に短縮することができるようになるため、積極的な作成がおすすめします。

業務のフローチャートを作成する

業務マニュアルを作成した後は、あわせて「業務フローのチャートを作成する」ということも重要なポイントの一つです。

業務のフローチャートを作成しておくことで、次にやるべき業務が明確化されるため、例えば、トラブルやアクシデントの場合であっても、柔軟に対応することができるでしょう。

業務効率化におすすめの外部サービス

ここからは、業務効率化におすすめの外部サービスをご紹介いたします。

CRMの活用

まずは、顧客データの管理に役立つ「CRM」の導入がおすすめです。

CRMとは、顧客の年齢や性別、職業や購買履歴などといった属性情報を管理するためのシステムで、現代のデジタルマーケティングには欠かせないツールの一つです。

CRMを活用することによって、顧客の特徴やターゲットなどを詳細に知ることができるようになるため、より効果的な販売チャネルの開拓や新商品の開発などに役立てることができます。

電子書類の活用

業務効率を考えるうえでは「電子書類」を活用するということも、重要な要素の一つです。

テレワークが普及している昨今においては、押印のために出社を余儀なくされるケースも少なくないため、諸々の契約書類を電子化することで、大幅な業務効率の改善を見込むことができます。

アウトソーシングの活用

外部の業者に業務そのものを委託する「アウトソーシング」を活用することも、業務効率を改善させる有効な手段と言えるでしょう。

特に、それほど重要ではないのにも関わらず時間のかかる作業などについては、いっそのこと外部に委託してしまった方が効率が良くなるケースもあるため、必要な業務かつ重要度の低い業務については、積極的なアウトソーシングを検討してみましょう。

業務効率化の注意点

事業の生産性や全体の効率化を考えることなどは、企業の経営を考えるうえでは重要な要素の一つと言えるでしょう。

しかし、闇雲にすべての業務を効率化しようとすると、かえってその効率を損なってしまう恐れがあり、一度にすべての業務を効率化しようとすると、そもそもの改善自体に膨大な時間を費やしてしまう恐れがあります。

今回ご紹介した解決策を実施する場合には、まずは現状の業務実態を考慮したうえで、取り入れたいアイディアや解決策に優先順位を付けるなど「できるところから少しずつ」実践していく姿勢が重要と言えるでしょう。

まとめ

今回は、業務効率化に役立つアイディアや具体的な解決案を中心に、業務効率化におすすめのサービスなどについても、わかりやすくご紹介いたしました。

相応の時間と手間のかかる業務効率化という課題を解決するためには、できるところから少しずつ取り組んでいくことが重要です。

また、CRMツールやアウトソーシングサービス、電子契約書などを活用することによって、手早く解決できるケースもあるため、必要と判断した場合には、積極的な導入を検討してみましょう。
 

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