【目的別】オフィスの業務効率化がはかれるおススメツール15選！

ツール導入前に業務効率化の目的を明確にする

まずツールを導入する前に必ず明確にしておきたいのは、社内にあるどういった業務を効率化したいのかという目的の部分です。

改善したい目的が明確になっていると、どのツールを導入すれば課題を解決できるかがわかりやすいです。またツールを導入したはいいけれど、結局うまく使いこなせずに前と同じ方法でタスクをこなすことになる状態を避けることができます。

電話対応、お客さま対応の効率化ツール

まずはじめに、電話対応やお客様対応を効率化してくれるツールをご紹介します。

電話の自動音声応答システム（IVR）

IVRとは、Interactive Voice Responseの略で、電話の自動音声応答システムのことを指します。

電話をかけたときに「〇〇の方は1番」「〇〇の方は2番」といったように、あらかじめ設定しておいた音声が流れることで、問い合わせ内容や用件ごとにお客様を振り分けることができます。またすぐに解決できる内容については「IVR」に任せることで、人件費の削減も可能になります。

関連記事：【電話音声ガイダンス】例(案内)や導入に向けて自動音声対応システムで確認すべき理由

クラウドフォン

IVRと並んで導入を検討したいのが、オフィス内に設置していたPBX（電話交換機）をクラウド上に配置し、派内の内線電話や代表電話をスマホ1台で受けられるようになる「クラウドフォン」です。

クラウドフォンは、PBXの機能をクラウド上に配置することで、外出先や自宅にいながら会社宛の電話を、スマホやパソコンに入れたソフトフォンで受けることができます。

もちろん発信の際も、会社の番号で発信することができるため、今までと同じように取引先へ営業活動をすることが可能です。さらにIVRと同時に利用すれば、要件別に電話を振り分けることができ、部署ごとに適切な対応ができるほか、たらいまわしも減らせるので、オペレーションレベルを下げることなくお客様の満足度にも繋がります。

こうした特徴のあるクラウドフォンは、企業の中でも各所に営業拠点を持つ会社や、取引先と電話でコンタクトを取ることが多い方や、テレワーク・リモートワークを積極的に活用していきたいと考えている方におすすめのサービスです。

関連記事：クラウドPBXおすすめ20選を比較！機能や失敗しない選び方も解説

業務管理の効率化ツール

日々の業務内容を入力するだけで、利益を可視化できる便利なツールもあります。

Pace

Paceは、日々の日報を提出するだけで、案件ごとの利益を可視化できるツールです。

案件管理は、エクセル等で行っているケースも多いですが、管理が煩雑になったり、ミスが発生したりすることで、逆に工数をかけてしまっている状態になることもあるでしょう。

その点、Paceを活用して、 案件を登録し、時間単価を入力しておけば、後は日々の日報入力だけで利益が自動で反映されるようになります。
案件が増えてきて、管理が難しくなってきたという方や、複数人で管理をしているので1つの場所で可視化したい・・・という方におすすめです。

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勤怠管理の効率化ツール

次に勤怠管理の効率化を実現するツールを3つご紹介します。

Uレコ

「Uレコ」は、勤怠管理に必要なシフト作成や、出退勤管理可能なクラウド型打刻・勤怠アプリです。スタッフの出退勤の打刻はタブレットやモバイル端末で行うことができ、シフトはPCやスマホがあれば、どこにいても確認が可能です。

「Uレコ」は、お手持ちのタブレットやスマホなどを使って始められるため、低コストで導入が可能なほか、打刻時には端末についているカメラで撮影することもできるので、従業員によるなりすまし打刻など不正を防止することができます。また「Uレコ」で取得した勤怠データはクラウド上で管理されるため、いつでもどこででも確認ができます。他社の給与ソフトとも連携可能なので、Uレコで取得した勤怠データをもとに、従業員の給与へ正確なデータを反映することが可能です。

SmartHR

「SmartHR」は、働き方改革をサポートし効率的な人事業務を行う、クラウド型の人事労務ソフトです。

今まで手書きや紙面でやり取りをしていた、雇用契約や入社手続きが、SmartHRを使うことでペーパーレスで完結させられます。さらに年末調整やWeb給与明細など、煩雑な労務手続きにも柔軟に対応しています。Smart HR自体に勤怠管理の機能はありませんが「ジョブカン」や「AKASHI」といった、9種に及ぶ勤怠管理ツールと1クリックで連携が可能になります。CSVでのデータ受け渡しも楽にできるので、分析やデータ作成の際も役に立つこと間違いなしです！

SmartHRのプランは「0プラン」と「有料プラン」の2種類で、0プランは5名までに利用が制限されますが、電子申請機能やカスタマーサポート、印刷代行依頼といった基礎的なサービスは全て利用できます。

また、「お試し期間（15日間）」であっても有料プランと同様、全ての機能を制限なく使えるので、気になる方はまずはお試しプランで利用を開始してみてはいかがでしょうか。

その他の勤怠管理ツール

その他にも、勤怠関連のツールはさまざまあるので、代表的なものをいくつかご紹介します。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカンは、1アカウント月額220円（税込）から導入できるという、安さが魅力の勤怠管理システムです。1000人以上の会社でも利用できる拡張性の高さや、スタッフのタスクを登録・管理する機能、時間外労働を集計し超過した場合は自動でアラートがなる機能などが備わっています。

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠は、通常の勤怠管理機能はもちろん、24時間営業の職場や、直行や直帰が多い職場など、さまざまな環境に対応した集計が行なえる点が強みです。さらに部署異動や休暇管理の更新作業も簡単におこなうことができ、人事・労務の業務を大幅に削減可能です。

また「マネーフォワード クラウド給与」との連携で、勤怠集計から給与支払いまで一貫で作業が行えるので、更に効率化を進めたい方や、クラウド給与のサービスをすでに利用している方にはおすすめのツールです。

印鑑、契約書の効率化ツール

現在、新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、在宅勤務などのニーズが高まってきていることで、契約書などの電子化が大幅に加速しています。そこで印鑑、契約書関係の効率化ツールを詳しくチェックしてみましょう！

CLOUD STAMP（クラウドスタンプ）

基本的に契約書などは、長期間の保管が義務付けられているため、大量の書類を保管するスペースに困っている会社も多いかと思います。クラウドスタンプであれば、セキュリティに配慮しながらも契約書の保管・管理をクラウド上で行えるため、余計なスペースをとりません。紙も印鑑も必要なく、草案の契約書を先方が承認するだけで契約が締結するため、契約にかかるスピードも大幅に短縮できます。

またクラウドで対応することによって、今まで紙の契約書でかかっていた人件費や印刷費、印紙税などのコスト削減も実現できます。クラウドスタンプは、契約書のスムーズな締結や電子証明書の付与はもちろん、タイムスタンプによる改ざん防止も可能です。

クラウドサイン

クラウドスタンプ同様、契約の締結と契約書の保管をクラウド上で行えるサービスが「クラウドサイン」です。弁護士監修のサービスとして信頼感も高く、今では電子契約を導入する企業の約8割がクラウドサインを利用しています。

懸念されるセキュリティに関しては、暗号化通信やファイル自体の暗号化を行うことで、第3者によるデータ破壊や改ざんを防止できます。クラウドスタンプと同じく契約締結までのステップがわかりやすく、大幅なコスト削減を可能にします。

なおクラウドサインの料金は、機能順に月額1万1,000円（税込）のStandardプランから、月額11万円（税込）のBuisinessプランまで3種類に分かれています。

事務作業の効率化ツール

次は事務作業の効率化についておすすめのツールを3つご紹介します！

efax（イーファックス）

「eFAX（イーファックス）」は、複合機やFAX専用機ではなく、ネット回線を利用したFAXシステムです。メールアドレスを使ってFaxの送受信をおこなえるため、インターネット環境があればいつでもどこでもFaxを使えますし、専用の機械が必要なくオフィス内で場所を取ることもなくなるほか、在宅勤務などリモートで仕事を行う場合などにも最適です。

受信したFaxは、登録アドレス宛にデータつきで届くため、確認もスピーディに行えますし、インクや紙代のコスト削減にも繋がります。「eFax」の利用料金は、送受信料0円となっており、月額1,650円 （税込）から利用できます。

Create!Webフロー

紙による申請・決裁業務をそのまま電子化するサービスが「Create!Webフロー」です。「稟議書」や「交通費などの経費精算」や「各種申請書」を組織内で扱う場合、申請⇒承認⇒決裁⇒保管といった流れを経るまでに、複数の部署や人が関わる必要があります。

そうなると、申請書を準備したり、承認者が誰か確認が必要になったりして、実際に承認されるまでに時間がかかるほか、保管にも手間がかかってしまいます。

そうした非効率を解決する「Create!Webフロー」は、電子化された申請フォームを共有のインターフェイスとすることで、業務の円滑な流れを実現します。申請者から保管者までをリレー形式でつなげることで、今まで滞りがちだったワークフローシステムに驚くほどのスピード感をもたらします。

名刺管理の効率化ツール

ここでは、名刺をしっかりと管理してくれるおすすめツールをご紹介します。

Sansan（サンサン）

Sansanは、名刺管理においてシェア1位のツールとして、多くの企業やビジネスマンに利用されています。専用のアプリでデータをスキャンするだけで、名刺情報が保存されます。登録さえしておけば、時間や場所を選ぶことなく、どこからでも最新の名刺情報にアクセスが可能です。

またSansanに登録している全社員が持つ名刺情報を、社内で簡単に共有、可視化できるため、自分が知らない営業先の情報を社内で共有でき、スムーズなコミュニケーションを実現します。また、名刺交換した相手の人事異動情報をタイムリーに通知してくれるので、人事異動をきっかけとしたアプローチなどにも役立ちます。

Eight（エイト）

法人向けのSansanとは異なり、個人向けの名刺管理アプリとして有名なのが「Eight（エイト）」です。「Eight」も「Sansan」も、提供元はどちらもSansan株式会社で同じなのですが、双方の違いは、蓄積した名刺データの共有性があるかないかにつきます。

「Eight」は、あくまでも個人向けの名刺管理サービスのため、名刺データの追加や編集は個人で行います。一方Sansanは、各社員が集めた名刺データをひとつのデータベースで一元化するため、同僚や上司と人脈を共有することに長けています。個人での保管を行いたいのであればEightを、社内で情報を共有したいのであればSansanを使いましょう。

データ共有の効率化

ここまで、さまざまな業務効率化ツールを見てきましたが、全てに共通して言えることは、データをクラウドで管理し共有することで、さらなる生産性や効率アップが期待できるということです。クラウド管理にすることで、いつどこにいても、誰でも簡単に情報へアクセスできますし、データを共有し合うことで意思疎通がスムーズになり、スピード感を持って業務をこなせるようになります。

業務効率化ツールを使うメリット

ここでは、業務効率化ツールを導入することでどういったメリットがあるんかを詳しく見ていきましょう。 代表的なメリットとしてあがるのは「生産性の向上」や「コスト削減効果」です。例えば「IVR」であれば着信時に自動音声が流れることによって、お客さまの悩みに沿って自動で部署を振り分けることができます。人が対応するよりも素早く適切な部署に電話を回すことができるため、生産性向上とコスト削減に効果を発揮します。

業務効率化ツールを使うデメリット

効率化ツールのデメリットは、ツールを利用するにあたり料金がかかることです。ツールを導入して実際にコスト削減や生産性が上がれば問題はありませんが、ツールが形骸化し100％活用しきれずただあるだけといった状態だとツール自体が会社にとって足かせになってしまいます。

また、人の入れ替わりが多い職場では、ツールの使い方の引き継ぎに時間がかかったり、しっかりと引き継ぎができておらず活用されない状態で放置されているといった事態にも陥りがちです。

デメリットの解消法

前述した通り、人の入れ替わりが激しい現場などでは、業務がブラックボックス化しやすく、引き継ぎがうまくいかないケースも多々あります。 導入当初の担当者から次の担当者への引き継ぎが確実に行われるようにするためには、運用方法などのマニュアル化が最適です。作成したマニュアルは誰もが見れる場所に保存し、内容に変更があったらすぐに更新して常に最新の状態で共有できるようにしておきましょう。

効率化と合わせて検討したいセキュリティ

業務効率化を進めるうえで、効率化ツールの利用と合わせて検討したいのが、セキュリティ面に関するツールです。

クラウド上でさまざまなシステムを共有していくと、最も気をつけておきたいのが、インターネット上で感染するコンピュータウイルスなどです。技術が進歩している中、あらゆる方法でネットワークに侵入するコンピュータウイルスに対抗し、会社の大切な情報を守るためにも、セキュリティ対策は必須と言えます。

セキュリティ対策と言っても、数多くのサービスがある中、今注目を集めているのが、ファイアウォール機能の他、アンチウイルス機能、アンチスパム機能やインターネットの閲覧ページを制限するWEBフィルタリング機能など、複数のセキュリティ機能が搭載された「UTM」というサービスです。

UTMとは、複数の異なるセキュリティ機能を一つのハードウェアに統合することで、集中的にネットワーク管理を行うサービスです。インターネットの発展と共に、ワームやウイルスなども進化を続け、企業ネットワークは新たな脅威にさらされています。この脅威に対抗するためには、ファイアウォールのみならず、アンチスパム、Webフィルタリングなどを駆使し、総合的なセキュリティ対策を行わなければなりません。

UTMはさまざまなセキュリティ機能を集約し、複合的な対策をゲートウェイに施すことによって、管理・運用負荷の低減とネットワーク脅威管理の一元化を実現するサービスなのです。

関連記事：UTMの必要性とは？中小企業には必要？セキュリティ対策の機能・効果について解説

まとめ

今回は、電話対応・お客さま対応、事務作業(勤怠管理、名刺管理、電子印鑑)などの、企業内の各種業務を効率化できるおすすめツールをご紹介してきました。

新型コロナウイルスの影響を受けて、さらなる人手不足やリモートワークの実施により、今後も効率化ツールの需要は拡大することが予想されます。将来的なコスト削減、業務効率化に繋がるサービスが数多く登場していますので、まずは一つからでも試してみてはいかがでしょうか。