電子帳簿保存法に基づく請求書の保存方法と保存期間を解説！インボイス制度導入で何が変わる？

電子帳簿保存法に対応した請求書の保存方法

受領した請求書の保存方法

請求書を紙で受領した場合

請求書を紙で受け取った場合、「請求書を紙のまま保存する方法」と 「紙の請求書をスキャンし、電子データで保存する方法」の2種類があります。

紙の請求書をスキャンして電子データで保存する方法は、電子帳簿保存法のスキャナ保存方式を利用した方法です。

請求書を受け取ってから保存するまでの、大まかな流れは以下になります。

請求書を電子データで受領した場合

請求書を電子データで受け取った場合、「請求書を電子データのまま保存する方法」と 「電子データの請求書を紙に出力して保存する方法」の2種類があります。

請求書を電子データのまま保存する方法は、 電子帳簿保存法の電子取引方式を利用した方法です。

しかし電子データの請求書を紙に出力して保存する方法は、 電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降は認められません。

そのため電子データで受け取った請求書を、2023年までに、電子データのまま保存できる体制に整えておく必要があります。

自社発行した請求書控えの保存方法

請求書を紙で発行した場合

請求書を紙で発行した場合、 「紙の請求書控えを保存する方法」と 「紙の請求書控えをスキャンし、電子データで保存する方法」の2種類があります。

請求書を紙で受領した場合の保存方法と同じ方法で保存が可能です。

請求書を電子上で発行した場合

請求書を電子上で発行した場合、 「請求書の控えを電子データのまま保存する方法」と 「電子データの請求書控えを紙に出力して保存する方法」の2種類があります。

こちらに関しても、​​​請求書を電子データで受領した場合の保存方法と同じ方法で保存が可能です。

なお、電子データの請求書控えを紙に出力して保存する方法も、 電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降は認められません。

請求書の保存期間

インボイス(請求書)の保存期間は、法人と個人で異なるため、注意が必要です。

また請求書の保存は、発注者と受注者ともに保存の義務があるため、他の書類と混ざらないように大切に保管しておきましょう。

インボイス制度(適格請求書等保存方式)とは？

適格請求書(インボイス)とは？

適格請求書(インボイス)とは、 取引における消費税額や適用税率などが詳細に記載された書類の形式です。

必要な項目を記載すれば、領収書の他にも納品書や領収書、レシートなども、適格請求書に該当します。

取引の際に必要な書類であり、取引相手企業が税務処理を行うためにも必要なものです。

適格請求書(インボイス)の対象

適格請求書発行事業者に登録できるのは、原則として「課税事業者」のみです。

課税事業者とは、消費税の課税期間にかかる基準期間における課税売上高が1,000万円を超える事業者のことを指します。

免税事業者が適格請求書を発行するには、事前に「消費税課税事業者選択届出書」を所轄の税務署長に提出し、課税事業者となる必要があります。

▶関連記事：消費税の課税事業者と免税事業者の違いは？インボイス制度との関係や節税方法を解説！

インボイス制度(適格請求書等保存方式)の概要

インボイス制度は、 複数税率に対応した「仕入税額控除」の新しい方式で、請求書発行時の消費税の取り扱いに関する制度です。

現行制度では、発行者、取引年月日、取引金額などが記載された「区分記載請求書」を用いて仕入税額控除が受けられます。

新制度の施行後は、請求書に記載すべき項目が追加された「適格請求書」の発行・保存が義務となります。

▶関連記事：インボイス制度の目的をわかりやすく解説！メリット・デメリットや「ひどい」と言われる理由は？

インボイス制度のスケジュール

適格請求書を発行できる適格請求書発行事業者となるための登録申請手続きは、 2023年(令和5年)9月30日までに登録申請手続きをしなければなりません。

登録申請の審査には一定期間を要するため、余裕をもって申請を進めましょう。

インボイス制度の罰則

インボイス制度は、 必ずしもすべての事業者で対応が義務付けられているわけではなく、 未対応でも法的な罰則はありません。

しかし、インボイス制度によって事業者の負担を軽減できるため、課税事業者にとっては対応が必須といえます。

また、取引先からの要望やビジネス上のメリットなどから、インボイス制度を導入することが一般的には推奨されています。

インボイス制度に対応しないとど うなる？

インボイス制度に対応しなかった場合、 「消費税を取引先に請求できない」 「消費税の仕入額控除が受けられない」といった経済的損失を招く可能性があります。

また、インボイス制度を導入することで業務の効率化や課税処理の正確性が向上するなど、メリットも多くあります。

課税事業者は制度の導入に向けて早めに準備をし、スムーズな移行を図ることが大切です。

​​​​​​​▶関連記事：【図解】2023年10月から始まるインボイス制度とは？世界イチわかりやすく解説！

インボイス制度と電子帳簿保存法との関係性

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、 国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを可能とする法律です。

電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来まで紙で保管していた帳簿や書類を電子データとして保存することができます。

つまり、電子帳簿保存法によって経理のデジタル化が実現できることで、 業務の効率化とペーパーレス化を図ることができます。

改正電子帳簿保存法のスケジュール

企業が電子帳簿に対応するのには時間がかかるため、 2023年(令和5年)12月31日まではこれまで通り紙で保存することが認められる猶予期間となっています。

2023年(令和5年)12月31日までに、電子帳簿に対応する方法を整えておきましょう。

▶関連記事：【あと2年】電子帳簿保存法の猶予期間とは？改正内容や企業が準備すべき対応をわかりやすく解説

電子帳簿保存法の罰則

2024年1月1日以降になっても対応していなければ、 推計課税や追徴課税などの過料や罰則を受ける可能性があります。

電子帳簿保存法の現状は、あくまでも猶予期間が与えられているに過ぎないため、2023年までには必ず対応する必要があります。

2022年1月改正電子帳簿保存法によって変わった保存方法のポイント

スキャナ保存時に行うタイムスタンプ付与期限の延長

改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存において、 タイムスタンプの付与期間が最長約2ヶ月と7営業日以内に延長になりました。

さらに、受領した担当の自署も不要になります。

また、訂正や削除の履歴が確認できるシステムを利用している場合、タイムスタンプは不要となります。

電子取引でやり取りした領収書の紙保存禁止

改正電子帳簿保存法では、 メールやWebで受領した取引情報については、 電子データでの保存が義務化されました。

これまでは、電子取引において請求書や領収書などを電子データで受け取った場合、データを出力して紙で保存することも認められていました。

しかし改正後、 国税関係の書類を電子データとして受け取った場合、電子データのまま保存することが義務化されました。

▶関連記事：【わかりやすく解説】電子帳簿保存法とは？基礎知識から改正後の変更点まで徹底網羅！

請求書を電子保存するための要件

スキャナ保存の要件

インボイス(請求書)を電子保存する方法に、 紙で作成・受領した請求書をスキャンし、画像データとして保存する「スキャナ保存」があります。

スキャナ保存の要件は、書類によって異なり、重要書類と一般書類に分類されます。重要書類はより厳しい要件が定められています。

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。

また、スキャナ保存は解像度や色の階調などの要件が細かく定められており、 要件を満たせばスマホやデジタルカメラを利用した保存も可能です。

他の電子保存区分と比較して要件が多いため、全ての要件の抜けがないよう、細かく要件を確認する必要があります。

電子取引の要件

インボイス(請求書)を電子保存する方法に、 電子的に授受した取引データを電子のまま保存する「電子取引」があります。

電子取引に該当するものとして、インターネット通販やEDI取引、電子メール、クラウドサービスなどが挙げられます。

また、電子取引に関する情報を書面に印刷して保存することは認められておらず、電子取引にあたっては、以下の要件を満たす必要があります。

※1 税務職員の質問検査権行使に基づくダウンロードの求めに応じる場合には、②と③の検索要件は不要

2023年10月のインボイス制度導入で何が変わる？

請求書の役割：消費税率の記載方法が2種類(10％と8％)に変わる

インボイス制度が始まっても、請求書の役割は従来と変わりません。請求書は、請求書の発行は、 受領した商品やサービスを明確にするために必要です。

ただしインボイス制度開始後、 2種類の消費税率(10％と8％)で、それぞれの取引内容を正確に記載するという役割が生まれます。

消費税に関する情報をより詳細に記載することで、不正や経理のミスなどを防止する効果が期待できます。

請求書の書式：「区分請求書」から「適格請求書」に変わる

インボイス制度の導入後は、仕入税額控除に必要な請求書が現行の「区分請求書」から「適格請求書」に切り替わります。

取引において対価を受け取る側の事業者(受注者)は、取引の際に相手(発注者)に対して 適格請求書を発行する義務が発生します。

なお、適格請求書発行事業者ではない事業者が、適格請求書と誤解される可能性がある請求書や書類を交付することは禁止されており、違反した場合は罰則が科せられます。

適格請求書の記載項目が新たに追加された

インボイス制度の導入後、 適格請求書に記載すべき項目が追加され、取引に関する情報をより詳細に書き残せるようになりました。

下記の赤字部分が、適格請求書で新たに追加された項目です。

適格請求書がなければ仕入税額控除が受けられない

現行の制度では、「課税取引」に該当する全ての取引において、仕入れ側(買い手)は仕入税額控除を受けられます。

しかし、インボイス制度導入後は、 売り手である取引先から発行された適格請求書を保存している取引のみ仕入税額控除の対象となります。

仕入時に適格請求書が発行されない場合、買い手は仕入税額控除が適用されない ため、売上時に受け取った消費税額をそのまま支払わなければなりません。

適格請求書発行事業者の登録方法

適格請求書発行事業者の登録方法

適格請求書を発行するには、 管轄となる税務署で適格請求書発行事業者の登録を行う必要があります。

適格請求書発行事業者の登録申請書を提出すると、制度で使用するための登録番号が交付される仕組みです。

適格請求書発行事業者の申請期日

インボイス制度施行初日の2023年(令和5年)10月1日から適格請求書発行事業者になるには、  令和5年(2023年)9月30日までに登録申請書を提出する必要があります。

申請期日が迫っているため、対応に向けて早めに準備をし、スムーズに登録番号を得られるようにしましょう。

インボイス制度と電子帳簿保存法の同時対応に向けて導入したいシステム

ジョブカン見積/請求書

ジョブカン見積/請求書は、請求書・見積書のほか、 納品書、領収書、入金伝票など、幅広い帳票の作成に対応可能 なシステムです。

商品ごとの税率設定や、得意先ごとの消費税設定により、消費税の計算を自動化します。

また、電子帳簿保存に対応しており、請求書のタイムスタンプ付与や、日付・金額・取引先ごとの検索機能などが備わっている点も魅力です。

freee経理

freee経理は、「freee会計」から一部機能を除外して、インボイス制度に特化させた経理システムです。

取引先情報に登録番号を紐づけて適格請求書か否かを判別できるため、システムへの入力工数も最低限に抑えられます。

自動生成されたデータは他社会計ソフトとも連携できるため、 「利用中の会計ソフトをそのままインボイス制度に対応させたい」という場合におすすめ です。

マネーフォワード クラウド債務支払

マネーフォワード クラウド債務支払は、請求書の受領から、支払申請、承認、支払処理・管理まで一元管理できるクラウド型の請求書受領サービスです。

AI OCR機能によって自動的に支払先や金額が入力され、電子帳簿保存法に則った形式で保存されます。

また、 ワークフロー機能の柔軟性も特長 で、「高額な支払は上位役職者の承認を得る」など、自社運用に合わせて条件を細かく設定できる点も魅力です。

弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは、個人事業主・小規模の事業者から厚い支持を得ている会計システムです。

インボイスの仕訳入力や、消費税納付見込額の集計が可能なため、消費税の納税にも対応できます。

また、会計期間中に「課税事業者」へ転換した際の変更や、適格請求書の判別にも対応しているため、 今後「適格請求書発行事業者」への登録を検討している場合にもおすすめ です。

▶【弥生会計オンライン公式】1年間無料お試しキャンペーン！詳しくはコチラ

TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイスは、請求書の受領からデータ化、保管までを一元管理できるシステムです。

「適格請求書発行事業者」登録番号の入力やデータ化、登録番号の照合、適格請求書の記載事項確認などもすべて自動化できるため、大幅な業務効率化が実現します。

弥生シリーズや奉行クラウドをはじめ、様々な会計ソフトと連携可能 なため、既存の会計ソフトをそのまま活用できる点も魅力です。

インボイスデータの保存方法に関するよくある質問

まとめ

今回は、インボイス制度と電子帳簿保存法の基礎知識をふまえて、請求書の保存方法と保存期間を徹底解説しました。

インボイス制度では、電子帳簿保存法の要件を満たせば、請求書や領収書を電子データとして保存できると定められています。

2つの制度への同時対応は難しくないため、制度の概要を把握したうえで、早い段階で電子化を進めましょう。