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平成27年4月から利用者が負担する保育料の仕組みが変わり、4月と9月の年2回、保育料が変更になっています。園児の条件によって料金が異なり、延長保育料も別途加算しなければなりません。これらを手計算するのはとても大変ですよね。お金に関する業務は園の信用にもかかわるので、運用に際しては透明性や正確性が問われます。

保育料計算が面倒なワケ

保育料は世帯所得の階層ごとに設定されています。さらに、小学校就学前の子どもが複数いる場合、 最年長の子どもを第1子、その下の子を第2子とカウントし、第2子は半額、第3子以降は無料といった多子世帯の保育料の軽減措置があるため、請求金額の計算はかなり複雑になってきます。

手書きの登降園記録が保護者トラブルの原因にも

延長保育を利用した場合には、延長保育料の請求も発生します。このとき重要になるのが登降園時間の記録です。保護者によってお迎えの時間もまちまちなので、紙で管理している場合には、時計を見間違えたり、園児を取り違えたりして記録が不正確になる可能性があります。 記録のミスに気づかず、延長保育を利用していない世帯に請求してしまったり、1時間しか利用していないはずなのに2時間分の請求をしてしまうような事があれば、保護者とのトラブルにも発展しかねません。そんなリスク回避に、保育システムの登降園管理機能が非常に役立ちます。

登降園システムが便利な理由

登降園システムは、パソコンやタブレットなどを利用して、園児の登降園時間の記録をつけるシステムです。タッチパネル式やバーコードを読み取るタイプ、SuicaやPASMOのようなICカードをかざして記録するタイプなど、さまざまな方式のシステムが登場しています。

保護者がつけた登降園の記録をもとに計算

これらに共通しているのは、時間の記録を保護者が行う点です。保護者に機器を操作していただくので、上手く記録できない時には申告があるでしょうし、万が一記録に間違いがあったとしても職員の責任を追及される可能性は減ります。また登園の際にお迎え予定時間や、追加のおやつのオーダーなどを登録できるものもあるので、慌ただしくなりがちな朝の時間帯でも、保護者のニーズをもれなく把握することが可能です。 記録された登降園時間のデータやおやつのオーダーなどは、どの端末からも確認することができるので、保育士だけでなく栄養士や調理師との情報共有もスムーズにできるようになります。また保育料計算や行政へ提出するための書類作成などの際にはデータが自動連携されるので、転記ミスもなくなります。

保育料は設定した条件で自動計算

通常の保育料に加えて延長保育を利用したり、場合によっては夕食も園で食べて帰る場合には、その都度発生した費用を加算していく必要があります。延長保育の時間は日によってまちまちですし、その時間を全て手計算で行うのは大変です。登降園システムなら、園児ごとに保育料の条件を設定するだけで、データの集計も計算も自動的に処理してくれるので、事務処理にかかる時間が劇的に短縮できます。 登降園管理と保育料の算出を自動で行うためのシステム導線をご検討ではありませんか？保育業務の改善・効率化のためのICTシステム導入のことならおまかせください！保育ICTシステム導入のプロが無料でご案内いたします！

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おすすめの登降園システム

CoDMON(コドモン)

「CoDMON（コドモン）」の登降園管理システムは、iPadを利用したタッチパネルとICカードの2通りで打刻ができます。タッチパネルの場合は画面から所属する組を選択し、園児の名前をタッチして打刻ボタンを押します。ICカードの場合は、カードリーダーにICカードをかざして園児の情報を呼び出し、打刻ボタンをタッチするだけ。兄弟まとめて打刻することもできます。 誰でも直感的に操作ができるシンプル設計なので、園児の祖父母世代でも簡単に操作できますし、もし質問を受けた場合でも職員が誰でも説明できる画面構成です。

kids plus（キッズプラス）

保育業務支援システム「kids plus（キッズプラス）」には、“カメレオンコード”というカラーバーコードを利用した独自の登降園システムが搭載されています。“カメレオンコード”は保護者向けのスマホアプリで発行できるほか、紙に印刷したものや写真を利用することも可能です。 このシステムの一番の特徴は、複数の“カメレオンコード”を1つのカメラで一度に読み取ることができる点です。園児の登降園記録が一度にまとめて登録できるので、大規模な園でも端末の周辺が人で溢れることはありません。

ChiReaff Space(チャイリーフスペース)

「ChiReaff Space（チャイリーフスペース）」はタッチパネルを利用して、保護者に出欠状況と園児の体調やお迎え予定の時間などを登録していただきます。登録された情報は自動で集計されるので事務処理が省け、延長保育などに関するトラブルの防止もできます。シンプルな構成ながら、保護者からみた園児の体調も記録してもらえるので、特に体調の変化が激しい乳幼児を預かる園では重宝されそうな機能です。

はぐくむ保育

「はぐくむ保育」の登降園システムもタッチパネル式です。登園時に昼食や夕食のオーダーやお迎え予定者の名前、お迎え予定時間の登録ができるので、保護者とのコミュニケーションが円滑にできます。保護者が入力したものがそのまま日誌にも反映されるので、聞き間違いや保育士同士の申し送りのミスも防ぐことができます。

園-SiEN

出典：園-SiENホームページ

「園-SiEN」の登降園管理システムは、ICカードをかざしたり、各警備会社の入退室ログを利用したり、タッチパネルやバーコードリーダーを使ったり、園の環境に合わせて方式を選択することができます。保護者がICカードをかざすと自動で電気錠が解錠するシステムを使っている場合、解錠と同時にパソコンへ登降園時刻を記録システムを構築することもできるので、現在のセキュリティ管理を維持しながら、業務のスリム化が図れます。

まとめ

登降園システムを利用すると、保護者の手で打刻するため、登降園時間の記録の透明性が高まります。また、記録されたデータはシステム内で自動的に職員同士の状況共有や保育料の計算等に活用されるので、転記の手間も省けます。そして何よりも、ミスの許されない保育料の計算が自動化されるメリットは大きいと思います。是非この機会に保育システムの導入をご検討ください。